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图书：财务会计（OpenStax）
6：推销交易
6.2：比较和对比永久库存系统和定期库存系统

6.2：比较和对比永久库存系统和定期库存系统

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公司可以通过两种方式来核算其库存。他们可以使用永久或定期库存系统。让我们来看看这两个系统的特点。

永久和定期库存系统的特征

每次出售或购买库存时，永久库存系统都会自动更新和记录库存账户。你可以把这个 “边走边录音” 看待。每笔销售或购买的确认在出售或购买后立即生效。

定期库存系统在操作周期结束时的特定预定时间更新和记录库存账户。更新和识别可能在月底、季度末和年底进行。库存品的出售或购买与库存活动得到确认的时间之间存在差距。

公认会计原则（GAAP）没有规定所需的库存系统，但定期库存系统使用采购账户来满足 GAAP 下的确认要求。国际财务报告准则的要求非常相似。主要区别在于，资产按可变现净值估值，可以随着价值的变化而增加或减少。根据公认会计原则，数值一旦降低，就不能再次增加。

工厂车间的照片，显示成堆的箱子。 — 图 6.8 库存系统。（来源： Marcin Wichary/Flickr 的《无题》，CC BY 2.0）

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推销交易

Gearhead Outfitter s是一家户外相关装备的零售商，例如服装、鞋类、背包和露营装备。因此，Gearhead 资产负债表上最大的资产之一是库存。在公司账簿中正确列报库存会带来许多会计挑战，例如：

哪种库存核算方法合适？
库存应多久清点一次？
如何估价账簿中的库存？
是否有任何库存过时？如果是，将如何入账？
所有库存都包含在图书中吗？
图书中的物品是否不应该作为库存包含在内？

正确应用会计原则对于保持准确的账簿和记录至关重要。在库存核算中，匹配原则、估值、截止值、完整性和成本流假设都很重要。 Gearhead 是否将销售成本与销售本身相匹配？是否只包括截至期限结束日期属于公司的库存？ Gearhead 计算了所有库存吗？也许有些货物正在运输途中（在刚刚出售的送货卡车上，或者在运 往减速机的途中）。 Gearhead 准确计算库存的正确成本流假设是什么？它应该使用先入先出的方法还是后进先出的方法？

这些都是 Gearhead 在库存方面面临的会计挑战。由于库存将是资产负债表上最大的项目之一，因此 Gearhead 管理层在做出与库存会计相关的决策时要格外谨慎，这一点至关重要。考虑到毛利、库存周转率、满足需求、销售点系统和会计信息的及时性等考虑因素，公司的库存会计流程还可能出现哪些其他会计挑战？

库存系统比较

永久库存系统和定期库存系统之间存在一些关键区别。当一家公司使用永久库存系统进行购买时，他们将自动更新商品库存账户。在定期库存系统下，采购将更新，而商品库存将保持不变，直到公司清点并验证其库存余额。这种计数和验证通常在年度会计期结束时进行，通常是在当年的12月31日。使用定期库存法时，商品库存账户余额在资产负债表上报告，而采购账户在损益表中报告。根据永续库存法，销售成本在损益表中报告。

日记账分录在 “永久” 标题下显示从商品库存中扣除$$和贷记应付账款$$，然后在 “定期” 标题下向采购部门借记$$和贷记应付账款$$。

永久库存系统下的购买退货或补贴会更新商品库存，以降低成本。在定期库存系统下，更新了一个临时账户，即 “采购退货和补贴”。购买退货和补贴是一个抵消账户，用于减少购买量。

日记账分录在 “永久” 标题下显示从应付账款中扣除$$和贷记到商品库存的$$，然后在 “定期” 标题下记入应付账款$和存入购买退货和补贴的$$。

在永久库存系统下应用购买折扣时，商品库存按折扣金额减少。在定期库存系统下，购买折扣（临时的对立账户）、折扣金额的增加和商品库存保持不变。

日记账分录在 “永久” 标题下显示从应付账款中扣除的$$和存入现金和商品库存的贷项，其次是记入应付账款的$$和存入现金和购买折扣的贷项，每笔贷记在 “定期” 标题下为$$。

在永续库存系统下进行销售时，需要两个条目：一个用于确认销售，另一个用于确认销售成本。对于销售成本，更新了商品库存和销售成本。在定期库存系统下，这种销售成本录入不存在。商品成本的确认仅在期末进行调整和关闭临时账户时进行。

日记账分录在 “永久” 标题下显示应收账款借方$美元和贷记至销售额，然后在标题为 “永久” 的标题下以美元计入销售成本和贷记到商品库存的贷方，然后在 “标题” 下向应收账款借记入应收账款的$$和贷记到销售额的$$定期。”

当出现销售退货时，永久库存系统要求识别库存状况。这意味着销货成本减少，商品库存增加。在定期库存制度下，只确认销售回报，而不确认库存状况录入。

日记账分录在 “永久” 标题下显示从销售退货和备抵中扣除的$$和记入应收账款的贷项，然后在 “永久” 标题下记入商品库存的贷记额和销售成本贷记金额$$，然后是从销售退货和补贴中扣除的$$和贷记至在 “定期” 标题下为$的应收账款。

对于永久或定期库存系统，销售补贴和销售折扣遵循相同的记录格式。

日记账分录显示了$$的销售退货和备抵的借项，$$的应收账款贷项，现金的借项和销售折扣，分别为$$，以及贷记到应收账款的$$，所有这些都在 “永久和定期” 标题下。

调整和关闭永续库存系统的分录

在之前的讨论中，您已经探讨过调整条目和结算流程，但是销售活动需要对库存、销售折扣、退货和补贴进行额外的调整和结算。在这里，我们将简要讨论这些与永久库存系统相关的额外期末分录和调整。

在期限结束时，永久库存系统将更新商品库存账户；剩下要做的唯一一件事就是将库存的实物清点与账面上的库存进行比较。 实物库存盘点要求公司对库存进行人工的 “库存检查”，以确保他们在账簿上记录的库存与实际库存相匹配。由于管理不善、缩水、损坏或商品过时，可能会出现差异。损耗是指库存或其他资产在没有可识别原因（例如盗窃）的情况下消失时使用的术语。对于永续库存系统，以下是显示这种差异的调整条目。这个例子假设在会计记录中夸大了商品库存，需要向下调整以反映手头的实际价值。

日记账分录显示以 $$ 计入销售成本的借方，以 $$ 计入商品库存的贷方，并附有 “调整账面商品库存” 的注释。

如果实物清点确定会计记录中低估了商品库存，则需要通过借记分录增加商品库存，而贷记分录将减少销货成本。调整条目是：

日记账分录显示从商品库存中扣除$$，贷记到销售成本的金额为美元，并附有 “调整图书商品库存” 的注释。

总结一下潜在的调整过程，在通过实物清点对商品库存进行核实后，其账面价值将向上或向下调整，以反映实际手头库存，同时对销货成本进行调整。

不仅必须在期限结束时调整商品库存，而且还需要关闭临时销售账户，为下一个时期做好准备。需要关闭的临时账户包括销售、销售折扣、销售退货和补贴以及销售成本。销售将以收入摘要中的临时贷方余额账户结束。

销售折扣、销售退货和补贴以及销售成本将随着临时借方余额账户转入 “收入汇总” 结算。

日记账分录显示从收入汇总中扣除$$，贷记销售折扣、销售退货和补贴以及销售成本，每笔贷记金额为$$。

请注意，对于定期库存系统，期末调整需要更新 COGS。为了确定销售成本的价值，企业必须考虑期初库存余额、购买量、购买退货和补贴、折扣以及期末库存余额。

计算 COGS 的公式是：

哪里：

COGS余额确定后，将对商品库存和销货成本进行调整，并关闭COGS，为下一个周期做准备。

表 6.1 总结了永久库存系统和定期库存系统之间的区别。

永久和定期交易比较

交易	永久库存系统	定期库存系统
购买库存	将成本记录到库存账户	记录购买账户的费用
购买退货或补贴	记录以更新库存	记录购买退货和津贴
购买折扣	记录以更新库存	记录购买折扣
商品销售	记录两个条目：一个用于销售，一个用于销售成本	录制一个销售条目
销售回报	记录两个条目：一个用于销售退货，一个用于退回库存的成本	记录一个条目：销售回报，成本未确认
销售补贴	两个系统下都一样	两个系统下都一样
销售折扣	两个系统下都一样	两个系统下都一样

表 6.1 永久库存系统和定期库存系统在账户识别方面有几个区别。

永久库存系统和定期库存系统都有优点和缺点。

实践中的概念

销售点系统

销售点（POS）系统的进步简化了曾经繁琐的库存管理任务。 POS 系统与库存管理程序相连接，提供实时数据，帮助简化业务运营。使用此连接工具可以降低库存管理的成本，使所有企业都能在不要 “花很多钱” 的情况下随时掌握技术。

Square 就是这样的 POS 系统。 Square接受多种付款类型，并在每次通过基于云的应用程序进行销售时更新会计记录。 Squar e, Inc. 已将其产品范围扩大到包括用于零售 POS 的 Square。这种增强型产品使企业能够立即将销售和库存成本联系起来。企业可以轻松创建采购订单、编制销售成本报告、管理库存以及更新折扣、退货和补贴。使用此应用程序，客户可以灵活支付，企业可以做出当前的决策，对增长产生积极影响。

永续库存系统的优缺点

永久库存系统提供实时更新，并为决策者提供源源不断的库存信息。随着销售点技术的进步，库存会自动更新并转移到公司的会计系统中。这使经理能够做出与库存采购、库存和销售相关的决策。如果知道确切的购买成本、销售价格和日期，这些信息可能会更加可靠。尽管仍需要定期对库存进行实物盘点，但永久库存系统可以减少需要实物盘点的次数。

使用永久库存系统的最大缺点来自成本和时间的资源限制。保持自动库存系统处于最新状态的成本很高。这可能会阻止规模较小或不太成熟的公司投资所需的技术。培训和再培训工作人员更新库存需要花费大量时间。此外，由于库存的实物清点较少，系统中记录的数字可能与实际仓库的库存量大不相同。公司可能没有正确的库存库存，可能会根据错误的数据做出财务决策。

定期库存系统的优缺点

定期库存系统通常比永久库存系统更便宜、更耗时。这是因为没有持续维护库存记录，也没有对员工进行培训和再培训以维护系统。该系统的复杂性使得很难确定与库存职能相关的成本理由。

虽然定期库存系统和永久库存系统都要求对库存进行实物盘点，但定期盘点需要进行更多的实物盘点。这会更频繁地更新库存账户以记录准确的成本。在会计周期的早期了解确切成本可以帮助公司保持预算并控制成本。

但是，由于需要对库存进行频繁的实物清点，每次清点时都会暂停业务运营。由于没有持续监控库存，商品缩水、损坏或过时的可能性更大。由于没有持续的监控，因此就库存需求做出即时业务决策可能更加困难。

尽管每种库存系统都有其自身的优缺点，但更受欢迎的系统是永久库存系统。利用实时数据做出决策、不断更新库存以及集成到销售点系统的能力超过了维护系统所需的成本和时间投入。（虽然我们的主要报道侧重于永久库存系统下的确认，但附录：使用定期库存系统分析和记录商品购买和销售的交易则讨论了定期库存系统下的确认。）

仔细想想

比较库存系统

贵公司使用永久库存系统来控制其运营。他们每六个月只检查一次库存。在 6 个月的实物清点中，一名员工发现有几件库存物品丢失，许多商品损坏。在公司记录中，它显示库存余额为300,000美元。实际实物盘点估值库存为 200,000 美元。这是估值的重大差异，危及了公司的未来。作为一名经理，你将来如何避免这种巨大的差异？库存系统的变更会使公司受益吗？你受到任何资源的限制吗

永久和定期库存 系统的特征