3.5 : Priorisation - Autogestion de ce que vous faites et du moment où vous le faites
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Questions à prendre en compte :
- Pourquoi la priorisation est-elle importante ?
- Quelles sont les étapes de la priorisation ?
- Comment faire face à une situation où les priorités des autres ne sont pas les mêmes que les miennes ?
- Que dois-je faire en cas de conflit de priorités ?
- Quels sont les meilleurs moyens de m'assurer de terminer des tâches ?
Priorisation : autogestion de ce que vous faites et du moment où vous le faites
Un autre élément clé de la gestion du temps est celui de la priorisation. La priorisation peut être considérée comme un ordre de tâches et leur attribuer du temps en fonction de leurs besoins ou de leur valeur identifiés.
La section suivante explique non seulement comment hiérarchiser les tâches et les actions en fonction des besoins et de la valeur, mais également comment mieux comprendre les facteurs qui contribuent à la priorisation.
Comment établir des priorités
L'ennemi d'une bonne priorisation est la panique, ou du moins la prise de décisions basées sur des réactions strictement émotionnelles. Il peut être trop facile de répondre immédiatement à un problème dès qu'il survient sans penser aux conséquences de votre réaction et à l'impact qu'elle pourrait avoir sur d'autres priorités. Il est tout à fait naturel pour nous de vouloir éliminer une situation stressante le plus rapidement possible. Nous voulons que les émotions négatives disparaissent le plus rapidement possible. Mais lorsqu'il s'agit de jongler avec de multiples problèmes ou tâches à accomplir, les prioriser en premier peut faire la différence entre tout terminer de manière satisfaisante et ne rien terminer du tout.
Assurez-vous de bien comprendre les exigences de chaque tâche
L'un des meilleurs moyens de prendre de bonnes décisions concernant la priorisation des tâches est de comprendre les exigences de chacune d'entre elles. Si vous avez plusieurs tâches à accomplir et que vous pensez que l'une d'entre elles ne prendra qu'une heure, vous pouvez décider de la reporter jusqu'à ce que les autres soient terminées. Votre hypothèse pourrait être désastreuse si vous constatez, une fois que vous avez commencé la mission, qu'il y a plusieurs éléments supplémentaires que vous n'avez pas pris en compte et que le temps de réalisation sera quatre fois plus long que prévu. Ou bien, l'une des missions peut dépendre des résultats d'une autre, par exemple participer à une étude puis rédiger un rapport sur les résultats. Si vous ne savez pas qu'une tâche dépend de l'achèvement de l'autre avant de commencer, vous pourriez par inadvertance effectuer les tâches dans l'ordre et devoir recommencer à zéro. Dans de telles situations, il est extrêmement important de comprendre exactement ce qui doit être fait pour mener à bien une tâche avant de déterminer sa priorité.
Prendre des décisions concernant l'importance, l'impact sur les autres priorités et l'urgence
Après avoir pris connaissance des exigences de chaque tâche, vous pouvez ensuite décider de vos priorités en fonction de l'importance de la tâche et des tâches à terminer dans quel ordre.
En résumé : les éléments clés de la priorisation sont de s'assurer que vous comprenez chaque tâche et de prendre des décisions en fonction de l'importance, de l'impact et de l'urgence.
ACTIVITÉ
Pour mieux voir comment les choses doivent être classées par ordre de priorité, certaines personnes dressent une liste des tâches à accomplir, puis les organisent sur une carte en quadrant en fonction de leur importance et de leur urgence. C'est ce que l'on appelle traditionnellement la matrice de décision d'Eisenhower. Avant de devenir le 34e président des États-Unis, Dwight Eisenhower a été commandant suprême des forces alliées pendant la Seconde Guerre mondiale et a déclaré avoir utilisé cette technique pour mieux hiérarchiser les tâches qu'il devait accomplir.
Dans cette activité, vous allez commencer par dresser une liste des choses que vous devez ou souhaitez faire aujourd'hui, puis dessiner votre propre version de la grille ci-dessous. Écrivez chaque élément dans l'un des quatre carrés ; choisissez le carré qui le décrit le mieux en fonction de son urgence et de son importance. Lorsque vous aurez terminé d'écrire chacune des tâches dans le carré approprié, vous verrez un ordre de priorité de vos tâches. De toute évidence, ceux qui figurent sur la case Important et urgent seront ceux que vous devrez terminer en premier. Viendront ensuite les choses qui sont « importantes mais pas urgentes », suivies de « pas importantes, mais urgentes » et enfin « pas urgentes et pas importantes ».
Qui dirige vos tâches ?
Une autre chose à garder à l'esprit lorsque vous abordez la gestion du temps est que, bien que vous puissiez avoir une plus grande autonomie dans la gestion de votre temps, bon nombre de vos tâches sont dirigées par un certain nombre de personnes différentes. Ces personnes ne sont pas seulement inconscientes des autres choses que vous devez faire, mais elles ont souvent des objectifs qui entrent en conflit avec vos autres tâches. Cela signifie que différents instructeurs, votre manager au travail ou même vos amis peuvent essayer d'intégrer leurs besoins dans vos priorités. Par exemple, un patron aimerait que vous fassiez quelques heures supplémentaires, mais que vous envisagiez d'utiliser ce temps pour faire des recherches en vue d'un article.
Tout comme l'évaluation des exigences et des besoins pour chaque priorité, faire de même avec la façon dont les autres peuvent influencer votre temps disponible peut constituer un élément important de la gestion du temps. Dans certains cas, le fait de tenir les autres au courant de vos priorités peut aider à éviter d'éventuels conflits (par exemple, informer votre patron que vous aurez besoin de temps un certain soir pour étudier, informer vos amis que vous avez l'intention de rédiger un projet de journal le samedi mais que vous pouvez faire quelque chose le dimanche, etc.).
Il sera important de savoir comment les autres peuvent orienter vos priorités et que vous soyez à l'écoute de votre propre jugement. Essentiellement, la gestion du temps à l'université consiste autant à gérer tous les éléments de votre vie qu'à gérer le temps consacré aux cours et à l'accomplissement des devoirs.
Prendre la décision difficile quand c'est nécessaire
Parfois, peu importe ce que vous avez prévu ou si vous avez bien géré votre temps, des événements surviennent où il devient presque impossible d'accomplir tout ce dont vous avez besoin dans les délais impartis. Bien que cela soit très regrettable, on ne peut tout simplement pas y remédier. Comme le dit le proverbe, « les choses arrivent ».
C'est dans ce genre de situation que la priorisation devient la plus importante. Il se peut que vous vous trouviez dans la position inconfortable de ne pouvoir accomplir qu'une tâche ou une autre dans le temps imparti. Lorsque cela se produit avec des devoirs universitaires, le dilemme peut être extrêmement stressant, mais il est important de ne pas vous sentir dépassé par l'anxiété de la situation afin de pouvoir prendre une décision soigneusement calculée en fonction de la valeur et de l'impact de votre choix.
« Que faites-vous face à des conflits prioritaires ? »
À titre d'illustration, imaginez une situation où vous pensez ne pouvoir accomplir qu'une seule des deux tâches qui sont à la fois importantes et urgentes, et vous devez choisir celle que vous allez terminer et celle que vous n'allez pas terminer. C'est à ce moment qu'il devient essentiel de comprendre tous les facteurs impliqués. Bien qu'il puisse sembler que la tâche qui vaut le plus de points à votre note est la façon dont vous faites le choix, il existe en fait un certain nombre d'autres attributs qui peuvent influencer votre décision afin de tirer le meilleur parti d'une mauvaise situation. Par exemple, l'un des devoirs peut ne valoir qu'un nombre minimal de points par rapport à votre note totale, mais il peut être fondamental pour le reste du cours. Le fait de ne pas le terminer, ou de le terminer en retard, peut également mettre en danger d'autres missions futures. Ou bien, le professeur de l'un des cours peut appliquer une politique d' « affectation tardive » qui est plus indulgente, ce qui vous permettrait de retourner le travail un peu tard sans trop de pénalité.
Si vous vous trouvez dans une situation similaire, la première étape consiste à essayer de trouver un moyen de tout terminer, quels que soient les défis. Si cela ne peut tout simplement pas se produire, la prochaine étape immédiate serait de communiquer avec vos instructeurs pour les informer de la situation. Ils peuvent être en mesure de vous aider à choisir une ligne de conduite ou ils peuvent avoir des options auxquelles vous n'aviez pas pensé. Ce n'est qu'alors que vous pourrez faire le choix d'établir des priorités dans une situation difficile.
La clé ici est de vous assurer que vous êtes conscient et que vous comprenez toutes les ramifications afin de prendre la meilleure décision lorsque la situation vous oblige à faire un choix difficile parmi vos priorités.
Exécution des tâches
Un autre aspect important de la gestion du temps consiste à développer des approches qui vous aideront à accomplir vos tâches de manière efficace et adaptée à vos besoins. Cela se résume en grande partie à un peu de planification et à être aussi informé que possible sur les spécificités de chaque tâche.
Savoir ce que vous devez faire
Comme indiqué dans les parties précédentes de ce chapitre, de nombreuses activités d'apprentissage comportent de multiples composantes et doivent parfois se dérouler dans un ordre précis. En outre, certains éléments peuvent non seulement dépendre de l'ordre dans lequel ils sont complétés, mais également de la manière dont ils sont complétés. Pour illustrer cela, nous analyserons une tâche généralement considérée comme simple : assister à une séance de classe. Dans cette analyse, nous examinerons non seulement ce qui doit être accompli pour tirer le meilleur parti de l'expérience, mais également la façon dont chaque élément dépend des autres et doit être réalisé dans un ordre précis. Le graphique ci-dessous montre les relations entre les différentes activités, dont beaucoup peuvent ne pas sembler suffisamment importantes au départ pour être mentionnées, mais il devient évident que d'autres éléments en dépendent lorsqu'elles sont répertoriées de cette façon.
Comme vous pouvez le voir sur le graphique ci-dessus, même une tâche aussi simple que « se rendre en classe » peut être divisée en un certain nombre d'éléments différents qui dépendent beaucoup des autres tâches. Par exemple, la préparation de l'exposé en classe en lisant le matériel à l'avance afin de faciliter la compréhension du cours et de tout concept complexe. Si vous l'avez fait dans l'autre sens, vous risquez de rater des occasions de poser des questions ou de recevoir des éclaircissements sur les informations présentées pendant la conférence.
Comprendre ce que vous devez faire et quand vous devez le faire peut être appliqué à n'importe quelle tâche, qu'elle soit simple ou complexe. Savoir ce que vous devez faire et le planifier peut vous aider à réussir et à éviter les mauvaises surprises.
Savoir comment vous y parviendrez
Une fois que vous avez bien compris ce qui doit être fait pour mener à bien une tâche (ou les composants d'une tâche), l'étape suivante consiste à créer un plan pour tout terminer.
Ce n'est peut-être pas aussi simple que de déclarer que vous allez terminer la première partie, puis passer à la deuxième partie, et ainsi de suite. Chaque élément peut nécessiter des ressources ou des compétences différentes pour être réalisé, et il est dans votre intérêt de les identifier à l'avance et de les inclure dans votre plan.
Une bonne analogie pour ce type de planification est d'y penser de la même manière que vous vous prépareriez à un long voyage. Avec un long voyage, vous ne franchirez probablement pas la porte d'entrée pour décider ensuite comment vous allez vous y rendre. Il y a trop d'autres décisions à prendre et de tâches à accomplir pour chaque choix. Si vous décidiez de prendre l'avion, vous devrez acheter des billets et planifier votre voyage en fonction des horaires de vol. Si vous décidiez d'y aller en voiture, vous aurez besoin d'essence, d'argent et éventuellement d'une carte ou d'un GPS. Qu'en est-il des vêtements ? Les vêtements dont vous aurez besoin dépendent de la durée de votre absence et du climat. S'il est suffisamment éloigné pour que vous ayez besoin de parler une autre langue, vous devrez peut-être acquérir cette compétence ou au moins venir avec quelque chose ou quelqu'un pour vous aider à traduire.
Ce qui suit est une liste de planification qui peut vous aider à réfléchir aux tâches que vous allez commencer et à vous y préparer.
De quelles ressources aurez-vous besoin ?
La première partie de cette liste peut sembler si évidente qu'elle devrait passer inaperçue, mais elle est de loin l'une des plus critiques et l'une des plus négligées. Avez-vous déjà planifié un voyage en oubliant votre paire de chaussures la plus confortable ou en oubliant de réserver une chambre d'hôtel ? Si une ressource manquante est importante, l'ensemble du projet peut s'arrêter complètement. Même si la ressource manquante est un composant mineur, elle peut tout de même modifier radicalement le résultat final.
Les activités d'apprentissage sont à peu près les mêmes à cet égard, et il est également important de garder à l'esprit que les ressources ne peuvent pas se limiter à des objets physiques tels que le papier ou l'encre. L'information peut également être une ressource essentielle. En fait, l'un des aspects les plus souvent négligés de la planification par les nouveaux étudiants est la quantité de recherche, de lecture et d'informations dont ils auront besoin pour accomplir leurs devoirs.
Par exemple, si vous deviez comparer et mettre en contraste un roman avec un film adapté de ce roman, il serait important d'avoir accès à la fois au film et au livre en tant que ressources. Vos plans pour terminer l'œuvre pourraient rapidement s'effondrer si vous appreniez que le soir où vous avez prévu de regarder le film, celui-ci n'était plus disponible.
Quelles sont les compétences dont vous aurez besoin ?
Une mauvaise planification ou de mauvaises hypothèses dans ce domaine peuvent être désastreuses, surtout si une partie de la tâche nécessite une courbe d'apprentissage abrupte. Quelle que soit la façon dont vous avez planifié les autres parties du projet, si vous avez besoin de certaines compétences que vous n'avez pas et que vous n'avez aucune idée du temps qu'il vous faudra pour apprendre, la situation peut être difficile.
Imaginez un scénario dans lequel l'un des projets de votre classe consiste à créer une affiche. Vous avez l'intention d'utiliser une sorte de logiciel d'imagerie pour produire des graphiques et des graphiques de qualité professionnelle pour l'affiche, mais vous ne l'avez jamais utilisé de cette façon auparavant. Cela semble assez facile, mais une fois que vous commencez, vous constatez que les cartes continuent à s'imprimer dans la mauvaise résolution. Vous recherchez une solution en ligne, mais la seule chose que vous pouvez trouver est de les recréer à nouveau dans un environnement différent. Malheureusement, cette partie du projet prendra désormais deux fois plus de temps.
Il peut être extrêmement difficile de se remettre d'une telle situation, et cela aurait pu être évité en prenant le temps d'apprendre à le faire correctement avant de commencer ou en incluant au moins dans votre emploi du temps un peu de temps pour apprendre et pratiquer.
Fixer des délais
Bien entendu, la meilleure façon d'aborder la gestion du temps est de fixer des délais réalistes qui tiennent compte des éléments qui dépendent des autres et de l'ordre dans lequel ils doivent être complétés. Se donner deux jours pour écrire une œuvre de fiction de 20 pages n'est pas très réaliste alors que même de nombreux auteurs professionnels ne font en moyenne que 6 pages par jour. Vos intentions sont peut-être bien fondées, mais votre utilisation de délais irréalistes ne sera pas très efficace.
Il est très important de fixer des délais appropriés et de les respecter, à tel point que plusieurs sections du reste de ce chapitre abordent les pratiques efficaces en matière de délais.
Soyez flexible
Il est ironique de constater que le point de cette liste qui vient juste après une forte incitation à fixer des délais et à les respecter soit la suggestion de faire preuve de flexibilité. Si la flexibilité figure sur cette liste, c'est parce que même les plans les mieux conçus et les efforts de gestion du temps les plus précis peuvent prendre une tournure inattendue. L'idée qui sous-tend la flexibilité est de réajuster vos plans et vos délais lorsqu'il arrive quelque chose qui gâche les choses. La pire chose que vous puissiez faire dans une telle situation est de paniquer ou simplement d'arrêter de travailler parce que la prochaine étape de votre planification minutieuse devient soudainement un obstacle. Le moment où vous constatez qu'un élément de votre plan peut devenir un problème, c'est le moment où vous devez commencer à réajuster votre plan.
Il est extrêmement courant d'ajuster un plan en cours de route. En fait, de nombreux chefs de projet professionnels ont appris qu'il semble que quelque chose se passe toujours ou qu'il y ait toujours un certain retard, et ils ont développé une approche pour répondre au besoin inévitable d'une certaine flexibilité. En gros, on pourrait dire qu'ils planifient même les problèmes, les erreurs ou les retards dès le début, et qu'ils ajoutent souvent un peu de temps supplémentaire à chaque tâche afin de s'assurer qu'un problème ne fait pas dérailler l'ensemble du projet ou que l'achèvement du projet ne dépasse pas la date d'échéance finale.
« Lorsque vous accomplissez des tâches, assurez-vous de toujours les surveiller et de vous adapter pour vous assurer de les mener à bien. »
PROFIL DE L'ÉTUDIANT
« Pendant que j'étais à l'université, je me souviens d'un cas où je suis restée éveillée deux nuits d'affilée à essayer de me préparer pour les prochains midterms. J'ai rapidement compris qu'essayer de naviguer à l'université tout en travaillant à temps plein posait un défi de taille. À cause de mon incapacité à gérer mes responsabilités, ma première année d'université a été très misérable. J'ai fait de nombreux essais et erreurs pour découvrir que la gestion du temps était la clé. À partir de mon expérience, j'ai extrapolé trois éléments importants à cette compétence. Tout d'abord, il est impératif de connaître vos valeurs. Les valeurs vous guideront et vous aideront à déterminer quelles actions vous rapprochent de vos objectifs et celles qui ne vous rapprochent pas de vos objectifs. Ensuite, connaissez vos contraintes. Les contraintes (sous forme de temps ou d'autres responsabilités) peuvent vous aider à définir le paramètre dans lequel vous pouvez fonctionner efficacement. Le dernier élément est l'action. Cette composante a été la plus difficile à maîtriser pour moi, mais elle a été la plus fructueuse. Parce que connaître les valeurs et les limites sans prendre des mesures appropriées ne sert aucun objectif significatif. Je crois fermement que la gestion du temps d'apprentissage peut grandement contribuer à une expérience universitaire positive. »
—Firdavs Khaydarov, étudiant en psychologie, Université de l'État du Minnesota, Mankato
L'importance de l'endroit où vous travaillez
Pour vous assurer que vous pouvez effectuer les tâches à temps, il faut en grande partie créer des conditions qui vous permettront de bien faire le travail. Cela est dû en grande partie à l'environnement dans lequel vous allez travailler. Cela inclut non seulement l'espace physique tel qu'un espace de travail, mais aussi d'autres conditions telles que l'absence de distractions, votre bien-être physique et votre attitude mentale.
Le bon espace
Des choses simples, comme l'endroit où vous êtes configuré pour faire votre travail, peuvent non seulement améliorer votre efficacité, mais aussi affecter votre capacité à travailler ou même à terminer le travail. La saisie sur un ordinateur portable en est un exemple. Bien qu'il puisse sembler plus confortable de s'allonger sur un canapé et de taper un long papier, s'asseoir à un bureau ou à une table augmente en fait votre vitesse de saisie et réduit le nombre d'erreurs. Même le type de souris que vous utilisez peut avoir un impact sur votre façon de travailler, et l'utilisation d'une souris avec laquelle vous êtes à l'aise peut faire toute la différence.
De nombreux autres facteurs peuvent également entrer en jeu. Disposez-vous de suffisamment d'espace ? L'espace est-il encombré ou avez-vous de la place pour garder les documents de référence et autres objets dont vous pourriez avoir besoin à portée de main ? Y a-t-il d'autres moyens de travailler qui pourraient être encore plus efficaces ? Par exemple, l'achat d'un second moniteur peu coûteux, même d'occasion, peut être la clé pour réduire le temps que vous passez lorsque vous pouvez afficher plusieurs documents à la fois.
La clé est de trouver ce qui fonctionne pour vous et de traiter votre espace de travail comme une autre ressource importante nécessaire pour mener à bien la tâche.
Sans distraction
Il n'y a rien de plus frustrant que d'essayer de travailler alors que des distractions se produisent autour de vous. Si d'autres personnes vous interrompent continuellement ou s'il y a des choses qui retiennent votre attention de la tâche à accomplir, tout prend plus de temps et vous êtes plus enclin à faire des erreurs. 4
De nombreuses personnes affirment qu'elles fonctionnent mieux avec les distractions (elles préfèrent laisser la télévision ou la radio allumées), mais la vérité est qu'un environnement avec trop d'interruptions est rarement utile lorsqu'il faut se concentrer. Avant de décider que la télévision ou les colocataires bavards ne vous dérangent pas lorsque vous travaillez, établissez un compte rendu honnête du travail que vous produisez avec des interruptions par rapport au travail que vous faites sans.
Si vous trouvez que votre travail est meilleur sans distractions, il est conseillé de créer un environnement qui réduit les interruptions. Cela peut signifier que vous devez vous rendre dans une pièce privée, utiliser des écouteurs ou vous rendre dans un endroit comme une bibliothèque pour travailler. Quoi qu'il en soit, on ne soulignera jamais assez l'importance d'un environnement exempt de toute distraction.
Travailler au bon moment
La plupart des gens sont soumis à leurs propres rythmes, cycles et préférences tout au long de la journée. Certains sont alertes et énergiques le matin, tandis que d'autres sont considérés comme des « noctambules » et préfèrent travailler une fois que tout le monde s'est endormi. Il peut être important de connaître vos propres cycles et de les utiliser à votre avantage. Il est rare que quelqu'un fasse de son mieux lorsqu'il est épuisé, que ce soit physiquement ou mentalement. Tout comme il peut être difficile de travailler lorsque vous êtes physiquement malade, il peut également être difficile d'essayer d'apprendre ou de faire du travail mental lorsque vous êtes fatigué ou bouleversé émotionnellement.
Votre environnement de travail inclut certainement votre propre état d'esprit et votre bien-être physique. Les deux ont une influence significative sur votre capacité d'apprentissage et de production. Pour cette raison, il est non seulement important d'être conscient de votre propre condition et de vos préférences professionnelles, mais aussi d'essayer de créer des conditions qui vous aideront dans ces domaines. L'une des approches consiste à réserver un temps précis pour effectuer certains types de travail. Vous constaterez peut-être que vous vous concentrez mieux après avoir mangé. Si tel est le cas, prenez l'habitude de faire vos devoirs tous les soirs après le dîner. Ou vous aimerez peut-être lire davantage une fois que vous êtes prête à aller au lit. Vous pouvez donc faire vos devoirs de lecture juste avant de vous coucher le soir. Certaines personnes trouvent qu'elles sont plus créatives à un certain moment de la journée ou qu'elles sont plus à l'aise pour écrire avec un éclairage subtil. Il vaut la peine de prendre le temps de trouver les conditions qui vous conviennent le mieux afin de pouvoir en profiter.
QUESTION D'ANALYSE
Sondage sur l'environnement de travail
Analyse : Prenez le temps de réfléchir à l'endroit où vous allez travailler et à quel moment. Que pouvez-vous faire pour vous assurer que votre environnement de travail sera utile plutôt que nuisible ? Qu'est-ce qui ne fonctionne pas pour vous, tu sais ? Que ferez-vous pour empêcher ces conditions défavorables de s'infiltrer dans votre environnement de travail ?
Vous trouverez ci-dessous un bref sondage qui vous aidera à déterminer vos préférences en ce qui concerne votre espace de travail, le temps que vous passez et les distractions. Classez chaque option : 1 à 4, 1 signifiant « le moins comme moi » et 4 signifiant « le plus comme moi ».
- J'aime que mon espace de travail soit organisé et propre.
- Il y a des endroits où je suis plus à l'aise lorsque je travaille.
- Je préfère être seule quand je travaille sur certaines choses.
- J'ai du mal à lire avec d'autres sons ou voix autour de moi.
- Il y a certains moments de la journée où je peux me concentrer davantage.
- Mes humeurs ou mes émotions peuvent nuire à ma capacité de concentration