13.4: نظم المعلومات الإدارية

Last updated
Save as PDF

Page ID: 192429

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)\(\newcommand{\AA}{\unicode[.8,0]{x212B}}\)

3. ما أنواع الأنظمة التي تشكل نظام المعلومات الإدارية النموذجي للشركة؟

في حين يستخدم الأفراد برامج إنتاجية الأعمال مثل معالجة النصوص وجداول البيانات وبرامج الرسومات لإنجاز مجموعة متنوعة من المهام، فإن مهمة إدارة احتياجات معلومات الشركة تقع على عاتق أنظمة المعلومات الإدارية: المستخدمين والأجهزة والبرامج التي تدعم صنع القرار. تقوم أنظمة المعلومات بجمع وتخزين البيانات الرئيسية للشركة وإنتاج المعلومات التي يحتاجها المديرون للتحليل والتحكم واتخاذ القرار.

تستخدم المصانع أنظمة المعلومات المستندة إلى الكمبيوتر لأتمتة عمليات الإنتاج وطلب المخزون ومراقبته. تستخدمها معظم الشركات لمعالجة طلبات العملاء والتعامل مع الفواتير ومدفوعات البائعين. تستخدم البنوك مجموعة متنوعة من أنظمة المعلومات لمعالجة المعاملات مثل الودائع والسحب من أجهزة الصراف الآلي ومدفوعات القروض. تتضمن معظم معاملات المستهلك أيضًا أنظمة معلومات. عند تسجيل الخروج من السوبر ماركت أو حجز غرفة فندق عبر الإنترنت أو تنزيل الموسيقى عبر الإنترنت، تقوم أنظمة المعلومات بتسجيل وتتبع المعاملة ونقل البيانات إلى الأماكن الضرورية.

تمتلك الشركات عادةً عدة أنواع من أنظمة المعلومات، بدءًا من الأنظمة لمعالجة المعاملات. أنظمة دعم الإدارة هي أنظمة ديناميكية تسمح للمستخدمين بتحليل البيانات لعمل التوقعات وتحديد اتجاهات الأعمال ووضع نماذج لاستراتيجيات الأعمال. تعمل أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب على تحسين تدفق الاتصالات في جميع أنحاء المؤسسة. يخدم كل نوع من أنظمة المعلومات مستوى معينًا من صنع القرار: التشغيلي والتكتيكي والاستراتيجي. يوضح الشكل 13.6 العلاقة بين معالجة المعاملات وأنظمة دعم الإدارة وكذلك مستويات الإدارة التي تخدمها. دعونا نلقي نظرة أكثر تفصيلاً على كيفية استخدام الشركات والمديرين لأنظمة معالجة المعاملات ودعم الإدارة لإدارة المعلومات.

أنظمة معالجة المعاملات

يبدأ نظام المعلومات المتكامل للشركة بنظام معالجة المعاملات (TPS). يتلقى TPS البيانات الأولية من مصادر داخلية وخارجية ويقوم بإعداد هذه البيانات للتخزين في قاعدة بيانات مشابهة لقاعدة بيانات الحواسيب الصغيرة ولكنها أكبر بكثير. في الواقع، يتم تخزين جميع البيانات الرئيسية للشركة في قاعدة بيانات ضخمة واحدة تصبح مصدر المعلومات المركزي للشركة. كما ذكرنا سابقًا، يتتبع نظام إدارة قواعد البيانات البيانات ويسمح للمستخدمين بالاستعلام عن قاعدة البيانات للحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها.

مجال مدير العمليات هو المكان الذي تتدفق فيه مصادر البيانات الداخلية والخارجية إلى نظام معالجة المعاملات. يتدفق هذا إلى قاعدة بيانات داخلية، وهو الآن في مجال التداخل للمديرين التشغيليين والمديرين المتوسطين. هناك 4 فروع من قاعدة البيانات الداخلية. أولاً، نظام الإبلاغ عن المعلومات. تتداخل الفروع الثلاثة التالية مع المديرين المتوسطين وكبار المديرين التنفيذيين. يذهب الفرع الثاني إلى الأنظمة الخبيرة والقرارات المقترحة. الفرع الثالث يذهب إلى دعم القرار، ثم إلى الحلول الممكنة، تحت إشراف كبار المديرين التنفيذيين فقط. أما الفرع الرابع فيتجه إلى نظم المعلومات التنفيذية، التي تغذيها قواعد بيانات خارجية، وهي المجال التنفيذي الأول. — الشكل **13.6** **نظام المعلومات المتكامل للشركة (المرجع**: حقوق الطبع والنشر: جامعة رايس، OpenStax، بموجب ترخيص CC BY 4.0.)

يمكن تحديث قاعدة البيانات بطريقتين: معالجة الدفعات، حيث يتم جمع البيانات خلال فترة زمنية معينة ومعالجتها معًا، والمعالجة عبر الإنترنت أو في الوقت الفعلي، والتي تعالج البيانات عندما تصبح متاحة. تستخدم المعالجة المجمعة موارد الكمبيوتر بكفاءة عالية وهي مناسبة تمامًا للتطبيقات مثل معالجة كشوف المرتبات التي تتطلب معالجة دورية بدلاً من المعالجة المستمرة. تحافظ المعالجة عبر الإنترنت على تحديث بيانات الشركة. عند إجراء حجز طيران، يتم إدخال المعلومات في نظام معلومات شركة الطيران، وتتلقى تأكيدًا سريعًا، عادةً من خلال بريد إلكتروني. تعد المعالجة عبر الإنترنت أكثر تكلفة من المعالجة المجمعة، لذلك يجب على الشركات الموازنة بين التكلفة والفائدة. على سبيل المثال، قد يستخدم المصنع الذي يعمل على مدار الساعة المعالجة في الوقت الفعلي للمخزون والمتطلبات الأخرى الحساسة للوقت ولكنه يعالج بيانات المحاسبة على دفعات طوال الليل.

القرارات والقرارات: أنظمة الدعم الإداري

تعمل أنظمة معالجة المعاملات على أتمتة عمليات المكتب الخلفي الروتينية والمملة مثل المحاسبة ومعالجة الطلبات وإعداد التقارير المالية. إنها تقلل النفقات الكتابية وتوفر المعلومات التشغيلية الأساسية بسرعة. تستخدم أنظمة دعم الإدارة (MSS) قاعدة البيانات الرئيسية الداخلية لإجراء تحليلات عالية المستوى تساعد المديرين على اتخاذ قرارات أفضل.

تعد تقنيات المعلومات مثل تخزين البيانات جزءًا من MSSs الأكثر تقدمًا. يجمع مستودع البيانات بين العديد من قواعد البيانات عبر الشركة بأكملها في قاعدة بيانات مركزية واحدة تدعم اتخاذ القرارات الإدارية. من خلال مستودع البيانات، يمكن للمديرين الوصول بسهولة إلى البيانات ومشاركتها عبر المؤسسة للحصول على نظرة عامة شاملة بدلاً من مجرد شرائح معزولة من المعلومات. تتضمن مستودعات البيانات برامج لاستخراج البيانات من قواعد البيانات التشغيلية، والحفاظ على البيانات في المستودع، وتوفير البيانات للمستخدمين. يمكنهم تحليل البيانات بشكل أسرع بكثير من أنظمة معالجة المعاملات. قد تحتوي مستودعات البيانات على العديد من مجموعات البيانات والمجموعات الفرعية الخاصة لمستودع البيانات الذي يتعامل كل منها مع منطقة واحدة من البيانات. يتم تنظيم مجموعات البيانات للتحليل السريع.

تستخدم الشركات مستودعات البيانات لجمع البيانات وتأمينها وتحليلها لأغراض عديدة، بما في ذلك أنظمة إدارة علاقات العملاء، واكتشاف الاحتيال، وتحليل خط الإنتاج، وإدارة أصول الشركة. قد يرغب تجار التجزئة في تحديد الخصائص الديموغرافية للعملاء وأنماط التسوق لتحسين استجابات البريد المباشر. يمكن للبنوك اكتشاف الاحتيال على بطاقات الائتمان بسهولة أكبر، بالإضافة إلى تحليل أنماط استخدام العملاء.

وفقًا لـ Forrester Research، تستخدم حوالي 60 بالمائة من الشركات التي تبلغ إيراداتها مليار دولار أو أكثر مستودعات البيانات كأداة إدارية. تحولت شركة Union Pacific (UP)، وهي سكة حديدية تبلغ تكلفتها 19 مليار دولار، إلى تقنية مستودعات البيانات لتبسيط عملياتها التجارية. من خلال دمج أنظمة منفصلة متعددة، حققت UP نظام سلسلة التوريد الموحد الذي عزز أيضًا خدمة العملاء. يقول روجر بريسناهان، المهندس الرئيسي: «قبل إنشاء مستودع البيانات الخاص بنا، كانت لدينا أنظمة مواقد». «لم يتحدث أي منهم مع بعضهم البعض.. لم نتمكن من الحصول على صورة كاملة للسكك الحديدية».

استغرق إنشاء نظام مستودع بيانات UP سنوات عديدة ومشاركة 26 قسمًا. كانت النتائج تستحق الجهد المبذول: يمكن لـ UP الآن إجراء تنبؤات أكثر دقة وتحديد أفضل طرق المرور وتحديد قطاعات السوق الأكثر ربحية. أدت القدرة على التنبؤ بالأنماط الموسمية وإدارة تكاليف الوقود عن كثب إلى توفير ملايين الدولارات من خلال تحسين استخدام القاطرات والأصول الأخرى ومن خلال إدارة الطاقم بشكل أكثر كفاءة. في غضون ثلاث سنوات فقط، أفاد بريسناهان، أن نظام مستودع البيانات قد دفع ثمنه. ¹²

في المستوى الأول من MSS يوجد نظام إبلاغ المعلومات، والذي يستخدم البيانات الموجزة التي تجمعها TPS لإنتاج تقارير مجدولة بشكل منتظم وتقارير خاصة. يعتمد مستوى التفاصيل على المستخدم. قد يحصل موظفو الرواتب في الشركة على تقرير رواتب أسبوعي يوضح كيفية تحديد راتب كل موظف. قد يتلقى المديرون رفيعو المستوى تقريرًا موجزًا عن كشوف المرتبات يوضح إجمالي تكلفة العمالة والعمل الإضافي حسب القسم ومقارنة تكاليف العمالة الحالية مع تلك الموجودة في العام السابق. تعرض تقارير الاستثناءات الحالات التي تفشل في تلبية بعض المعايير. سيساعد تقرير استثناء الحسابات المستحقة الذي يسرد جميع العملاء الذين لديهم حسابات متأخرة موظفي التحصيل على تركيز عملهم. يتم إنشاء التقارير الخاصة فقط عندما يطلبها المدير؛ على سبيل المثال، يمكن لتقرير يوضح المبيعات حسب المنطقة ونوع العميل تسليط الضوء على أسباب انخفاض المبيعات.

أنظمة دعم القرار

يساعد نظام دعم القرار (DSS) المديرين على اتخاذ القرارات باستخدام نماذج الكمبيوتر التفاعلية التي تصف العمليات في العالم الحقيقي. يستخدم DSS أيضًا بيانات من قاعدة البيانات الداخلية ولكنه يبحث عن بيانات محددة تتعلق بالمشاكل المطروحة. إنها أداة للإجابة على أسئلة «ماذا لو» حول ما سيحدث إذا أجرى المدير تغييرات معينة. في الحالات البسيطة، يمكن للمدير إنشاء جدول بيانات ومحاولة تغيير بعض الأرقام. على سبيل المثال، يمكن للمدير إنشاء جدول بيانات لإظهار مقدار العمل الإضافي المطلوب إذا زاد عدد العمال أو انخفض. باستخدام النماذج، يدخل المدير في الكمبيوتر القيم التي تصف موقفًا معينًا، ويقوم البرنامج بحساب النتائج. يمكن لمديري التسويق في شركة أثاث تشغيل نماذج DSS التي تستخدم بيانات المبيعات والافتراضات الديموغرافية لتطوير توقعات أنواع الأثاث التي من شأنها أن تروق للمجموعات السكانية الأسرع نموًا.

يمكن للشركات استخدام برنامج التحليلات التنبؤية لتحسين نظام إدارة المخزون واستخدام البيانات الضخمة لاستهداف شرائح العملاء للمنتجات الجديدة وامتدادات الخطوط.

صورة فوتوغرافية تظهر طبيبًا في غرفة الإنعاش يقف بجانب المريض. — الشكل **13.7** تساعد أنظمة دعم القرار الشركات من خلال توفير البيانات الكمية والنماذج التنبؤية التي تساعد في حل المشكلات واتخاذ القرار. الآن تريد صناعة الرعاية الصحية هذه التكنولوجيا في المستشفيات لتحسين ممارسة الطب. تقود الجمعية الأمريكية للمعلوماتية الطبية الجهود المبذولة من أجل نظام دعم القرار السريري، والتي تعتقد أن نظام DSS الوطني يمكن أن يساعد الأطباء في تشخيص الأمراض وعلاجها. *ما هي إيجابيات وسلبيات اعتماد المهنيين الطبيين على DSS للمساعدة في علاج المرضى؟* (مصدر الصورة: أكسيل جيلين/فليكر/إسناد 2.0 جينيريك (CC BY 2.0))

نظم المعلومات التنفيذية

على الرغم من أن نظام المعلومات التنفيذية (EIS) يشبه نظام DSS، إلا أنه مخصص لمدير تنفيذي فردي. توفر هذه الأنظمة معلومات محددة للقرارات الاستراتيجية. على سبيل المثال، قد تتضمن EIS الخاصة بالرئيس التنفيذي جداول بيانات خاصة تقدم بيانات مالية تقارن الشركة بمنافسيها الرئيسيين ورسوم بيانية توضح الاتجاهات الاقتصادية والصناعية الحالية.

أنظمة الخبراء

يقدم نظام الخبراء للمديرين نصائح مماثلة لما سيحصلون عليه من مستشار بشري. يمكّن الذكاء الاصطناعي أجهزة الكمبيوتر من التفكير وتعلم حل المشكلات بنفس الطريقة التي يفعلها البشر، باستخدام منطق «ماذا لو». على الرغم من أنها مكلفة ويصعب إنشاؤها، إلا أن الأنظمة الخبيرة تجد طريقها إلى المزيد من الشركات مع العثور على المزيد من التطبيقات. يمكن أيضًا تشغيل أنظمة الخبراء منخفضة المستوى على الأجهزة المحمولة. تساعد الأنظمة المتطورة شركات الطيران على نشر الطائرات والأطقم بشكل مناسب، وهو أمر بالغ الأهمية للعمليات الفعالة لشركات النقل. ستكون تكلفة توظيف عدد كافٍ من الأشخاص للقيام بهذه المهام التحليلية المستمرة باهظة الثمن. كما تم استخدام أنظمة الخبراء للمساعدة في استكشاف النفط وجدولة نوبات عمل الموظفين وتشخيص الأمراض. تحل بعض الأنظمة الخبيرة محل الخبراء البشريين، بينما تساعدهم أنظمة أخرى.

فحص المفهوم

ما هي الأنواع الرئيسية لنظم المعلومات الإدارية، وماذا تفعل كل منها؟
قم بالتمييز بين أنواع أنظمة دعم الإدارة، وقدم أمثلة على كيفية استخدام الشركات لكل منها.