7.5 : Autorité — établissement de relations organisationnelles

Quels outils les entreprises utilisent-elles pour établir des relations au sein de leurs organisations ?

Une fois que les entreprises ont choisi une méthode de départementalisation, elles doivent établir les relations au sein de cette structure. En d'autres termes, l'entreprise doit décider du nombre de niveaux de gestion dont elle a besoin et qui relèvera de qui. L'entreprise doit également décider du degré de contrôle à investir dans chacun de ses dirigeants et de l'endroit où les décisions seront prises et mises en œuvre dans l'organisation.

Hiérarchie administrative

La hiérarchie managériale (également appelée pyramide de gestion) est définie par les niveaux de gestion au sein d'une organisation. En général, la structure de gestion comporte trois niveaux : supérieur, intermédiaire et supérieur. Dans une hiérarchie de gestion, chaque unité organisationnelle est contrôlée et supervisée par un responsable d'une unité supérieure. La personne qui détient l'autorité la plus formelle est au sommet de la hiérarchie. Plus un manager est haut placé, plus il a de pouvoir. Ainsi, la quantité de puissance diminue à mesure que vous descendez dans la pyramide de gestion. Dans le même temps, le nombre d'employés augmente à mesure que vous descendez dans la hiérarchie.

Aujourd'hui, toutes les entreprises n'utilisent pas cette configuration traditionnelle. The Morning Star Company, le plus grand transformateur de tomates au monde, est l'une des entreprises qui a complètement éliminé la hiérarchie. Basée à Woodland, en Californie, l'entreprise emploie 600 « collègues » permanents et 4 000 travailleurs supplémentaires pendant la saison des récoltes. Le fondateur et propriétaire unique Chris Rufer a créé l'entreprise et a fondé sa vision sur la philosophie de l'autogestion, dans laquelle les professionnels initient la communication et la coordination de leurs activités avec leurs collègues, clients, fournisseurs et autres, et assument la responsabilité personnelle d'aider l'entreprise à réussir ses objectifs d'entreprise. ¹²

Une organisation dotée d'une hiérarchie bien définie possède une chaîne de commandement claire, qui est la ligne hiérarchique qui s'étend d'un niveau de l'organisation à l'autre, de haut en bas, et qui indique clairement qui relève de qui. La chaîne de commandement est indiquée dans l'organigramme et peut être tracée depuis le PDG jusqu'aux employés qui produisent des biens et des services. Selon le principe de l'unité de commandement, tout le monde rend compte à un seul chef et reçoit des instructions de celui-ci. L'unité de commandement garantit que chacun aura un superviseur direct et ne recevra pas d'ordres d'un certain nombre de superviseurs différents. L'unité de commandement et la chaîne de commandement donnent à tous les membres de l'organisation des orientations claires et aident à coordonner les personnes qui accomplissent des tâches différentes.

Les organisations matricielles enfreignent automatiquement le principe de l'unité de commandement parce que les employés relèvent de plusieurs chefs, ne serait-ce que pendant la durée d'un projet. Par exemple, Unilever, l'entreprise de produits de consommation qui fabrique du savon Dove, de la crème glacée Ben & Jerry's et de la mayonnaise Hellmann's, avait autrefois une structure matricielle avec un PDG pour l'Amérique du Nord et un autre pour l'Europe. Mais les employés des divisions opérant sur les deux sites ne savaient pas quelles décisions du PDG avaient la priorité. Aujourd'hui, l'entreprise utilise une structure de départementalisation des produits. ¹³ Les entreprises comme Unilever ont tendance à abandonner les structures matricielles en raison de problèmes liés à des relations hiérarchiques floues ou dupliquées, en d'autres termes, à un manque d'unité de commandement.

Les personnes qui font partie de la chaîne de commandement ont autorité sur les autres membres de l'organisation. L'autorité est un pouvoir légitime, accordé par l'organisation et reconnu par les employés, qui permet à une personne de demander des mesures et de s'attendre à ce qu'elle se conforme. Exercer l'autorité, c'est prendre des décisions et veiller à ce qu'elles soient appliquées. La plupart des gestionnaires délèguent ou attribuent un certain degré d'autorité et de responsabilité à d'autres subalternes de la chaîne de commandement. La délégation de pouvoirs rend les employés responsables devant leur supérieur hiérarchique. La responsabilisation signifie la responsabilité des résultats. En général, l'autorité et la responsabilité se déplacent vers le bas dans l'organisation lorsque les responsables confient des activités à leurs subordonnés et partagent la prise de décisions avec eux. La responsabilisation augmente au sein de l'organisation à mesure que les responsables de chaque niveau supérieur sont tenus responsables des actions de leurs subordonnés.

Étendue de contrôle

Chaque entreprise doit décider du nombre de cadres nécessaires à chaque niveau de la hiérarchie de gestion pour superviser efficacement le travail effectué au sein des unités organisationnelles. L'étendue de contrôle d'un manager (parfois appelée étendue de gestion) est le nombre d'employés qu'il supervise directement. Il peut être aussi étroit que deux ou trois employés ou aussi large que 50 ou plus. En général, plus l'étendue du contrôle est grande, plus l'organisation est efficace. Comme le \(\PageIndex{1}\)montre le tableau, les zones de contrôle étroites et larges présentent toutefois des avantages et des inconvénients.

Tableau\(\PageIndex{1}\) : Étapes de contrôle

Espaces de contrôle étroits et étendus
	AVANTAGES	Désavantages
Étendue de contrôle étroite	Cette approche permet un haut degré de contrôle. La diminution du nombre de subordonnés peut signifier que le manager connaît mieux chaque individu. Une supervision étroite peut fournir un retour d'information immédiat.	Des niveaux de gestion plus élevés signifient que cela coûte plus cher. La prise de décision est plus lente en raison des couches verticales. Les cadres supérieurs sont isolés. Cette approche décourage l'autonomie des employés.
Large étendue de contrôle	La réduction des niveaux de gestion signifie une efficacité accrue et une réduction des coûts. L'autonomie accrue des subordonnés accélère la prise de décisions. Cette approche permet une plus grande flexibilité organisationnelle. Cette approche crée des niveaux de satisfaction professionnelle plus élevés grâce à l'autonomisation des employés.	Cette approche permet de réduire le contrôle. Les managers peuvent ne pas connaître leurs subordonnés en raison du grand nombre d'entre eux. Les managers peuvent être si dispersés qu'ils ne peuvent pas fournir le leadership ou le soutien nécessaires. Il peut y avoir un manque de coordination ou de synchronisation.

Si des centaines d'employés effectuent le même travail, un superviseur peut être en mesure de gérer un très grand nombre d'employés. Cela peut être le cas dans une usine de vêtements, où des centaines d'opérateurs de machines à coudre travaillent selon des modèles identiques. Mais si les employés accomplissent des tâches complexes et dissemblables, un responsable ne peut effectivement en superviser qu'un nombre beaucoup plus restreint. Par exemple, un superviseur dans le domaine de la recherche et du développement d'une société pharmaceutique peut ne superviser que quelques chimistes de recherche en raison de la nature très complexe de leurs tâches.

VÉRIFICATION DU CONCEPT

1. Comment la chaîne de commandement clarifie-t-elle les relations hiérarchiques ?
2. Quel est le rôle d'un poste de personnel dans une organisation hiérarchique ?
3. Quels sont les facteurs qui déterminent l'étendue de contrôle optimale ?