3.7: استراتيجيات محسنة لإدارة الوقت والمهام

Last updated
Save as PDF

Page ID: 197940

\( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)\(\newcommand{\AA}{\unicode[.8,0]{x212B}}\)

أسئلة للنظر فيها:

ما هي الاستراتيجية التي تساعدني على تحديد أولويات مهامي العليا؟
كيف يمكنني الاستفادة القصوى من وقتي عند تحديد الأولويات؟
كيف أتأكد من معالجة المهام غير السارة بدلاً من تأجيلها؟
ما هي أفضل طريقة للتخطيط للمهام طويلة المدى؟
كيف أجد الوقت في جدول مزدحم؟

على مر السنين، طور الناس عددًا من الاستراتيجيات المختلفة لإدارة الوقت والمهام. وقد أثبتت بعض الاستراتيجيات أنها فعالة ومفيدة، بينما اعتبرت استراتيجيات أخرى غير مفيدة.

والخبر السار هو أن الأساليب التي لا تعمل بشكل جيد أو لا تساعد حقًا في إدارة الوقت لا يتم تمريرها كثيرًا. لكن البعض الآخر، الذي يجده الناس ذا قيمة، يفعل ذلك. فيما يلي ثلاث استراتيجيات فريدة أصبحت أساسية لإدارة الوقت. في حين لن يجد الجميع أن الثلاثة يعملون من أجلهم في كل موقف، فقد وجد عدد كافٍ من الأشخاص أنها مفيدة لتمريرها جنبًا إلى جنب مع التوصيات العالية.

دايلي توب ثري

الفكرة وراء المقاربة الثلاثة الأولى اليومية هي تحديد الأشياء الثلاثة الأكثر أهمية لإنهائها في ذلك اليوم، وتصبح هذه المهام هي المهام التي تكملها. إنها تقنية بسيطة للغاية وفعالة لأنك تقوم كل يوم بإنهاء المهام وإزالتها من قائمتك. حتى إذا كنت تأخذ يومًا واحدًا من الراحة في الأسبوع ولم تكمل أي مهام في ذلك اليوم المحدد، فإن الإستراتيجية الثلاثة الأولى اليومية ستجعلك تنهي 18 مهمة في غضون أسبوع واحد. هذا قدر كبير من الأشياء التي تم شطبها من قائمتك.

سؤال التحليل

التحليل: فكر فيما ستكون أهم ثلاث مهام لك اليوم؟ ماذا سيكون لديك على القائمة غدا؟

تقنية بومودورو

الشكل\(\PageIndex{14}\): تمت تسمية تقنية Pomodoro على اسم نوع من أجهزة ضبط وقت المطبخ، ولكن يمكنك استخدام أي ساعة أو عداد للعد التنازلي. (ماركو فيرتش/فليكر/الإحالة 2.0 العامة (CC BY 2.0))

تم تطوير تقنية بومودورو من قبل فرانشيسكو سيريلو. المفهوم الأساسي هو استخدام جهاز ضبط الوقت لتعيين فترات العمل التي تليها استراحة قصيرة. عادة ما تكون الفواصل الزمنية حوالي 25 دقيقة وتسمى بومودوروس، والتي تأتي من الكلمة الإيطالية للطماطم لأن سيريلو استخدم جهاز توقيت مطبخ على شكل طماطم لتتبع الفواصل الزمنية.

في التقنية الأصلية، هناك ست خطوات:

حدد المهمة التي يتعين القيام بها.
اضبط جهاز ضبط الوقت على الفاصل الزمني المطلوب.
اعمل على المهمة.
عند إيقاف تشغيل جهاز ضبط الوقت، ضع علامة اختيار على قطعة من الورق.
إذا كان لديك أقل من أربع علامات اختيار، خذ استراحة قصيرة (من 3 إلى 5 دقائق)، ثم انتقل إلى الخطوة 1 أو 2 (أيهما مناسب).
بعد أربعة بومودورو، خذ استراحة أطول (15-30 دقيقة)، وأعد تعيين عدد علامات الاختيار إلى الصفر، ثم انتقل إلى الخطوة 1 أو 2.

الشكل\(\PageIndex{15}\): تحتوي تقنية بومودورو على خمس خطوات محددة.

هناك العديد من الأسباب التي تجعل هذه التقنية تعتبر فعالة للعديد من الأشخاص. الأولى هي الفائدة المستمدة من دورات العمل السريعة وفترات الراحة القصيرة. هذا يساعد على تقليل التعب العقلي ونقص الإنتاجية الناتج عنه. آخر هو أنه يميل إلى تشجيع الممارسين على تقسيم المهام إلى أشياء يمكن إكمالها في حوالي 25 دقيقة، وهو أمر يمكن إدارته عادةً من منظور الوقت المتاح. من الأسهل بكثير تخصيص ثلاث جلسات عمل مدتها 25 دقيقة خلال اليوم بدلاً من تخصيص 75 دقيقة من الوقت.

أكل الضفدع

من بين استراتيجياتنا الثلاث السريعة، ربما يكون تناول الضفدع هو الأغرب وقد لا يبدو الأكثر جاذبية. يأتي الاسم من اقتباس شهير نُسب إلى مارك توين: «تناول ضفدعًا حيًا أولاً في الصباح ولن يحدث لك شيء أسوأ من ذلك بقية اليوم». Eat the Frog هو أيضًا عنوان الكتاب الأكثر مبيعًا من تأليف Brian Tracy الذي يتعامل مع إدارة الوقت وتجنب التسويف.

تعتمد كيفية تطبيق ذلك على إدارة الوقت والمهام على مفهوم أنه إذا تولى الشخص المهمة الأكبر أو الأكثر إزعاجًا أولاً، فسيكون كل شيء آخر أسهل بعد ذلك.

على الرغم من ذكرها بطريقة فكاهية، إلا أن هناك قدرًا كبيرًا من الحقيقة في هذا الأمر. أولاً، نقلل إلى حد كبير من مدى القلق الذي يمكن أن يؤثر على أدائنا. إذا كنت مشتتًا باستمرار بسبب القلق بشأن مهمة تخشاها، فقد يؤثر ذلك على المهمة التي تعمل عليها في ذلك الوقت. ثانيًا، لن تشعر فقط بالإنجاز والراحة عند انتهاء المهمة التي تهتم بها وإبعادها عن الطريق، ولكن ستبدو المهام الأخرى أخف وليس بنفس الصعوبة.

التطبيق: جرب ثلاث استراتيجيات لإدارة الوقت

على مدار الأسبوعين المقبلين، جرب كل من هذه الطرق الثلاث لمعرفة الطرق التي قد تناسبك. هل هناك واحد تفضله على الآخرين؟ هل يمكن أن تخدمك كل من هذه الأساليب الثلاثة بشكل أفضل في مواقف مختلفة أو بمهام مختلفة؟ هل لديك بديل إبداعي أو ربما طريقة لاستخدام مزيج من هذه التقنيات؟

بالإضافة إلى هذه الاستراتيجيات الثلاث، يمكنك أيضًا تطوير مناهج جديدة كاملة من الاقتراحات الموجودة سابقًا في هذا الفصل. على سبيل المثال، يمكنك تطبيق بعض الاستراتيجيات لتجنب المماطلة أو لتحديد الأولويات المناسبة ومعرفة كيفية عملها مع هذه التقنيات أو بمفردها.

المفتاح هو العثور على النظام الأفضل بالنسبة لك.

تقسيم الخطوات ونشرها على فترات عمل أقصر

أعلاه، قرأت عن العديد من الاستراتيجيات المختلفة المجربة والمختبرة لإدارة الوقت بشكل فعال - الأساليب التي أصبحت أساسية في العالم المهني. في هذا القسم سوف تقرأ عن أسلوبين إبداعيين آخرين يجمعان عناصر من هذه الأساليب الأخرى للتعامل مع المهام عندما يكون الوقت نادرًا وتكون الفترات الطويلة من الوقت رفاهية لا تمتلكها.

يتمثل المفهوم الكامن وراء هذه الاستراتيجية في تقسيم المهام إلى وحدات أصغر وأكثر قابلية للإدارة لا تتطلب الكثير من الوقت لإكمالها. وكتوضيح لكيفية عمل ذلك، تخيل أنه تم تخصيص ورقة من صفحتين لتضمين المراجع. تقدر أن إكمال الورقة - من البداية إلى النهاية - سيستغرق ما بين أربع ساعات ونصف وخمس ساعات. تنظر إلى التقويم الخاص بك خلال الأسبوع المقبل وترى أنه ببساطة لا توجد كتل مفتوحة مدتها خمس ساعات (إلا إذا قررت الحصول على ثلاث ساعات فقط من النوم في ليلة واحدة). أنت محق في ذلك، تقرر أن الذهاب بدون نوم ليس خيارًا جيدًا. أثناء النظر إلى التقويم الخاص بك، ترى أنه يمكنك الضغط لمدة ساعة أو نحو ذلك كل ليلة. بدلاً من محاولة كتابة الورقة بأكملها في جلسة واحدة، يمكنك تقسيمها إلى مكونات أصغر بكثير كما هو موضح في الجدول أدناه:

الجدول 3.8: تقسيم المشاريع إلى مهام ذات حجم قابل للإدارة
اليوم\ الوقت	مهمة	الوقت
الإثنين، 6:00 مساءً	اكتب المخطط التفصيلي؛ ابحث عن المراجع.	60 دقيقة
الثلاثاء، 6:00 مساءً	مراجع بحثية لدعم المخطط التفصيلي؛ ابحث عن اقتباسات جيدة.	60 دقيقة
الأربعاء، 7:00 مساءً	اكتب مقدمة ورقية ومسودة الصفحة الأولى.	60 دقيقة
الخميس، 6:00 مساءً	اكتب الصفحة الثانية والمسودة الختامية.	60 دقيقة
الجمعة، الخامسة مساءً	أعد كتابة المسودة النهائية وصقلها.	60 دقيقة
السبت، الساعة 10:00 صباحًا	فقط إذا لزم الأمر - قم بإنهاء المسودة النهائية أو تلميعها.	60 دقيقة؟

في حين أن هذا مثال بسيط، يمكنك أن ترى كيف سيعيد توزيع المهام لتناسب الوقت المتاح لديك بطريقة تجعل إكمال الورقة ممكنًا. في الواقع، إذا كانت قيود الوقت الخاصة بك أكثر صرامة، فسيكون من الممكن تقسيم هذه المهام المقسمة بشكل أكبر. يمكنك استخدام مجموعة متنوعة من تقنية Pomodoro والكتابة لثلاث مقاطع مدتها 20 دقيقة كل يوم في أوقات مختلفة. المفتاح هو البحث عن طرق لتقسيم المهمة بأكملها إلى خطوات أصغر وتوزيعها لتناسب جدولك الزمني.

الجدول 3.9
	الإثنين	الثلاثاء	الأربعاء	الخميس	الجمعة	يوم السبت	الأحد
8:00 - 10:00		عمل		عمل
10:00 — 12:00	علم الجبر	عمل	علم الجبر	عمل	علم الجبر	من الساعة 10 صباحًا حتى الساعة 11 صباحًا فقط عند الحاجة	عمل
12:00 — 2:00	الغداء/الدراسة	الساعة الواحدة بعد الظهر: شركة إنكليزية	الغداء/الدراسة	الساعة الواحدة بعد الظهر: شركة إنكليزية	الغداء/الدراسة	نزهة عائلية	عمل
2:00 - 4:00	التاريخ	إنجليش كومب	التاريخ	إنجليش كومب	التاريخ	نزهة عائلية
4:00 - 6:00	اختبار الدراسة من أجل الجبر.	البقالة	ادرس لامتحان التاريخ.	ادرس لامتحان التاريخ.	من الساعة 5 مساءً حتى الساعة 6 مساءً، أعد كتابة المسودة النهائية وصقلها.	نزهة عائلية	غسيل ملابس
6:00 - 7:00	اكتب المخطط التفصيلي؛ ابحث عن المراجع.	مراجع بحثية لدعم المخطط التفصيلي؛ ابحث عن اقتباسات جيدة.	مشروع عرض بحثي.	اكتب الصفحة الثانية والمسودة الختامية	إنشاء عرض تقديمي.	لقاء مع دارسي.	جهز الأشياء المدرسية للأسبوع المقبل.
7:00 - 8:00	وقت حر	وقت حر	اكتب مقدمة ورقية ومسودة الصفحة الأولى.	مشروع عرض بحثي.	إنشاء عرض تقديمي.		وقت حر

ملف تعريف الطالب

«إدارة الوقت هي على الأرجح واحدة من أصعب الأشياء التي اضطررت إلى تعلمها عندما وصلت إلى الكلية. بالنسبة للمبتدئين، لم يكن لدي أي شخص ليوقظني إذا نسيت ضبط المنبه أو إخباري بالخروج من السرير حتى لا أتأخر. اضطررت إلى البدء في وضع هاتفي بعيدًا عن سريري؛ وبهذه الطريقة، كان عليّ الخروج من السرير لإيقاف المنبه. يمكن أن يكون إنجاز العمل في الوقت المحدد أمرًا صعبًا أيضًا. من الصعب إيجاد توازن دقيق بين الوقت الذي يتعين عليك فيه البقاء والعمل في المهام والوقت المقبول للخروج والقيام بأنشطة ترفيهية.

«لقد تعلمت قاعدة 8-8-8. كل يوم تقضي ثماني ساعات في العمل على العمل المدرسي أو الذهاب إلى الفصل، وثماني ساعات من وقت الفراغ للقيام بما تريد، ثم ثماني ساعات للنوم ليلاً حتى تحصل على قسط كافٍ من الراحة. النوم أمر بالغ الأهمية لإدارة الوقت. لقد تعلمت بسرعة أنه لا يمكنك التركيز أو أن تكون منتجًا إذا كنت تكافح من أجل منع رأسك من السقوط لأنك متعب جدًا. في الأساس، تعلمت أنه إذا كنت تريد أن تكون ناجحًا في الكلية، فعليك أن تكون في صدارة لعبتك عندما يتعلق الأمر بالوقت. إنه شيء لا يمكنك تعويضه بمجرد اختفائه».

— بريستون ألين، جامعة سنترال أركنساس

تحليل الجدول الزمني الخاص بك وخلق وقت للعمل

من بين جميع الاستراتيجيات التي يغطيها هذا الفصل، قد تتطلب هذه الاستراتيجية أكبر قدر من الانضباط، ولكنها قد تكون أيضًا الأكثر فائدة في إدارة الوقت. الحقيقة هي أن معظمنا يضيع الوقت طوال اليوم. يرجع بعضها إلى نقص الوعي، ولكن يمكن أن يكون أيضًا بسبب قيود جداولنا الحالية. مثال على ذلك هو عندما يكون لدينا 15 إلى 20 دقيقة قبل أن نغادر للذهاب إلى مكان ما. لا نفعل أي شيء في ذلك الوقت لأننا نركز على المغادرة أو إلى أين نذهب، وقد لا نكون منظمين بما يكفي لإنجاز شيء ما في تلك الفترة الزمنية القصيرة. في الواقع، يتم قضاء الكثير من أيامنا التي تستغرق 24 ساعة بضع دقائق في كل مرة في انتظار الشيء التالي المقرر حدوثه. تضيف هذه الوحدات الصغيرة من الوقت مبلغًا معقولًا كل يوم.

الهدف من هذه الاستراتيجية هو استعادة تلك اللحظات المفقودة واستخدامها لصالحك. قد يتطلب ذلك ملاحظة ودراسة دقيقة من جانبك، ولكن نتائج استخدام هذا كطريقة لإدارة الوقت تستحق العناء.

الخطوة الأولى هي البحث عن تلك الفترات الزمنية التي يتم إهدارها أو التي يمكن إعادة استخدامها. من أجل التعرف عليها، ستحتاج إلى الانتباه إلى ما تفعله على مدار اليوم ومقدار الوقت الذي تقضيه في القيام بذلك. لقد تم بالفعل تقديم مثال انتظار الشيء التالي في جدولك الزمني، ولكن هناك العديد من الأمثلة الأخرى. كم من الوقت تقضيه في الأنشطة بعد الانتهاء بالفعل من القيام بها ولكنك لا تزال باقية لأنك لم تبدأ في القيام بشيء آخر (على سبيل المثال، السماح بتشغيل الحلقة التالية أثناء المشاهدة بنهم، أو قراءة منشورات وسائل التواصل الاجتماعي أو انتظار رد شخص ما، وتصفح الإنترنت، وما إلى ذلك)؟ قد تفاجأ بمعرفة مقدار الوقت الذي تستغرقه كل يوم بمجرد إضافة بضع دقائق غير منتجة هنا وهناك.

إذا قمت بتعيين حد لمقدار الوقت الذي تقضيه في كل نشاط، فقد تجد أنه يمكنك استعادة الوقت للقيام بأشياء أخرى. مثال على ذلك هو قصر نفسك على قراءة الأخبار لمدة 30 دقيقة. بدلاً من قراءة الأشياء الرئيسية التي تهمك ثم قضاء قدر إضافي من الوقت في النظر إلى الأشياء التي تهتم بها بشكل عرضي فقط لأن هذا هو ما تفعله في الوقت الحالي، يمكنك التوقف بعد فترة مخصصة معينة واستخدام الوقت الإضافي الذي اكتسبته في شيء ما وإلا.

بعد تحديد فترات الوقت الضائع، ستكون الخطوة التالية هي تصور كيفية إعادة هيكلة أنشطتك لتجميع تلك الدقائق الإضافية معًا في مجموعات زمنية مفيدة. باستخدام السيناريو التالي كتوضيح، سنرى كيف يمكن تحقيق ذلك.

الشكل\(\PageIndex{16}\): يجب على سارة موازنة الكثير من الالتزامات.

في ليالي الثلاثاء، تتبع سارة روتينًا: بعد العمل، تقوم بالتسوق طوال الأسبوع (ساعتان من القيادة والتسوق) ثم تعد العشاء وتأكله (ساعة واحدة). بعد العشاء، تقضي وقتًا في أداء الواجبات المنزلية (ساعة واحدة) والتواصل مع الأصدقاء وقراءة الأخبار وأنشطة الإنترنت الأخرى (ساعة واحدة)، ثم تشاهد التلفزيون أو تقرأ قبل الذهاب إلى الفراش (ساعة واحدة). في حين أنه قد يبدو أن هناك مجالًا صغيرًا جدًا للتحسين في جدولها الزمني دون الاستغناء عن شيء تستمتع به، فإن الحد من مقدار الوقت الذي تقضيه في كل نشاط وإعادة التفكير في كيفية قيامها بكل مهمة يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا.

في هذه القصة، يتضمن روتين سارة ليلة الثلاثاء العودة إلى المنزل من العمل، وتقييم العناصر الموجودة في منزلها التي قد تحتاج إلى شرائها، ثم القيادة إلى المتجر. أثناء وجودها في المتجر، تقضي وقتًا في انتقاء واختيار البقالة لأنها تخطط للوجبات التي ستأكلها خلال بقية الأسبوع. ثم، بعد إجراء مشترياتها، تقود سيارتها إلى المنزل. بدلاً من ذلك، إذا خصصت وقتًا لإعداد قائمة والتخطيط لما تحتاجه في المتجر قبل وصولها، فلن تقضي الكثير من الوقت في البحث عن الإلهام في كل ممر. أيضًا، إذا كانت لديها قائمة جاهزة، فلن تتمكن فقط من استلام كل عنصر بسرعة، ولكن يمكنها التوقف عند المتجر في طريق العودة إلى المنزل من العمل، وبالتالي تقليل وقت السفر الإضافي. إذا استغرق شراء ما تحتاجه أقل من 30 دقيقة لأنها كانت أكثر تنظيمًا وقلصت 20 دقيقة إضافية من وقت السفر عن طريق توفير الرحلة الإضافية إلى المتجر من منزلها، فقد تتمكن من استعادة قدر كبير من مساء الثلاثاء. إذا قامت بعد ذلك بتحديد الوقت الذي تقضيه في اللحاق بالأصدقاء وما يقرب من 30 دقيقة أو ربما فعلت بعضًا من ذلك أثناء إعداد العشاء، فستجد أنها أضافت ما يقرب من ساعة ونصف إضافية إلى الوقت المتاح لها في ذلك المساء، دون الاستغناء عن أي شيء تحتاج إلى القيام به أو الاستمتاع به. إذا قررت قضاء وقتها في الدراسة أو الواجبات المنزلية، فسيؤدي ذلك إلى أكثر من ضعف الوقت الذي كان متاحًا لها سابقًا في جدولها الزمني للواجبات المنزلية.

سؤال التحليل: التفكير

التحليل: حدد المناطق بالطريقة التي تقضي بها يومك حيث يمكنك استعادة الوقت وإعادة استخدامه. هل هناك أشياء يمكنك التنقل فيها لكسب المزيد من الوقت؟ هل هناك طرق يمكنك من خلالها الجمع بين المهام أو تقليل وقت السفر؟