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7.2：描述和解释特殊期刊的目的及其对利益相关者的重要性

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    201390

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    业务规模越大，该 企业有大量交易需要在公司的会计信息 系统中 记录和处理的可能性就越大。 你已经了解到每笔交易都记录在 普通日记账中，这是按时间顺序排列的交易清单。 换句话说，交易在发生时 被记录在普通日记账中。 虽然这是正确的会计方法，但它 也可能创建一本繁琐的普通期刊，并 可能使查找特定的信息变得非常困难。 例如，假设客户 John Smith 在 6 月 1 日向一件商品收取了 100 美元的费用。 在普通期刊中，该公司将记录 以下内容。

    日记文章，日期为6月1日。 借方，应收账款：约翰·史密斯，100。 信用，销售额，100。 解释：“记录向客户的账户销售情况。”

    该日记账分录后面将显示公司在该 期间剩余时间内 所有其他交易的日记账分录。 假设，6月27日，史密斯先生问道：“我欠多少钱？” 要回答这个问题，该公司需要在将近整一个月的时间内查看普通期刊的所有页面，才能找到与史密斯先生有关 的所有销售交易。 而且，如果 史密斯说：“我以为我在两周前支付了部分款项”，那么 公司就必须通过普通日记找到史密斯先生的所有 付款条目。 想象一下，如果当月有1,000笔类似 的信贷销售交易，则每笔交易都将以类似的方式写 在普通期刊上，而所有其他 交易，例如支付账单或购买 库存，也将按时间顺序记录在 普通期刊。 因此，将所有交易记录在普通 期刊上，很难找到我们的客户史密斯先生所需的特定 信息。 使用特殊日记账和附属分类账可以提高 会计信息系统的效率，并使某些 类型的信息更容易获得。

    轮到你了

    使用总帐（控制）帐户

    以下是来自应付账款子 分类账的信息：

    应付账款子分类账。 六列，从左至右标记：日期、项目、参考资料、借方、贷方、余额。 E. Presley, Ltd. 账户，AP 编号 34。 第一行：12 月 1 日；期初余额；空白；空白；空白；3,512。 第二行：12月31日；现金支出；144；2,150；空白；1,362。 M. Jackson, Inc. 账户，美联社编号 71。 第一行：12 月 1 日；期初余额；空白；空白；空白；1,879。 第二行：12月31日；采购日志；空白；空白；2,589；4,468。 麦当娜公司账户，美联社编号 171。 第一行：12 月 1 日；期初余额；空白；空白；空白；3,467。 第二行：12月31日；采购日志；空白；空白；3,450；6,917。 第三行：12 月 31 日；采购日志；空白；空白：1,500；8,417。 第四行：12 月 31 日；普通日记，回报；119；250；空白；8,167。

    应付账款控制总额中的总 额应该是多少？

    以下是来自应收账款子 分类账的信息。

    应收账款子分类账。 六列，从左至右标记：日期、项目、参考资料、借方、贷方、余额。 M. Jordan, Inc. 账户，编号 102045。 第一行：12 月 1 日；期初余额；空白；空白；空白；2,500。 第二行：12 月 4 日；销售日志；27；2,750；空白；5,250。 第三行：12 月 10 日；现金收据；24；空白；3,000；2,250。 R. Federer, Ltd. 账户，编号 460708。 第一行：12 月 1 日；期初余额；空白；空白；空白；2,670。 第二行：12 月 1 日；现金收据；24；空白；2,670；0。 T. Woods, Inc. 账户，编号 564300。 第一行：12 月 1 日；期初余额；空白；空白；空白；2,140。 第二行：12 月 17 日；销售日志；27；600；空白；2,740。 第三行：12 月 15 日；现金收据；24；空白：1,240；1,500。 S. Williams, Inc. 账号 42005。 第一行：12月1日，期初余额；空白；空白；空白；7,160。 第二行：12 月 3 日；销售日志；27；1,800；空白；8,960。 第三行：12 月 8 日；普通日记；119；空白；800；8,160。

    应收账款控制总额中的总 额应该是多少？

    解决方案

    应付账款控制总额为：1,362 + 4,468 + 8,167 = 13,997

    应收账款控制总额为：2,250 + 0 + 1,500 + 8,160 = 11,910

    特别期刊

    公司不是只有一份普通期刊，而是将相同类型的 交易组合在一起，并将其记录在 特殊期刊而不是普通期 刊上。 这使得查找特定 类型的交易变得更容易、更高效，并加快了发布这些 交易的过程。 在每个特殊日记账中，所有交易 在月底合计，并将这些总额过帐到总 账中。 此外，公司通常将给定的 特殊日记 账的分录分配给一个人，而不是一个人在所有日记账中输入所有交易。 特殊期刊、普通期刊和总账之间的 关系 可以在 图 7.8 中看出。

    标有 General Ledger 的中心圆圈周围环绕着五个方框，箭头指向总账。 五个方框标有从左下方顺时针方向：销售日记账、现金收款日记账、现金支出日记账、采购日记账、普通日记账。
    图 7.8 特别和通用。 交易摘要 构成特殊日记账，普通 日记账中的所有交易都过帐到总账中。 （出处： 莱斯大学 OpenStax 版权所有，根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可）

    大多数公司都有四种特殊期刊，但 根据业务需求，可能会有更多期刊。 四种主要的特殊日记账是 销售日记账、采购 日记账、现金支出日记账和 现金收款日记账。 之所以 设计这些特殊期刊，是因为有些日记文章会反复出现。 例如，以现金出售商品始终是现金的借方和销售的 贷方，记录在现金收据日记账中。 同样，我们 将在销售日记账中以贷记方式记录货物的销售，作为应收账款的 借方和销售贷记的贷方。 使用 永久库存系统的公司还会记录第二笔销售记录， 借记销售成本，贷记存货。 您可以在 图 7.9 中看到示例条目。

    销售日志，第 10 页。 六列，从左至右标记：日期、账户、发票编号、参考资料、应收债务和信贷销售、销售货物的借方成本和信贷商品库存。 第一行，从左到右：2019 年 2 月 21 日；Jack Customer；715；空白；5,200 美元；3,800 美元。 第二行，从左到右：2019年2月23日；苏珊·卡罗尔；716；空白；10,600 美元；8,400 美元。
    图 7.9 销售日志。 （出处：莱斯 大学 OpenStax 版权所有，根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可）

    请注意，有一列用于输入交易 发生的日期；一列用于指明交易所 涉及的客户；发票编号应与向客户提供的 发票（纸质或电子形式）上的号码相匹配；表示交易的 参考框已过帐到 客户的账户，可以包括复选 标记或将交易与其他日记 账和分类账联系起来的代码等简单内容；最后两列表示借记和贷记的账户和 金额。

    贷记库存采购将记录在 采购日记账中（图 7.10），借记商品库存，贷记应付 账款。

    《采购日记》，第 36 页。 六列，从左至右标记：日期、账户、发票编号、参考信息、商品库存借方、应付账款贷项。 第一行：2019 年 2 月 14 日；欧文的库存；1542 年；空白；35,000 美元。 第二行：2019 年 2 月 27 日；Greta's Goods；612；空白；14,700 美元；14,700 美元。
    图 7.10 采购日记账。 （出处： 莱斯大学 OpenStax 版权所有，根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可）

    支付账单记录在现金支出日记账中 （图 7.11），始终是应付账款（或其他应付账 款或支出）的借方和现金贷方。

    现金支出日记，第100页。 六列，从左至右标记：日期、账户、发票编号、参考信息、应付账款（或其他账户）借方、现金贷记。 第一行：2019 年 2 月 7 日；芒福德公司；1100；空白；15,000 美元；15,000 美元。 第二行：2019 年 2 月 18 日；Ballyho，Company；716；空白；21,200 美元。
    图 7.11现金支出日记账。 （出处：莱斯大学 OpenStax 版权所有，根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可）

    从销售货物、应收 账款或其他交易中收到的现金记录在 现金收入日记账中（图 7.12），借记现金和贷记 现金来源，无论是来自销售收入，还是账户付款 应收账款或其他账户。

    现金收款日记账。 六列，从左至右标记：日期、账户、发票编号、参考账户、现金借方、应收账款、销售额或其他贷记账户。 第一行：2019 年 2 月 8 日；康妮客户；450。 空白；300 美元；300 美元。 第二行：2019 年 2 月 27 日；比利·梅；602；空白；1,000 美元；1,000 美元。
    图 7.12 现金收入日记账。 （出处：莱斯大学 OpenStax 版权所有，根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可）

    表 7.1 总结了前面说明的特殊 日记账中的典型交易。

    特殊期刊的类型和目的

    期刊 名称 期刊 用途 已 扣除的账户 已 存入账户
    销售日志 信贷销售 应收账款 ，销售成本 销售、库存
    购买日志 信用卡购买 库存 应付账款
    现金支出 日记账 支付现金 可能是：应付
    账款或其他账户    		 现金
    现金收款日记账 领取现金 现金 可能是：
    销售账户、应收账款或其他账户
    普通期刊 之前未涵盖的任何交易；调整和关闭分录 可能是：
    折旧费用    		 可能是：
    累计折旧

    表 7.1

    你将如何记住这一切？ 请记住，“现金为王”，所以 我们首先考虑现金交易。 如果您收到现金， 无论交易的来源如何，即使它只是交易的一部分 ，它也会记入现金收据日记账。 例如，如果公司以1,000美元的价格出售，客户 提供了300美元的现金并承诺将 来支付剩余的余额，则整个交易将记入现金收据 日记账，因为收到了一些现金，即使这只是交易 的一部分。 您无法在 两个日记账之间拆分此日记账分录，因为每笔交易的借项必须等于 贷项，否则您的日记账总额在月底将不平衡。 您可以考虑将这笔交易分成两笔 单独的交易，并将其视为300美元的现金 销售和700美元的账户销售，但这也不合适。 尽管如果你这样做，总账账户中的余额在 技术上是正确的，但这不是正确 的方法。 良好的内部控制要求这是一项单一 交易，与给定日期的一个发票号码相关联， 并且应全部记录在单一日记账中，在本例 中为现金收款日记账。 如果收到任何现金， 即使这只是交易的一部分，整笔交易都 记录在现金收款日记账中。 在本 例中，在现金收款日记账中输入的交易将 有 300 美元的借方转现金， 700 美元的借方记入应收账款，以及 1,000 美元的销售贷方。

    如果您支付现金（通常是通过开支票），无论出于何种原因， 即使这只是交易的一部分，整个 交易都会记录在现金支付日记账中。 例如，如果公司以 500,000 美元的价格购买了一座建筑物，并开出了一张价值 100,000 美元的支票作为首付，则整笔交易 将在现金支付日记账中记录为 100,000 美元的 现金贷项、40 万美元的应付抵押贷款贷项和建筑物的 借记款 500,000。

    如果交易不涉及现金，则将记录在 其他特殊日记账中。 如果是信用销售（也 称为账户销售），则将其记录在销售日志中。 如果是信用购买（也称为账户购买）， 则会记录在购买日志中。 如果不是 以上任何一项，则将其记录在普通期刊中。

    继续申请

    会计信息系统

    让我们考虑一下 Gearhead Outfitters 的会计信息系统可能是什么 样子。 公司管理层认为哪些信息很重要？ 同样， Gearhead 财务报告的外部用户 可能需要哪些信息？ 监管要求是否决定了 Gearhead 需要在其 会计系统中跟踪什么？

    Gearhead 会想知道其 财务状况、经营业绩和现金流。 这些 数据将帮助管理层做出有关公司的决策。 同样，外部用户希望这些数据（资产负债表、损益 表和现金流量表）来做出决定，例如 是否向 Gearhead 提供信贷。

    为了保持准确的记录，必须考虑公司的运营。 例如，购买库存，进行销售，向客户 开具账单，收取现金，员工工作并需要付款，以及产生 其他费用。 所有这些操作都涉及 不同的录制过程。 库存将需要采购 日志。 销售将需要销售日记账、现金收入日记账 和应收账款子分类账（稍后讨论） 日记账。 工资单和其他支出将需要自己的 日记账来准确跟踪交易。

    此类日记账允许公司记录会计信息 并生成财务报表。 这些数据还为 管理层提供了做出正确业务 决策所需的信息。 例如，子分类账，例如 应收账款分类账，提供有关应收账款账龄和可收账 性的数据。 因此，会计信息系统的正确设计、实施和 维护对于 公司的可持续发展至关重要。

    通过分析会计信息系统收集 的信息，还能回答哪些其他问题？ 从库存订单的时间和现金流需求的 角度来考虑。 是否 有非财务信息可以从会计 系统中提取？ 会计信息系统应提供企业实现其目标所需 的信息。

    子公司账本

    除了四种特殊日记账外，还有两个特殊分类 账，即应收账款辅助分类账和应 付账款辅助分类账。 应收账款 子分类账提供了每个欠公司款项的人 的详细信息，如 图 7.13 所示。 每个彩色方块代表个人的 账户，仅显示该人欠公司的金额。 请注意，子分类账提供了 交易日期和一个参考列，用于将交易与其中一个特殊期刊（如果未使用特殊日记账则为普通 日记账）中发布的 相同信息关联起来，此参考文献通常 是引用特别日记账，例如销售 特别日记账的SJ，以及借方栏中的欠款 和贷方列中的付款。 如附属分类账所示，所有 个人的欠款 加在一起构成应收账款 控制总额，这应等于总账中报告的应收账 款余额，如 图7.14 所示。 关于应收账款 子分类账的要点是：

    • 总账中的应收账款是应收账 款子分类 账中列出的所有单个账户总额的总和。
    • 应收账款子分类账中欠公司的所有金额必须等于应收账 款总账账户中的金额。
    五列，从左至右标记：日期、参考信息、借方、贷方、余额。 史密斯账户。 第一行：2 月 1 日；空白；100 美元；空白：100 美元。 第二行：2 月 9 日；空白；300 美元；空白；400 美元。 琼斯账户。 第一行：2 月 2 日；空白；200 美元；空白；200 美元。 第二行：2 月 8 日；空白；300 美元；空白；500 美元。 李账户。 第一行：2 月 1 日；空白；300 美元；空白；300 美元。 第二行：2 月 4 日；空白；空白；200 美元；100 美元。
    图 7.13 应收账款子分类账。 （出处：莱斯大学 OpenStax 版权所有，根据 CC B Y-NC-SA 4.0 许可）
    将应收账款子分类账与总账中的应收账款控制账户进行比较。 史密斯余额，400美元，加上琼斯余额500美元，再加上李余额，100美元，等于应收账款余额1,000美元。
    图 7.14 应收账款。 （出处： 莱斯大学 OpenStax 版权所有，根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可）

    伦理方面的考虑

    子公司账本欺诈 6

    子分类账必须与总 分类账保持平衡并与之一致。 使用QuickBooks和其他会计系统的会计师 可能不必执行此步骤，因为在这些系统中， 子账本会自动更新总账。 但是，不诚实的人可能会通过 在控制账户中记录的现金收入少 于附属分类账卡上记录的现金收入来操纵会计记录。 道德 会计师必须保持警惕，确保账本保持 平衡，并建立适当的内部控制以确保会计制度 的健全性。

    应付账款子分类账保存 公司欠个人 和/或公司的所有金额的详细信息。 在应付账款子分类账中，每个 供应商（您向其购买库存 或其他物品的个人或公司）都有一个显示所有 交易详细信息的账户。 与应收账款子分类账类似， 采购子分类账表示 交易发生的日期；参考列的使用方式 与先前对应收账款子分类账的描述相同； 最后，子分类账显示了收取的金额或已支付的 金额。 以下是 ABC Inc. 和 XYZ Inc. 的交易。每个子公司采购 日志上显示的最终余额显示了公司欠ABC和XYZ的金额。

    应付账款子分类账。 六列，从左至右标记：日期、参考资料、项目、借方、贷方、余额。 ABC, Inc. 账户 第一行：1 月 1 日；空白；购买；空白；200 美元；200 美元。 第二行：1 月 15 日；空白；付款；75 美元；空白；125 美元。 第三行：1 月 20 日；空白；购买；空白；50 美元；175 美元。 XYZ, Inc. 账户。 第一行：1 月 3 日；空白；购买；空白；100 美元；100 美元。 第二行：1 月 15 日；空白；付款；20 美元；空白；80 美元。 第三行：1 月 20 日；空白；购买；空白；50 美元；130 美元。

    如果将这两笔款项加在一起，该公司 总共欠两家公司305美元。 305 美元是将显示 在应付账款总账账户中的金额。

    轮到你了

    使用应付账款子分类账

    在随后的应付账款 子分类账中找到每个账户的余额。 请注意，每个供应商账户都有 唯一的账号或 AP 编号。

    应付账款子分类账。 六列，从左至右标记：日期、项目、参考资料、借方、贷方、余额。 伊丽莎白一世公司账户，美联社编号734。 第一行：12 月 1 日；期初余额；空白；空白；空白；3,134。 第二行：12 月 15 日；现金支付；124；2,150；空白；？。 第三行：12 月 16 日；采购日志；76；空白：3,112；？。 第四行：12 月 29 日；现金支付；125；1,250；空白；？。 F. Nightingale, Inc. 账户，美联社编号 731。 第一行：12 月 1 日；期初余额；空白；空白；空白；3,446。 第二行：12 月 9 日；采购日志；76；空白；2,589；？。 第三行：12 月 15 日；采购日志；77；空白：1,234；？。 L.M. Alcott, Inc. 账户，美联社编号 671。 第一行：12 月 1 日；期初余额；空白；空白；空白；3,467。 第二行：12 月 15 日；采购日志；77；空白；3,450；？。 第三行：12 月 28 日；采购日志；77；空白：1,500；？。 第四行：12 月 31 日；普通日记，回报；127；250；空白；？。

    解决方案

    应付账款子分类账。 六列，从左至右标记：日期、项目、参考资料、借方、贷方、余额。 伊丽莎白一世公司账户，美联社编号734。 第一行：12 月 1 日；期初余额；空白；空白；空白；3,134。 第二行：12 月 15 日；现金支付；124；2,150；空白；984。 第三行：12月16日；采购日志；76；空白：3,112；4,096。 第四行：12月29日；现金支出；125；1,250；空白；2,846。 F. Nightingale, Inc. 账户，美联社编号 731。 第一行：12 月 1 日；期初余额；空白；空白；空白；3,446。 第二行：12月9日；采购日志；76；空白；2,589；6,035。 第三行：12 月 15 日；采购日志；77；空白：1,234；7,269。 L.M. Alcott, Inc. 账户，美联社编号 671。 第一行：12 月 1 日；期初余额；空白；空白；空白；3,467。 第二行：12 月 15 日；采购日志；77；空白；3,450；6,917。 第三行：12月28日；采购日志；77；空白：1,500；8,417。 第四行：12 月 31 日；普通日记，回报；127；250；空白；8,167。

    脚注