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13.5: 技术管理和规划

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    4。 技术管理和规划如何帮助公司优化其信息技术系统？

    在计算机的帮助下，人们在过去30年中产生的数据比过去5,000年的总和还要多。 如今，公司在信息技术方面进行了大量投资，以帮助他们管理如此庞大的数据，将数据转化为知识，并将其提供给需要的人。 但是，在许多情况下，这些公司无法从这些支出中获得预期的收益。 高级管理人员的典型抱怨包括公司支出过多，没有从IT投资中获得足够的业绩和回报，这些投资与业务战略无关，公司似乎为了技术而购买最新技术，以及通信IT 专家和 IT 用户之间很差。

    优化 IT！

    管理公司企业范围的IT运营，尤其是当这些运营通常跨多个地点、软件应用程序和系统时，绝非易事。 IT经理不仅要处理现场系统，还必须监督网络和其他技术，例如处理电子邮件的移动设备，这些设备将工作地点从下一个城镇到另一个大陆的员工连接起来。 同时，IT 经理面临时间限制和预算限制，这使得他们的工作更具挑战性。

    成长中的公司可能会发现自己的IT结构是分散的，其中包括许多独立的系统和重复的工作。 想要进入或扩展电子商务的公司需要足够灵活的系统来适应这个不断变化的市场。 设备和数据的安全性是另一个关键领域，我们将在本章后面介绍这个问题。

    目标是制定全公司范围的综合技术计划，在业务判断、技术专业知识和技术投资之间取得平衡。 IT 规划需要公司高层管理人员、IT 经理和业务部门经理共同努力，制定全面的计划。 此类计划必须考虑到公司的战略目标以及正确的技术将如何帮助管理者实现这些目标。

    技术管理和规划不仅仅是购买新技术。 如今，各公司都在削减IT预算，因此要求经理们用更少的资源做更多的事情。 他们正在实施利用对已有技术的投资的项目，寻找最大限度地提高效率和优化利用率的方法。

    管理知识资源

    由于信息的激增，我们还看到了从信息管理向更广阔视野的重大转变，这种视野侧重于在知识资产而不是实物资产中寻找机会并释放其价值。 信息管理涉及收集、处理和压缩信息，而知识管理 (KM) 更困难的任务则侧重于研究、收集、组织和共享组织的集体知识，以提高生产力，促进创新，并获得竞争优势。 一些公司甚至设立了一个新的职位，即首席知识官来领导这项工作。 13

    公司使用其 IT 系统来促进知识的物理共享。 但是，更好的硬件和软件不是知识管理的答案。 知识管理不是以技术为基础的，而是一种使用技术的商业惯例。 技术本身并不构成知识管理，也不是知识管理的解决办法。 相反，它促进了知识管理。 成功实施知识管理计划的高管们明白，知识管理并不是购买用作数据存储库并协调公司所有智力资本的主要软件应用程序的问题。 根据百时美施贵宝（BMS）知识管理副总裁梅琳达·比克斯塔夫的说法，任何这种 “以技术领先” 的方法都是通往失败的必经之路。 Bickerstaff解释说：“知识管理必须被视为业务问题解决者，而不是一个抽象的概念。”

    有效的知识管理要求采用跨学科方法，协调组织知识的各个方面。 要利用信息系统（尤其是互联网）的力量和公司的人力资本资源，需要在行为和技术上进行重大改变。 第一步是通过组织结构和奖励创造一种信息文化，促进更灵活、更具协作性的工作和沟通方式。 推动组织走向知识管理并非易事，但在创造更具协作性的环境、减少重复工作和增加知识共享方面，付出这些努力是值得的。 在增长、时间和金钱方面，好处可能是巨大的。

    在大型制药公司Bristol-Meyers Squibb，Bickerstaff在实施知识管理时首先寻找与信息相关的具体问题来解决，以便公司节省时间和/或金钱。 例如，她了解到公司科学家花了大约 18% 的时间在多个数据库中搜索专利和其他信息。 只要整合相关数据库，研究人员就能更快地进行搜索。 一个更复杂的项目涉及汇编具有最佳FDA批准率的药物研发团队的最佳实践，以便其他团体可以从中受益。 比肯斯塔夫没有发送可以轻易搁置的表格，而是安排进行面试和总结经验教训。 然后，这些信息被发展成有趣的文章，而不是枯燥的公司报告。 14

    技术规划

    良好的技术计划为员工提供了以最高效率完成工作所需的工具。 第一步是总体需求评估，然后是项目排名以及硬件和软件的具体选择。 表 13.3 列出了部门经理和 IT 专家在规划技术采购时应问的一些基本问题。

    IT 项目规划问题
    • 公司的总体目标是什么？
    • 公司想解决什么问题？
    • 技术如何帮助实现这些目标并解决问题？
    • 公司的短期和长期IT优先事项是什么？
    • 哪种类型的技术基础设施（集中式或分散式）最能满足公司的需求？
    • 哪些技术符合公司的要求？
    • 是否需要额外的硬件和软件？ 如果是，它们会与公司的现有系统集成吗？
    • 除了技术变更之外，系统的设计和实施是否包括人员和流程变更？
    • 您是否具备开发和实施拟议应用程序的内部能力，还是应该聘请外部专家？

    表 13.3

    一旦经理确定了具有商业意义的项目，他们就可以选择最适合公司需求的产品。 最后一步是评估该技术在效率和有效性方面的潜在好处。 对于成功的项目，您必须评估和重组业务流程，选择技术，开发和实施系统，并管理变更流程，以最好地满足您的组织需求。 在效率低下的业务流程之上安装新的 IT 系统是浪费时间和金钱！

    概念检查

    1. 公司可以通过哪些方式管理其技术资产以发挥其优势？
    2. 区分信息管理和知识管理。 公司可以采取哪些措施来管理知识？
    3. 列出经理在计划技术采购时需要问的关键问题。