7.6 : Résumé

7.1 Définir et décrire les composants d'un système d'information comptable

• Un système d'information comptable est un ensemble de processus opérationnels qui enregistrent les transactions à l'aide de journaux et de livres ( système papier) ou de fichiers informatiques (utilisant un système informatisé) pour suivre l'argent et les autres actifs d'une entreprise.
• Les étapes clés d'un système d'information comptable sont l'entrée, le traitement et la sortie.
  • Entrée : C'est n'importe quel moyen d'enregistrer la transaction.
  • Traitement : Il s'agit d'une méthode qui permet de combiner des types d' informations similaires (par exemple en additionnant toutes les ventes au comptant pour obtenir un total distinct de toutes les ventes à crédit, puis en additionnant le tout pour obtenir le total des ventes).
  • Sortie : Toute méthode utilisée pour afficher les résultats du traitement est sortie.
  • Document source : Il s'agit d'un enregistrement indiquant qu'une transaction a eu lieu ; il est souvent utilisé lors de la phase de saisie.
  • Stockage : Il s'agit de toute méthode utilisée pour enregistrer les résultats générés par le système. Les données stockées sont extraites et utilisées à l'étape d'entrée, de traitement ou de sortie. Des données et informations supplémentaires sont également stockées au cours de ces processus.

7.2 Décrire et expliquer l'objectif des revues spécialisées et leur importance pour les parties prenantes

• Nous utilisons des journaux spéciaux pour suivre des types de transactions similaires.
• Nous utilisons des journaux spéciaux pour gagner du temps car les mêmes types de transactions se produisent encore et encore.
• Pour décider quel journal spécial utiliser, demandez d'abord : « Est-ce que de l'argent est impliqué ? » Si la réponse est « Oui », utilisez le journal des encaissements ou des décaissements.
• Le journal des encaissements débite toujours de l'argent mais peut créditer presque tout (principalement des ventes, des comptes clients ou un nouveau prêt de la banque).
• Le journal des décaissements crédite toujours de l'argent liquide mais peut débiter presque tout (comptes fournisseurs, notes à payer, déclarations de ventes et indemnités, frais de téléphone, etc.).
• Le journal des ventes débite toujours les comptes clients et crédite toujours les ventes. Si l'entreprise utilise une méthode d'inventaire perpétuel, elle débite également le coût des marchandises vendues et crédite les stocks.
• Le journal des achats débite toujours les achats (si vous utilisez la méthode d'inventaire périodique) ou l'inventaire (si vous utilisez la méthode de l' inventaire perpétuel) et crédite les comptes fournisseurs.
• Nous publions le solde mensuel de chacun des journaux spéciaux dans le grand livre à la fin du mois.
• Nous publions quotidiennement des extraits de tous les journaux dans les livres des filiales.
• Nous utilisons le journal général pour les transactions qui ne rentrent nulle part ailleurs, généralement pour ajuster et clôturer les écritures, et peut être pour les retours de vente et/ou les retours d'achat.
• Le grand livre auxiliaire des comptes clients contient tous les détails concernant les comptes individuels.
• Le total du grand livre auxiliaire des comptes clients doit être égal au total du compte du grand livre général des comptes clients.
• Le grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs contient tous les détails concernant les comptes fournisseurs individuels.
• Le total du grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs doit être égal au total du compte du grand livre général des comptes fournisseurs.

7.3 Analyser et journaliser les transactions à l'aide de journaux spéciaux

• Règles relatives aux journaux des encaissements : À utiliser chaque fois que vous recevez de l'argent. Débitez toujours de l'argent et du crédit sur les comptes clients ou sur tout autre compte.
• Règles des journaux de décaissements : Chaque fois qu'un chèque est émis, il doit y avoir un crédit en espèces et un débit à AP ou généralement une dépense. Créditez toujours les comptes fournisseurs en espèces et en débit ou tout autre compte.
• Règles des journaux de vente : À utiliser uniquement pour les ventes de biens à crédit (lorsque les clients facturent le montant). Débitez toujours les comptes clients et créditez les ventes et débitez le coût des marchandises vendues et créditez le stock de marchandises lorsque vous utilisez un système d'inventaire perpétuel.
• Règles des journaux d'achats : À utiliser uniquement pour l'achat de biens (inventaire) à crédit (lorsque vous facturez le montant). Débitez toujours le stock de marchandises lorsque vous utilisez un système d'inventaire permanent (ou les achats lors de l'utilisation d'un système d'inventaire périodique) et créditez les comptes fournisseurs.
• Publiez quotidiennement dans les livres des filiales.
• Mensuellement, à la fin de chaque mois, après avoir totalisé toutes les colonnes de chaque journal, inscrivez dans les comptes du grand livre général, qui incluent les comptes de contrôle des comptes clients et des comptes fournisseurs ( grand livre général). Notez que la seule colonne dans laquelle vous n' inscrivez pas le total dans le compte du grand livre est la colonne Autres comptes. Il n'existe pas de compte du grand livre général appelé Autres comptes. Comme indiqué, chaque entrée de cette colonne est publiée individuellement sur son compte respectif.

7.4 Préparer un livre auxiliaire

• Un tableau des comptes clients est une liste de tous les comptes et soldes individuels qui constituent les comptes débiteurs.
• Un tableau des comptes fournisseurs est une liste de tous les comptes et soldes individuels qui constituent les comptes fournisseurs.

7.5 Décrire les parcours professionnels ouverts aux personnes ayant une formation conjointe en comptabilité et en systèmes d'information

• L'analyse des données, les systèmes d'intelligence artificielle, les justificatifs de sécurité des données, les applications blockchain et la comptabilité judiciaire sont quelques-uns des domaines qui offrent de nouvelles perspectives de carrière aux professionnels de la comptabilité.
• Les impôts continueront d'être préparés à l'aide d'un logiciel qui extrait des informations du système d'information comptable.
• L'intégration du logiciel de comptabilité à la gestion des stocks et au paiement électronique tels qu'utilisés par Walmart et Amazon établira de nouvelles normes en matière d'automatisation des processus commerciaux.
• La comptabilité judiciaire, la sécurité des données, l'intelligence artificielle et l'analyse des données sont autant de domaines pour lesquels les entreprises et les agences gouvernementales rechercheront des diplômés en comptabilité qui connaissent également les systèmes d'information.

Termes clés

système d'information comptable (AIS)

ensemble de processus métier qui enregistrent les transactions à l'aide de journaux et de livres (pour les systèmes papier) et de fichiers informatiques (pour les systèmes informatiques) pour suivre les transactions d'une entreprise, traiter les données associées à ces transactions et produire des résultats utiles pour les systèmes internes et externes prise de décision et analyse

grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs

un livre spécial qui contient des informations sur tous les fournisseurs et les montants que nous leur devons ; le total de tous les comptes du grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs doit être égal au total du compte de contrôle des comptes fournisseurs dans le grand livre général

contrôle des comptes clients

comptes clients dans le grand livre

grand livre auxiliaire des comptes clients

un livre spécial qui contient des informations sur tous les clients et les montants qu'ils doivent ; le total de tous les comptes du grand livre auxiliaire des comptes clients doit être égal au total des comptes clients du compte de contrôle des comptes clients dans le grand livre général

intelligence artificielle

systèmes informatisés qui apprennent à utiliser le raisonnement et d'autres aspects de l'intelligence humaine pour imiter certaines des tâches que les humains accomplissent

piste d'audit

un suivi étape par étape des preuves documentant l'historique d'une transaction depuis sa création et toutes les étapes qu'elle a franchies jusqu'à son achèvement

mégadonnées

des ensembles de données provenant de transactions en ligne et d'autres sources qui sont si volumineux que de nouveaux logiciels et méthodes ont été créés pour les analyser et les exploiter afin de fournir un aperçu des tendances et des modèles de l'entreprise

blockchain

technologie sous-jacente sur laquelle repose Bitcoin ; fournit un registre partagé unique utilisé par toutes les parties à une transaction, ce qui se traduit par des transactions moins chères, plus sécurisées et plus privées

journal des décaissements

journal spécial utilisé pour enregistrer les sorties de trésorerie ; chaque fois que des liquidités quittent l'entreprise, généralement lorsque nous émettons un chèque, nous les enregistrons dans ce journal

journal des encaissements

journal spécial utilisé pour enregistrer les entrées d'argent ; chaque fois que nous recevons des chèques et des devises de la part de clients et d'autres personnes, nous enregistrons ces encaissements dans ce journal

informatique en nuage

utilisation d'Internet pour accéder à des logiciels et à des installations de stockage d'informations fournis par les entreprises (généralement payants) plutôt que, ou en complément, du stockage de ces données sur le disque dur de l' ordinateur de l'entreprise ou sous forme papier

crypto-monnaie

monnaie numérique qui utilise des techniques de cryptage pour vérifier le transfert des fonds mais qui fonctionne indépendamment d'une banque

données

parties des transactions comptables qui constituent les données d'entrée d' un système d'information comptable

analyse de données

analyser l'énorme quantité de données générées par toutes les transactions électroniques effectuées dans une entreprise

stockage de données/informations

moyen de sauvegarder des données et des informations ; peut être sur papier, sur un disque dur d'ordinateur ou via Internet pour les enregistrer dans le cloud

progiciel de gestion intégré (ERP)

système qui aide une entreprise à rationaliser ses opérations et aide la direction à réagir rapidement aux changements

système expert

logiciel construit à partir d'une base de données ; le logiciel pose des questions et utilise la réponse pour poser la question suivante ou donner des conseils

comptabilité judiciaire

utiliser des compétences en comptabilité et en informatique pour détecter les fraudes et analyser les dossiers financiers sur papier et sur support électronique

point de vente

moment où une transaction de vente a lieu

système de point de vente (POS)

système informatisé pour enregistrer et traiter une vente immédiatement lorsqu'elle a lieu, généralement en scannant le code-barres du produit

journal des achats

journal spécial utilisé pour enregistrer les achats de stocks de marchandises à crédit ; il débite toujours le compte d'inventaire des marchandises (si vous utilisez la méthode de l'inventaire perpétuel) ou le compte des achats (si vous utilisez la méthode périodique)

journal des ventes

journal spécial utilisé pour enregistrer toutes les ventes à crédit ; il débite toujours les comptes clients et crédite les ventes, et si l' entreprise utilise la méthode de l'inventaire perpétuel, elle débite également le coût des marchandises vendues et crédite le stock de marchandises

calendrier des comptes à payer

tableau indiquant chaque montant dû et à qui il doit être payé ; le total du tableau doit être égal au total des comptes à payer dans le grand livre général

calendrier des comptes à recevoir

tableau indiquant chaque client et le montant dû ; le total du tableau doit être égal au total des sommes à recevoir dans le grand livre

document source

document papier ou enregistrement électronique qui fournit la preuve qu' une transaction a eu lieu et comprend des détails sur la transaction

journal spécial

carnet de notes original utilisé pour enregistrer des transactions d'un type similaire en plus du journal général

document à retourner

document papier qui commence comme un document de sortie d'une partie du système d'information comptable (la facturation envoie la facture au client), qui entre dans une autre partie du système d' information comptable à la fin de la phase suivante du processus (les comptes clients reçoivent le paiement) (fait sur facture)