13.5 : Gestion et planification de la technologie

4. Comment la gestion et la planification des technologies peuvent-elles aider les entreprises à optimiser leurs systèmes informatiques ?

À l'aide d'ordinateurs, les gens ont produit plus de données au cours des 30 dernières années qu'au cours des 5 000 années précédentes combinées. Les entreprises d'aujourd'hui font des investissements considérables dans les technologies de l'information pour les aider à gérer cette énorme quantité de données, à les convertir en connaissances et à les fournir aux personnes qui en ont besoin. Dans de nombreux cas, cependant, les entreprises ne tirent pas les bénéfices souhaités de ces dépenses. Parmi les plaintes les plus courantes des cadres supérieurs, citons le fait que l'entreprise dépense trop et n'obtient pas de performances et de bénéfices adéquats grâce à ses investissements informatiques, que ces investissements ne sont pas liés à la stratégie commerciale, que l'entreprise semble acheter les dernières technologies pour des raisons technologiques et aux communications entre les informaticiens et les utilisateurs informatiques sont médiocres.

Optimisez l'informatique !

Gérer les opérations informatiques d'une entreprise à l'échelle de l'entreprise, en particulier lorsque celles-ci s'étendent souvent sur plusieurs sites, applications logicielles et systèmes, n'est pas une tâche facile. Les responsables informatiques doivent non seulement s'occuper des systèmes sur site ; ils doivent également superviser les réseaux et autres technologies, tels que les appareils mobiles qui gèrent les messages électroniques, qui connectent le personnel travaillant sur des sites situés dans la ville voisine à un autre continent. Dans le même temps, les responsables informatiques sont confrontés à des contraintes de temps et de budget, ce qui rend leur travail encore plus difficile.

Les entreprises en pleine croissance peuvent se retrouver avec une structure informatique décentralisée comprenant de nombreux systèmes distincts et une duplication des efforts. Une entreprise qui souhaite se lancer dans le commerce électronique ou s'y développer a besoin de systèmes suffisamment flexibles pour s'adapter à ce marché en évolution. La sécurité des équipements et des données est un autre domaine critique, que nous aborderons plus loin dans ce chapitre.

L'objectif est de développer un plan technologique intégré à l'échelle de l'entreprise qui équilibre le jugement commercial, l'expertise technologique et les investissements technologiques. La planification informatique nécessite un effort coordonné entre les cadres supérieurs, les responsables informatiques et les responsables des unités commerciales d'une entreprise afin d'élaborer un plan complet. Ces plans doivent tenir compte des objectifs stratégiques de l'entreprise et de la manière dont la technologie appropriée aidera les dirigeants à atteindre ces objectifs.

La gestion et la planification technologiques vont au-delà de l'achat de nouvelles technologies. Aujourd'hui, les entreprises réduisent leurs budgets informatiques, de sorte que les responsables sont invités à faire plus avec moins. Ils mettent en œuvre des projets qui tirent parti de leur investissement dans la technologie dont ils disposent déjà, en trouvant des moyens de maximiser l'efficacité et d'optimiser l'utilisation.

Gestion des ressources de connaissances

En raison de la prolifération de l'information, nous assistons également à une évolution majeure de la gestion de l'information vers une vision plus large qui met l'accent sur la recherche d'opportunités et la valorisation des actifs intellectuels plutôt que physiques. Alors que la gestion de l'information implique la collecte, le traitement et la condensation de l'information, la tâche la plus difficile de la gestion des connaissances (KM) se concentre sur la recherche, la collecte, l'organisation et le partage des connaissances collectives d'une organisation afin d'améliorer la productivité et de favoriser l'innovation, et obtenez un avantage concurrentiel. Certaines entreprises sont même en train de créer un nouveau poste, celui de directeur des connaissances, pour diriger cet effort. ¹³

Les entreprises utilisent leurs systèmes informatiques pour faciliter le partage physique des connaissances. Mais de meilleurs matériels et logiciels ne sont pas la solution à la gestion des connaissances. La gestion des connaissances n'est pas basée sur la technologie, mais plutôt une pratique commerciale qui utilise la technologie. La technologie à elle seule ne constitue pas la gestion des connaissances, pas plus qu'elle ne constitue la solution à cette Au contraire, cela facilite la gestion des connaissances. Les dirigeants ayant des initiatives de gestion des connaissances réussies savent que la gestion des connaissances ne consiste pas à acheter une application logicielle majeure qui sert de dépôt de données et coordonne l'ensemble du capital intellectuel d'une entreprise. Selon Melinda Bickerstaff, vice-présidente de la gestion des connaissances chez Bristol-Myers Squibb (BMS), une telle approche « à la pointe de la technologie » est une voie sûre vers l'échec. « La gestion des connaissances doit être perçue comme une solution à des problèmes commerciaux, et non comme un concept abstrait », explique Bickerstaff.

Une gestion des connaissances efficace nécessite une approche interdisciplinaire qui coordonne tous les aspects des connaissances d'une organisation. Cela nécessite un changement majeur de comportement et de technologie pour tirer parti de la puissance des systèmes d'information, en particulier d'Internet, et des ressources humaines d'une entreprise. La première étape consiste à créer une culture de l'information par le biais d'une structure organisationnelle et de récompenses qui favorise une manière plus souple et collaborative de travailler et de communiquer. Faire évoluer une organisation vers la gestion des connaissances n'est pas une tâche facile, mais cela en vaut la peine en termes de création d'un environnement plus collaboratif, de réduction de la duplication des efforts et d'augmentation du partage des connaissances. Les avantages peuvent être importants en termes de croissance, de temps et d'argent.

Chez Bristol-Meyers Squibb, une grande société pharmaceutique, Bickerstaff a commencé la mise en œuvre de la gestion des connaissances en recherchant des problèmes spécifiques liés à l'information à résoudre afin de permettre à l'entreprise de gagner du temps et/ou de l'argent. Par exemple, elle a appris que les scientifiques des entreprises passaient environ 18 % de leur temps à rechercher des brevets et d'autres informations dans de multiples bases de données. La simple intégration des bases de données pertinentes a permis aux chercheurs d'effectuer des recherches plus rapidement. Un projet plus complexe consistait à compiler les meilleures pratiques des équipes de développement de médicaments avec les meilleurs taux d'approbation de la FDA afin que d'autres groupes puissent en bénéficier. Plutôt que d'envoyer des formulaires qui pouvaient être facilement mis de côté, Bickenstaff a organisé des entretiens et des sessions sur les leçons apprises. Les informations ont ensuite été développées dans des articles intéressants plutôt que dans des rapports d'entreprise secs. ¹⁴

Planification technologique

Un bon plan technologique fournit aux employés les outils dont ils ont besoin pour effectuer leur travail avec le plus haut niveau d'efficacité. La première étape consiste en une évaluation générale des besoins, suivie d'un classement des projets et des choix spécifiques de matériel et de logiciels. Le tableau 13.3 pose certaines questions de base que les gestionnaires ministériels et les spécialistes des TI devraient se poser lorsqu'ils planifient les achats de technologies

Questions relatives à la planification de projets informatiques

Quels sont les objectifs généraux de l'entreprise ? Quels sont les problèmes que l'entreprise souhaite résoudre ? Comment la technologie peut-elle aider à atteindre ces objectifs et à résoudre les problèmes ? Quelles sont les priorités informatiques de l'entreprise, à court et à long terme ? Quel type d'infrastructure technologique (centralisée ou décentralisée) répond le mieux aux besoins de l'entreprise ? Quelles technologies répondent aux exigences de l'entreprise ? Du matériel et des logiciels supplémentaires sont-ils nécessaires ? Dans l'affirmative, s'intégreront-ils aux systèmes existants de l'entreprise ? La conception et la mise en œuvre du système incluent-elles les changements de personnel et de processus, en plus des changements technologiques ? Disposez-vous des capacités internes nécessaires pour développer et mettre en œuvre les applications proposées, ou devriez-vous faire appel à un spécialiste externe ?

Tableau 13.3

Une fois que les responsables ont identifié les projets qui ont du sens commercial, ils peuvent choisir les produits les mieux adaptés aux besoins de l'entreprise. La dernière étape consiste à évaluer les avantages potentiels de la technologie en termes d'efficience et d'efficacité. Pour qu'un projet soit couronné de succès, vous devez évaluer et restructurer les processus métier, choisir la technologie, développer et mettre en œuvre le système et gérer les processus de changement afin de répondre au mieux aux besoins de votre organisation. Installer un nouveau système informatique en plus de processus métier inefficaces est une perte de temps et d'argent !

VÉRIFICATION DU CONCEPT

1. Comment une entreprise peut-elle gérer ses actifs technologiques à son avantage ?
2. Différenciez la gestion des informations de la gestion des connaissances. Quelles mesures les entreprises peuvent-elles prendre pour gérer les connaissances ?
3. Énumérez les principales questions que les responsables doivent se poser lorsqu'ils planifient des achats de