10.3: Mambo ya Kuzingatia Wakati wa Kusimamia Timu

3. Je, ni baadhi ya masuala muhimu katika kusimamia timu?

Kwa wale wetu ambao tumekuwa na furaha ya kusimamia au kuongoza timu, tunajua kwamba inaweza kujisikia kama tofauti ya kushangaza. Kuongoza timu ni kutimizia-hasa ikiwa kazi au mamlaka ya shirika iliyo karibu ni muhimu sana kwa shirika ambalo watu wanafurahi kuwa sehemu ya timu inayoongoza mambo mbele. Inaweza pia kuwa zoezi la kuchanganyikiwa, kama malipo ni kuongoza kikundi kilichoundwa na watu mbalimbali, ambayo kwa nyakati mbalimbali itafanya kazi kama kikundi na kama kundi la watu binafsi. Timu za kusimamia sio ndogo, na mameneja wengi wa uzoefu wanaelewa kweli kwamba mafanikio hatimaye inategemea uwezo wao wa kujenga timu yenye nguvu na yenye kazi nzuri. Katika J.J.Gabarro ya The Dynamics of Taking Charge (HBS Press, 1987, pp. 85—87), ananukuu meneja aliyefanikiwa kufanya kazi ya kugeuza mashirika kadhaa: ⁴

“Watu wanataka kufanya kazi pamoja; wanapaswa kuona jinsi ya kufanya hivyo. Inapaswa kuwa na mazingira kwa ajili yake na kwamba inachukua muda. Ni kipaumbele changu cha juu hivi sasa lakini siandika popote kwa sababu si kama vipaumbele vingine. Kama mimi aliiambia kampuni kwamba kujenga timu ilikuwa lengo langu kuu wangeweza kuniambia, hivyo nini? Wangetarajia kuwa kama sehemu ya kufanya mambo bora zaidi.”

Napenda nukuu hii kwa sababu ni dalili ya hali ya mashirika mengi leo. Mtazamo ni juu ya malengo ya ushirika na vipaumbe-kazi sana inayotokana na matokeo-lakini ni mienendo ya watu na jinsi watu wanavyofanya kazi pamoja katika kampuni na katika TIMU ambazo zinaweza kufanya tofauti halisi kwa malengo na matokeo.

uongozi wa usimamizi

Mimi kusimamia nani?

Kufanya kuruka kutoka kwa mchangiaji binafsi hadi meneja sio rahisi, na haitachukua muda mrefu kwa meneja mpya kutambua kwamba kile kilichompata kuna tofauti sana kuliko kile kinachohitajika ili kufanikiwa baadaye. Wafanyabiashara binafsi ambao wamekuwa hivi karibuni kukuzwa pengine kusema kwamba wana ujuzi mkubwa wa kiufundi katika eneo lao, na kwamba walikuwa nzuri sana katika kufanya kile walichokuwa wakifanya. Katika shirika la savvvy zaidi linalotambua ushindani wa uongozi, wachangiaji binafsi huenda wanasema kuwa wana ujuzi mkubwa wa kiufundi NA kwamba walionyesha baadhi ya tabia na uwezo wa kuongoza wengine. Wakati mameneja wapya wanaingia majukumu yao mapya, wanatarajia kuwa watasimamia watu-yaani, watu kwenye timu zao. Mameneja wachache wapya wanatambua kikamilifu kwamba changamoto mbele sio tu katika kusimamia watu wao, bali katika kusimamia wadau wengine wote na majimbo ambayo wanataka na wanahitaji kupima.

Moja ya changamoto muhimu ambazo zinakabiliwa na mameneja wapya ni kuamua kusawazisha mahitaji yote kutoka kwa timu na wadau na majimbo ya nje ya timu. Linda A. Hill, Profesa wa Wallace Brett Donham wa Utawala wa Biashara katika Shule ya Biashara ya Harvard, inasema kuwa “kati ya changamoto zote zinazokabiliwa na mameneja wapya, haja ya kupatanisha matarajio na maslahi tofauti ya majimbo ni pengine ngumu zaidi.” Yeye anadai kuwa madai kwamba meneja mpya ripoti ya moja kwa moja, wenzao, bosi wake, na wateja wa kampuni ya mahali kwenye meneja mpya kusababisha migogoro wakati mwingine. Kuwa na timu zao wenyewe, mameneja wapya wanaweza kufikiri kwamba kusimamia ripoti zao za moja kwa moja ni jukumu muhimu zaidi la kucheza, hata kwa kutengwa na kusimamia wadau wengine. Hii si sahihi. Meneja mpya anahitaji “kusimamia msimamo wake mwingine kama makini.” (“Kusaidia Wasimamizi Wapya Kufanikiwa,” Lauren Keller Johnson, HBR 2008).

Wakati wowote nilipoanza jukumu jipya, daima niliunda orodha ya wadau wa haraka. Hati hii ni kimsingi orodha ya wadau wote (zaidi ya timu ninayosimamia) ambao ninahitaji kujenga uhusiano ili kufanikiwa. Niliorodhesha majina ya bosi wangu, bosi wa bosi wangu, wenzao, na washawishi wengine wowote muhimu au wateja wa ndani kutoka kwa biashara. Hii ni orodha ya haraka ya watu ambao ninahitaji mara moja kuwa na “kukutana na kusalimiana” na kisha labda hata kuanzisha mkutano wa kawaida na kwa kasi fulani. Nimejifunza zaidi ya miaka kwamba kila mmoja wa wadau hawa watakuwa na pembejeo na athari juu ya mafanikio yangu, na kwa haraka na kwa ufanisi zaidi ninawashirikisha katika kazi ambayo timu yangu inafanya, ni bora nafasi ya mafanikio ya timu yangu. Baadhi ya maswali nitakayojiuliza wakati wa kuhesabu orodha yangu ya wadau ni pamoja na:

• Nitahitaji msaada wa nani?
• Nani anahitaji msaada wangu? Wanahitaji nini kutoka kwangu au timu yangu?
• Ni nani anayeweza kunilinda mimi na timu yangu kuwa na mafanikio?
• ni ushawishi wangu unaoendelea mkakati gani?

Baadhi ya mameneja wapya watahisi kuwa mikakati hii ya kujenga msaada wa wadau ni pia “ya kisiasa” na hawajisikii sahihi. Niniamini wakati ninakuambia kuwa hii ni sehemu muhimu ya jukumu la meneja mpya, kwa sababu sasa jukumu na kazi wito wa kutegemeana zaidi na kujenga uhusiano ili kufanikiwa. Sio tu kuhusu ujuzi wa kiufundi wa mtu binafsi, lakini zaidi kuhusu kujenga na kusimamia mahusiano na watu ambao watakusaidia wewe na timu yako ili kufanya kazi yako. Kwa hiyo, ikiwa wewe ni meneja mpya anayeuliza “Ninasimamia nani?” ... jibu ni kila mtu.

Majadiliano Maswali

1. Je! Unakubaliana na kauli hiyo kwamba “ni nini kilichokupa sio kitakachofanya ufanikiwe katika siku zijazo”? Kwa nini au kwa nini?
2. Nani atakuwa kwenye orodha yako ya wadau? Ni wadau gani ambao tayari unahusisha na kujenga mahusiano na?

Ninahitaji mara moja kuwa na “kukutana na kusalimiana” na kisha labda hata kuanzisha mkutano wa kawaida na kwa kasi fulani. Nimejifunza zaidi ya miaka kwamba kila mmoja wa wadau hawa watakuwa na pembejeo na athari juu ya mafanikio yangu, na kwa haraka na kwa ufanisi zaidi ninawashirikisha katika kazi ambayo timu yangu inafanya, ni bora nafasi ya mafanikio ya timu yangu. Baadhi ya maswali nitakayojiuliza wakati wa kuhesabu orodha yangu ya wadau ni pamoja na:

• Nitahitaji msaada wa nani?
• Nani anahitaji msaada wangu? Wanahitaji nini kutoka kwangu au timu yangu?
• Ni nani anayeweza kunilinda mimi na timu yangu kuwa na mafanikio?
• ni ushawishi wangu unaoendelea mkakati gani?

  Baadhi ya mameneja wapya watahisi kuwa mikakati hii ya kujenga msaada wa wadau ni pia “ya kisiasa” na hawajisikii sahihi. Niniamini wakati ninakuambia kuwa hii ni sehemu muhimu ya jukumu la meneja mpya, kwa sababu sasa jukumu na kazi wito wa kutegemeana zaidi na kujenga uhusiano ili kufanikiwa. Sio tu kuhusu ujuzi wa kiufundi wa mtu binafsi, lakini zaidi kuhusu kujenga na kusimamia mahusiano na watu ambao watakusaidia wewe na timu yako ili kufanya kazi yako. Kwa hiyo, ikiwa wewe ni meneja mpya anayeuliza “Ninasimamia nani?” ... jibu ni kila mtu.

  Majadiliano Maswali

1. Je! Unakubaliana na kauli hiyo kwamba “ni nini kilichokupa sio kitakachofanya ufanikiwe katika siku zijazo”? Kwa nini au kwa nini?
2. Nani atakuwa kwenye orodha yako ya wadau? Ni wadau gani ambao tayari unahusisha na kujenga mahusiano na?

maonyesho 10.6 Triangle ya Mahusiano (Attribution: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC-BY 4.0 leseni)

Kusimamia timu pia inamaanisha kusimamia mipaka yake. Kusimamia mipaka ya timu -au nafasi kati ya timu na vikosi vyake vya nje, wadau, na shinikizo-ni usawa mkali wa mkakati, usimamizi wa wadau, na tabia ya shirika. Meneja wa timu lazima atumie, kwa sehemu, kama buffer kwa mambo haya ya nje ili wasiondoe au kuvuruga timu kutoka kwa malengo yake. Hata hivyo, meneja lazima pia aelewe kutosha kuhusu mazingira ya nje na awe na akili ya kutosha ya kihisia kuelewa ni vikosi gani, wachezaji, au hali zinapaswa kuunganishwa ndani ya timu kwa manufaa yake mwenyewe. Fikiria juu ya mpango wowote wa kati au mkubwa wa mabadiliko ambayo umekuwa sehemu ya kazi yako. Kimsingi, kwa ujumla kuna maono ya mabadiliko na kiwango cha udhamini katika ngazi za mwandamizi wa shirika ambalo linatakiwa kusafisha njia ya mabadiliko hayo yaweke mizizi. Timu ya mradi ni rasmi “heri” ili kuzima timu, kuunda mkataba, na kutambua vitendo vinavyohitajika ili kuendesha mpango wa kukamilika kwa mafanikio.

Nguvu inayofuata baada ya kickoff ni kweli itaamua mafanikio ya timu. Kuna wadau wengi katika shirika lolote, na wengi watakuwa pro-mabadiliko mpango, lakini wengine wanaweza kuwa dhidi ya mpango-ama kutokana na ukosefu wa uelewa au wasiwasi kuhusu kupoteza nguvu, wilaya, nk mazingira ya nje na mkakati wa biashara inaweza kuwa hasa inafaa kwa ajili ya mabadiliko mpango wa kuchukua nafasi, na hivyo kunaweza kuwa na hisia ya vikosi vya kupinga jitihada za timu ya mradi. Meneja wa timu mwenye nguvu anahitaji kusimamia “mipaka” hii na shirika ili kusaidia timu kupitia na kwa matatizo ya shirika, malengo, nuances, na egos ambazo ni sehemu ya shirika lolote. Katika makala ya Linda A. Hill ya Harvard Business Review “Utumiaji Ushawishi,” anasema kuwa “mameneja pia wanahitaji kusimamia mahusiano na wale walio nje ya timu yao lakini ndani ya mashirika yao.6 Ili kufanya hivyo, lazima waelewe mienendo ya nguvu ya shirika kubwa na kuwekeza wakati na nishati katika kujenga na kudumisha uhusiano na wale ambao timu ni tegemezi”. Pia, kwa maoni yake, “kazi ya meneja, kwa kiwango cha chini, kuelimisha wengine kuhusu miundo ya shirika, mifumo, au siasa zinazoingilia utendaji wa timu.” Pamoja na mvuto wote wa nje wa timu, kusimamia mipaka ya timu inaweza kumaanisha tofauti kati ya mafanikio na kushindwa.

Kipengele cha mwisho cha kusimamia timu ni kusimamia timu yenyewe-vipengele vyote vya watu na vipengele vya mchakato, au kazi iliyopo. Vipengele vinavyolenga mchakato ni pamoja na kusimamia mpango wa kazi ili kufikia lengo la jumla, pamoja na mikutano ya ziada na hatua muhimu ambazo ni sehemu ya safari ya timu kufikia lengo la muda mrefu. Kuweka timu ililenga malengo yake-kuanzia na kuweka ajenda njia yote ya kusimamia kazi za mradi na kuadhimisha mmoja-huhakikisha kwamba timu itabaki kufuatilia. Miradi na mipango inatofautiana kwa ukubwa, upeo, na utata, na hivyo zana za usimamizi wa mradi hazipaswi kuagizwa kwa ujumla. Takeaway muhimu hapa ni kuchagua mbinu na chombo kinachofanya kazi kwa utamaduni.

ya timu na shirika, na kwamba husaidia timu kuelewa wapi, ambapo wanahitaji kwenda, na nini rasilimali ni sehemu ya mchakato huo.

Katika kusimamia wanachama wa timu na mienendo ya kibinafsi, kuna kipengele muhimu cha kuchagua wanachama wa timu sahihi, kuunda kanuni za timu na utamaduni (jinsi maamuzi yamefanywa, sheria zetu ni vipi, tunawezaje kusimamia migogoro, nk), na kufundisha timu. Kufafanua seti za ujuzi sahihi, kazi, mitazamo, na utaalamu wa wanachama utahakikisha msingi thabiti. Kusaidia timu kutambua na kurasimisha sheria za msingi za ushiriki wa timu itasaidia kusimamia katika uso wa shida au migogoro ya timu katika siku zijazo. Hatimaye, kucheza jukumu kama kocha wa kuunga mkono itasaidia wanachama wa timu binafsi na chombo cha kikundi kufikiri kupitia masuala na kufanya maendeleo kuelekea malengo. Kocha hawezi kutatua tatizo la mtu binafsi/timu, lakini husaidia timu kufikiri kupitia suluhisho na kusonga mbele. Timu inaweza kuhitaji mwongozo juu ya jinsi ya kufanya kazi mambo nje ndani ya timu, na meneja lazima kutoa maoni na kushikilia wanachama wa timu kuwajibika kwa tabia zao na mchango. Uboreshaji unaoendelea ni jina la mchezo. Timu haiwezi kuanza kama maonyesho ya juu, lakini kwa hakika wanaweza kufikia lengo hilo ikiwa kila mtu anazingatia maboresho ya ziada kwa mawasiliano, ushirikiano, na utendaji.

dhana Angalia

• Jadili kitendawili (es) cha timu.
• Kiongozi anawezaje kusimamia mipaka ya timu?