图\(\PageIndex{8}\)：编号列表是有用且易于创建的工具。
需要考虑的问题：
- 为什么优先级排序很重要？
- 优先级排序涉及哪些步骤？
- 我该如何处理别人的优先事项与我自己的优先事项不同的情况？
- 当优先事项发生冲突时我该怎么办？
- 确保我完成任务的最佳方法是什么？
优先排序：自我管理你做什么和何时做
时间管理的另一个关键组成部分是确定优先顺序。 可以将优先级排序视为对任务进行排序，并根据其确定的需求或价值为其分配时间。
下一节提供了一些见解，不仅可以帮助根据需求和价值确定任务和行动的优先级，还包括如何更好地了解有助于确定优先级的因素。
如何确定优先级
确定优先顺序的敌人是恐慌，或者至少是根据严格的情绪反应做出决定。 如果不考虑你的反应的后果以及它会如何影响其他优先事项，那么一旦问题突然出现就立即做出回应，这可能太容易了。 我们想尽快消除压力很大，这是很自然的。 我们希望尽快消除不良情绪。 但是，在处理多个问题或要完成的任务时，首先确定它们的优先顺序可能意味着令人满意地完成所有工作和什么都不完成之间的区别。
确保你了解每项任务的要求
就任务的优先顺序做出正确决策的最好方法之一是了解每项任务的要求。 如果你有多个任务要完成，而你假设其中一项任务只需要一个小时，那么你可以决定推迟到其他任务完成后再完成。 如果你在开始任务后发现有几个额外的组成部分没有考虑并且完成任务的时间将是你估计的四倍，那么你的假设可能是灾难性的。 或者，其中一项作业可能取决于另一项作业的结果，例如参与一项研究，然后就结果撰写报告。 如果你在开始之前不知道一项任务取决于另一项任务的完成，那么你可能会无意中混乱地完成作业，不得不重新开始。 由于这种情况，在确定任务的优先级之前，准确了解完成任务需要做些什么至关重要。
就重要性、对其他优先事项的影响和紧迫性做出决定
在你了解了每项任务的要求之后，你可以根据任务的重要性以及需要按哪个顺序完成哪些事情来决定优先级。
总而言之：确定优先级的关键要素是确保您了解每项任务，并根据重要性、影响和紧迫性做出决策。
活动
为了更好地了解可能需要如何对事情进行优先排序，有些人列出了他们需要完成的任务，然后根据重要性和紧迫性将它们排列在象限地图中。 传统上，这被称为艾森豪威尔决策矩阵。 在成为美国第34任总统之前，德怀特·艾森豪威尔曾在第二次世界大战期间担任盟军最高指挥官，他说他使用这种技巧来更好地确定需要完成的事情的优先顺序。
在本练习中，你将首先列出你今天需要或想要做的事情，然后在下面绘制你自己的网格版本。 将每个项目写在四个方格中的一个方格中；根据其紧迫性和重要性选择最能描述它的正方形。 当你在相应的方块中写完每个任务后，你会看到任务的优先顺序。 显然，在 “重要和紧急” 方块中列出的内容将是你需要先完成的内容。 之后会出现 “重要但不紧急” 的事情，其次是 “不重要但紧急”，最后是 “不紧急也不重要”。
图\(\PageIndex{9}\)：艾森豪威尔矩阵可以帮助组织优先事项，确保你专注于正确的任务。
谁在推动你的任务？
在进行时间管理时要记住的另一件事是，尽管你在管理自己的时间方面可能有更大的自主权，但你的许多任务是由许多不同的人推动的。 这些人不仅没有意识到你需要做的其他事情，而且他们的目标往往与你的其他任务相冲突。 这意味着不同的教师、你的工作经理，甚至你的朋友，都可能试图将他们的需求纳入你的优先事项。 这方面的一个例子可能是一个老板想让你加班几个小时，但你打算利用这段时间为一篇论文做研究。
就像评估每个优先级的要求和需求一样，对其他人可能如何影响您的可用时间做同样的事情可能是时间管理的重要组成部分。 在某些情况下，让其他人了解你的优先事项可能有助于避免可能的冲突（例如，让你的老板知道你在某个晚上需要时间学习，让你的朋友知道你计划在周六做一个日记项目，但可以在星期天做点什么，等等）。
重要的是要知道其他人如何推动你的优先事项，也要倾听自己的正确判断。 从本质上讲，大学的时间管理既要管理生活中的所有要素，也要管理上课和完成作业的时间。
在需要时做出艰难的决定
有时候，无论你计划了多少，或者你管理得如何，都会出现一些事件，几乎不可能在规定的时间内完成你需要做的一切。 虽然这很不幸，但根本无济于事。 俗话说，“事情发生了。”
发现自己处于这种情况是确定优先级变得最重要的时候。 你可能会发现自己处于不舒服的境地，只能在给定的时间内完成一项或另一项任务。 当大学作业出现这种情况时，困境可能会非常紧张，但重要的是不要因为这种情况的焦虑而感到不知所措，这样你才能根据自己选择的价值和影响做出精心策划的决定。
“面对优先权冲突你会怎么做？”
举个例子，想象一下这样一种情况：你认为自己只能完成两项既重要又紧急的任务中的一项，你必须选择要完成哪一项任务，哪一项不完成。 这是了解所有相关因素变得至关重要的时候。 虽然看来哪项作业对你的成绩最有价值的分数就是你做出选择的方式，但实际上还有许多其他属性会影响你的决定，以便充分利用糟糕的情况。 例如，其中一项作业可能仅占总成绩的最低分数，但它可能是本课程其余部分的基础。 不完成或迟到也可能使未来的其他任务处于危险之中。 或者，其中一门课程的教师可能有更宽容的 “延迟作业” 政策，这样你就可以在不受到太多罚款的情况下稍晚上交作业。
如果你发现自己陷入了类似的困境，那么第一步就是设法找到一种方法来完成所有工作，无论挑战如何。 如果这根本不可能发生，那么下一步就是与你的教师沟通，让他们知道情况。 他们也许能够帮助你决定行动方针，或者他们可能有你没有想到的选择。 只有这样，你才能在困难的情况下选择优先顺序。
这里的关键是要确保你意识到并理解所有后果，以便在情况要求你在优先事项中做出艰难选择时做出最佳决策。
完成任务
时间管理的另一个重要部分是开发一些方法，帮助你以一种高效且对你有用的方式完成任务。 其中大部分归结为一点计划，并尽可能了解每项任务的细节。
知道你需要做什么
如本章前面部分所述，许多学习活动有多个组成部分，有时它们必须按特定的顺序进行。 此外，有些元素可能不仅取决于它们的完成顺序，还可能取决于它们的完成方式。 为了说明这一点，我们将分析一项通常被认为很简单的任务：参加课堂。 在本分析中，我们不仅要研究要充分利用体验必须完成哪些工作，还要研究每个元素如何依赖于其他元素以及必须按特定顺序完成。 下图显示了不同活动之间的相互关系，其中许多活动最初可能看起来不够重要，不值得一提，但是很明显，当以这种方式列出它们时，其他要素依赖于它们。
图\(\PageIndex{10}\)：您的许多学习活动都依赖于其他学习活动，有些则是通往其他步骤的门户。
从上图可以看出，即使是像 “上课” 这样简单的任务也可以分解为许多不同的元素，这些元素与其他任务有很大的依赖性。 这方面的一个例子是通过提前阅读材料来为课堂讲座做准备，以便使讲座和任何复杂的概念更容易理解。 如果你反过来做，你可能会错过提问或澄清讲座中提供的信息的机会。
了解你需要做什么以及何时需要做，可以应用于任何任务，无论多么简单或多复杂。 知道自己需要做什么并为之做好计划可以大大有助于成功和防止不愉快的意外。
知道你将如何完成任务
在你清楚地了解了完成任务（或任务的组成部分）需要做些什么之后，下一步就是制定完成所有工作的计划。
这可能不像宣布你将完成第一部分，然后进入第二部分那样简单或简单，依此类推。 每个部分可能需要不同的资源或技能才能完成，提前确定这些资源或技能并将其纳入计划符合您的最大利益。
这种计划的一个很好的比喻是用与为长途旅行做准备的方式大致相同的方式来考虑这个问题。 在漫长的旅程中，你可能不会走出前门然后决定如何到达你要去的地方。 围绕每种选择，还有太多其他决定要做，任务有待完成。 如果您决定乘飞机去，则需要购买机票，并且必须在飞行时间前后安排行程。 如果你决定开车去，你需要汽油钱，可能还需要地图或 GPS 设备。 衣服呢？ 你需要的衣服取决于你要离开多久以及气候会是什么样子。 如果距离足够远，你需要说另一种语言，你可能需要掌握该技能，或者至少带点东西或人来帮助你翻译。
接下来是一份规划清单，可以帮助你思考即将开始的任务并为之做好准备。
你需要什么资源？
这份清单的第一部分可能看起来很明显，不用提及，但它是迄今为止最关键和最被忽视的部分之一。 你有没有计划过旅行，却忘记了最舒适的鞋子，或者忽略了预订酒店房间？ 如果缺少资源很重要，那么整个项目可能会完全停止。 即使缺失的资源只是次要组件，它仍可能极大地改变最终结果。
学习活动在这方面大致相同，同样重要的是要记住，资源可能不仅限于纸张或墨水等物理物体。 信息也可以是关键资源。 事实上，新大学生在规划中最常被忽视的方面之一就是他们需要多少研究、阅读和信息才能完成作业。
图\(\PageIndex{11}\)：留出时间思考是学习的重要组成部分。 来源：Juhan Sonin /Flickr /归因 2.0 通用（CC BY 2.0））
例如，如果你有一项任务，你应该将一部小说与改编自该小说的电影进行比较和对比，那么同时获得这部电影和这本书作为资源就很重要了。 如果你得知计划在晚上看这部电影已经不复存在了，那么你完成这部作品的计划很快就会崩溃。
你需要什么技能？
这方面的计划不周或假设不当可能是灾难性的，尤其是在任务的某些部分学习曲线陡峭的情况下。 不管你对项目的其他部分的计划有多好，如果有一些你不具备的技能并且你不知道需要多长时间才能学习，那可能是一个糟糕的情况。
想象一下你的课堂项目之一是创建海报的场景。 您的意图是使用某种成像软件为海报制作具有专业外观的图形和图表，但是您以前从未以这种方式使用过该软件。 看起来很简单，但是一旦开始，你会发现图表一直以错误的分辨率打印。 你在网上搜索解决方案，但你唯一能找到的就是你在不同的设置中重新创建它们。 不幸的是，该项目的这一部分现在将花费两倍的时间。
从这种情况中恢复过来可能非常困难，如果在开始之前花点时间学习如何正确地做到这一点，或者至少在日程安排中安排一些时间来学习和练习，本来可以避免这种情况。
设定截止日期
当然，处理时间管理的最佳方法是设定切合实际的截止日期，要考虑到哪些要素取决于其他要素以及完成这些要素的顺序。 给自己两天时间写一部长达20页的小说作品并不是很现实，因为即使是许多专业作家平均每天只有6页。 你的意图可能是有根据的，但是你使用不切实际的截止日期不会很成功。
设定适当的截止日期并坚持这些截止日期非常重要，以至于本章其余部分中有几节涉及有效的截止日期做法。
灵活一点
具有讽刺意味的是，这份清单上的项目是在强烈鼓励人们设定最后期限并遵守最后期限之后提出的，就是建议保持灵活性。 灵活性之所以列出这份清单，是因为即使是最完善的计划和最准确的时间管理工作也可能发生意想不到的转变。 保持灵活性背后的想法是，当某些事情发生拖延时，重新调整计划和截止日期。 在这种情况下，你能做的最糟糕的事情就是惊慌失措，或者干脆停止工作，因为你精心规划的下一步突然变成了障碍。 当你看到计划中的某些内容可能成为问题的那一刻，就是什么时候开始重新调整你的计划。
在此过程中调整计划非常普遍。 事实上，许多专业的项目经理已经了解到，似乎总会有事情发生，或者总会有一些延迟，他们已经开发出一种方法来应对对一定灵活性的不可避免的需求。 从本质上讲，你可以说他们甚至从一开始就为问题、错误或延误做好计划，而且他们通常会为每项任务增加一点额外时间，以帮助确保问题不会使整个项目脱轨，或者项目的完成不会错过最后的截止日期。
“当你完成任务时，一定要时刻进行监控和调整，以确保你完成任务。”
学生档案
“在大学期间，我记得有一次我连续两个晚上醒着试图为即将到来的期中考试补习的例子。 我很快了解到，在全职工作的同时努力完成大学学习是一项重大挑战。 由于无法管理我的职责，我大学的第一年非常痛苦。 我经历了很多反复试验，才发现时间管理是关键。 根据我的经验，我推断出这项技能的三个重要组成部分。 首先，了解自己的价值观势在必行。 价值观将作为指导，这将帮助你确定哪些行动使你更接近目标，哪些不是。 其次，了解你的限制。 约束（以时间或其他责任的形式）可以帮助您设置参数，在该参数范围内您可以高效运作。 最后一个组成部分是行动。 这个组件对我来说是最难掌握的，但却是最富有成效的。 因为在不采取适当行动的情况下了解价值观和局限性并不能达到任何有意义的目的。 我坚信，学习时间管理可以为积极的大学体验做出巨大贡献。”
—Firdavs Khaydarov，明尼苏达州立大学曼卡托分校心理学专业
在哪里工作的重要性
图\(\PageIndex{12}\)：你在哪里工作可能和何时工作一样重要。 （来源：Mads Bodker /Flickr /Attribution 2.0 Generic（CC BY 2.0））
确保你能够按时完成任务的很大一部分是创造条件，使你能够很好地完成工作。 这在很大程度上与你将要工作的环境有关。 这不仅包括工作区等物理空间，还包括其他条件，例如不受干扰以及身体健康和心理态度。
合适的空间
简单的事情，比如你准备在哪里工作，不仅可以提高你的效率，还可以影响你的工作水平，甚至影响你能否完成工作。 这方面的一个例子可能是在笔记本电脑上打字。 虽然躺在沙发上打一张长纸似乎更舒服，但坐在桌子或桌子前实际上可以提高打字速度并减少错误的次数。 即使是你使用的鼠标类型也会影响你的工作方式，而使用你熟悉的鼠标可以产生很大的不同。
还有许多其他因素可以发挥作用。 你有足够的空间吗？ 空间是否混乱，或者你有足够的空间来存放参考材料和其他你可能需要的东西，触手可及？ 还有其他方法可以更有效率吗？ 例如，购买便宜的第二台显示器（即使是二手显示器）可能是减少一次可以显示多个文档所花费时间的关键。
关键是要找到对你有用的东西，把你的工作空间当作完成任务所需的另一项重要资源。
无干扰
没有什么比在你身边分散注意力的同时努力工作更令人沮丧的了。 如果其他人不断打扰你，或者有些事情使你的注意力从手头的任务上移开，那么一切都需要更长的时间，而且你更容易出错。 4
许多人说，如果分散注意力，他们更喜欢让电视或收音机保持开启状态，但事实是，在需要集中注意力时，干扰过多的环境几乎没有帮助。 在决定电视或健谈的室友在你工作时不会打扰你之前，请诚实地评估一下你在工作中断的情况下创作的作品与没有工作时相比较。
如果你发现在没有干扰的情况下工作效果更好，那么创建一个减少干扰的环境是个好主意。 这可能意味着你必须去私人房间、戴耳机或去图书馆等地方工作。 无论如何，无干扰环境的重要性怎么强调都不为过。
在正确的时间工作
大多数人在一天中都要服从自己的节奏、周期和偏好。 有些人在早晨机敏而精力充沛，而另一些人则被视为 “夜猫子”，更喜欢在其他人入睡后工作。 了解自己的周期并利用它们来发挥自己的优势可能很重要。 很少有人在身体或精神上精疲力尽时尽力而为。 正如身体不适时可能难以工作一样，当你疲倦或情绪低落时，尝试学习或做心理锻炼也可能成为障碍。
你的工作环境肯定包括你自己的心态和身体健康。 两者都会对你的学习和生产能力产生重大影响。 因此，不仅重要的是要了解自己的条件和工作偏好，而且要真正努力创造在这些领域对你有所帮助的条件。 一种方法是留出特定的时间来完成某些类型的工作。 你可能会发现吃完饭后集中注意力更强。 如果是这样的话，那就养成每晚晚饭后做作业的习惯。 或者你准备好睡觉后可能会喜欢多读书，这样你就可以在晚上睡觉之前完成阅读作业。 有些人发现自己在一天中的某个时间更有创造力，或者在微妙的灯光下写作更舒服。 值得花时间寻找最适合你的条件，这样你就可以利用这些条件。
分析问题
学生工作环境调查
分析：花点时间考虑你将在哪里工作以及何时工作。 你能做些什么来帮助确保你的工作环境是有用的，而不是有害的？ 你知道什么对你不起作用？ 你将采取什么措施来防止这些不利条件蔓延到你的工作环境中？
以下是一份快速调查，可帮助您确定自己在工作空间、工作时间和干扰方面的偏好。 对每个选项进行排名：1—4，1 表示 “最不像我”，4 表示 “最像我”。
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- 我发现身边有其他声音或声音很难读懂。
- 一天中的某些时候我可以更加专注。
- 我的情绪或情绪会干扰我的注意力
