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3.3：定义和描述会计周期的初始步骤

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    201321

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    关于分析和记录交易的本章是连续三个章节（包括《调整 流程》和 《 完成会计周期》）中的 第一章，涵盖了 连续三个章节中的步骤过程被称为会计周期。 会计周期是一个循序渐进的过程，用于 记录业务活动和事件，使财务记录保持最 新。 该过程在一个会计期内进行，并将在 下一个会计期内再次开始该周期。 周期是企业的一个运营周期， 可以是一个月、一个季度或一年。 回顾 图 3.5 中的会计周期。

    中间标有 “会计周期” 的大圆圈。 大圆由 10 个较小的圆圈组成，箭头从一个小圆指向下一个小圆圈。 较小的圆圈按顺时针顺序标记：1 识别和分析交易；2 将交易记录到日记账；3 将日记账信息过帐到分类账；4 准备未调整试算表；5 调整分录；6 准备调整后的试算表；7 准备财务报表；8 结算分录；9 准备结算分录收盘后试算表；10 次冲销分录（可选）。
    图 3.5 会计周期。 （出处：莱斯大学 OpenStax 版权所有，根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可）

    正如你所看到的，这个周期从识别和分析 交易开始，最后是撤消条目（我们在本教科书中没有 涵盖这一点）。 整个周期旨在保持 财务数据井然有序，内部和 外部信息用户均可轻松访问这些数据。 在本章中，我们将重点介绍会计周期 的前四个步骤：识别和分析 交易、将交易记录到日记账中、将日记账 信息过帐到分类账以及准备未经调整的试算 表。

    在调整流程中，我们会审查 会计周期中的第 5、6 和 7 步：记录调整分录、准备调整后的 试算表和编制财务报表。 在 “ 完成会计周期” 中，我们回顾步骤 8 和 9： 结算分录，并准备结算后的试算表。 如 前所述，我们不涵盖反向入账。

    伦理方面的考虑

    将被黑客入侵的礼品卡账户变成现金

    礼品卡是公司预售产品 和创造现金流的好方法。 礼品卡的问题之一 是欺诈者利用零售商薄弱的内部控制来 欺骗零售商的客户。 欺诈者可以通过 自动加载的礼品卡账户 购买新的实体礼品卡，入侵自动加载的礼品卡并耗尽客户的银行 账户。 这是一个真正的问题，减少 此类欺诈的内部控制措施是使用双重验证系统将资金从银行账户 转入可充值的礼品卡 账户。 会计师可以通过审查公司对礼品卡流程的内部控制来帮助其组织限制礼品 卡 欺诈。

    对这种欺诈行为的一个简单解释是，欺诈者将通过网络钓鱼 或其他方式获得对个人电子邮件帐户的 访问权限，例如欺诈者将按键记录器放在公共 计算机或损坏的公共Wi-Fi中。 个人使用与他或她的电子邮件 帐户 相同的可充值礼品卡密码，欺诈者将看到有关礼品卡的电子邮件。 欺诈者联系冒充个人的零售商， 零售商创建了店内礼品卡兑换码， 欺诈者或其同伙将冒充 个人前往商店购买带有兑换 码的实物礼品卡。 客户的银行账户将被耗尽，客户 会心烦意乱。 在另一起礼品卡欺诈中，个人的 信用卡被盗并被用来从零售商那里购买实物礼品卡。 这种欺诈会给零售商带来麻烦，因为实施不力的 内部控制会损害 零售商的声誉。

    欺诈者是否使用以欺诈手段获得的礼品卡？ 不，在 Craigslist 上销售礼品卡 有整个市场，去看看在Cra igslist 上购买折扣礼品卡 有多容易。 此外，还有像 c ardcash.com 和 c ardhub.com 这样的 公司购买和 转售礼品卡。 欺诈者只是出售礼品卡， 零售商不知道自己在兑换以欺诈手段获得的礼品 卡。 通过实施适当的内部控制， 会计师可以帮助限制这种欺诈行为，保护其 雇主的声誉。

    会计周期的前四个步骤

    会计周期的前四个步骤是 (1) 识别 和分析交易，(2) 将交易记录到日记账中，(3) 将日记账信息过帐到分类账，以及 (4) 准备未经调整的 试算表。 我们首先介绍这些步骤及其相关 文档。

    四个盒子，箭头从一个方框指向下一个方块。 这些方框从左到右标记为：1 识别和分析交易；2 将交易记录到日记账；3 将日记账信息过帐到分类账；4 准备未调整的试算表。
    图 3.6 会计周期。 会计周期的前四个步骤。 （出处：莱斯大学 OpenStax 版权所有，根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可）

    前四个步骤为录制 过程奠定了基础。

    第 1 步。 识别和分析交易 是该过程的第一步。 这会从 原始来源或活动中获取信息，并将该信息转换为 可用的财务数据。 原始来源是有助于创建商业交易 的可追溯信息记录。 例如，销售发票 被视为原始来源。 活动将包括向员工支付工资、 销售产品、提供服务、收取现金、借 钱以及向公司所有者发行股票。 一旦确定了原始 来源，该公司将分析这些 信息，以了解它如何影响财务记录。

    假设 Supreme Cleaners 的 Mark Summers（来自 Why It Matter s）为客户提供清洁服务。 他开了一张200美元的发票，这是客户欠的金额，因此 他可以获得服务付款。 该销售收据包含客户欠款、付款条件和 日期等 信息。 该销售收据是包含 财务信息的原始来源，可为 公司创建业务交易。

    第 2 步。 该过程的第二步是将交易 记录到日记账中。 这会从 步骤 1 中提取分析数据，并将其整理成每笔 公司交易的综合记录。 交易是影响财务报表中 显示的财务信息的商业 活动或事件。 记录 交易的信息来自原始来源。 期 刊（也称为原始记账簿 或普通期刊）是所有交易的记录。

    例如，在之前的交易中，Supreme Cleaners 的发票是 200 美元。 马克·萨默斯需要在他的 财务记录中记录这200美元。 他需要选择哪些账户代表这 笔交易，这笔交易是增加还是 减少账户，以及这对会计 方程式有何影响，然后才能将交易记录在日记账中。 他 需要为在此期间发生的每笔交易执行此流程。

    图 3.7 包括 交易日期、日记账分录中要求的账户以及借方和贷方 列等信息。

    会计日记账中的空白页。 第一行标有 “一般日记”。 下面是四列，从左到右标记：日期、账户名称、借方、贷方。
    图 3.7 一般日志。 （出处： 莱斯大学 OpenStax 版权所有，根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可）

    第 3 步。 该过程的第三步是将日记账信息 过帐到分类账。 过 帐从日记账中提取一段时间内的所有交易记录 ，并将信息转移到总账或分类账中。 如你所知， 账户余额可以以 T 型账户的形式直观地呈现。

    回到 Supreme Cleaners 后，Mark 确定了代表 200 美元销售 所需的账户，并将其记录在日记中。 然后，他将获取账户信息并将其转移到 总账中。 他在该期间使用的所有账户都 将显示在总账上，而不仅仅是那些受200美元销售影响的 账户。

    两个 T 型账户并排显示。 左边的 T 型账户被标记为 “应收账款”。 它包含标有 1 月 1 日的 200 美元借方条目和 200 美元的借方余额。 正确的T-账户被标记为清洁收入。 它包含标有 1 月 1 日的 200 美元信用分录和 200 美元的贷方余额。
    图 3.8 T 型账户表格的总账。 （出处：莱斯大学 OpenStax 版权所有，根据 CC B Y-NC-SA 4.0 许可）

    第 4 步。 该过程的第四步是 准备一份未经调整的试算表。 此步骤 从总账中获取信息并将其转移到显示 所有账户余额的单据上，并确保 期间余额的借项和贷项（借方和贷方总额相等）。

    来自 Supreme Cleaners 的 Mark Summers 需要将他的所有 账户及其余额（包括 200 美元的销售额）整理到试算 表中。 他还需要确保在这一步骤达到顶峰时他的借方和贷方 保持平衡。

    Supreme Clean，试算表，2018 年 4 月 30 日。 每个账户的余额，无论是借方还是贷方，都列为 XXX。 借方余额账户列为：现金、应收账款、办公用品、预付保险；设备、股息、汽油费用和广告费用。 贷记余额账户列为：应付账款、未赚取的清洁收入、普通股和清洁收入。
    图 3.9 未经调整的试算表。 （出处：莱斯大学 OpenStax 版权所有，根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可）

    重要的是要注意，记录整个过程 需要特别注意细节。 流程早期的任何错误都可能导致财务 报表中的报告信息不正确。 如果发生这种情况，会计师可能必须一直 回到流程的起点才能发现错误。 在完成每个步骤时，请务必 小心谨慎，花点 时间了解如何记录信息以及 记录信息的原因。 在下一节中，您将学习如何使用 会计方程式来分析交易。

    实践中的概念

    法务会计

    有没有梦想过在联邦调查局 （FBI）工作？ 作为一名法务会计师，这个梦想也许是可能的。 法务会计师负责调查金融犯罪，例如 逃税、内幕交易和挪用公款等。 法务会计师审查财务记录，寻找线索，对 潜在罪犯提出指控。 他们考虑会计周期的 每个部分，包括原始原始 文件，查看日记账分录、总分类账和 财务报表。 他们甚至可能被要求在法庭上为自己的 调查结果作证。

    要成为一名成功的法务会计师，必须细致、 井井有条，天生具有好奇心。 这一立场需要 追溯嫌疑人为掩盖欺诈性 金融活动而可能采取的措施。 了解公司的运作方式有助于 识别偏离公司 立场的欺诈活动。 一些最优秀的法务会计师已经逮捕了主要 罪犯，例如阿尔·卡彭、伯尼·麦道夫、肯·莱和伊万· 博斯基。

    链接到学习

    对于寻求更简单 的方法来查看会计流程的企业来说，一个可以帮助的工具是拥有可钻的 财务报表。 此功能可以在多个软件 系统中找到，使公司能够完成从 交易录入到财务报表构建的会计周期。 阅读这 篇关于可钻取财务报表的《会计杂志》 专栏，了解更多信息。