Ni mkakati gani unisaidia kuweka kipaumbele kazi zangu za juu?
Je, mimi kufanya matumizi bora ya muda wangu wakati kipaumbele?
Ninawezaje kuhakikisha ninashughulikia kazi zisizofurahi badala ya kuziweka mbali?
Nini njia bora ya kupanga mipango ya muda mrefu?
Je, mimi kupata muda katika ratiba busy?
Kwa miaka mingi, watu wameanzisha mikakati mbalimbali ya kusimamia muda na kazi. Baadhi ya mikakati imethibitisha kuwa yenye ufanisi na yenye manufaa, wakati wengine wameonekana kuwa sio muhimu.
Habari njema ni kwamba mbinu ambazo hazifanyi kazi vizuri sana au hazisaidii sana katika kusimamia wakati hazipatikani mara nyingi sana. Lakini wengine, wale ambao watu hupata thamani, fanya. Kinachofuata hapa ni mikakati mitatu ya kipekee ambayo yamekuwa kikuu cha usimamizi wa wakati. Wakati si kila mtu atapata kwamba wote watatu wanafanya kazi kwao katika kila hali, watu wa kutosha wamewaona kuwa na manufaa ya kupitisha pamoja na mapendekezo ya juu.
Kila siku ya juu tatu
Wazo nyuma ya mbinu tatu za kila siku ni kwamba unaamua ni mambo matatu ambayo ni muhimu zaidi kumaliza siku hiyo, na haya huwa kazi unazokamilisha. Ni mbinu rahisi sana ambayo inafaa kwa sababu kila siku unamaliza kazi na kuziondoa kwenye orodha yako. Hata kama alichukua siku moja mbali ya wiki na kukamilika hakuna kazi katika siku hiyo fulani, kila siku juu tatu mkakati ingekuwa wewe kumaliza 18 kazi wakati wa wiki moja. Hiyo ni kiasi nzuri ya mambo walivuka mbali orodha yako.
swali la uchambuzi
Uchambuzi: Fikiria juu ya nini itakuwa kazi zako tatu za juu leo? Ungekuwa na nini kwenye orodha kesho?
Mbinu ya Pomodoro
Kielelezo\(\PageIndex{14}\): Mbinu ya Pomodoro inaitwa baada ya aina ya timer ya jikoni, lakini unaweza kutumia saa yoyote au wakati wa kuhesabu. (Marco Verch /Flickr/Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))
Mbinu ya Pomodoro ilianzishwa na Francesco Cirillo. Dhana ya msingi ni kutumia timer kuweka vipindi vya kazi vinavyofuatwa na mapumziko mafupi. Vipindi ni kawaida takriban dakika 25 na huitwa pomodoros, ambayo inatokana na neno la Kiitalia kwa ajili ya nyanya kwa sababu Cirillo alitumia timer ya jikoni yenye umbo la nyanya kuweka wimbo wa vipindi.
Katika mbinu ya awali kuna hatua sita:
Chagua juu ya kazi inayofanyika.
Weka timer kwa muda uliotaka.
Kazi juu ya kazi.
Wakati timer inakwenda mbali, weka alama ya hundi kwenye kipande cha karatasi.
Ikiwa una alama chache za hundi nne, pata mapumziko mafupi (dakika 3—5), kisha uende Hatua ya 1 au 2 (kwa namna yoyote inayofaa).
Baada ya pomodoros nne, pata mapumziko ya muda mrefu (dakika 15—30), rekebisha hesabu yako ya alama ya hundi hadi sifuri, halafu uende Hatua ya 1 au 2.
Kielelezo\(\PageIndex{15}\): Mbinu ya Pomodoro ina hatua tano zilizoelezwa.
Kuna sababu kadhaa mbinu hii inaonekana kuwa yenye ufanisi kwa watu wengi. Moja ni faida inayotokana na mzunguko wa haraka wa kazi na mapumziko mafupi. Hii husaidia kupunguza uchovu wa akili na ukosefu wa uzalishaji unaosababishwa na hilo. Mwingine ni kwamba huelekea kuhamasisha wataalamu kuvunja kazi chini ya mambo ambayo yanaweza kukamilika katika muda wa dakika 25, ambayo ni jambo ambalo ni kawaida kusimamiwa kutokana na mtazamo wa muda unaopatikana. Ni rahisi sana kufuta katika vikao vitatu vya dakika 25 vya muda wa kazi wakati wa mchana kuliko kuweka kando ya muda wa dakika 75.
Kula Frog
Kati ya mikakati yetu mitatu ya haraka, kula chura pengine ina jina strangest na inaweza sauti kuwakaribisha zaidi. Jina linatokana na kunukuu maarufu, lililohusishwa na Mark Twain: “Kula chura cha kuishi jambo la kwanza asubuhi na hakuna chochote kibaya kitakachofanyika kwako siku zote.” Kula Frog pia ni jina la kitabu bora kuuza na Brian Tracy ambayo inahusika na usimamizi wa muda na kuepuka uzuiaji.
Jinsi hii inatumika kwa usimamizi wa muda na kazi inategemea dhana kwamba ikiwa mtu anajali kazi kubwa au mbaya zaidi kwanza, kila kitu kingine kitakuwa rahisi baada ya hayo.
Ingawa alisema kwa njia ya kuchekesha, kuna mpango mzuri wa ukweli katika hili. Kwanza, tunadharau sana kiasi gani cha wasiwasi kinachoweza kuathiri utendaji wetu. Kama wewe ni daima aliwasihi na wasiwasi juu ya kazi wewe ni hofu, inaweza kuathiri kazi wewe ni kazi ya wakati. Pili, sio tu utakuwa na hisia ya kufanikiwa na misaada wakati kazi unayohusika nayo imekamilika na nje ya njia, lakini kazi nyingine itaonekana kuwa nyepesi na sio ngumu.
Maombi: Jaribu Mikakati ya Usimamizi wa Muda
Zaidi ya wiki mbili zijazo, jaribu kila njia hizi tatu ili uone ni zipi ambazo zinaweza kukufanyia kazi. Je, kuna mmoja unayependelea juu ya wengine? Inaweza kila moja ya mbinu hizi tatu kukutumikia bora katika hali tofauti au kwa kazi tofauti? Je! Una mbadala ya ubunifu au labda njia ya kutumia mchanganyiko wa mbinu hizi?
Mbali na mikakati hii mitatu, unaweza pia kuendeleza mbinu mpya mpya kutoka kwa mapendekezo yaliyopatikana mapema katika sura hii. Kwa mfano, unaweza kutumia baadhi ya mikakati ya kuepuka uzuiaji au kwa kuweka vipaumbele sahihi na kuona jinsi wanavyofanya kazi pamoja na mbinu hizi au kwa wenyewe.
Kitu muhimu ni kupata mfumo gani unaofaa kwako.
Kuvunja Hatua na Kueneza kwa vipindi vifupi vya Kazi
Juu, unasoma kuhusu mikakati kadhaa iliyojaribiwa na kupimwa kwa njia bora za usimamizi wa wakati ambazo zimekuwa kikuu katika ulimwengu wa kitaaluma. Katika sehemu hii utasoma kuhusu mbinu mbili za ubunifu ambazo zinachanganya vipengele kutoka kwa njia hizi zingine za kushughulikia kazi wakati muda ni chache na muda mrefu ni anasa ambazo huna.
Dhana nyuma ya mkakati huu ni kuvunja kazi katika vitengo vidogo, vinavyoweza kusimamiwa zaidi ambavyo havihitaji muda mwingi wa kukamilisha. Kama mfano wa jinsi hii inaweza kufanya kazi, fikiria kwamba umepewa karatasi ya ukurasa mbili ambayo ni pamoja na marejeo. Unakadiria kwamba kukamilisha karatasi-kuanza kumaliza-itachukua kati ya saa nne na nusu na tano. Unaangalia kalenda yako juu ya wiki ijayo na kuona kwamba hakuna vitalu vya saa tano wazi (isipokuwa ukiamua kupata masaa matatu tu ya usingizi usiku mmoja). Kwa hakika, unaamua kuwa kwenda bila usingizi sio chaguo nzuri. Wakati ukiangalia kalenda yako, unaona kwamba unaweza kufuta saa moja au hivyo kila usiku. Badala ya kujaribu kuandika karatasi nzima katika kikao kimoja, unaivunja kwenye vipengele vidogo sana kama inavyoonekana katika meza hapa chini:
Jedwali 3.8: Kuvunja Miradi katika Kazi za Kusimamiwa
Siku/Muda
Task
Muda
Jumatatu, 6:00 p.m.
Andika muhtasari; tafuta marejeo.
Dakika 60
Jumanne, 6:00 p.m.
Marejeo ya utafiti ili kusaidia muhtasari; tafuta quotes nzuri.
Dakika 60
Jumatano, 7:00 p.m.
Andika utangulizi wa karatasi na rasimu ya kwanza ya ukurasa.
Dakika 60
Alhamisi, 6:00 p.m.
Andika ukurasa wa pili na rasimu ya kufunga.
Dakika 60
Ijumaa, 5:00 p.m.
Andika upya na Kipolishi rasimu ya mwisho.
Dakika 60
Jumamosi, 10:00 asubuhi
Tu kama inahitajika - kumaliza au Kipolishi rasimu ya mwisho.
Dakika 60?
Wakati huu ni mfano rahisi, unaweza kuona jinsi gani ingeweza kugawa tena kazi ili kufaa muda wako unaopatikana kwa njia ambayo ingeweza kukamilisha karatasi iwezekanavyo. Kwa kweli, ikiwa vikwazo vya muda wako vilikuwa vikali zaidi, inawezekana kuvunja kazi hizi zilizogawanyika hata zaidi. Unaweza kutumia tofauti ya Mbinu ya Pomodoro na kuandika kwa makundi matatu ya dakika 20 kila siku kwa nyakati tofauti. Kitu muhimu ni kutafuta njia za kuvunja kazi nzima katika hatua ndogo na kuzieneza ili kufanana na ratiba yako.
Jedwali 3.9
Jumatatu
Jumanne
Jumatano
Alhamisi
Ijumaa
Jumamosi
Jumapili
8:00 — 10:00
Kazi
Kazi
10:00 — 12:00
Aljebra
Kazi
Aljebra
Kazi
Aljebra
10 asubuhi - 11 a.m. Tu kama inahitajika
Kazi
12:00 — 2:00
Chakula cha mchana/Utafiti
1 p.m Kiingereza Comp
Chakula cha mchana/Utafiti
1 p.m Kiingereza Comp
Chakula cha mchana/Utafiti
familia picnic
Kazi
2:00 — 4:00
Historia
Kiingereza Comp
Historia
Kiingereza Comp
Historia
familia picnic
4:00 — 6:00
Utafiti kwa ajili ya Algebra jaribio.
Vyakula
Utafiti kwa ajili ya mtihani Historia.
Utafiti kwa ajili ya mtihani Historia.
5 p.m.m. - 6 p.m. Andika upya na Kipolishi rasimu ya mwisho.
familia picnic
Kufulia
6:00 — 7:00
Andika muhtasari; tafuta marejeo.
Marejeo ya utafiti ili kusaidia muhtasari; tafuta quotes nzuri.
Utafiti kuwasilisha mradi.
Andika ukurasa wa pili na rasimu ya kufunga
Unda uwasilishaji.
Kukutana na Darcy.
Kuandaa mambo ya shule kwa wiki ijayo.
7:00 — 8:00
Muda wa bure
Muda wa bure
Andika utangulizi wa karatasi na rasimu ya kwanza ya ukurasa.
Utafiti kuwasilisha mradi.
Unda uwasilishaji.
Muda wa bure
PROFILE YA MWANAF
“Muda usimamizi pengine ni moja ya mambo gumu nilikuwa na kuchukua wakati mimi got chuo kikuu. Kwa mwanzoni, sikuwa na mtu yeyote atakayekuja kuniamsha ikiwa nimesahau kuweka kengele au kuniambia nipate kutoka kitandani ili nisipate kuchelewa. Nilibidi kuanza kuweka simu yangu mbali na kitanda changu; hivyo kwa njia hiyo, napenda kutoka nje ya kitanda ili kuzima kengele. Kukamilisha kazi kwa wakati pia inaweza kuwa vigumu. Ni vigumu kupata usawa mzuri kati ya wakati unapaswa kukaa na kufanya kazi kwenye kazi na wakati unakubalika kwenda nje na kufanya shughuli za burudani.
“Nilijifunza utawala wa 8-8-8. Kila siku unatumia masaa nane kufanya kazi ya shule au kwenda darasa, masaa nane ya muda wa bure kufanya kile unachotaka, na kisha masaa nane kulala usiku ili uweze kupumzika kwa kutosha. Kulala ni muhimu kwa ajili ya usimamizi wa muda. Nilijifunza haraka sana kwamba huwezi kuzingatia au kuwa na mazao ikiwa unajitahidi kuzuia kichwa chako kuanguka kwa sababu umechoka sana. Kimsingi, nimejifunza kwamba ikiwa unataka kufanikiwa chuo kikuu, basi unapaswa kuwa juu ya mchezo wako linapokuja wakati. Ni kitu ambacho huwezi kufanya mara moja kimeondoka.”
—Preston Allen, Chuo Kikuu cha Central Ar
Kuchambua Ratiba Yako na Kujenga Muda wa Kazi
Kati ya mikakati yote iliyofunikwa katika sura hii, hii inaweza kuhitaji nidhamu zaidi, lakini pia inaweza kuwa na manufaa zaidi katika usimamizi wa wakati. Ukweli ni wengi wetu kupoteza muda siku nzima. Baadhi yake ni kutokana na ukosefu wa ufahamu, lakini pia inaweza kusababishwa na vikwazo vya ratiba zetu za sasa. Mfano wa hili ni wakati tuna dakika 15 hadi 20 kabla ya lazima tuondoke kwenda mahali fulani. Hatufanyi chochote kwa wakati huo kwa sababu tunalenga kuondoka au mahali tunapoenda, na hatuwezi kupangwa kutosha kukamilisha kitu katika kipindi hicho cha muda mfupi. Kwa kweli, mpango mzuri wa siku zetu za saa 24 zinatumiwa dakika chache wakati wa kusubiri kitu kingine kilichopangwa kutokea. Hizi vitengo vidogo vya muda huongeza hadi kiasi cha haki kila siku.
Nia ya mkakati huu ni kurejesha wakati uliopotea na kuitumia kwa faida yako. Hii inaweza kuchukua uchunguzi wa makini na kuzingatia kwa upande wako, lakini matokeo ya kutumia hii kama njia ya usimamizi wa muda ni zaidi ya thamani yake.
Hatua ya kwanza ni kuangalia vipindi hivyo vya muda ambavyo vinapotea au ambavyo vinaweza kurejeshwa tena. Ili kuwatambua, utahitaji kuzingatia kile unachofanya siku nzima na muda gani unayotumia kufanya hivyo. Mfano wa kusubiri kitu kingine katika ratiba yako tayari imetolewa, lakini kuna wengine wengi. Je! Unatumia muda gani katika shughuli baada ya kumaliza kufanya nao lakini bado unaendelea kwa sababu hujaanza kufanya kitu kingine (kwa mfano, kuruhusu sehemu inayofuata kucheza wakati wa kuangalia, kusoma machapisho ya vyombo vya habari vya kijamii au kusubiri mtu kujibu, kutumia mtandao, nk)? Unaweza kushangaa kujifunza muda gani unatumia kila siku kwa kuongeza dakika chache zisizozalisha hapa na pale.
Kama kuweka kikomo juu ya muda kiasi gani kutumia katika kila shughuli, unaweza kupata kwamba unaweza recapture muda wa kufanya mambo mengine. Mfano wa hii itakuwa kikwazo cha kusoma habari kwa dakika 30. Badala ya kusoma mambo makuu ambayo inakuvutia na kisha kutumia kiasi cha ziada cha muda tu kuangalia mambo ambayo wewe ni kawaida tu nia ya kwa sababu hiyo ni nini unafanya kwa sasa, unaweza kuacha baada ya kipindi fulani kura na kutumia muda wa ziada umepata juu ya kitu kingine.
Baada ya kutambua vipindi vya muda uliopotea, hatua inayofuata itakuwa kuzingatia jinsi unavyoweza kurekebisha shughuli zako ili kuleta dakika hizo za ziada pamoja katika vitalu muhimu vya wakati. Kutumia mazingira yafuatayo kama mfano, tutaona jinsi hii inaweza kukamilika.
Kielelezo\(\PageIndex{16}\): Sarah ina kusawazisha majukumu mengi.
Jumanne usiku, Sarah ana utaratibu: Baada ya kazi, anafanya ununuzi wake kwa wiki (masaa 2 kuendesha gari na ununuzi) na kisha huandaa na kula chakula cha jioni (saa 1). Baada ya chakula cha jioni, anatumia muda wa kazi za nyumbani (saa 1) na kuambukizwa na marafiki, kusoma habari, na shughuli nyingine za mtandao (saa 1), na kisha anaangalia televisheni au kusoma kabla ya kwenda kulala (saa 1). Ingawa inaweza kuonekana kuwa kuna nafasi ndogo sana ya kuboresha ratiba yake bila kukata kitu ambacho anafurahia, kupunguza kiasi cha muda anachotumia kila shughuli na kutafakari jinsi anavyoenda juu ya kila kazi inaweza kuleta tofauti kubwa.
Katika hadithi hii, utaratibu wa Jumanne usiku wa Sarah unajumuisha kurudi nyumbani kutoka kazini, kuchukua hisa ya vitu ambavyo nyumbani mwake anaweza kuhitaji kununua, na kisha kuendesha gari kwenye duka. Wakati katika duka, yeye hutumia muda kuokota nje na kuchagua mboga kama yeye mipango ya chakula yeye kula wakati wa mapumziko ya wiki. Kisha, baada ya kufanya manunuzi yake, anaendesha nyumbani. Badala yake, ikiwa alichukua muda wa kufanya orodha na kupanga kile alichohitaji kwenye duka kabla ya kufika, hakutaka kutumia muda mwingi kutafuta msukumo katika kila aisle. Pia, ikiwa alikuwa na orodha iliyoandaliwa, sio tu angeweza kuchukua kila kitu haraka, lakini angeweza kuacha kwenye duka njiani kutoka kwa kazi, hivyo kukata muda wa ziada wa kusafiri. Ikiwa unununua kile alichohitaji kilichukua dakika 30 chini kwa sababu alikuwa ameandaliwa zaidi na alikata muda wa dakika 20 za kusafiri kwa kuokoa safari ya ziada kwenye duka kutoka nyumbani kwake, angeweza kurejesha kiasi kikubwa cha jioni yake ya Jumanne. Kama yeye basi mdogo wakati yeye alitumia kuambukizwa up na marafiki na kama kwa 30 dakika au labda alifanya baadhi ya kwamba wakati yeye tayari chakula cha jioni, angeweza kupata kwamba alikuwa aliongeza karibu saa ya ziada na nusu kwa wakati inapatikana kwake jioni hiyo, bila kukata kitu chochote alichohitaji kufanya au anafurahia. Ikiwa aliamua kutumia muda wake juu ya kujifunza au kazi za nyumbani, hii ingekuwa zaidi ya mara mbili wakati yeye hapo awali alikuwa inapatikana katika ratiba yake ya kazi za nyumbani.
Swali la Uchambuzi: kutafakari
Uchambuzi: Kutambua maeneo katika njia ya kutumia siku yako ambapo unaweza kuwa na uwezo wa recapture na repurpose muda. Je, kuna mambo unaweza kuzunguka ili kupata muda zaidi? Je, kuna njia unaweza kuchanganya kazi au kupunguza muda wa kusafiri?
