7.6: Muhtasari

7.1 Eleza na Eleza Vipengele vya Mfumo wa Habari wa Uhasibu

• Mfumo wa habari za uhasibu ni seti ya michakato ya biashara ambayo inarekodi shughuli kwa kutumia majarida na leja ( mfumo wa karatasi) au faili za kompyuta (kwa kutumia mfumo wa kompyuta) kuweka wimbo wa pesa za kampuni na mali nyingine.
• Hatua muhimu katika mfumo wa habari za uhasibu ni pembejeo, usindikaji, na pato.
  • Ingiza: Hii ni njia yoyote ya kurekodi shughuli.
  • Usindikaji: Hii ni njia ya kuchanganya aina zinazofanana za habari (kama kuongeza mauzo yote ya fedha pamoja ili kupata jumla ambayo ni tofauti na mauzo yote ya mikopo; halafu kuongeza kila kitu ili kupata mauzo ya jumla).
  • Pato: Njia yoyote inayotumiwa kuonyesha matokeo ya usindikaji ni pato.
  • Hati ya chanzo: Hii ni rekodi kwamba shughuli imefanyika; mara nyingi hutumiwa katika hatua ya pembejeo.
  • Uhifadhi: Hii ni njia yoyote inayotumiwa kuokoa matokeo yanayotokana na mfumo. Takwimu zilizohifadhiwa zinarudishwa na kutumika katika hatua ya pembejeo, usindikaji, au pato. Data ya ziada na maelezo pia huhifadhiwa wakati wa michakato hii.

7.2 Eleza na Eleza Madhumuni ya Majarida Maalum na Umuhimu wao kwa wadau

• Tunatumia majarida maalum ili kuweka wimbo wa aina hiyo ya shughuli.
• Tunatumia majarida maalum ili kuokoa muda kwa sababu aina hiyo ya shughuli hutokea mara kwa mara.
• Kuamua ni jarida gani maalum la kutumia, kwanza uulize, “Je, fedha zinahusika?” Ikiwa jibu ni “Ndiyo,” basi utumie risiti za fedha au jarida la utoaji wa fedha.
• Jarida la risiti za fedha daima hutoa pesa taslimu lakini linaweza kukopesha karibu chochote (hasa mauzo, Akaunti zinazopokelewa, au mkopo mpya kutoka benki).
• Jarida la utoaji wa fedha daima hutoa pesa taslimu lakini linaweza kulipa karibu chochote (Akaunti zinazolipwa, Vidokezo vinavyolipwa, kurudi kwa mauzo na posho, gharama za simu, nk).
• Journal ya mauzo daima hutoa Akaunti ya Kupokewa na daima mikopo ya Mauzo. Kama kampuni inatumia daima hesabu mbinu, pia debits gharama ya bidhaa kuuzwa na mikopo hesabu.
• Journal ya manunuzi daima hutoa Ununuzi (ikiwa unatumia njia ya hesabu ya mara kwa mara) au Mali (ikiwa inatumia njia ya hesabu ya daima) na mikopo Akaunti za Kulipwa.
• Tunaweka usawa wa kila mwezi kutoka kwa kila majarida maalum kwa leja ya jumla mwishoni mwa mwezi.
• Sisi baada ya kutoka majarida yote kwa leja tanzu kila siku.
• Tunatumia jarida la jumla kwa ajili ya shughuli ambazo hazifanani mahali popote pengine-kwa ujumla, kwa ajili ya kurekebisha na kufunga entries, na inaweza kuwa kwa ajili ya mauzo anarudi na/au anarudi ununuzi.
• Legger ndogo ya kupokewa akaunti ina maelezo yote kuhusu akaunti za mtu binafsi.
• Jumla ya akaunti ndogo ya kupokewa akaunti lazima iwe sawa na jumla katika akaunti ya akaunti ya jumla ya akaunti ya akaunti.
• Akaunti ya kulipwa ndogo ya akaunti ina maelezo yote kuhusu akaunti za kibinafsi zinazolipwa.
• Jumla ya akaunti ya kulipwa ndogo ya akaunti lazima iwe sawa na jumla katika akaunti ya akaunti ya jumla ya Akaunti ya kulipwa.

7.3 Kuchambua na Kuandika Shughuli Kutumia Majarida Maal

• Kanuni za fedha risiti majarida: Matumizi wakati wowote kupokea fedha. Daima debit Fedha na mikopo Akaunti kupokewa au akaunti nyingine.
• Kanuni za majarida ya utoaji wa fedha: Wakati wowote hundi inatolewa, kuna lazima kuwe na mikopo kwa fedha na debit kwa AP au kawaida gharama. Daima mikopo Fedha na debit Akaunti Kulipwa au akaunti nyingine.
• Kanuni za majarida ya mauzo: Tumia tu kwa mauzo ya bidhaa kwa mkopo (wakati wateja wanapoza kiasi). Daima debit Akaunti kupokewa na mikopo Mauzo na debit Gharama ya Bidhaa kuuzwa na mikopo Merchandise Mali wakati wa kutumia mfumo wa daima hesabu.
• Kanuni za majarida ya manunuzi: Tumia tu kwa ununuzi wa bidhaa (hesabu) kwa mkopo (unapopakia kiasi). Daima debit Merchandise Mali wakati wa kutumia mfumo wa hesabu daima (au Ununuzi wakati wa kutumia mfumo wa hesabu mara kwa mara) na Akaunti ya mikopo kulipwa.
• Chapisha kila siku kwa leja tanzu.
• Kila mwezi, mwishoni mwa kila mwezi, baada ya jumla ya nguzo zote katika kila jarida, weka kwenye akaunti za jumla za leja ambazo zinajumuisha Akaunti zinazopokelewa na Akaunti za Kulipwa (jumla ya leja) za kudhibiti akaunti. Kumbuka kuwa safu pekee ambayo hutaweka jumla kwenye akaunti ya jumla ya akaunti ni safu ya Akaunti Zingine. Hakuna akaunti ya jumla ya leja inayoitwa Akaunti nyingine. Kama ilivyoelezwa, kila kuingia katika safu hiyo imewekwa moja kwa moja kwenye akaunti yake.

7.4 Kuandaa Ledger Tanzu

• Ratiba ya akaunti zilizopokelewa ni orodha ya akaunti zote za kibinafsi na mizani ambayo hufanya akaunti zinazopokelewa.
• Ratiba ya akaunti zinazolipwa ni orodha ya akaunti zote za kibinafsi na mizani ambayo hufanya akaunti zinazolipwa.

7.5 Eleza Njia za Kazi Zilizo wazi kwa Watu Wenye Elimu ya Pamoja katika Uhasibu na Mifumo ya Habari

• Uchanganuzi wa data, mifumo ya akili ya bandia, sifa za usalama wa data, programu za blockchain, na uhasibu wa uhasibu ni baadhi ya maeneo ambayo hutoa fursa mpya za kazi kwa wataalamu wa uhasibu.
• Kodi itaendelea kutayarishwa kwa kutumia programu inayovuta habari kutoka kwa mfumo wa habari za uhasibu.
• Kuunganisha programu ya uhasibu na usimamizi wa hesabu na malipo ya elektroniki kama kutumiwa na Walmart na Amazon itaweka viwango vipya vya automatisering mchakato wa biashara.
• Uhasibu wa mahakama, usalama wa data, akili bandia, na uchambuzi wa data, ni maeneo yote ambayo makampuni na mashirika ya serikali watatafuta wahitimu wa uhasibu ambao pia wana ujuzi kuhusu mifumo ya habari.

Masharti muhimu

mfumo wa habari za uhasibu (AIS)

seti ya michakato ya biashara ambayo kurekodi shughuli kwa kutumia majarida na leja (kwa mifumo ya karatasi) na faili za kompyuta (kwa mifumo ya kompyuta) kuweka wimbo wa shughuli za kampuni, mchakato data zinazohusiana na shughuli hizi, na kuzalisha pato muhimu kwa ajili ya ndani na nje kufanya maamuzi na uchambuzi

akaunti kulipwa ndogo leja

leja maalum ambayo ina habari kuhusu wachuuzi wote na kiasi tunachowapa; jumla ya akaunti zote katika akaunti zinazolipwa ndogo za akaunti lazima ziwe sawa na jumla ya akaunti za kulipwa akaunti ya udhibiti katika leja ya jumla

akaunti ya kupokewa kudhibiti

akaunti ya kupokewa akaunti katika leja ya jumla

akaunti kupokewa ndogo leja

leja maalum ambayo ina habari kuhusu wateja wote na kiasi wanachodaiwa; jumla ya akaunti zote katika akaunti za kupokewa ndogo ndogo lazima iwe sawa na jumla ya akaunti za kupokewa akaunti ya udhibiti katika leja ya jumla

akili bandia

mifumo ya kompyuta ambayo hufundishwa kutumia hoja na mambo mengine ya akili ya binadamu kuiga baadhi ya kazi ambazo wanadamu hufanya

uchaguzi wa ukaguzi

hatua kwa hatua uchaguzi wa ushahidi kuandika historia ya manunuzi kutoka kuanzishwa kwake na hatua zote kupita mpaka kukamilika

data kubwa

data seti kutoka shughuli online na vyanzo vingine kwamba ni kubwa kwamba programu mpya na mbinu zimeundwa kuchambua na mgodi wao ili waweze kutoa ufahamu katika mwenendo na mifumo ya biashara

blockchain

teknolojia ya msingi Bitcoin imejengwa juu ya; hutoa moja pamoja leja kutumiwa na wote wa vyama kwa shughuli kusababisha nafuu, salama zaidi, na shughuli zaidi binafsi

jarida la utoaji wa fedha

jarida maalum ambalo linatumika kurekodi outflows ya fedha; kila wakati fedha majani ya biashara, kwa kawaida wakati sisi kutoa hundi, sisi kurekodi katika jarida hili

jarida la risiti za fedha

jarida maalum ambalo hutumiwa kurekodi mapato ya fedha; kila wakati tunapokea hundi na sarafu kutoka kwa wateja na wengine, tunarekodi risiti hizi za fedha katika jarida hili

kompyuta ya wingu

kutumia mtandao kufikia programu na vifaa vya kuhifadhi habari zinazotolewa na makampuni (kuna kawaida malipo) badala ya, au kwa kuongeza, kuhifadhi data hii kwenye gari la kampuni ya kompyuta ngumu au fomu ya karatasi

fedha taswira

sarafu ya digital ambayo inatumia mbinu za encryption ili kuthibitisha uhamisho wa fedha lakini inafanya kazi kwa kujitegemea ya benki

data

sehemu ya shughuli za uhasibu kwamba kuanzisha pembejeo kwa mfumo wa habari uhasibu

uchambuzi wa data

kuchambua kiasi kikubwa cha data yanayotokana na shughuli zote za elektroniki zinazotokea katika biashara

kuhifadhi data/habari

njia ya kuokoa data na habari; inaweza kuwa kwenye karatasi, gari ngumu ya kompyuta, au kupitia mtandao ili kuokoa katika wingu

mipango ya rasilimali za biashara (ERP)

mfumo ambayo husaidia kampuni kuboresha shughuli zake na husaidia usimamizi kujibu haraka na mabadiliko

mfumo wa mtaalam

programu ya programu ambayo imejengwa kwenye database; programu inauliza swali na hutumia majibu ya kuuliza swali linalofuata au kutoa ushauri

uhasibu wa mauaji

kutumia uhasibu na ujuzi wa kompyuta kutafuta udanganyifu na kuchambua rekodi za kifedha katika nakala ngumu na muundo wa elektroniki

hatua ya kuuza

hatua ya wakati ambapo shughuli ya mauzo hutokea

mfumo wa hatua-ya-kuuza (POS)

mfumo wa kompyuta kurekodi na mchakato wa kuuza mara moja wakati hutokea, kwa kawaida kwa skanning code bar bidhaa

jarida la ununuzi

jarida maalum ambalo hutumiwa kurekodi manunuzi ya hesabu ya bidhaa kwa mkopo; daima hutoa akaunti ya hesabu ya bidhaa (ikiwa inatumia njia ya hesabu ya daima) au akaunti ya Ununuzi (ikiwa inatumia njia ya mara kwa mara)

jarida la mauzo

jarida maalum ambalo hutumiwa kurekodi mauzo yote kwa mkopo; daima hutoa akaunti za kupokewa na mikopo ya mauzo, na kama kampuni inatumia njia ya hesabu ya daima, pia hutoa gharama za bidhaa zinazouzwa na hesabu ya bidhaa za mikopo.

ratiba ya akaunti zinazolipwa

meza inayoonyesha kila kiasi kilichopwa na ambaye ni lazima kulipwa; jumla ya ratiba inapaswa kuwa sawa na jumla ya akaunti zinazolipwa katika leja ya jumla

ratiba ya akaunti zinazopokelewa

meza inayoonyesha kila mteja na kiasi kilichodaiwa; jumla ya ratiba inapaswa kuwa sawa na jumla ya akaunti zilizopokelewa katika leja ya jumla

hati ya chanzo

hati ya karatasi au rekodi ya elektroniki ambayo hutoa ushahidi kwamba shughuli imetokea na inajumuisha maelezo kuhusu shughuli

jarida maalum

kitabu cha kuingia awali kinachotumiwa kurekodi shughuli za aina hiyo pamoja na jarida la jumla

kurejea-kuzunguka hati

karatasi hati kwamba kuanza mbali kama hati pato kutoka sehemu moja ya mfumo wa habari uhasibu (bili zituma muswada kwa wateja), ambayo inakuwa pembejeo kwa sehemu nyingine ya mfumo wa habari uhasibu baada ya kukamilika kwa awamu ya pili ya mchakato (akaunti kupokewa inapata malipo alifanya juu ya muswada)