8.3 : Décrire les contrôles internes au sein d'une organisation

L'utilisation des contrôles internes varie considérablement d'une organisation à l'autre, quelle que soit sa taille. Dans le cas des petites entreprises, la mise en œuvre de contrôles internes peut s'avérer difficile, en raison de contraintes financières ou parce qu'un personnel restreint peut signifier qu'un seul responsable ou propriétaire aura le contrôle total de l'organisation et de ses opérations. Un propriétaire chargé de toutes les fonctions possède suffisamment de connaissances pour suivre de près tous les aspects de l'organisation et peut suivre tous les actifs de manière appropriée. Dans les petites organisations où les responsabilités sont déléguées, des procédures doivent être élaborées afin de garantir que les actifs sont suivis et utilisés correctement.

Lorsqu'un propriétaire ne peut pas avoir une supervision et un contrôle complets sur une organisation, des systèmes de contrôle interne doivent être développés. Lorsqu' un système de contrôle interne approprié est en place, il est lié à tous les aspects des opérations de l'entité. Un système de contrôle interne approprié relie les départements de la comptabilité, des finances, des opérations, des ressources humaines, du marketing et des ventes au sein d'une organisation. Il est important que l'équipe de direction, ainsi que les employés, reconnaissent l'importance des contrôles internes et leur rôle dans la prévention des pertes, le suivi des performances et la planification de l'avenir.

Éléments du contrôle interne

Un système de contrôle interne efficace repose sur les mêmes éléments cohérents :

• établissement de responsabilités claires
• documentation appropriée
• assurance adéquate
• séparation des actifs et de la garde
• séparation des tâches
• utilisation de la technologie

Définition de responsabilités claires

Un système de contrôle interne bien conçu dicte clairement la responsabilité de certains rôles au sein d'une organisation. Lorsqu'il existe une déclaration de responsabilité claire, les problèmes découverts peuvent être facilement repérés et la responsabilité placée là où elle doit être.

Par exemple, imaginez que vous êtes le manager du Galaxy's Best Yogurt. À chaque quart de travail, vous avez trois employés qui travaillent dans le magasin. Un employé est désigné comme chef de quart qui supervise les activités des deux autres employés pendant le quart de travail et veille à ce que le magasin soit présenté et fonctionne correctement. Parmi les deux autres employés, l'un peut être seul responsable de la gestion de la caisse, tandis que les autres sont au service des clients. Lorsqu'un seul employé a accès à une caisse individuelle, en cas de surplus ou de pénurie de liquidités, on peut identifier l'employé responsable de la caisse.

Documentation appropriée

Un système de contrôle interne efficace conserve une documentation appropriée, y compris des sauvegardes, pour suivre toutes les transactions. La documentation peut être constituée de copies papier ou de documents générés et stockés par ordinateur, sur des clés USB ou dans le cloud, par exemple. Compte tenu de la possibilité de catastrophes naturelles (tornades ou inondations) ou causées par l'homme (incendie criminel), même les entreprises les plus rudimentaires devraient créer des copies de sauvegarde de la documentation stockée hors site.

En outre, toute documentation générée par les opérations quotidiennes doit être gérée conformément aux contrôles internes. Par exemple, lorsque le Galaxy's Best Yogurt ferme chaque jour, un employé doit fermer et réconcilier le tiroir-caisse en utilisant des formulaires prénumérotés au stylo pour s'assurer qu'aucun formulaire ne puisse être modifié ou modifié par un autre employé susceptible d'avoir accès à l'argent. En cas d'erreur, l'employé responsable de la modification doit apposer ses initiales sur le formulaire. S'il y a des commandes spéciales pour des gâteaux ou d'autres produits, les bons de commande doivent être prénumérotés. L'utilisation de documents prénumérotés garantit que toutes les ventes sont enregistrées. Si un formulaire n'est pas prénuméroté, une commande peut être préparée et l'employé peut alors retirer l'argent sans faire sonner la commande dans la caisse enregistreuse, ne laissant aucune trace de la vente.

Assurance adéquate

L'assurance peut représenter un coût important pour une organisation (en particulier l'assurance responsabilité civile), mais elle est nécessaire. Avec une assurance adéquate pour un actif, en cas de perte ou de destruction, un tiers récupérera la perte subie par l'entreprise. Si des actifs sont perdus à la suite d'une fraude ou d'un vol, une compagnie d'assurance enquêtera sur la perte et engagera des poursuites pénales contre tout employé impliqué. Très souvent, l'employeur hésite à engager des poursuites pénales contre un employé en raison du risque de poursuites ou de mauvaise publicité. Par exemple, un employé peut supposer que le licenciement est lié à l'âge et va poursuivre l'entreprise en justice. En outre, il se peut que l'entreprise ait subi une perte, telle qu'un vol, et qu'elle ne veuille pas informer le grand public des lacunes potentielles de son système de sécurité.

Si la compagnie d'assurance porte plainte pour le compte de l' entreprise, cela protège l'organisation et a également un effet dissuasif si les employés savent que la compagnie d'assurance engagera toujours des poursuites en cas de vol. Supposons, par exemple, que le directeur du Galaxy's Best Yogurt ait volé 10 000$ en espèces sur une période de deux ans. Le propriétaire du magasin de yaourts déposera très probablement une réclamation d'assurance pour récupérer les 10 000$ volés. Avec une assurance appropriée, la compagnie d'assurance remboursera l'argent au magasin de yaourts , mais elle a ensuite le droit de porter plainte et de récupérer ses pertes auprès de l' employé surpris en train de voler. Le propriétaire du magasin n'aura aucun contrôle sur les efforts de la compagnie d'assurance pour récupérer les 10 000$ et sera probablement contraint de licencier l'employé afin de conserver la police d'assurance.

Séparation des actifs de la garde

La séparation des actifs et de la garde garantit que la personne qui contrôle un actif ne peut pas également tenir les registres comptables. Cette action empêche un employé de prélever des revenus de l'entreprise et de saisir une transaction dans les registres comptables pour la dissimuler. Par exemple, une personne au sein d'une organisation peut ouvrir une enveloppe contenant un chèque, mais une autre personne saisira le chèque dans le système comptable de l'organisation. Dans le cas du Galaxy's Best Yogurt, un employé peut compter l'argent dans le tiroir de la caisse à la fin de la nuit et le rapprocher des ventes, mais un autre employé recomptera l'argent, préparera le dépôt bancaire et veillera à ce que le dépôt soit effectué à la banque.

Séparation des tâches

Un système de contrôle interne correctement conçu garantit qu'au moins deux personnes (voire plus) sont impliquées dans la plupart des transactions. La séparation des tâches a pour but de garantir l'équilibre des pouvoirs. Un contrôle interne courant consiste à demander à un employé de passer une commande de stock et à un autre employé de recevoir la commande au fur et à mesure de sa livraison. Supposons, par exemple, qu'un employé du Galaxy's Best Yogurt passe une commande de stock. En plus de l'inventaire nécessaire, l'employé commande une boîte supplémentaire de croûtes. Si cet employé reçoit également la commande, il peut emporter les pièces chez lui et le magasin les paiera toujours. La signature des chèques est un autre aspect important de la séparation des tâches. En général, la personne qui rédige un chèque ne doit pas également le signer. En outre, la personne qui passe les commandes de fournitures ne doit pas faire de chèques pour payer les factures de ces fournitures.

Utilisation de la technologie

La technologie a simplifié le processus de contrôle interne et l'a rendu plus accessible à toutes les entreprises. L' utilisation de la technologie est devenue plus répandue pour deux raisons. Le premier est le développement d'équipements plus conviviaux et le second est la réduction des coûts des ressources de sécurité. Dans le passé, si une entreprise souhaitait se procurer un système de sécurité, elle devait souvent s'adresser à une société de sécurité extérieure, et les coûts de fourniture et de surveillance du système étaient prohibitifs pour de nombreuses petites entreprises. À l'heure actuelle, les systèmes de sécurité sont devenus relativement peu coûteux, et non seulement de nombreuses petites entreprises en disposent désormais, mais ils sont également couramment utilisés par les propriétaires de maisons d'habitation.

En ce qui concerne l'application des ressources de sécurité, certaines entreprises utilisent des caméras de surveillance centrées sur des domaines clés de l' organisation, tels que la caisse enregistreuse et les zones où la majeure partie du travail est effectuée. La technologie permet également aux entreprises d'utiliser la protection par mot de passe de leurs données ou de leurs systèmes afin que les employés ne puissent pas accéder aux systèmes et modifier les données sans autorisation. Les entreprises peuvent également suivre toutes les activités de leurs employés au sein d'un système informatique.

Même si une entreprise utilise tous les éléments d'un système de contrôle interne solide, la qualité du système dépend de la supervision. À mesure que les responsabilités, le personnel et même la technologie évoluent, les systèmes de contrôle interne doivent être constamment revus et affinés. Les examens des contrôles internes ne sont généralement pas menés par la direction interne mais par des auditeurs internes qui fournissent une vision impartiale des domaines dans lesquels les contrôles fonctionnent et des domaines dans lesquels ils peuvent être améliorés.

Objectifs des contrôles internes au sein d'une entité gouvernementale

Les contrôles internes s'appliquent non seulement aux entreprises publiques et privées, mais également aux entités gouvernementales. Souvent, un gouvernement contrôle l'un des actifs les plus importants des temps modernes : les données. Les informations financières non protégées, y compris les données fiscales, la sécurité sociale et les identifications gouvernementales, pourraient mener à un vol d'identité et pourraient même permettre à des pays malhonnêtes d'accéder à des données susceptibles de compromettre la sécurité de notre pays. Les entités gouvernementales exigent de leurs contractants qu'ils mettent en place des contrôles internes appropriés et qu'ils appliquent des codes d'éthique appropriés.

CONSIDÉRATIONS ÉTHIQUES

L'éthique dans les contrats gouvernementaux

Les entités gouvernementales ne sont pas les seules organisations tenues de mettre en œuvre des contrôles internes et des codes d'éthique appropriés. Dans le cadre des relations commerciales entre les différentes organisations, les agences gouvernementales exigent également des contractants et de leurs sous-traitants qu'ils mettent en œuvre des contrôles internes afin de garantir le respect d'une conduite éthique appropriée. Le Federal Acquisition Regulation (FAR) Council décrit les réglementations en vertu des FAR 3.10, ⁷ qui obligent les contractants gouvernementaux et leurs sous-traitants à mettre en œuvre un « Code d'éthique et de conduite commerciales des entrepreneurs » écrit et les contrôles internes appropriés pour garantir le respect du code d'éthique. Un programme de formation des employés, l'affichage d'affiches sur la ligne d'assistance téléphonique des inspecteurs généraux des agences et un système de contrôle interne visant à promouvoir le respect du code d'éthique établi sont également nécessaires. Les contractants doivent divulguer les violations du droit pénal fédéral impliquant des fraudes, des conflits d'intérêts, des pots-de-vin ou des violations de pourboires ; des violations de la loi civile sur les fausses réclamations ; et des trop-payés importants sur un contrat qui ne résultent pas de paiements de financement contractuel. ⁸ De tels contrôles internes contribuent à garantir la bonne gestion d'une organisation et de ses relations commerciales.

Pour reconnaître le besoin important de contrôles internes au sein du gouvernement et pour garantir et faire respecter la conformité, le Government Accountability Office (GAO) des États-Unis dispose de ses propres normes de contrôle interne au sein du gouvernement fédéral. Toutes les agences gouvernementales sont soumises à une gouvernance conformément à ces normes, et l'un des objectifs du GAO est de fournir des audits sur les agences afin de s'assurer que les contrôles appropriés sont en place et conformes. Les normes de contrôle interne au sein du gouvernement fédéral se trouvent dans une publication appelée « Livre vert » ou Normes pour le contrôle interne au sein du gouvernement fédéral.

LIEN VERS L'APPRENTISSAGE

Les organisations gouvernementales ont leurs propres besoins en matière de contrôles internes. Lisez le « Livre vert » du GAO pour en savoir plus sur ces procédures de contrôle interne.

Objectifs des contrôles internes au sein d'un organisme sans but

Les organisations à but non lucratif (OSBL) ont les mêmes besoins en matière de contrôle interne que de nombreuses entités traditionnelles à but lucratif. Dans le même temps, ces entités sont confrontées à des défis uniques. Sur la base des objectifs et des chartes des organisations à but non lucratif, dans de nombreux cas, les dirigeants des organisations sont des bénévoles. En tant que bénévoles, les dirigeants des organismes sans but lucratif peuvent ne pas avoir la même formation et les mêmes qualifications que ceux qui occupent un poste à but lucratif similaire. De plus, un leader bénévole partage souvent son temps entre l'organisation et une carrière à plein temps. Pour ces raisons, les contrôles internes d'un organisme à but non lucratif ne sont souvent pas correctement mis en œuvre et le risque d'échec des contrôles peut être accru. Une erreur de contrôle se produit lorsqu'un écart par rapport au protocole de contrôle standard entraîne une défaillance des processus ou des systèmes de contrôle interne et/ou de prévention des fraudes. Un échec se produit lorsque les résultats n'atteignent pas les objectifs prédéterminés ou ne répondent pas aux attentes.

Les organisations à but non lucratif disposent d'une catégorie supplémentaire de finances qui doivent être protégées, en plus de leurs actifs. Ils doivent s' assurer que les dons reçus sont utilisés comme prévu. Par exemple, de nombreux collèges et universités sont considérés comme des organisations à but non lucratif, et les dons constituent une source de revenus importante. Cependant, les dons sont souvent dirigés vers une source spécifique. Supposons, par exemple, qu'un ancien élève de l'université Alpha souhaite faire un don de 1 000 000$ à l'école de commerce pour des bourses d'études de premier cycle. Des contrôles internes assureraient le suivi de ce don afin de s'assurer qu'il a servi à financer des bourses d'études pour les étudiants de premier cycle de l'école de commerce et qu'il n'a pas été utilisé à d'autres fins à l'école, afin d'éviter d'éventuels problèmes juridiques.

Identifier et appliquer les principes des contrôles internes à la réception et au décaissement d'espèces

Les liquidités peuvent occuper une place importante dans de nombreuses opérations commerciales. Imaginez un casino de Las Vegas ou une grande épicerie, telle que Publix Super Markets, Wegmans Food Markets ou ShopRite ; dans n'importe lequel de ces environnements, des millions de dollars en espèces peuvent changer de mains en quelques minutes et passer par le mains de milliers d'employés. Les contrôles internes garantissent que tous ces fonds arrivent sur le compte bancaire de l'entité commerciale. Le premier contrôle est la surveillance. Non seulement les caméras sont placées stratégiquement dans tout le magasin pour empêcher les clients de voler à l'étalage et de commettre des crimes, mais elles sont également situées dans toutes les zones où l'argent change de mains, comme dans chaque caisse ou dans un casino, au-dessus de chaque table de jeu. Ces caméras sont surveillées en permanence, souvent hors site, dans un lieu central par du personnel qui n'a aucun lien avec les employés qui gèrent l'argent, et toutes les images sont enregistrées. Cette surveillance étroite rend plus difficile l'utilisation abusive d' espèces.

De plus, l'accès aux espèces est étroitement contrôlé. Dans une épicerie, chaque employé dispose de son propre tiroir-caisse avec un montant d'argent fixe. À tout moment, tout employé peut rapprocher les ventes enregistrées dans le système avec le solde de trésorerie qui devrait se trouver dans le tiroir. Si l'accès au tiroir est limité à un seul employé, celui-ci est responsable lorsqu'il manque de l'argent. Si un employé en particulier est constamment à court de liquidités, l'entreprise peut enquêter sur l'employé et le surveiller de près afin de déterminer si les pénuries sont dues à un vol ou si elles sont accidentelles, par exemple si elles résultent d'erreurs lors du comptage de la monnaie. Dans un casino, chaque fois qu'une transaction a lieu et qu'il y a un changement d'équipe pour les croupiers, l'argent est compté en temps réel. Les employés des casinos dispersés sur la salle de jeu surveillent en permanence le jeu, en plus des caméras de surveillance qui surveillent les coulisses.

La technologie joue un rôle majeur dans le maintien des contrôles internes, mais d'autres principes sont également importants. Si un employé commet une erreur concernant des espèces, par exemple lors d'une transaction sur une caisse enregistreuse, l'employé qui a commis l'erreur ne peut généralement pas corriger l'erreur. Dans la plupart des cas, un responsable doit examiner l'erreur et la corriger avant de procéder à des ajustements. Ces modifications sont enregistrées afin de s'assurer que les responsables n'effacent pas les erreurs commises par des employés spécifiques selon un schéma qui pourrait indiquer une collusion, ce qui est considéré comme une coopération ou un accord privé principalement pour une cause ou un objectif trompeur, illégal ou immoral. Les tâches sont également séparées pour compter les espèces disponibles et garantir l'exactitude des dossiers. Souvent, à la fin du quart de travail, un responsable ou un employé autre que la personne responsable de la trésorerie est chargé de compter l'argent disponible dans le tiroir-caisse. Par exemple, dans une épicerie, il est courant qu'un employé qui quitte les clients pour un quart de travail compte l'argent dans le registre et prépare un document indiquant le nombre de clients pour son quart de travail. Cet employé soumet ensuite le plateau compté à un superviseur, tel qu'un caissier en chef, qui répète ensuite le processus de comptage et de documentation. Les deux dénombrements doivent être égaux. En cas de divergence, elle doit immédiatement faire l'objet d'une enquête. Si le magasin accepte les chèques et les paiements par carte de crédit/débit, ces modes de paiement sont également intégrés au processus de vérification.

Dans de nombreux cas, les ventes ont également été documentées soit par un ruban papier, soit par un système informatique. L'objectif ultime est de déterminer si les transactions en espèces, par chèque et par carte de crédit/débit sont égales au montant des ventes pour le quart de travail. Par exemple, si le registre du quart de travail indiquait des ventes de 800 dollars, la documentation des espèces et des chèques comptés, ainsi que la documentation des cartes de crédit/débit, devraient également totaliser 800 dollars.

Malgré l'utilisation accrue des cartes de crédit par les consommateurs, notre économie repose toujours sur les espèces. Étant donné que l'argent liquide joue un rôle très important dans la société, des efforts doivent être déployés pour le contrôler et s'assurer qu'il parvient aux secteurs appropriés de l'organisation. Le coût du développement, de la maintenance et de la surveillance des contrôles internes est important mais important. Compte tenu des millions de dollars de liquidités qui peuvent passer entre les mains des employés chaque jour, le coût élevé peut en valoir la peine pour protéger les flux de trésorerie au sein d'une organisation.

LIEN VERS L'APPRENTISSAGE

Les contrôles internes sont aussi importants pour les entreprises à but non lucratif que pour le secteur à but lucratif. Consultez ce guide destiné aux entreprises à but non lucratif pour mettre en place et gérer des systèmes de contrôle interne appropriés fournis par le Conseil national des organisations à but non lucratif.

RÉFLÉCHISSEZ-Y

Engagement de fournisseurs approuvés

L'un des contrôles internes auxquels les entreprises ont souvent recours est une liste officielle de « fournisseurs approuvés » pour les achats. Pourquoi est-il important de disposer d'une liste de fournisseurs approuvés ?

Notes

• 7 Règlement fédéral sur les acquisitions. « Sous-partie 3.10 : Code d'éthique et de conduite des entrepreneurs. » 22 janvier 2019. https://www.acquisition.gov/content/...cs-and-conduct
• 8 Association nationale de gestion des contrats. https://www.ncmahq.org/