16.3 : Comment les organisations utilisent les fonds

2. Quels types de dépenses à court et à long terme une entreprise effectue-t-elle ?

Pour croître et prospérer, une entreprise doit continuer à investir de l'argent dans ses activités. Le directeur financier décide de la meilleure façon d'utiliser l'argent de l'entreprise. Les dépenses à court terme soutiennent les activités quotidiennes de l'entreprise. Par exemple, le fabricant de vêtements de sport Nike dépense régulièrement de l'argent pour acheter des matières premières telles que le cuir et le tissu et pour payer les salaires de ses employés. Les dépenses à long terme concernent généralement les actifs immobilisés. Pour Nike, cela comprendrait des dépenses pour construire une nouvelle usine, acheter des équipements de fabrication automatisés ou acquérir un petit fabricant de vêtements de sport.

Dépenses à court terme

Les dépenses à court terme, souvent appelées dépenses d'exploitation, sont des dépenses utilisées pour soutenir les activités de production et de vente en cours. Ils se traduisent généralement par des actifs courants, qui comprennent des liquidités et tout autre actif (comptes clients et stocks) pouvant être converti en espèces en un an. L'objectif du directeur financier est de gérer les actifs courants afin que l'entreprise dispose de suffisamment de liquidités pour payer ses factures et pour soutenir ses comptes clients et ses stocks.

Gestion de trésorerie : garantir la liquidité

L'argent liquide est la pierre angulaire des affaires. Sans elle, une entreprise ne pourrait pas fonctionner. L'une des tâches importantes du directeur financier est de gérer la trésorerie, c'est-à-dire de s'assurer qu'il y a suffisamment de liquidités pour payer les factures à leur échéance et faire face aux dépenses imprévues.

Les entreprises estiment leurs besoins de trésorerie pour une période donnée. De nombreuses entreprises conservent un solde de trésorerie minimum pour faire face à des dépenses imprévues ou à des variations des flux de trésorerie prévus. Le directeur financier organise des prêts pour couvrir les déficits éventuels. Si la taille et le calendrier des entrées de trésorerie correspondent étroitement à la taille et au calendrier des sorties de trésorerie, l'entreprise n'a besoin de conserver qu'une petite quantité de liquidités en main. Une entreprise dont les ventes et les recettes sont relativement prévisibles et régulières tout au long de l'année a besoin de moins de liquidités qu'une entreprise dont les ventes et les recettes sont saisonnières. Une entreprise de jouets, par exemple, dont les ventes se concentrent à l'automne, dépense beaucoup d'argent au printemps et en été pour constituer ses stocks. Elle dispose d'un excédent de liquidités pendant l'hiver et au début du printemps, lorsqu'elle perçoit les ventes de sa saison de pointe.

Comme les liquidités détenues sur des comptes chèques ne rapportent que peu d'intérêts, voire aucun, le directeur financier essaie de maintenir des soldes de trésorerie bas et d'investir les liquidités excédentaires. Les excédents sont investis temporairement dans des titres négociables, des investissements à court terme facilement convertibles en espèces. Le directeur financier recherche des placements à faible risque qui offrent des rendements élevés. Trois des titres négociables les plus populaires sont les bons du Trésor, les certificats de dépôt et le papier commercial. (Le papier commercial est une dette à court terme non garantie, une IOU, émise par une entreprise financièrement solide.) Les gestionnaires financiers d'aujourd'hui disposent de nouveaux outils pour les aider à trouver les meilleurs investissements à court terme, tels que des plateformes de trading en ligne qui permettent de gagner du temps et d'accéder à un plus grand nombre de types de placements. Ils se sont révélés particulièrement utiles pour les petites entreprises qui ne disposent pas d'un personnel financier important.

Les entreprises ayant des activités à l'étranger sont confrontées à des défis de gestion de trésorerie Le développement de systèmes de gestion de trésorerie internationale peut sembler simple en théorie, mais dans la pratique, c'est extrêmement complexe. En plus de traiter plusieurs devises étrangères, les trésoriers doivent comprendre et suivre les pratiques bancaires ainsi que les exigences réglementaires et fiscales de chaque pays. Les réglementations peuvent entraver leur capacité à déplacer librement des fonds d'un pays à l'autre. En outre, la publication d'un ensemble standard de procédures pour chaque bureau peut ne pas fonctionner car les pratiques commerciales locales diffèrent d'un pays à l'autre. En outre, les dirigeants locaux peuvent résister au passage à une structure centralisée parce qu'ils ne veulent pas renoncer au contrôle des liquidités générées par leurs unités. Les directeurs financiers des entreprises doivent être sensibles et conscients des coutumes locales et adapter la stratégie de centralisation en conséquence.

En plus de rechercher le juste équilibre entre les liquidités et les titres négociables, le responsable financier essaie de raccourcir le délai entre l'achat de stocks ou de services (sorties de trésorerie) et la collecte des liquidités provenant des ventes (entrées de trésorerie). Les trois stratégies principales consistent à recouvrer les sommes dues à l'entreprise (comptes clients) le plus rapidement possible, à payer les sommes dues à des tiers (comptes fournisseurs) le plus tard possible sans nuire à la réputation de crédit de l'entreprise et à minimiser les fonds bloqués dans les stocks.

Gestion des comptes clients

Les comptes clients représentent des ventes pour lesquelles l'entreprise n'a pas encore été payée. Comme le produit a été vendu mais que l'argent n'a pas encore été reçu, un compte à recevoir équivaut à une utilisation de fonds. Pour une entreprise manufacturière moyenne, les comptes clients représentent environ 15 à 20 % du total des actifs.

L'objectif du directeur financier est de collecter les sommes dues à l'entreprise le plus rapidement possible, tout en proposant aux clients des conditions de crédit suffisamment attrayantes pour augmenter les ventes. La gestion des comptes clients implique l'établissement de politiques de crédit, de directives sur l'offre de crédit, de conditions de crédit et de conditions de remboursement spécifiques, y compris le délai dont disposent les clients pour payer leurs factures et l'octroi d'une remise en espèces pour un paiement plus rapide. Un autre aspect de la gestion des comptes clients consiste à décider des politiques de recouvrement, des procédures de recouvrement des comptes impayés.

La mise en place de politiques de crédit et de recouvrement est un exercice d'équilibre pour les gestionnaires financiers. D'une part, des politiques de crédit plus souples ou des conditions de crédit généreuses (période de remboursement plus longue ou escompte de trésorerie plus important) se traduisent par une augmentation des ventes. D'autre part, l'entreprise doit financer davantage de comptes clients. Le risque de créances irrécouvrables augmente également. Les entreprises tiennent compte de l'impact sur les ventes, le calendrier des flux de trésorerie, l'expérience en matière de créances douteuses, les profils des clients et les normes du secteur lorsqu'elles élaborent leurs politiques de crédit et de recouvrement

Les entreprises qui souhaitent accélérer les recouvrements gèrent activement leurs comptes clients, plutôt que de laisser leurs clients payer de manière passive quand ils le souhaitent. Selon des statistiques récentes, plus de 90 % des entreprises sont confrontées à des retards de paiement de la part de leurs clients, et certaines entreprises annulent un pourcentage de leurs créances douteuses, ce qui peut coûter cher. ⁴

La technologie joue un rôle important en aidant les entreprises à améliorer leurs performances en matière de crédit et de recouvrement. Par exemple, de nombreuses entreprises utilisent un type de prise de décision automatisée, que ce soit sous la forme d'un système ERP ou d'une combinaison de logiciels et de modules supplémentaires qui aident les entreprises à prendre des décisions éclairées en matière de processus de crédit et de recouvrement. ⁵

D'autres entreprises choisissent d'externaliser les processus financiers et comptables à des spécialistes plutôt que de développer leurs propres systèmes. La disponibilité de technologies de pointe et de plateformes électroniques spécialisées qu'il serait difficile et coûteux de développer en interne séduit les entreprises de toutes tailles. Il n'a pas été facile pour les directeurs financiers de céder le contrôle des finances à un tiers. Les risques sont élevés lorsque des données financières et d'autres données d'entreprise sensibles sont transférées vers un système informatique externe : des données peuvent être compromises ou perdues, ou des concurrents peuvent voler des données d'entreprise. Il est également plus difficile de surveiller un fournisseur externe que vos propres employés. L'un des domaines d'externalisation qui a attiré de nombreux clients est le commerce international, dont les réglementations varient d'un pays à l'autre et nécessitent d'énormes quantités de documentation. Grâce à des systèmes informatiques spécialisés, les fournisseurs peuvent suivre non seulement l'emplacement physique des marchandises, mais également tous les documents associés aux expéditions. Les coûts de traitement des biens achetés à l'étranger sont environ deux fois plus élevés que ceux des produits nationaux, de sorte que des systèmes plus efficaces sont rentables. ⁶

L'inventaire

Une autre utilisation des fonds consiste à acheter les stocks dont l'entreprise a besoin. Dans une entreprise manufacturière type, les stocks représentent près de 20 % du total des actifs. Le coût de l'inventaire comprend non seulement son prix d'achat, mais également les frais de commande, de manutention, de stockage, d'intérêts et d'assurance.

Les responsables de la production, du marketing et des finances ont généralement des points de vue différents sur les stocks. Les responsables de production veulent disposer d'une grande quantité de matières premières pour éviter les retards de production. Les responsables marketing veulent avoir beaucoup de produits finis à portée de main afin que les commandes des clients puissent être traitées rapidement. Mais les directeurs financiers veulent le moins de stocks possible sans nuire à l'efficacité de la production ou aux ventes. Les directeurs financiers doivent travailler en étroite collaboration avec la production et le marketing pour trouver un équilibre entre ces objectifs contradictoires. Les techniques permettant de réduire l'investissement dans les stocks sont la gestion des stocks, le système juste à temps et la planification des besoins en matériaux.

Pour les entreprises de détail, la gestion des stocks est un domaine critique pour les directeurs financiers, qui surveillent de près les ratios de rotation des stocks. Ce ratio indique la rapidité avec laquelle les stocks circulent dans l'entreprise et sont transformés en ventes. Si le nombre d'inventaire est trop élevé, cela affectera généralement le montant du fonds de roulement dont dispose une entreprise, l'obligeant à emprunter de l'argent pour couvrir les stocks excédentaires. Si le ratio de chiffre d'affaires est trop élevé, cela signifie que l'entreprise ne dispose pas d'un stock suffisant de produits pour répondre aux besoins des clients, ce qui signifie qu'elle pourrait étendre ses activités ailleurs. ⁷

Dépenses à long terme

Une entreprise investit également des fonds dans des actifs physiques tels que des terrains, des bâtiments, des machines, des équipements et des systèmes d'information. Ces dépenses sont appelées dépenses en capital. Contrairement aux dépenses d'exploitation, qui produisent des avantages en un an, les avantages des dépenses en capital s'étendent au-delà d'un an. Par exemple, l'achat par un imprimeur d'une nouvelle presse d'une durée de vie utile de sept ans constitue une dépense en capital et figure en tant qu'actif fixe dans le bilan de l'entreprise. Le papier, l'encre et les autres fournitures constituent toutefois des dépenses. Les fusions et acquisitions sont également considérées comme des dépenses en capital.

Les entreprises font des dépenses en capital pour de nombreuses raisons. Les plus courants sont l'expansion, le remplacement ou le renouvellement d'actifs fixes et le développement de nouveaux produits. La plupart des entreprises manufacturières investissent massivement dans des actifs à long terme. La société Boeing, par exemple, investit des milliards de dollars par an dans des installations de fabrication d'avions. Comme les dépenses en capital ont tendance à être coûteuses et ont une incidence majeure sur l'avenir de l'entreprise, le directeur financier utilise un processus appelé budgétisation du capital pour analyser les projets à long terme et sélectionner ceux qui offrent les meilleurs rendements tout en maximisant la valeur de l'entreprise. Les décisions concernant de nouveaux produits ou l'acquisition d'une autre entreprise sont particulièrement importantes. Les gestionnaires examinent les coûts du projet et prévoient les avantages futurs qu'il apportera pour calculer le retour sur investissement estimé de l'entreprise.

VÉRIFICATION DU CONCEPT

1. Faites la distinction entre les dépenses à court et à long terme.
2. Quel est l'objectif du directeur financier en matière de gestion de trésorerie ? Énumérez les trois principales stratégies de gestion de trésorerie.
3. Décrivez les principales raisons pour lesquelles une entreprise fait des dépenses en capital.