17.1: هل التخطيط مهم؟

أهداف التعلم

1. افهم أهمية التخطيط ولماذا تحتاج المنظمات إلى التخطيط والتحكم.

التخطيط هو العملية التي من خلالها يحدد المديرون الأهداف ويحددون كيفية تحقيق هذه الأهداف. تحتوي الخطط على عنصرين أساسيين: بيانات النتائج أو الأهداف وبيانات العمل. تمثل بيانات النتائج أو الأهداف الحالة النهائية - الأهداف والنتائج التي يأمل المديرون في تحقيقها. تعكس بيانات العمل الوسائل التي تتحرك بها المنظمات إلى الأمام لتحقيق أهدافها. رئيسة الوزراء البريطانية تيريزا ماي مصممة على تغيير الطريقة التي تتكون بها مجالس إدارة الشركات العامة من الدعوة إلى أن يكون الموظفون جزءًا من كل مجلس إدارة. وكجزء من بيان عملها، دعت إلى تعيين ممثل للموظفين في كل غرفة اجتماعات، تمامًا مثل ميك باركر، عامل السكك الحديدية منذ السبعينيات، الذي ساعد بهدوء في تشكيل عملية صنع القرار كعضو في مجلس الإدارة على رأس شركة النقل العملاقة First Group. ²

التخطيط هو نشاط فكري. ³ من الصعب رؤية المديرين يخططون لأن معظم هذا النشاط يتكشف في أذهان أولئك الذين يقومون بالتخطيط. أثناء التخطيط، يتعين على المديرين التفكير فيما يجب القيام به، ومن سيفعل ذلك، وكيف ومتى سيفعلون ذلك. يفكر المخططون بأثر رجعي (حول الأحداث الماضية) ومستقبلاً (حول الفرص المستقبلية والتهديدات الوشيكة). يتضمن التخطيط التفكير في نقاط القوة والضعف التنظيمية، وكذلك اتخاذ القرارات بشأن الحالات المرغوبة وطرق تحقيقها. ⁴

يجب أن يكون التخطيط للأحداث التنظيمية، سواء في البيئة الداخلية أو الخارجية، عملية مستمرة - جزء من واجبات المدير اليومية والأسبوعية والشهرية ومهمة روتينية لجميع أعضاء المنظمات ذات المشاركة العالية. يجب مراقبة الخطط باستمرار. يجب على المديرين وأعضاء المنظمة الآخرين التحقق لمعرفة ما إذا كانت خططهم بحاجة إلى تعديل لاستيعاب الظروف المتغيرة أو المعلومات الجديدة أو المواقف الجديدة التي ستؤثر على مستقبل المؤسسة. يجب إدارة الخطط بمرونة، حيث تتعرف المنظمات على الظروف الجديدة والمتغيرة. من الواضح أن شركة Calico Candy فشلت في مراقبة خططها بهذه الطريقة. من خلال التفكير في التخطيط كنشاط مستمر، يمكن صياغة أساليب للتعامل مع الفرص والتهديدات الناشئة وغير المتوقعة. التخطيط هو إحدى العمليات التي يمكن من خلالها إعطاء النشاط التنظيمي المعنى والتوجيه.

لماذا يجب على المديرين التخطيط؟

لدى المديرين عدة أسباب لصياغة الخطط لأنفسهم وموظفيهم والوحدات التنظيمية المختلفة: (1) لتعويض عدم اليقين والتغيير؛ (2) تركيز النشاط التنظيمي على مجموعة من الأهداف؛ (3) توفير خريطة طريق منسقة ومنهجية للأنشطة المستقبلية؛ (4) لزيادة الكفاءة الاقتصادية؛ و (5) لتسهيل السيطرة من خلال وضع معيار للنشاط اللاحق.

تساهم عدة قوى في ضرورة التخطيط التنظيمي. أولاً، في البيئة الداخلية، عندما تصبح المنظمات أكبر وأكثر تعقيدًا، تصبح مهمة الإدارة معقدة بشكل متزايد. يحدد التخطيط الأنشطة المستقبلية فيما يتعلق بالأنشطة الأخرى في المنظمة. ثانيًا، عندما تصبح البيئة الخارجية معقدة ومضطربة بشكل متزايد، يزداد مقدار عدم اليقين الذي يواجهه المدير. يمكّن التخطيط المنظمات من التعامل مع بيئتها بشكل منهجي.

وجدت دراسة من جامعة كورنيل وجامعة إنديانا أن الغياب يكلف الشركات 40 مليار دولار سنويًا؛ كان غياب التخطيط أحد أكبر المشاكل التي تواجهها الشركات. الشركات التي تتبع خطة محددة بوضوح في عملياتها اليومية ستكون أكثر نجاحًا من تلك التي لا تفعل ذلك. يقول المؤلفون: «العواقب التنظيمية الخاضعة للرقابة التي من شأنها أن تميل إلى ردع التغيب». ومن المثير للاهتمام أن هذا قد يكون بسيطًا مثل فحص السياسات التنظيمية التي توفر «القواعد» لتغيب الموظفين. ⁵

هل يخطط المديرون حقًا؟

يجب على المديرين التخطيط بشكل رسمي، ولكن هل يفعلون ذلك؟ يؤكد بعض المراقبين أن المديرين عادة ما يكونون مشغولين جدًا بحيث لا يمكنهم الانخراط في شكل منتظم من التخطيط المنهجي. يلاحظ هنري مينتزبيرج، أستاذ الإدارة بجامعة ماكجيل:

عندما يخطط المديرون، فإنهم يفعلون ذلك ضمنيًا في سياق الإجراءات اليومية، وليس في بعض العمليات المجردة المخصصة لمدة أسبوعين في المنتجع الجبلي للمنظمة. يبدو أن خطط الرؤساء التنفيذيين الذين درستهم موجودة فقط في رؤوسهم - كنوايا مرنة، ولكن محددة في كثير من الأحيان... وظيفة الإدارة لا تولد المخططين الانعكاسيين؛ فالمدير هو المستجيب في الوقت الفعلي للمنبهات. ⁶

يختلف الآخرون. بعد مراجعة عدد من الدراسات التي تركز على الدرجة التي يعتبر بها التخطيط والأنشطة الإدارية الأخرى جزءًا لا يتجزأ من الإدارة، ذكر أساتذة الإدارة جيه كارول وجي جيلين أن «وظائف الإدارة الكلاسيكية لفايول وأورويك وغيرها ليست فولكلورًا كما يدعي بعض المعاصرين لكن كتّاب الإدارة يمثلون تجريدات صحيحة لما يفعله المديرون فعليًا وما يجب على المديرين فعله». ⁷ تشير باربرا ألين، رئيسة شركة Sunbelt Research Associates، إلى أنها قامت بقدر كبير من التخطيط قبل إطلاق مشروعها الجديد. الآن بعد أن بدأت تعمل بنجاح، تقوم بمراجعة خططها وتحديثها بشكل دوري. ⁸

غالبًا ما يكون المديرون أشخاصًا مشغولين جدًا. يعمل البعض بدون خطة عمل منهجية؛ ومع ذلك، يخطط العديد من المديرين بشكل منهجي. ⁹ على سبيل المثال، يضع العديد من المديرين خططًا منهجية لكيفية تفاعل مؤسساتهم مع الأزمة. قامت شركة يونايتد إيرلاينز، على سبيل المثال، بإنشاء مجموعة لتخطيط الأزمات. قامت المجموعة بتطوير كتاب خطة الطوارئ للأزمات التابع لشركة يونايتد، والذي يحدد ما يجب على فريق إدارة الأزمات في شركة الطيران القيام به في حالة حدوث أزمة. تعلّق كيري كالاجنا، مديرة شركة Deloitte Risk and Financial Advisory في شركة Deloitte & Touche LLP، بأن ما يصل إلى 20.7% من قيمة الشركة تكمن في السمعة، ولكن الرؤساء التنفيذيين و 77% من أعضاء مجلس الإدارة حددوا مخاطر السمعة باعتبارها المجال الذي يشعرون أنهم أكثر عرضة للخطر وأن 39% فقط لديهم خطة لمعالجتها. ¹⁰

السؤال حول ما إذا كان المديرون يخططون حقًا والملاحظة القائلة بأنهم في كثير من الأحيان مشغولون جدًا بالتراجع إلى قمة الجبل والتفكير في المكان الذي يجب أن تذهب إليه المنظمة وكيف يجب أن تصل إلى هناك تخطئ النقطة: هناك أنواع مختلفة من التخطيط.

الشكل\(\PageIndex{1}\): تيريزا ماي ربما صوتت المملكة المتحدة لمغادرة الاتحاد الأوروبي، وهي خطوة تعرف باسم «خروج بريطانيا من الاتحاد الأوروبي»، ولكن إذا حصلت رئيسة الوزراء تيريزا ماي على طريقها، فقد تبدو الشركات البريطانية أشبه بقليل بتلك الموجودة في دول الاتحاد الأوروبي مثل ألمانيا وفرنسا. تفضل تيريزا ماي إصلاح حوكمة الشركات، بما في ذلك تعيين ممثلي الموظفين في مجالس الإدارة. (تصوير: أرنو ميكور/فليكر/إسناد 2.0 عام (CC BY 2.0))

فحص المفهوم

1. ما هي العملية التي يقوم فيها المديرون بتحديد الأهداف وتحديد كيفية تحقيق هذه الأهداف؟.
2. كيف تؤثر البيئات الداخلية والخارجية للمنظمة ونقاط قوتها وضعفها على عملية التخطيط؟
3. لماذا يجب على المديرين التخطيط؟