3.7：增强的时间和任务管理策略

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需要考虑的问题：

什么策略可以帮助我确定首要任务的优先顺序？
在确定优先次序时如何充分利用我的时间？
如何确保自己处理不愉快的任务，而不是推迟这些任务？
规划长期任务的最佳方法是什么？
如何在繁忙的日程安排中找到时间？

多年来，人们制定了许多不同的策略来管理时间和任务。事实证明，其中一些策略是有效和有用的，而另一些则被认为没有那么有用。

好消息是，那些效果不佳或对管理时间没有真正帮助的方法不会经常被传播。但是其他人，那些人们认为有价值的人，确实如此。接下来是三种独特的策略，它们已成为时间管理的主要内容。虽然不是每个人都会发现这三种方法在每种情况下都对他们都有用，但有足够多的人发现它们是有益的，可以将它们与很高的建议一起传递给他们。

每日前三名

每日前三名方法背后的想法是，你决定当天完成哪三件事最重要，而这三件事成为你完成的任务。这是一种非常简单的技巧，很有效，因为您每天都在完成任务并将其从列表中删除。即使你每周休息一天，但在那一天没有完成任何任务，每日前三名策略也会让你在一周内完成 18 个任务。这是你清单上划掉的很多东西。

分析问题

分析：想想你今天最重要的三项任务是什么？你明天名单上会有什么？

番茄技术

番茄技术由弗朗西斯科·西里洛开发。基本概念是使用计时器来设置工作间隔，然后是短暂的休息。间隔时间通常约为25分钟，被称为番茄，它来自意大利语中的番茄一词，因为Cirillo使用番茄形的厨房计时器来记录间隔。

在原始技术中，有六个步骤：

决定要完成的任务。
将计时器设置为所需的间隔。
努力完成任务。
计时器关闭时，在纸上打勾标记。
如果复选标记少于四个，请稍作休息（3—5 分钟），然后转到步骤 1 或 2（以合适者为准）。
吃完四个番茄后，休息一会儿（15—30 分钟），将复选标记数重置为零，然后转到步骤 1 或 2。

这种技术被认为对许多人有效的原因有很多。一是快速的工作周期和短暂的休息所带来的好处。这有助于减少精神疲劳和由此导致的生产力低下。另一个原因是，它倾向于鼓励练习者将任务分解为可以在大约 25 分钟内完成的事情，从可用时间的角度来看，这通常是可以管理的。白天挤出三节25分钟的工作时间比预留75分钟的时间要容易得多。

吃掉青蛙

在我们的三种快速策略中，吃青蛙的名字可能最奇怪，听起来可能不是最吸引人的。这个名字来自马克·吐温的一句名言：“早上先吃一只活青蛙，剩下的时间你不会遇到更糟糕的事情。” 《吃青蛙》也是布莱恩·特雷西（Brian Tracy）的一本畅销书的标题，该书涉及时间管理和避免拖延。

这如何应用于时间和任务管理是基于这样的概念：如果一个人先处理最大或最不愉快的任务，那么其他一切都会变得更容易。

尽管以幽默的方式表达，但其中有很多道理。首先，我们大大低估了担忧会对我们的表现产生多大影响。如果你一直因为对自己害怕的任务感到焦虑而分散注意力，这可能会影响你当时正在处理的任务。其次，当你所关心的任务完成和完成时，你不仅会有成就感和宽慰感，而且其他任务看起来会更轻松，没有那么困难。

应用程序：尝试三种时间管理策略

在接下来的两周内，尝试这三种方法中的每一种方法，看看哪些方法可能对你有用。你喜欢哪一个比其他的更喜欢吗？在不同的情况或不同的任务中，这三种方法能否更好地为你服务？你有没有创造性的替代方案，或者可能有办法使用这些技术的某种组合？

除了这三种策略之外，你还可以根据本章前面的建议开发出全新的方法。例如，你可以应用一些策略来避免拖延或设定适当的优先顺序，看看它们如何与这些技巧结合使用或单独发挥作用。

关键是要找到哪个系统最适合你。

分解步骤并将其分散到较短的工作时间内

在上文中，您阅读了几种不同的久经考验的有效时间管理策略，这些方法已成为专业领域的主要方法。在本节中，您将阅读另外两种创造性的技巧，它们结合了其他方法中的元素，在时间稀缺且长时间是你根本没有的奢侈品时处理任务。

该策略背后的概念是将任务分解为更小、更易于管理的单元，不需要太多时间即可完成。为了说明这可能是如何运作的，假设你被分配了一篇两页的论文，其中包含参考文献。你估计，完成论文（从头到尾）将花费四个半到五个小时。你看看下周的日历，就会发现根本没有五个小时的开放时段（除非你决定一晚只睡三个小时）。没错，你认为不睡觉不是一个好选择。在查看日历时，你确实发现你每晚可以在一个小时左右的时间内挤压。与其尝试一口气写出整篇论文，不如将其分解成小得多的组成部分，如下表所示：

表 3.8：将项目分解为可管理规模的任务
日期/时间	任务	时间
星期一下午 6:00	写大纲；寻找参考资料。	60 分钟
星期二下午 6:00	研究参考文献以支持大纲；寻找好的报价。	60 分钟
星期三晚上 7:00	撰写论文介绍和第一页草稿。	60 分钟
星期四下午 6:00	写第二页和结尾草稿。	60 分钟
星期五下午 5:00	重写和完善最终草稿。	60 分钟
星期六，上午 10:00	仅在需要时——完成或完善最终草稿。	60 分钟？

虽然这是一个简单的示例，但你可以看到它将如何重新分配任务以适合你的空闲时间，从而使完成论文成为可能。实际上，如果你的时间限制更加严格，就有可能进一步分解这些分开的任务。你可以使用 Pomodoro Technicle 的变体，每天在不同的时间写三段 20 分钟的片段。关键是要寻找方法将整个任务分解为较小的步骤，并根据自己的日程安排进行分散。

表 3.9
	星期一	星期二	周三	星期四	星期五	星期六	星期日
8:00 — 10:00		工作		工作
10:00 — 12:00	代数	工作	代数	工作	代数	上午 10 点到上午 11 点（仅在需要时提供）	工作
12:00 — 2:00	午餐/学习	下午 1 点英语比赛	午餐/学习	下午 1 点英语比赛	午餐/学习	家庭野餐	工作
2:00 — 4:00	历史	英语比赛	历史	英语比赛	历史	家庭野餐
4:00 — 6:00	学习代数测验。	杂货店	学习历史考试。	学习历史考试。	下午 5 点到下午 6 点重写并完善最终草稿。	家庭野餐	洗衣
6:00 — 7:00	写大纲；寻找参考资料。	研究参考文献以支持大纲；寻找好的报价。	研究报告项目。	写第二页和结尾草稿	创建演示文稿。	与达西会面。	为下周准备学校用品。
7:00 — 8:00	空闲时间	空闲时间	撰写论文介绍和第一页草稿。	研究报告项目。	创建演示文稿。		空闲时间

学生档案

“时间管理可能是我上大学时必须学到的最难的事情之一。首先，如果我忘记设置闹钟或叫我起床这样我就不会迟到了，我没有人来叫醒我。我不得不开始把手机放在离床很远的地方；这样，我就得起床才能关闭闹钟。按时完成工作也可能很困难。在你何时必须待在家里做任务和什么时候可以外出做休闲活动之间，很难找到微妙的平衡。

“我学会了 8-8-8 规则。每天你花八个小时做功课或上课，八个小时的空闲时间去做你想做的事，然后晚上花八个小时睡觉，这样你就可以得到足够的休息。睡眠对于时间管理至关重要。我很快了解到，如果你因为太累而努力防止头部摔倒，你就无法集中精力或提高工作效率。基本上，我了解到，如果你想在大学里取得成功，那么在时间上你必须处于领先地位。这是你一旦消失就无法弥补的东西。”

—普雷斯顿·艾伦，中阿肯色大学

分析您的日程安排并创造工作时间

在本章涵盖的所有策略中，这种策略可能需要最多的纪律，但在时间管理方面也可能是最有益的。事实是，我们大多数人整天都在浪费时间。其中一些是由于缺乏意识，但也可能是由于我们当前日程安排的限制造成的。这方面的一个例子是，当我们有 15 到 20 分钟的时间必须离开去某个地方时。那段时间我们什么也没做，因为我们专注于离开或要去哪里，而且我们可能没有足够的组织能力在那么短的时间内完成某件事。实际上，我们 24 小时工作的大部分时间都要花几分钟时间等待下一件事的发生。这些小时间单位每天加起来相当可观。

这个策略的目的是夺回那些失去的时刻，并利用它们来发挥自己的优势。这可能需要你仔细观察和考虑，但是使用它作为时间管理方法的结果是值得的。

第一步是寻找那些被浪费或可以重新利用的时间。为了识别他们，你需要注意你在一天中的所作所为以及你花了多少时间。已经给出了等待日程安排中下一件事的例子，但还有很多其他例子。在你真正完成活动之后，你花了多少时间在活动上，但因为你还没有开始做其他事情（例如，让下一集在狂欢观看、阅读社交媒体帖子或等待别人回复、上网冲浪等的同时播放）？你可能会惊讶地发现，只要在这里和那里增加几分钟没有成效的时间，你就会惊讶地发现自己每天消耗了多少时间。

如果你对每项活动花费的时间设置限制，你可能会发现你可以腾出时间去做其他事情。例如，将自己限制在30分钟内阅读新闻。与其阅读你感兴趣的主要内容，然后再花更多时间去看你只是偶然感兴趣的东西，因为那是你现在正在做的事情，而是可以在规定的时间后停下来，把你获得的额外时间用于某件事否则。

在你确定了浪费的时间段之后，下一步将是设想如何重组活动，将这些多余的时间组合成有用的时间段。以以下场景为例，我们将看到如何实现这一点。

星期二晚上，莎拉有一个例行公事：下班后，她每周购物（开车和购物 2 个小时），然后准备和吃晚饭（1 小时）。晚饭后，她花时间做家庭作业（1 小时）、与朋友见面、阅读新闻和其他互联网活动（1 小时），然后在睡觉前看电视或读书（1 小时）。尽管如果不削减自己喜欢的东西，她的日程安排似乎几乎没有改进的余地，但限制她在每项活动上花费的时间并重新思考自己如何完成每项任务可以产生重大影响。

在这个故事中，莎拉周二晚上的例行活动包括下班回家，盘点她家里可能需要购买的物品，然后开车去商店。在商店里，她花时间挑选和挑选杂货，因为她计划在本周余下的时间里吃饭。然后，在购买商品后，她开车回家。相反，如果她在到达商店之前花时间列出清单并计划好自己在商店里需要的东西，那么她就不会花那么多时间在每个过道里寻找灵感了。另外，如果她有一份准备好的清单，她不仅可以快速领取每件物品，而且可以在下班回家的路上在商店停留，从而减少额外的旅行时间。如果因为她更有条理地购买所需物品而少花了30分钟，而且她节省了从家里去商店的额外行程，从而额外减少了20分钟的旅行时间，那么她可以在周二晚上收回大量时间。如果她随后将与朋友见面的时间限制在30分钟以内，或者在准备晚餐时做一些事情，她会发现那天晚上的可用时间增加了将近一个半小时，而没有减少她需要做或享受的任何事情。如果她决定将时间花在学习或家庭作业上，这将是她以前在日程安排中用于家庭作业的时间的两倍多。

分析问题：反思

分析：找出你一天中可以重新捕捉和重新利用时间的领域。有什么东西可以四处走动以获得更多时间吗？有什么方法可以合并任务或减少旅行时间吗？