9.6 : Expliquer en quoi les notes à recevoir et les comptes clients diffèrent
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Jusqu'à présent, notre discussion sur les créances s'est concentrée uniquement sur les comptes clients. Les entreprises peuvent toutefois étendre leurs modèles commerciaux pour inclure plusieurs types de créances. Cette expansion des créances permet à une entreprise d'attirer une clientèle plus diversifiée et d' augmenter son potentiel d'actifs afin de poursuivre sa croissance.
Comme vous l'avez appris, les comptes clients sont généralement un arrangement plus informel entre une entreprise et un client qui est résolu dans un délai d'un an et qui n'inclut pas les paiements d'intérêts. En revanche, les notes à recevoir (un actif) sont un contrat juridique plus formel entre l'acheteur et la société, qui exige un montant de paiement spécifique à une date future prédéterminée. La durée du contrat est généralement supérieure à un an, ou au-delà d'un cycle d'exploitation. Il y a également généralement une exigence d'intérêt parce que le montant du prêt financier peut être supérieur aux comptes clients et que la durée du contrat peut être plus longue. Un billet peut être demandé ou prolongé en échange de produits et de services ou en échange d'espèces (généralement dans le cas d'un prêteur financier). Plusieurs caractéristiques des notes à recevoir définissent plus en détail les éléments du contrat et le champ d'utilisation.
Comparaison des principales caractéristiques des comptes clients et des notes à recevoir
| Comptes clients | Notes à recevoir |
|---|---|
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Tableau 9.2
RÉFLÉCHISSEZ-Y
Note déshonorée
Vous êtes propriétaire d'un magasin d'aliments naturels et vous avez plusieurs grandes entreprises avec lesquelles vous faites affaire. De nombreux concurrents de votre secteur se disputent les activités de vos clients. Pour chaque vente, vous émettez un titre à recevoir en faveur de la société, avec un taux d'intérêt de 10 % et une date d'échéance 18 mois après la date d'émission. Chaque billet a un montant principal minimum de 500 000$.
Supposons que l'une de ces entreprises ne soit pas en mesure de payer dans les délais impartis et déshonore le billet. Que ferais-tu ? Comment cette note déshonorée affecte-t-elle votre entreprise, à la fois financièrement et non financièrement ? Si votre client souhaitait renégocier les termes du contrat, seriez-vous d'accord ? Dans l'affirmative, quelles en seraient les conditions ?
Caractéristiques des billets à recevoir
Les billets à recevoir présentent plusieurs caractéristiques déterminantes, notamment le principal, la durée des termes du contrat et les intérêts. Le principal d'un billet est le montant initial du prêt, intérêts non compris, demandé par le client. Si un client s' adresse à un prêteur pour demander 2 000$, ce montant est le principal. La date à laquelle la convention constitutive de sûreté est initialement établie est la date d'émission. La date d' échéance d'un billet est la date à laquelle le principal et les intérêts deviennent exigibles et payables. La date d'échéance est fixée dans le contrat de billets initial. Par exemple, lorsque le client mentionné précédemment a demandé le prêt de 2 000$ le 1er janvier 2018, les conditions de remboursement incluaient une date d'échéance de 24 mois. Cela signifie que le prêt arrivera à échéance dans deux ans et que le principal et les intérêts seront dus à ce moment-là. Les écritures de journal suivantes apparaissent à la date de début établie de la note. La première entrée montre une note à recevoir en échange d'un produit ou d'un service, et la seconde illustre la note du point de vue selon lequel un prêt de 2 000 dollars a été émis par une institution financière à un client (emprunteur).
Avant la réalisation de la date d'échéance, le billet accumule des revenus d'intérêts pour le prêteur. L'intérêt est un incitatif monétaire pour le prêteur qui justifie le risque de prêt. Un taux d'intérêt annuel est établi avec les conditions du prêt. Le taux d'intérêt est la partie d'un prêt facturée à l'emprunteur, exprimée en pourcentage annuel du montant impayé du prêt. Les intérêts sont accumulés quotidiennement et cette accumulation doit être enregistrée périodiquement (chaque mois par exemple). Le principe de comptabilisation des recettes exige que les revenus d'intérêts accumulés soient enregistrés au cours de la période au cours de laquelle ils sont perçus. Les intérêts périodiques courus sont enregistrés dans les revenus d'intérêts et les intérêts à recevoir. Pour calculer les intérêts, l'entreprise peut utiliser les formules suivantes. L'exemple suivant utilise des mois, mais le calcul peut également être basé sur une année de 365 jours.
Une autre façon courante d'énoncer la formule d'intérêt est Intérêt = Principal × Taux × Temps. À partir de l'exemple précédent, la société a proposé un billet de 2 000$ avec une date d'échéance de 24 mois. Le taux d'intérêt annuel du prêt est de 10 %. Pour chaque période, la société doit enregistrer une entrée pour les intérêts cumulés au cours de la période. Dans cet exemple, l'accumulation des revenus d'intérêts de la première année est calculée comme suit : 10 % × 2 000$ × (12/12) = 200$. Les 200$ sont comptabilisés en revenus d'intérêts et en intérêts à recevoir.
Lorsque les intérêts sont dus à la fin du billet (24 mois), la société peut enregistrer le recouvrement du principal du prêt et des intérêts cumulés. Ces transactions peuvent être enregistrées sous forme d'une ou deux entrées. La première série d'entrées indique la collecte du principal, suivie de la collecte des intérêts.
Les revenus d'intérêts de la première année avaient déjà été enregistrés en 2018, mais les revenus d'intérêts de 2019 ne sont enregistrés qu'à la fin de la durée des billets. Ainsi, les revenus d'intérêts augmentent (crédit) de 200$, le reste des revenus gagnés mais non encore comptabilisés. La diminution des intérêts à recevoir (crédit) reflète les intérêts dus par le client en 2018 qui sont payés à la société fin 2019. La deuxième possibilité est une entrée reconnaissant le recouvrement du principal et des intérêts.
Si la durée du billet ne dépasse pas une période comptable, l' entrée indiquant le recouvrement des billets peut ne pas refléter les intérêts à recevoir. Par exemple, supposons que la date d'échéance des billets de la société était de 12 mois au lieu de 24 (le paiement intégral a lieu le 31 décembre 2018). L'entrée pour enregistrer le recouvrement du principal et des intérêts suit.
Les exemples fournis rendent compte de l'encaissement intégral du billet à la date d'échéance, qui est considéré comme un billet honoré. Mais que se passe-t-il si le client ne paie pas dans la durée du contrat spécifiée ? Cette situation est considérée comme une note déshonorée. Le prêteur poursuivra le recouvrement du billet mais ne conservera pas de créance à long terme dans ses livres. Au lieu de cela, le prêteur convertira les billets à recevoir et les intérêts dus en un compte à recevoir. Parfois, une entreprise classe et étiquette le compte non collecté comme un billet à recevoir déshonoré. En utilisant notre exemple, si l'entreprise n'était pas en mesure de percevoir les 2 000$ auprès du client à la date d' échéance de 12 mois, la saisie suivante se produirait.
Si elle n'est toujours pas en mesure de recouvrer la créance, l'entreprise peut envisager de vendre la créance à une agence de recouvrement. Lorsque cela se produit, l'agence de recouvrement verse à la société une fraction de la valeur du billet, et la société radie toute différence sous forme de frais d' affacturage (recouvrement de créances par des tiers). Supposons que notre société d' exemple ait remis les 2 200 dollars de comptes clients à une agence de recouvrement le 5 mars 2019 et n'ait reçu que 500 dollars pour sa valeur. La différence entre 2 200$ et 500$ de 1 700$ correspond aux frais d'affacturage.
Les notes à recevoir peuvent être converties en comptes clients, comme illustré, mais les comptes clients peuvent également être converties en notes à recevoir. La transition des comptes clients aux effets à recevoir peut se produire lorsqu'un client manque un paiement sur une ligne de crédit à court terme pour des produits ou des services. Dans ce cas, l' entreprise pourrait prolonger le délai de paiement et exiger des intérêts.
Par exemple, une entreprise peut avoir un compte à recevoir impayé d'un montant de 1 000$. Le client négocie avec la société le 1er juin une date d'échéance de six mois, un taux d'intérêt annuel de 12 % et un montant initial de 250$ en espèces. La société enregistre l'entrée suivante lors de l'établissement du contrat.
Cela examine une note du point de vue du prêteur ; voir Passifs courants pour une discussion approfondie sur la responsabilité du client avec une note (payable).
Exemples illustrés de notes à recevoir
Pour illustrer les scénarios de billets à recevoir, revenons à l'exemple de Billie's Watercraft Warehouse (BWW). BWW a un client, Waterways Corporation, qui a tendance à effectuer des achats plus importants nécessitant un délai de paiement prolongé. Le 1er janvier 2018, Waterways a acheté de la marchandise pour un montant de 250 000$. BWW a accepté de prêter le coût d'achat de 250 000$ (prix de vente) à Waterways aux conditions suivantes. Tout d'abord, BWW accepte d' accepter un billet payable émis par Waterways. Les conditions du billet sont que le montant du principal est de 250 000$, que la date d'échéance du billet est de 24 mois et que le taux d'intérêt annuel est de 12 %. Le 1er janvier 2018, BWW enregistre l'entrée suivante.
Notes à recevoir : Waterways augmente (débit) et les recettes de vente augmentent (crédit) pour le principal de 250 000 dollars. Le 31 décembre 2018, BWW enregistre les intérêts accumulés sur le billet pendant 12 mois.
Intérêts à recevoir : Waterways augmente (débit), tout comme les revenus d'intérêts (crédit) pour 12 mois d'intérêts calculés comme 250 000$ × 12 % × (12/12). Le 31 décembre 2019, Waterways Corporation honore la note ; BWW enregistre cette collection en une seule entrée.
Augmentations de trésorerie (débit) pour le principal et les intérêts totaux de 310 000 dollars, effets à recevoir : Waterways diminue (crédit) pour le montant principal de 250 000 dollars, intérêts à recevoir : Waterways diminue (crédit) pour le montant d'intérêt cumulé de 30 000 dollars en 2018, et les revenus d'intérêts augmentent ( crédit) pour le montant des intérêts perçus en 2019 de 30 000$.
BWW fait affaire avec Sea Ferries Inc. BWW a émis à Sea Ferries un billet de 100 000$ le 1er janvier 2018, avec une échéance de six mois, à un taux d'intérêt annuel de 10 %. Le 2 juillet, BWW a déterminé que Sea Ferries avait déshonoré son billet et a enregistré l'inscription suivante pour convertir cette dette en comptes débiteurs.
Comptes débiteurs : Sea Ferries augmente (débit) le montant du billet principal majoré des intérêts, les créances : Sea Ferries diminue (crédit) le montant principal dû et les revenus d'intérêts augmentent (crédit) pour les intérêts gagnés à l'échéance. Les intérêts sont calculés comme suit : 100 000$ × 10 % × (6/12). Le 1er septembre 2018, BWW détermine que le compte de Sea Ferries sera irrécouvrable et vend le solde à une agence de recouvrement pour un total de 35 000$.
Augmentations de trésorerie (débit) pour la valeur actualisée convenue de 35 000$, augmentation des frais d'affacturage (débit) pour le montant impayé et le prix de vente actualisé, et comptes clients : Sea Ferries diminue (crédit) le montant initial dû.
Alliance Cruises est une cliente de BWW avec un solde impayé de 50 000 dollars. Alliance n'étant pas en mesure de payer intégralement dans les délais prévus, elle négocie avec BWW le 1er mars pour convertir ses comptes clients en billets à recevoir. BWW accepte les conditions suivantes : date d'échéance du billet à six mois, taux d'intérêt annuel de 18 % et 10 000 dollars de liquidités à l'avance. BWW enregistre l' entrée suivante lors de l'établissement du contrat.
La trésorerie augmente (débit) pour le recouvrement initial de 10 000 dollars, les billets à recevoir : Alliance augmente (débit) du principal sur le billet de 40 000 dollars, et les comptes clients : Alliance diminue (crédit) le montant initial dû par Alliance de 50 000 dollars.
LIEN VERS L'APPRENTISSAGE
Une autre opportunité pour une entreprise d'émettre des billets à recevoir est lorsqu'une entreprise tente d'en acquérir une autre. Dans le cadre d'une vente d'acquisition entre MMA Capital Management LLC et Hunt Companies Inc., MMA « a fourni un financement pour le prix d'achat sous la forme d'une note à recevoir de Hunt sur sept ans » avec un taux d'intérêt de 5 %, payable en versements trimestriels. Lisez cet article sur les conditions de vente et le rôle des billets à recevoir dans l' acquisition de MMA/Hunt pour en savoir plus.