16.3: Jinsi Mashirika yanavyotumia Fedha

2. Ni aina gani za matumizi ya muda mfupi na ya muda mrefu ambayo kampuni hufanya?

Ili kukua na kufanikiwa, kampuni lazima iendelee kuwekeza fedha katika shughuli zake. Meneja wa kifedha anaamua jinsi bora ya kutumia fedha za kampuni hiyo. Gharama za muda mfupi zinaunga mkono shughuli za kila siku za kampuni. Kwa mfano, mtengenezaji wa mavazi ya wanariadha Nike hutumia pesa mara kwa mara kununua malighafi kama ngozi na kitambaa na kulipa mishahara ya wafanyakazi. Gharama za muda mrefu ni kawaida kwa ajili ya mali isiyohamishika. Kwa Nike, hizi zingekuwa ni pamoja na matumizi ya kujenga kiwanda kipya, kununua vifaa vya viwanda vya automatiska, au kupata mtengenezaji mdogo wa mavazi ya michezo.

Gharama za muda mfupi

Gharama za muda mfupi, mara nyingi huitwa gharama za uendeshaji, ni matumizi yaliyotumiwa kusaidia shughuli za uzalishaji na kuuza sasa. Wao kawaida kusababisha mali ya sasa, ambayo ni pamoja na fedha na mali nyingine yoyote (akaunti kupokewa na hesabu) ambayo inaweza kubadilishwa kuwa fedha ndani ya mwaka. Lengo la meneja wa kifedha ni kusimamia mali ya sasa hivyo kampuni ina fedha za kutosha kulipa bili zake na kusaidia akaunti zake zinazopokelewa na hesabu.

Usimamizi wa fedha: Assuring Liquidity

Fedha ni damu ya maisha ya biashara. Bila hivyo, kampuni haikuweza kufanya kazi. Kazi muhimu ya meneja wa kifedha ni usimamizi wa fedha, au kuhakikisha kuwa fedha za kutosha zipo karibu kulipa bili wakati zinakuja kutokana na kukidhi gharama zisizotarajiwa.

Biashara wanakadiria mahitaji yao ya fedha kwa kipindi maalum. Makampuni mengi huweka usawa wa chini wa fedha ili kufikia gharama zisizotarajiwa au mabadiliko katika mtiririko wa fedha uliopangwa. Meneja wa fedha anapanga mikopo ili kufidia mapungufu yoyote. Kama ukubwa na muda wa mapato ya fedha karibu mechi ukubwa na muda wa outflows fedha, kampuni inahitaji kuweka tu kiasi kidogo cha fedha kwa mkono. Kampuni ambayo mauzo na risiti zinafaa kutabirika na mara kwa mara kila mwaka inahitaji fedha kidogo kuliko kampuni yenye muundo wa msimu wa mauzo na risiti. Kampuni ya toy, kwa mfano, ambayo mauzo yake yanajilimbikizia katika kuanguka, hutumia fedha nyingi wakati wa spring na majira ya joto ili kujenga hesabu. Ina fedha nyingi wakati wa majira ya baridi na mapema spring, wakati inakusanya juu ya mauzo kutoka msimu wake wa kuuza kilele.

Kwa sababu fedha zilizofanyika katika kuangalia akaunti hupata kidogo, ikiwa kuna, riba, meneja wa kifedha anajaribu kuweka mizani ya fedha chini na kuwekeza fedha za ziada. Ziada zinawekeza kwa muda katika dhamana za soko, uwekezaji wa muda mfupi ambao hubadilishwa kwa urahisi kuwa fedha. Meneja wa kifedha anatafuta uwekezaji mdogo wa hatari ambao hutoa faida kubwa. Tatu ya dhamana maarufu zaidi ya soko ni bili za Hazina, vyeti vya amana, na karatasi ya kibiashara. (Karatasi ya kibiashara ni madeni ya muda mfupi-IOU-iliyotolewa na shirika lenye nguvu kifedha.) Wasimamizi wa fedha wa leo wana zana mpya za kuwasaidia kupata uwekezaji bora wa muda mfupi, kama vile majukwaa ya biashara ya mtandaoni ambayo huokoa muda na kutoa upatikanaji wa aina zaidi za uwekezaji. Hizi zimekuwa muhimu hasa kwa makampuni madogo ambao hawana wafanyakazi mkubwa wa fedha.

Makampuni yenye shughuli za nje ya nchi wanakabiliwa na changamoto kubwa zaidi za usimamizi wa Kuendeleza mifumo ya usimamizi wa fedha za kimataifa inaweza kuonekana rahisi katika nadharia, lakini katika mazoezi ni ngumu sana. Mbali na kushughulika na sarafu nyingi za kigeni, wahifadhi wa hazina wanapaswa kuelewa na kufuata mazoea ya benki na mahitaji ya udhibiti na kodi katika kila nchi. Kanuni zinaweza kuzuia uwezo wao wa kuhamisha fedha kwa uhuru katika mipaka. Pia, kutoa seti ya taratibu za kila ofisi haiwezi kufanya kazi kwa sababu mazoea ya biashara ya ndani yanatofautiana kutoka nchi hadi nchi. Aidha, mameneja wa mitaa wanaweza kupinga mabadiliko ya muundo wa kati kwa sababu hawataki kuacha udhibiti wa fedha zinazozalishwa na vitengo vyao. Corporate mameneja wa fedha lazima kuwa nyeti na ufahamu wa desturi za mitaa na kukabiliana na mkakati centralization ipasavyo.

Mbali na kutafuta usawa sahihi kati ya fedha na dhamana za soko, meneja wa fedha anajaribu kupunguza muda kati ya ununuzi wa hesabu au huduma (pesa za fedha) na ukusanyaji wa fedha kutoka kwa mauzo (mapato ya fedha). Mikakati mitatu muhimu ni kukusanya fedha zinazodaiwa kwa kampuni (akaunti zinazopokewa) haraka iwezekanavyo, kulipa fedha zinazopewa kwa wengine (akaunti zinazolipwa) mwishoni mwa iwezekanavyo bila kuharibu sifa ya mikopo ya kampuni, na kupunguza fedha zilizofungwa katika hesabu.

Kusimamia Akaunti ya Ku

Akaunti zinazopokelewa zinawakilisha mauzo ambayo kampuni bado haijalipwa. Kwa sababu bidhaa imekuwa kuuzwa lakini fedha bado kupokea, akaunti kupokewa kiasi na matumizi ya fedha. Kwa kampuni ya viwanda ya wastani, akaunti zinazopokelewa zinawakilisha asilimia 15 hadi 20 ya mali ya jumla.

Lengo la meneja wa fedha ni kukusanya fedha zinazodaiwa kwa kampuni haraka iwezekanavyo, huku wakitoa masharti ya mikopo ya wateja kuvutia kutosha kuongeza mauzo. Usimamizi wa akaunti zinazopokewa huhusisha kuweka sera za mikopo, miongozo juu ya kutoa mikopo, masharti ya mikopo, na hali maalum za ulipaji, ikiwa ni pamoja na muda gani wateja wanapaswa kulipa bili zao na kama punguzo la fedha hutolewa kwa malipo ya haraka. Kipengele kingine cha usimamizi wa akaunti zinazopokewa ni kuamua juu ya sera za ukusanyaji, taratibu za kukusanya akaunti za muda mrefu.

Kuanzisha sera za mikopo na ukusanyaji ni kitendo cha kusawazisha kwa mameneja wa fedha. Kwa upande mmoja, sera rahisi za mikopo au masharti ya mkopo mkarimu (muda mrefu wa ulipaji au discount kubwa ya fedha) husababisha mauzo ya kuongezeka. Kwa upande mwingine, kampuni ina fedha zaidi akaunti kupokewa. Hatari ya akaunti zisizokusanyika zinazopokelewa pia huongezeka. Biashara zinazingatia athari kwa mauzo, muda wa mtiririko wa fedha, uzoefu na madeni mabaya, maelezo ya wateja, na viwango vya sekta wakati wa kuendeleza sera zao za mikopo na ukusanyaji.

Makampuni ambayo yanataka kuharakisha makusanyo kikamilifu kusimamia akaunti zao zinazopokelewa, badala ya kuruhusu wateja kulipa wakati wanataka. Kulingana na takwimu za hivi karibuni, zaidi ya asilimia 90 ya biashara hupata malipo ya marehemu kutoka kwa wateja, na baadhi ya makampuni huandika asilimia ya madeni yao mabaya, ambayo inaweza kuwa ghali. ⁴

Teknolojia ina jukumu kubwa katika kusaidia makampuni kuboresha utendaji wao wa mikopo na makusanyo. Kwa mfano, makampuni mengi hutumia aina fulani ya maamuzi ya automatiska, ikiwa inakuja kwa njia ya mfumo wa ERP au mchanganyiko wa programu za programu na modules za ziada zinazosaidia makampuni kufanya maamuzi sahihi linapokuja mchakato wa mikopo na ukusanyaji. ⁵

Makampuni mengine huchagua kuondokana na michakato ya biashara ya kifedha na uhasibu kwa wataalamu badala ya kuendeleza mifumo yao wenyewe. Upatikanaji wa teknolojia ya kukata makali na majukwaa maalumu ya elektroniki ambayo itakuwa vigumu na ya gharama kubwa kuendeleza ndani ya nyumba ni kushinda juu ya makampuni ya ukubwa wote. Kutoa udhibiti wa fedha kwa mtu wa tatu haikuwa rahisi kwa CFO. Hatari ni kubwa wakati data za kifedha na nyingine nyeti za ushirika zinahamishiwa kwenye mfumo wa nje wa kompyuta: data inaweza kuathirika au kupotea, au wapinzani wanaweza kuiba data ya ushirika. Pia ni vigumu kufuatilia mtoa nje kuliko wafanyakazi wako mwenyewe. Eneo moja la usambazaji ambalo limevutia wateja wengi ni biashara ya kimataifa, ambayo ina kanuni ambazo hutofautiana kutoka nchi hadi nchi na inahitaji kiasi kikubwa cha nyaraka. Kwa mifumo maalumu ya IT, watoa huduma wanaweza kufuatilia sio tu eneo la kimwili la bidhaa, lakini pia makaratasi yote yanayohusiana na usafirishaji. Gharama za usindikaji kwa bidhaa zinazonunuliwa nje ya nchi ni karibu mara mbili za bidhaa za ndani, hivyo mifumo yenye ufanisi zaidi hulipa. ⁶

Mali

Matumizi mengine ya fedha ni kununua hesabu zinazohitajika na kampuni. Katika kampuni ya kawaida ya viwanda, hesabu ni karibu asilimia 20 ya mali ya jumla. Gharama ya hesabu haijumuishi tu bei yake ya ununuzi, lakini pia kuagiza, utunzaji, kuhifadhi, riba, na gharama za bima.

Uzalishaji, masoko, na mameneja wa fedha huwa na maoni tofauti kuhusu hesabu. Uzalishaji mameneja wanataka kura ya malighafi kwa mkono ili kuepuka ucheleweshaji wa uzalishaji. Wasimamizi wa masoko wanataka bidhaa nyingi za kumaliza kwa mkono ili maagizo ya wateja yanaweza kujazwa haraka. Lakini mameneja wa fedha wanataka hesabu angalau iwezekanavyo bila kuharibu ufanisi wa uzalishaji au mauzo. Wasimamizi wa kifedha wanapaswa kufanya kazi kwa karibu na uzalishaji na masoko ili kusawazisha malengo haya yanayopingana. Mbinu za kupunguza uwekezaji katika hesabu ni usimamizi wa hesabu, mfumo wa wakati tu, na mipango ya mahitaji ya vifaa.

Kwa makampuni ya rejareja, usimamizi wa hesabu ni eneo muhimu kwa mameneja wa kifedha, ambao hufuatilia kwa karibu uwiano wa mauzo ya hesabu. Uwiano huu unaonyesha jinsi hesabu ya haraka inapita kupitia kampuni na imegeuka kuwa mauzo. Ikiwa nambari ya hesabu ni ya juu sana, kwa kawaida itaathiri kiasi cha mtaji wa kazi ambayo kampuni ina mkono, na kulazimisha kampuni kukopa pesa ili kufikia hesabu ya ziada. Ikiwa namba ya uwiano wa mauzo ni ya juu sana, inamaanisha kampuni haina hesabu ya kutosha ya bidhaa kwa mkono ili kukidhi mahitaji ya wateja, ambayo ina maana kwamba wanaweza kuchukua biashara zao mahali pengine. ⁷

Matumizi ya Muda mrefu

Kampuni pia inawekeza fedha katika mali za kimwili kama ardhi, majengo, mashine, vifaa, na mifumo ya habari. Hizi huitwa matumizi ya mji mkuu. Tofauti na gharama za uendeshaji, ambazo zinazalisha faida ndani ya mwaka, faida kutoka kwa matumizi ya mji mkuu hupanua zaidi ya mwaka mmoja. Kwa mfano, ununuzi wa printer wa vyombo vya habari vipya vya uchapishaji na maisha ya matumizi ya miaka saba ni matumizi ya mtaji na inaonekana kama mali isiyohamishika kwenye mizania ya kampuni hiyo. Karatasi, wino, na vifaa vingine, hata hivyo, ni gharama. Kuunganishwa na ununuzi pia huchukuliwa kuwa matumizi ya mji mkuu.

Makampuni hufanya matumizi ya mji mkuu kwa sababu nyingi. Kawaida ni kupanua, kuchukua nafasi au upya mali isiyohamishika, na kuendeleza bidhaa mpya. Makampuni mengi ya viwanda yana uwekezaji mkubwa katika mali ya muda mrefu. Kampuni ya Boeing, kwa mfano, inaweka mabilioni ya dola kwa mwaka katika vituo vya viwanda vya ndege. Kwa sababu matumizi ya mtaji huwa na gharama kubwa na kuwa na athari kubwa katika mustakabali wa kampuni hiyo, meneja wa kifedha anatumia mchakato unaoitwa bajeti ya mji mkuu kuchambua miradi ya muda mrefu na kuchagua wale ambao hutoa faida bora huku akiongeza thamani ya kampuni hiyo. Maamuzi yanayohusisha bidhaa mpya au upatikanaji wa biashara nyingine ni muhimu hasa. Wasimamizi wanaangalia gharama za mradi na kutabiri faida za baadaye mradi utaleta kuhesabu kurudi kwa makadirio ya kampuni kwenye uwekezaji.

KUANGALIA DHANA

1. Tofautisha kati ya gharama za muda mfupi na za muda mrefu.
2. Lengo la meneja wa fedha katika usimamizi wa fedha ni nini? Orodha tatu muhimu mikakati ya usimamizi wa fedha.
3. Eleza nia kuu za kampuni katika kufanya matumizi ya mtaji.