13.5: Planejamento e Gestão de Tecnologia
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4. Como o gerenciamento e o planejamento de tecnologia podem ajudar as empresas a otimizar seus sistemas de tecnologia da informação?
Com a ajuda de computadores, as pessoas produziram mais dados nos últimos 30 anos do que nos 5.000 anos anteriores juntos. Atualmente, as empresas fazem investimentos consideráveis em tecnologia da informação para ajudá-las a gerenciar essa enorme quantidade de dados, convertê-los em conhecimento e entregá-los às pessoas que precisam deles. Em muitos casos, no entanto, as empresas não colhem os benefícios desejados desses gastos. Entre as reclamações típicas dos executivos seniores estão que a empresa está gastando muito e não está obtendo desempenho e retorno adequados dos investimentos em TI, esses investimentos não estão relacionados à estratégia de negócios, a empresa parece estar comprando a tecnologia mais recente por causa da tecnologia e das comunicações entre especialistas em TI e usuários de TI são pobres.
Otimize a TI!
Gerenciar as operações de TI de uma empresa em toda a empresa, especialmente quando elas geralmente se estendem por vários locais, aplicativos de software e sistemas, não é uma tarefa fácil. Os gerentes de TI devem lidar não apenas com sistemas locais; eles também devem supervisionar as redes e outras tecnologias, como dispositivos móveis que lidam com mensagens de e-mail, que conectam a equipe que trabalha em locais que vão da próxima cidade a outro continente. Ao mesmo tempo, os gerentes de TI enfrentam restrições de tempo e orçamento, tornando seus trabalhos ainda mais desafiadores.
As empresas em crescimento podem se deparar com uma estrutura de TI descentralizada que inclui muitos sistemas separados e duplicação de esforços. Uma empresa que deseja entrar ou se expandir no comércio eletrônico precisa de sistemas flexíveis o suficiente para se adaptar a esse mercado em constante mudança. A segurança de equipamentos e dados é outra área crítica, que abordaremos mais adiante neste capítulo.
O objetivo é desenvolver um plano de tecnologia integrado para toda a empresa que equilibre o julgamento comercial, a experiência em tecnologia e o investimento em tecnologia. O planejamento de TI exige um esforço coordenado entre os principais executivos, gerentes de TI e gerentes de unidades de negócios da empresa para desenvolver um plano abrangente. Esses planos devem levar em conta os objetivos estratégicos da empresa e como a tecnologia certa ajudará os gerentes a alcançar essas metas.
O gerenciamento e o planejamento de tecnologia vão além da compra de novas tecnologias. Atualmente, as empresas estão cortando os orçamentos de TI para que os gerentes sejam convidados a fazer mais com menos. Eles estão implementando projetos que alavancam seu investimento na tecnologia que já possuem, encontrando maneiras de maximizar a eficiência e otimizar a utilização.
Gerenciando recursos de conhecimento
Como resultado da proliferação de informações, também estamos vendo uma grande mudança do gerenciamento de informações para uma visão mais ampla que se concentra em encontrar oportunidades e desbloquear o valor dos ativos intelectuais e não físicos. Enquanto o gerenciamento de informações envolve coleta, processamento e condensação de informações, a tarefa mais difícil do gerenciamento do conhecimento (KM) se concentra em pesquisar, reunir, organizar e compartilhar o conhecimento coletivo de uma organização para melhorar a produtividade, promover a inovação, e ganhe vantagem competitiva. Algumas empresas estão até mesmo criando um novo cargo, diretor de conhecimento, para liderar esse esforço. 13
As empresas usam seus sistemas de TI para facilitar o compartilhamento físico do conhecimento. Mas hardware e software melhores não são a resposta para KM. A KM não é baseada em tecnologia, mas sim uma prática comercial que usa tecnologia. A tecnologia por si só não constitui KM, nem é a solução para KM. Pelo contrário, facilita o KM. Executivos com iniciativas bem-sucedidas de KM entendem que a KM não é uma questão de comprar um grande aplicativo de software que sirva como depósito de dados e coordene todo o capital intelectual de uma empresa. De acordo com Melinda Bickerstaff, vice-presidente de gestão do conhecimento da Bristol-Myers Squibb (BMS), qualquer abordagem desse tipo de “liderança em tecnologia” é um caminho seguro para o fracasso. “O gerenciamento do conhecimento deve ser percebido como um solucionador de problemas de negócios, não como um conceito abstrato”, explica Bickerstaff.
O KM eficaz exige uma abordagem interdisciplinar que coordene todos os aspectos do conhecimento de uma organização. Isso requer uma grande mudança de comportamento e tecnologia para alavancar o poder dos sistemas de informação, especialmente a Internet, e os recursos de capital humano de uma empresa. O primeiro passo é criar uma cultura da informação por meio de estrutura organizacional e recompensas que promova uma forma mais flexível e colaborativa de trabalhar e se comunicar. Mover uma organização para a KM não é uma tarefa fácil, mas vale a pena o esforço em termos de criar um ambiente mais colaborativo, reduzir a duplicação de esforços e aumentar o conhecimento compartilhado. Os benefícios podem ser significativos em termos de crescimento, tempo e dinheiro.
Na Bristol-Meyers Squibb, uma grande empresa farmacêutica, a Bickerstaff iniciou a implementação do KM procurando problemas específicos relacionados a informações a serem resolvidos para que a empresa economizasse tempo e/ou dinheiro. Por exemplo, ela descobriu que os cientistas da empresa estavam gastando cerca de 18% do tempo pesquisando vários bancos de dados para encontrar patentes e outras informações. A simples integração dos bancos de dados relevantes deu aos pesquisadores a capacidade de realizar pesquisas mais rápidas. Um projeto mais complexo envolveu a compilação das melhores práticas das equipes de desenvolvimento de medicamentos com as melhores taxas de aprovação da FDA para que outros grupos pudessem se beneficiar. Em vez de enviar formulários que poderiam ser facilmente deixados de lado, Bickenstaff organizou entrevistas e sessões de lições aprendidas. As informações foram então desenvolvidas em artigos interessantes, em vez de relatórios corporativos secos. 14
Planejamento de tecnologia
Um bom plano de tecnologia fornece aos funcionários as ferramentas de que precisam para realizar seus trabalhos com os mais altos níveis de eficiência. A primeira etapa é uma avaliação geral das necessidades, seguida pela classificação dos projetos e pelas escolhas específicas de hardware e software. A Tabela 13.3 apresenta algumas perguntas básicas que os gerentes departamentais e especialistas em TI devem fazer ao planejar a compra de tecnologia.
| Perguntas para o planejamento de projetos de TI |
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Tabela 13.3
Depois que os gerentes identificam os projetos que fazem sentido para os negócios, eles podem escolher os melhores produtos para as necessidades da empresa. A etapa final é avaliar os benefícios potenciais da tecnologia em termos de eficiência e eficácia. Para um projeto bem-sucedido, você deve avaliar e reestruturar os processos de negócios, escolher a tecnologia, desenvolver e implementar o sistema e gerenciar os processos de mudança para melhor atender às suas necessidades organizacionais. Instalar um novo sistema de TI em cima de processos comerciais ineficientes é uma perda de tempo e dinheiro!
VERIFICAÇÃO DE CONCEITO
- Quais são algumas maneiras pelas quais uma empresa pode gerenciar seus ativos de tecnologia a seu favor?
- Diferencie entre gerenciamento de informações e gerenciamento de conhecimento. Quais medidas as empresas podem tomar para gerenciar o conhecimento?
- Liste as principais perguntas que os gerentes precisam fazer ao planejar a compra de tecnologia.