3.3: Eleza na Eleza Hatua za awali katika Mzunguko wa Uhasibu

Sura hii juu ya kuchambua na kurekodi shughuli ni ya kwanza ya sura tatu mfululizo (ikiwa ni pamoja na Mchakato wa Marekebisho na Kukamilisha mzunguko wa Uhasibu) kufunika hatua katika moja kuendelea mchakato unaojulikana kama mzunguko wa uhasibu. Mzunguko wa uhasibu ni mchakato wa hatua kwa hatua kurekodi shughuli za biashara na matukio ya kuweka rekodi za kifedha hadi sasa. Utaratibu hutokea kwa kipindi kimoja cha uhasibu na utaanza mzunguko tena katika kipindi kinachofuata. Kipindi ni mzunguko mmoja wa uendeshaji wa biashara, ambayo inaweza kuwa mwezi, robo, au mwaka. Tathmini mzunguko wa uhasibu katika Kielelezo 3.5.

Kielelezo 3.5 Mzunguko wa Uhasibu. (mgawo: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC BY-NC-SA 4.0 leseni)

Kama unavyoweza kuona, mzunguko huanza na kutambua na kuchambua shughuli, na hufikia upeo wa kuingilia upya (ambazo hatujifunika katika kitabu hiki). Mzunguko mzima una maana ya kuweka data za kifedha kupangwa na kupatikana kwa urahisi kwa watumiaji wa ndani na nje wa habari. Katika sura hii, tunazingatia hatua nne za kwanza katika mzunguko wa uhasibu: kutambua na kuchambua shughuli, kurekodi shughuli kwenye jarida, habari za jarida la chapisho kwenye leja, na kuandaa usawa wa majaribio usiobadilishwa.

Katika Mchakato wa Marekebisho tunaangalia hatua 5, 6, na 7 katika mzunguko wa uhasibu: rekodi za kurekebisha rekodi, kuandaa usawa wa majaribio uliorekebishwa, na kuandaa taarifa za kifedha. Katika Kukamilisha Mzunguko wa Uhasibu, tunaangalia hatua 8 na 9: funguo za kufunga na kuandaa usawa wa majaribio ya baada ya kufunga. Kama ilivyoelezwa hapo awali, hatuwezi kufunika entries za kugeuza.

MASUALA YA KIMAADILI

Kugeuza Akaunti za Kadi ya zawadi zilizopigwa

Kadi za zawadi ni njia nzuri ya kampuni ya kuuza bidhaa zake na kuunda mtiririko wa fedha. Mojawapo ya matatizo na kadi za zawadi ni kwamba wadanganyifu wanatumia udhibiti wa ndani dhaifu wa muuzaji ili kudanganya wateja wa muuzaji. Mdanganyifu anaweza kuingia kwenye kadi za zawadi za autoloading na kukimbia akaunti ya benki ya mteja kwa kununua kadi mpya, kadi za zawadi za kimwili kupitia akaunti ya kadi ya zawadi ya autoloading. Hili ni tatizo halisi, na udhibiti wa ndani ili kupunguza aina hii ya udanganyifu ni kutumia mfumo wa kuthibitisha mara mbili kwa uhamisho wa fedha kutoka akaunti ya benki hadi akaunti ya kadi ya zawadi inayoweza kupakia tena. Wahasibu wanaweza kusaidia shirika lao kupunguza udanganyifu wa kadi ya zawadi kwa kupitia upya udhibiti wa ndani wa kampuni yao juu ya mchakato wa kadi ya zawadi.

Maelezo rahisi ya udanganyifu huu ni kwamba mfanyabiashara atapata upatikanaji wa akaunti ya barua pepe ya mtu binafsi kwa njia ya uwongo au kwa njia nyingine, kama vile mfanyabiashara anayeweka logger muhimu kwenye kompyuta ya umma au kwenye Wi-Fi ya umma iliyoharibika. Mtu hutumia nenosiri sawa kwa kadi ya zawadi inayoweza kupakia tena kama akaunti yake ya barua pepe, na mfanyabiashara ataona barua pepe kuhusu kadi ya zawadi. Mdanganyifu huwasiliana na mfanyabiashara anayejitokeza kama mtu binafsi, na mfanyabiashara hujenga msimbo wa ukombozi wa kadi ya zawadi ya zawadi, na mfanyabiashara au msaidizi wake ataenda kwenye duka akiuliza kama mtu binafsi na kununua kadi za zawadi za kimwili na msimbo wa ukombozi. Akaunti ya benki ya mteja itavuliwa, na mteja atasikitishwa. Katika udanganyifu mwingine wa kadi ya zawadi, kadi ya mkopo ya mtu binafsi imeibiwa na kutumika kununua kadi za zawadi za kimwili kutoka kwa muuzaji. Aina hii ya udanganyifu husababisha matatizo kwa muuzaji, kwa sifa muuzaji ni kuharibiwa kwa njia ya utekelezaji wa udhibiti maskini ndani.

Je, mfanyabiashara hutumia kadi za zawadi zilizopatikana kwa udanganyifu? Hapana, kuna soko lote la kuuza kadi za zawadi kwenye Craigslist, nenda tu kuangalia na uone ni rahisi kununua kadi za zawadi zilizopunguzwa kwenye Craigslist. Pia, kuna makampuni kama vile cardcash.com na cardhub.com ambayo kununua na kuuza kadi za zawadi. Fraudster anauza tu kadi zawadi, na muuzaji hana wazo ni kukomboa udanganyifu alipewa kadi zawadi. Kupitia utekelezaji wa udhibiti sahihi wa ndani, mhasibu anaweza kusaidia kupunguza udanganyifu huu na kulinda sifa ya mwajiri wake.

Hatua Nne za Kwanza katika Mzunguko wa Uhasibu

Hatua nne za kwanza katika mzunguko wa uhasibu ni (1) kutambua na kuchambua shughuli, (2) kurekodi shughuli kwenye jarida, (3) baada ya habari ya jarida kwenye leja, na (4) kuandaa usawa wa majaribio usiobadilishwa. Tunaanza kwa kuanzisha hatua na nyaraka zao zinazohusiana.

Kielelezo 3.6 mzunguko wa uhasibu. Hatua nne za kwanza katika mzunguko wa uhasibu. (mgawo: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC BY-NC-SA 4.0 leseni)

Hatua hizi nne za kwanza zinaweka msingi wa mchakato wa kurekodi.

Hatua ya 1. Kutambua na kuchambua shughuli ni hatua ya kwanza katika mchakato. Hii inachukua taarifa kutoka vyanzo vya awali au shughuli na hutafsiri habari hiyo kuwa data ya kifedha inayoweza kutumika. Chanzo cha awali ni rekodi inayoweza kutambulika ya habari inayochangia kuundwa kwa shughuli za biashara. Kwa mfano, ankara ya mauzo inachukuliwa kuwa chanzo cha awali. Shughuli zitajumuisha kulipa mfanyakazi, kuuza bidhaa, kutoa huduma, kukusanya fedha, kukopa pesa, na kutoa hisa kwa wamiliki wa kampuni. Mara baada ya chanzo cha awali kimetambuliwa, kampuni itachambua habari ili kuona jinsi inavyoathiri rekodi za kifedha.

Hebu sema kwamba Mark Summers ya Cleaners Kuu (kutoka kwa nini Ni Matters) hutoa huduma za kusafisha kwa wateja. Anazalisha ankara kwa $200, kiasi ambacho mteja amepata, hivyo anaweza kulipwa kwa huduma. Risiti hii ya mauzo ina maelezo kama vile kiasi gani mteja anachopata, masharti ya malipo, na tarehe. Ripoti hii ya mauzo ni chanzo cha awali kilicho na maelezo ya kifedha ambayo hujenga shughuli za biashara kwa kampuni.

Hatua ya 2. Hatua ya pili katika mchakato ni kurekodi shughuli kwa jarida. Hii inachukua data kuchambuliwa kutoka hatua ya 1 na kuiandaa katika rekodi ya kina ya kila shughuli ya kampuni. Shughuli ni shughuli za biashara au tukio ambalo lina athari kwa taarifa za kifedha zilizowasilishwa kwenye taarifa za kifedha. Taarifa ya kurekodi shughuli inatokana na chanzo cha awali. Jarida (pia linajulikana kama kitabu cha kuingia awali au jarida la jumla) ni rekodi ya shughuli zote.

Kwa mfano, katika shughuli zilizopita, Cleaners Kuu walikuwa na ankara kwa $200. Mark Summers anahitaji kurekodi hii $200 katika rekodi zake za kifedha. Anahitaji kuchagua akaunti zipi zinazowakilisha shughuli hii, ikiwa au si shughuli hii itaongeza au itapungua akaunti, na jinsi hiyo inathiri equation ya uhasibu kabla hajaweza kurekodi shughuli katika jarida lake. Anahitaji kufanya mchakato huu kwa kila shughuli zinazotokea wakati wa kipindi hicho.

Kielelezo 3.7 kinajumuisha taarifa kama vile tarehe ya manunuzi, akaunti zinazohitajika katika kuingia kwa jarida, na nguzo za malipo na mikopo.

Kielelezo 3.7 Jarida Mkuu. (mgawo: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC BY-NC-SA 4.0 leseni)

Hatua ya 3. Hatua ya tatu katika mchakato ni kutuma habari za jarida kwenye kiwanja. Posting inachukua shughuli zote kutoka jarida wakati wa kipindi na kusonga habari kwa leja ujumla, au leja. Kama umejifunza, mizani ya akaunti inaweza kuwakilishwa kwa njia ya akaunti za T.

Kurudi kwa Wafanyabiashara Mkuu, Mark alitambua akaunti zinazohitajika kuwakilisha uuzaji wa dola 200 na kuziandika katika jarida lake. Kisha atachukua maelezo ya akaunti na kuihamisha kwenye leja yake ya jumla. Akaunti zote alizotumia wakati huo zitaonyeshwa kwenye leja ya jumla, sio tu akaunti hizo zilizoathiriwa na uuzaji wa $200.

Kielelezo 3.8 General Ledger katika T-Akaunti Fomu. (mgawo: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC BY-NC-SA 4.0 leseni)

Hatua ya 4. Hatua ya nne katika mchakato ni kuandaa usawa wa majaribio usiobadilishwa. Hatua hii inachukua taarifa kutoka kwa leja ya jumla na kuihamisha kwenye hati inayoonyesha mizani yote ya akaunti, na kuhakikisha kuwa debits na mikopo kwa usawa wa kipindi (jumla ya debit na mikopo ni sawa).

Mark Summers kutoka Supreme Cleaners anahitaji kuandaa akaunti zake zote na mizani yao, ikiwa ni pamoja na uuzaji wa $200, kwenye usawa wa majaribio. Pia anahitaji kuhakikisha debits yake na mikopo ni uwiano katika kilele cha hatua hii.

Kielelezo 3.9 Unadjusted kesi mizani. (mgawo: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC BY-NC-SA 4.0 leseni)

Ni muhimu kutambua kwamba kurekodi mchakato mzima inahitaji tahadhari kali kwa undani. Makosa yoyote mapema katika mchakato yanaweza kusababisha taarifa sahihi ya taarifa juu ya taarifa za kifedha. Kama hii hutokea, wahasibu wanaweza kuwa na kwenda njia yote nyuma ya mwanzo wa mchakato wa kupata makosa yao. Hakikisha kwamba unapomaliza kila hatua, wewe ni makini na kuchukua muda wa kuelewa jinsi ya kurekodi habari na kwa nini unarekodi. Katika sehemu inayofuata, utajifunza jinsi usawa wa uhasibu unatumiwa kuchambua shughuli.

DHANA KATIKA MAZOEZI

Uhasibu wa mauaji

Milele ndoto kuhusu kufanya kazi kwa Ofisi ya Shirikisho la Upelelezi (FBI)? Kama mhasibu wa mahakama, ndoto hiyo inaweza tu iwezekanavyo. Mhasibu wa mahakama anachunguza uhalifu wa kifedha, kama vile ukwepaji wa kodi, biashara ya ndani, na matumizi mabaya, miongoni mwa mambo mengine. Wahasibu wa mahakama wanatafuta rekodi za fedha wakitafuta dalili za kuleta mashtaka dhidi ya wahalifu. Wanazingatia kila sehemu ya mzunguko wa uhasibu, ikiwa ni pamoja na nyaraka za awali za chanzo, kuangalia kupitia maingizo ya jarida, leja za jumla, na taarifa za kifedha. Wanaweza hata kuulizwa kushuhudia matokeo yao katika mahakama ya sheria.

Ili kuwa mhasibu wa mahakama ya mafanikio, mtu lazima awe na kina, kupangwa, na kwa kawaida ya uchunguzi. Nafasi hii itahitaji kurejesha hatua ambazo mtuhumiwa anaweza kuwa amechukua ili kuficha shughuli za kifedha za udanganyifu. Kuelewa jinsi kampuni inavyofanya kazi kunaweza kusaidia kutambua shughuli za ulaghai zinazoondoka kwenye nafasi ya kampuni. Baadhi ya wahasibu bora wa kuchunguza mauaji wameweka mbali wahalifu wakuu kama vile Al Capone, Bernie Madoff, Ken Lay, na Ivan Boesky.

KIUNGO KWA KUJIFUNZA

Chombo ambacho kinaweza kusaidia biashara kutafuta njia rahisi ya kuona michakato yao ya uhasibu ni kuwa na taarifa za kifedha zinazoweza kuchimba. Kipengele hiki kinaweza kupatikana katika mifumo kadhaa ya programu, kuruhusu makampuni kupitia mzunguko wa uhasibu kutoka kwa kuingia kwa shughuli hadi ujenzi wa taarifa za kifedha. Soma safu hii ya Journal of Accountancy juu ya taarifa za fedha drillable kujifunza zaidi.