14.4 : Procédures comptables de base

3. Quelles sont les six étapes du cycle comptable ?

En utilisant les principes comptables généralement reconnus, les comptables enregistrent et communiquent les données financières de la même manière pour toutes les entreprises. Ils présentent leurs conclusions dans des états financiers qui résument les transactions commerciales d'une entreprise sur une période donnée. Comme indiqué précédemment, les trois principaux états financiers sont le bilan, le compte de résultat et l'état des flux de trésorerie.

Les gens confondent parfois comptabilité et tenue de livres. La comptabilité est un concept beaucoup plus large. La comptabilité, le système utilisé pour enregistrer les transactions financières d'une entreprise, est un processus administratif de routine. Les comptables prennent les transactions des comptables, classent et résument les informations financières, puis préparent et analysent les rapports financiers. Les comptables développent et gèrent également des systèmes financiers et aident à planifier la stratégie financière du cabinet.

L'équation comptable

Les procédures comptables utilisées aujourd'hui sont basées sur celles développées à la fin du XVe siècle par un moine italien, le frère Luca Pacioli. Il a défini les trois principaux éléments comptables comme les actifs, les passifs et les capitaux propres. Les actifs sont des objets de valeur détenus par une entreprise. Ils peuvent être tangibles, tels que de l'argent, des équipements et des bâtiments, ou intangibles, tels qu'un brevet ou un nom de marque. Les passifs, également appelés dettes, sont ce qu'une entreprise doit à ses créanciers. Les capitaux propres des propriétaires sont le montant total de l'investissement dans l'entreprise moins tout passif. Un autre terme désignant les capitaux propres des propriétaires est la valeur nette.

La relation entre ces trois éléments est exprimée dans l'équation comptable :

Actifs — Passifs = Capitaux propres des propriétaires Actifs — Passifs = Capitaux propres

L'équation comptable doit toujours être équilibrée (c'est-à-dire que le total des éléments d'un côté du signe égal doit être égal au total de l'autre côté).

Supposons que vous ouvriez un café et que vous y investissiez 10 000$ en espèces. À ce stade, l'entreprise a un actif de 10 000$ et aucun passif. Ce serait l'équation comptable :

Actifs 10 000 $==Passifs 0 $+Capitaux propres des propriétaires 10 000$ Actifs = Passif+capitaux propres des propriétaires 10 000$ = 0 $+10 000$

Le passif est nul et les capitaux propres (le montant de votre investissement dans l'entreprise) sont de 10 000$. L'équation est équilibrée.

Pour maintenir l'équation comptable en équilibre, chaque transaction doit être enregistrée sous forme de deux entrées. Au fur et à mesure que chaque transaction est enregistrée, il se produit un événement égal et opposé, de sorte que deux comptes ou enregistrements sont modifiés. Cette méthode s'appelle la comptabilité à double entrée.

Supposons qu'après avoir démarré votre entreprise avec 10 000$ en espèces, vous empruntiez 10 000$ de plus à la banque. L'équation comptable sera modifiée comme suit :

Actifs 10 000$ 10 000$ 20 000$ ====Passifs 0 000$ 10 000 $+++ Capitaux propres des propriétaires 10 000$ 0 10 000$ Équation initiale Équation de la transaction d'emprunt après emprunt Actifs = passif+capitaux propres 10 000$ = 0 $+10 000$ Équation initiale 10 000$ = 10 000 $+10 000$ Équation initiale 10 000$ = 10 000 $+10 000$ Opération d'emprunt 20 000$ = 10 000 $+10 000$ Équation après emprunt

Vous avez maintenant 20 000$ d'actifs : vos 10 000$ en espèces et le produit du prêt de 10 000$ de la banque. Le prêt bancaire est également enregistré comme un passif de 10 000$ car il s'agit d'une dette que vous devez rembourser. Le fait de faire deux entrées permet de maintenir l'équation en équilibre.

Le cycle comptable

Le cycle comptable fait référence au processus de génération des états financiers, qui commence par une transaction commerciale et se termine par la préparation du rapport. La figure 14.5 montre les six étapes du cycle comptable. La première étape du cycle consiste à analyser les données collectées auprès de nombreuses sources. Toutes les transactions qui ont un impact financier sur l'entreprise (ventes, paiements aux employés et aux fournisseurs, paiements d'intérêts et d'impôts, achats de stocks, etc.) doivent être documentées. Le comptable doit examiner les documents pour s'assurer qu'ils sont complets.

Figure 14.5 Le cycle comptable (Attribution : Copyright Rice University, OpenStax, sous licence CC BY 4.0.)

Ensuite, chaque transaction est enregistrée dans un journal, une liste des transactions financières par ordre chronologique. Les écritures comptables sont ensuite enregistrées dans des livres, qui indiquent les augmentations et les diminutions de certains comptes d'actifs, de passifs et de capitaux propres des propriétaires. Les totaux du grand livre pour chaque compte sont résumés dans une balance de vérification, qui est utilisée pour confirmer l'exactitude des chiffres. Ces valeurs sont utilisées pour préparer les états financiers et les rapports de gestion. Enfin, les individus analysent ces rapports et prennent des décisions en fonction des informations qu'ils contiennent.

Figure 14.6 QuickBooks est un développeur de logiciels bien connu qui fournit des solutions de gestion d'entreprise à des entreprises de différentes tailles. Les outils logiciels de comptabilité de l'entreprise aident les professionnels en automatisant un large éventail de tâches comptables et d'autres tâches commerciales. QuickBooks est devenu la norme dans les domaines de la comptabilité et des affaires, aidant à la prise de décisions de gestion et rationalisant les processus de comptabilité et de comptabilité. Quelles fonctions comptables sont généralement intégrées aux logiciels de comptabilité de base ? (Crédit : Marc Smith/ Flickr/ Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))

Avancées technologiques

Au cours de la dernière décennie, la technologie a eu un impact significatif sur le secteur de la comptabilité. Les programmes de comptabilité informatisés et en ligne font désormais de nombreuses choses différentes pour rendre les opérations commerciales et les rapports financiers plus efficaces. Par exemple, la plupart des progiciels de comptabilité proposent des modules de base qui gèrent les fonctions de grand livre général, de commande client, de comptes clients, de commandes d'achat, de comptes fournisseurs et de contrôle des stocks. Les programmes fiscaux utilisent les données comptables pour préparer les déclarations de revenus et les plans fiscaux. Les terminaux de point de vente utilisés par de nombreuses entreprises de détail enregistrent automatiquement les ventes et se chargent d'une partie de la comptabilité. Les Big Four et de nombreux autres grands cabinets d'expertise comptable développent des logiciels de comptabilité pour eux-mêmes et pour leurs clients.

Les applications comptables et financières représentent généralement l'une des plus grandes parties du budget logiciel d'une entreprise. Les logiciels de comptabilité vont des programmes standard pour les petites entreprises aux systèmes de planification des ressources d'entreprise personnalisés à grande échelle pour les grandes entreprises. Bien que ces avancées technologiques dans les applications comptables aient grandement facilité les aspects financiers de la gestion d'une petite entreprise, les entrepreneurs et autres propriétaires de petites entreprises devraient prendre le temps de comprendre les principes comptables sous-jacents, qui jouent un rôle important dans l'évaluation de la manière dont une entreprise commerciale est vraiment saine sur le plan financier.

GESTION DU CHANGEMENT

L'analyse des données devient un outil CPA efficace

Savoir, c'est pouvoir, et comprendre ce que veulent vos clients et comment votre entreprise peut les fournir vous différencie souvent de la concurrence. Alors que le domaine de la comptabilité continue de tirer parti des avancées technologiques, il est important que l'analyse des données devienne un élément clé de la boîte à outils de tout professionnel de la comptabilité.

Historiquement décrits comme des « passeurs de papier » qui suivent les informations financières, les comptables d'aujourd'hui ont besoin de se familiariser avec les mégadonnées et l'analyse des données dans le cadre de leur formation continue. Il n'y a pas si longtemps, le travail d'un comptable s'est terminé lorsque les états financiers de l'entreprise ont été finalisés et que les formulaires fiscaux étaient prêts à être déposés auprès des organes directeurs fédéraux, étatiques et locaux. Plus maintenant. Avec la révolution de la technologie informatique, de l'automatisation et de la collecte de données provenant d'une myriade de sources, les comptables peuvent utiliser l'analyse des données pour fournir une image plus claire de l'environnement commercial global de leurs entreprises et de leurs clients sur une base continue.

L'analyse des données peut être définie comme le processus qui consiste à examiner de nombreux ensembles de données (parfois appelés mégadonnées) afin de tirer des conclusions sur les informations qu'ils contiennent, à l'aide de systèmes et de logiciels spécialisés. L'utilisation efficace de l'analyse des données peut aider les entreprises à augmenter leurs revenus, à étendre leurs activités, à optimiser le service client, etc. Les comptables peuvent utiliser l'analyse des données pour établir des prévisions plus précises et détaillées ; aider les entreprises à relier divers ensembles de données financières et non financières, ce qui fournit des rapports plus complets sur leur performance globale aux actionnaires et à d'autres personnes ; évaluer et gérer les risques dans l'ensemble de l'organisation ; et identifier d'éventuelles fraudes.

L'analyse des données peut également améliorer et améliorer le processus d'audit, car davantage d'informations seront désormais collectées, ce qui permet d'analyser des ensembles de données complets dans des situations où seuls des échantillons ont été audités auparavant. En outre, la surveillance continue sera plus facile à réaliser à l'aide d'ensembles de données complets.

Les professionnels de la comptabilité capables de s'adapter à l'évolution rapide des technologies telles que l'analyse de données élargiront non seulement la portée de leur expertise, mais fourniront également des conseils financiers qui donneront à leurs entreprises et à leurs clients un avantage stratégique solide par rapport à leurs concurrents.

Questions sur la pensée critique

1. Comment les comptables peuvent-ils utiliser l'analyse des données pour améliorer les services qu'ils fournissent à leurs clients ?
2. Le bouleversement technologique est-il une bonne chose pour les comptables professionnels ? Expliquez votre raisonnement.

Sources : « Data Analytics », http://searchdatamanagement.techtarget.com, consulté le 11 août 2017 ; Jiali Tang et Khondkar E. Karim, « Big Data in Business Analytics : Implications for the Audit Profession », The CPA Journal, http://www.cpajournal.com, numéro de juin 2017 ; Clarence Goh, « Es-tu prêt ? L'analyse des données redéfinit le travail des comptables », https://www.cfoinnovation.com, 28 février 2017 ; Norbert Tschakert, Julia Kokina, Stephen Kozlowski et Miklos Vasarhelyi, « The Next Frontier in Data Analytics », Journal of Accountancy, http://www.journalofaccountancy.com , 1er août 2016.

VÉRIFICATION DU CONCEPT

1. Expliquez l'équation comptable.
2. Décrivez le cycle comptable en six étapes.
3. Quel rôle jouent les ordinateurs et les autres technologies dans la comptabilité ?