13.5: إدارة التكنولوجيا والتخطيط

Last updated
Save as PDF

Page ID: 192410

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)\(\newcommand{\AA}{\unicode[.8,0]{x212B}}\)

4. كيف يمكن لإدارة التكنولوجيا والتخطيط مساعدة الشركات على تحسين أنظمة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بها؟

بمساعدة أجهزة الكمبيوتر، أنتج الأشخاص المزيد من البيانات في الثلاثين عامًا الماضية مقارنة بـ 5,000 عام سابقة مجتمعة. تقوم الشركات اليوم باستثمارات كبيرة في تكنولوجيا المعلومات لمساعدتها على إدارة هذه الكمية الهائلة من البيانات وتحويل البيانات إلى معرفة وتسليمها إلى الأشخاص الذين يحتاجون إليها. ومع ذلك، في كثير من الحالات، لا تجني الشركات الفوائد المرجوة من هذه النفقات. من بين الشكاوى النموذجية من كبار المديرين التنفيذيين أن الشركة تنفق الكثير ولا تحصل على الأداء الكافي والمردود من استثمارات تكنولوجيا المعلومات، ولا تتعلق هذه الاستثمارات باستراتيجية الأعمال، ويبدو أن الشركة تشتري أحدث التقنيات من أجل التكنولوجيا والاتصالات بين متخصصي تكنولوجيا المعلومات ومستخدمي تكنولوجيا المعلومات الفقراء.

قم بتحسينه!

إن إدارة عمليات تكنولوجيا المعلومات على مستوى المؤسسة، خاصة عندما تمتد هذه العمليات غالبًا عبر مواقع وتطبيقات برمجية وأنظمة متعددة، ليست مهمة سهلة. يجب على مديري تكنولوجيا المعلومات التعامل ليس فقط مع الأنظمة في الموقع؛ يجب عليهم أيضًا الإشراف على الشبكات والتقنيات الأخرى، مثل الأجهزة المحمولة التي تتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني، التي تربط الموظفين الذين يعملون في مواقع تتراوح من المدينة المجاورة إلى قارة أخرى. في الوقت نفسه، يواجه مديرو تكنولوجيا المعلومات قيودًا على الوقت وقيود الميزانية، مما يجعل وظائفهم أكثر صعوبة.

قد تجد الشركات النامية نفسها بهيكل تكنولوجيا معلومات لامركزي يتضمن العديد من الأنظمة المنفصلة وتكرار الجهود. تحتاج الشركة التي ترغب في الدخول أو التوسع في التجارة الإلكترونية إلى أنظمة مرنة بما يكفي للتكيف مع هذا السوق المتغير. يعد أمان المعدات والبيانات مجالًا مهمًا آخر، والذي سنتناوله لاحقًا في الفصل.

الهدف هو تطوير خطة تقنية متكاملة على مستوى الشركة توازن بين الحكم التجاري والخبرة التكنولوجية والاستثمار التكنولوجي. يتطلب تخطيط تكنولوجيا المعلومات جهدًا منسقًا بين كبار المديرين التنفيذيين للشركة ومديري تكنولوجيا المعلومات ومديري وحدات الأعمال لتطوير خطة شاملة. يجب أن تأخذ هذه الخطط في الاعتبار الأهداف الاستراتيجية للشركة وكيف ستساعد التكنولوجيا المناسبة المديرين على الوصول إلى تلك الأهداف.

تتجاوز إدارة التكنولوجيا والتخطيط شراء التكنولوجيا الجديدة. تقوم الشركات اليوم بخفض ميزانيات تكنولوجيا المعلومات بحيث يُطلب من المديرين القيام بالمزيد بموارد أقل. إنهم ينفذون مشاريع تعزز استثماراتهم في التكنولوجيا التي يمتلكونها بالفعل، ويجدون طرقًا لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة وتحسين الاستخدام.

إدارة موارد المعرفة

ونتيجة لانتشار المعلومات، نشهد أيضًا تحولًا كبيرًا من إدارة المعلومات إلى رؤية أوسع تركز على إيجاد الفرص وإطلاق العنان لقيمة الأصول الفكرية بدلاً من الأصول المادية. في حين أن إدارة المعلومات تتضمن جمع المعلومات ومعالجتها وتكثيفها، فإن المهمة الأكثر صعوبة لإدارة المعرفة (KM) تركز على البحث وجمع وتنظيم وتبادل المعرفة الجماعية للمؤسسة لتحسين الإنتاجية وتعزيز الابتكار، واكتسب ميزة تنافسية. حتى أن بعض الشركات تقوم بإنشاء منصب جديد، وهو كبير مسؤولي المعرفة، لرئاسة هذا الجهد. ¹³

تستخدم الشركات أنظمة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بها لتسهيل المشاركة المادية للمعرفة. لكن الأجهزة والبرامج الأفضل ليست الحل لـ KM. لا تعتمد KM على التكنولوجيا، بل هي ممارسة تجارية تستخدم التكنولوجيا. التكنولوجيا وحدها لا تشكل KM، ولا هي الحل لـ KM. بدلاً من ذلك، فإنه يسهل KM. يدرك المسؤولون التنفيذيون الذين لديهم مبادرات إدارة المعرفة الناجحة أن إدارة المعرفة لا تتعلق بشراء تطبيق برمجي رئيسي يعمل كمستودع للبيانات وينسق كل رأس المال الفكري للشركة. وفقًا لميليندا بيكرستاف، نائبة رئيس إدارة المعرفة في Bristol-Myers Squibb (BMS)، فإن أي نهج «رائد باستخدام التكنولوجيا» هو طريق مؤكد للفشل. يوضح بيكرستاف: «يجب النظر إلى إدارة المعرفة على أنها حل مشاكل الأعمال، وليس كمفهوم مجرد».

تتطلب إدارة المعرفة الفعالة نهجًا متعدد التخصصات ينسق جميع جوانب معرفة المنظمة. يتطلب تغييرًا كبيرًا في السلوك وكذلك التكنولوجيا للاستفادة من قوة أنظمة المعلومات، وخاصة الإنترنت، وموارد رأس المال البشري للشركة. تتمثل الخطوة الأولى في خلق ثقافة معلومات من خلال الهيكل التنظيمي والمكافآت التي تعزز طريقة أكثر مرونة وتعاونية للعمل والتواصل. إن نقل المؤسسة نحو إدارة المعارف ليس بالمهمة السهلة، ولكنه يستحق الجهد المبذول من حيث خلق بيئة أكثر تعاونًا، والحد من ازدواجية الجهود، وزيادة المعرفة المشتركة. يمكن أن تكون الفوائد كبيرة من حيث النمو والوقت والمال.

في Bristol-Meyers Squibb، وهي شركة أدوية كبرى، بدأت Bickerstaff تنفيذ KM من خلال البحث عن مشاكل محددة تتعلق بالمعلومات لحلها حتى توفر الشركة الوقت و/أو المال. على سبيل المثال، علمت أن علماء الشركة يقضون حوالي 18 بالمائة من وقتهم في البحث في قواعد بيانات متعددة للعثور على براءات الاختراع وغيرها من المعلومات. إن مجرد دمج قواعد البيانات ذات الصلة أعطى الباحثين القدرة على إجراء عمليات بحث أسرع. تضمن المشروع الأكثر تعقيدًا تجميع أفضل الممارسات لفرق تطوير الأدوية بأفضل معدلات موافقة إدارة الغذاء والدواء حتى تتمكن المجموعات الأخرى من الاستفادة. بدلاً من إرسال النماذج التي يمكن وضعها جانبًا بسهولة، رتب Bickenstaff لإجراء مقابلات وجلسات الدروس المستفادة. ثم تم تطوير المعلومات إلى مقالات مثيرة للاهتمام بدلاً من تقارير الشركات الجافة. ¹⁴

تخطيط التكنولوجيا

توفر خطة التكنولوجيا الجيدة للموظفين الأدوات التي يحتاجونها لأداء وظائفهم على أعلى مستويات الكفاءة. الخطوة الأولى هي تقييم الاحتياجات العامة، يليه ترتيب المشاريع والخيارات المحددة للأجهزة والبرامج. يطرح الجدول 13.3 بعض الأسئلة الأساسية التي يجب على مديري الإدارات والمتخصصين في تكنولوجيا المعلومات طرحها عند التخطيط لمشتريات التكنولوجيا.

أسئلة لتخطيط مشاريع تكنولوجيا المعلومات
ما هي الأهداف العامة للشركة؟ ما هي المشاكل التي تريد الشركة حلها؟ كيف يمكن للتكنولوجيا أن تساعد في تحقيق هذه الأهداف وحل المشكلات؟ ما هي أولويات تكنولوجيا المعلومات للشركة، على المدى القصير والطويل؟ ما نوع البنية التحتية التكنولوجية (المركزية أو اللامركزية) التي تخدم احتياجات الشركة بشكل أفضل؟ ما التقنيات التي تلبي متطلبات الشركة؟ هل الأجهزة والبرامج الإضافية مطلوبة؟ إذا كان الأمر كذلك، فهل ستندمج مع أنظمة الشركة الحالية؟ هل يشمل تصميم النظام وتنفيذه الأشخاص والتغييرات في العمليات، بالإضافة إلى التغييرات التكنولوجية؟ هل لديك القدرات الداخلية لتطوير وتنفيذ التطبيقات المقترحة، أم يجب عليك إحضار متخصص خارجي؟

أسئلة لتخطيط مشاريع تكنولوجيا المعلومات

ما هي الأهداف العامة للشركة؟
ما هي المشاكل التي تريد الشركة حلها؟
كيف يمكن للتكنولوجيا أن تساعد في تحقيق هذه الأهداف وحل المشكلات؟
ما هي أولويات تكنولوجيا المعلومات للشركة، على المدى القصير والطويل؟
ما نوع البنية التحتية التكنولوجية (المركزية أو اللامركزية) التي تخدم احتياجات الشركة بشكل أفضل؟
ما التقنيات التي تلبي متطلبات الشركة؟
هل الأجهزة والبرامج الإضافية مطلوبة؟ إذا كان الأمر كذلك، فهل ستندمج مع أنظمة الشركة الحالية؟
هل يشمل تصميم النظام وتنفيذه الأشخاص والتغييرات في العمليات، بالإضافة إلى التغييرات التكنولوجية؟
هل لديك القدرات الداخلية لتطوير وتنفيذ التطبيقات المقترحة، أم يجب عليك إحضار متخصص خارجي؟

الجدول 13-3

بمجرد أن يحدد المديرون المشاريع ذات المعنى التجاري، يمكنهم اختيار أفضل المنتجات لاحتياجات الشركة. الخطوة الأخيرة هي تقييم الفوائد المحتملة للتكنولوجيا من حيث الكفاءة والفعالية. من أجل مشروع ناجح، يجب عليك تقييم وإعادة هيكلة العمليات التجارية، واختيار التكنولوجيا، وتطوير النظام وتنفيذه، وإدارة عمليات التغيير لخدمة احتياجاتك التنظيمية على أفضل وجه. يعد تثبيت نظام تكنولوجيا معلومات جديد بالإضافة إلى العمليات التجارية غير الفعالة مضيعة للوقت والمال!

فحص المفهوم

ما هي بعض الطرق التي يمكن للشركة من خلالها إدارة أصولها التكنولوجية لصالحها؟
فرّق بين إدارة المعلومات وإدارة المعرفة. ما الخطوات التي يمكن أن تتخذها الشركات لإدارة المعرفة؟
ضع قائمة بالأسئلة الرئيسية التي يحتاج المديرون إلى طرحها عند التخطيط لعمليات شراء التكنولوجيا.