7.3 : Analyser et journaliser les transactions à l'aide de journaux spéciaux
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Les systèmes d'information comptable étaient basés sur le papier jusqu'à l'introduction de l'ordinateur, de sorte que des revues spéciales étaient largement utilisées. Lorsque les comptables utilisaient un système papier, ils devaient écrire le même numéro à plusieurs endroits et pouvaient donc se tromper. Maintenant que la plupart des entreprises utilisent la technologie numérique, l'étape de publication dans les journaux est effectuée par le logiciel de comptabilité. Les transactions elles-mêmes se retrouvent dans des fichiers de transactions plutôt que dans des journaux papier, mais les entreprises continuent d'imprimer ou de mettre à disposition à l'écran quelque chose qui ressemble beaucoup aux journaux. Il y a des années, tous les registres comptables étaient tenus manuellement. Si une entreprise effectuait de nombreuses transactions, cela signifiait que de nombreuses écritures de journal devaient être enregistrées dans le journal général. Les gens se sont vite rendu compte que certains types de transactions se produisaient plus fréquemment que tout autre type de transaction. Pour gagner du temps, ils ont donc conçu un journal spécial pour chaque type fréquent (par exemple, les ventes à crédit, les achats à crédit, les encaissements d'espèces et les décaissements d'espèces). Nous inscririons ces quatre types de transactions dans leurs propres journaux, respectivement, plutôt que dans le journal général. Ainsi, outre le journal général, nous avons également le journal des ventes, le journal des encaissements, le journal des achats et les journaux des décaissements.
La principale différence entre les journaux spéciaux utilisant la méthode de l' inventaire perpétuel et la méthode de l'inventaire périodique est que le journal des ventes selon la méthode perpétuelle, comme vous l'avez vu dans les exemples précédents du chapitre, comportera une colonne pour enregistrer un débit par rapport au coût des marchandises vendues et un crédit à Inventaire. Dans le journal des achats, l'utilisation de la méthode perpétuelle obligera à débiter le stock au lieu des achats. Une autre différence est que la méthode perpétuelle inclura les frais de transport dans le compte d'inventaire, tandis que la méthode périodique comportera un compte de fret spécial qui sera ajouté lors du calcul du coût des marchandises vendues. Pour une mise à jour sur les comptes perpétuels, les comptes périodiques et les comptes connexes tels que les frais de port, veuillez consulter la section Transactions de merchandising.
RÉFLÉCHISSEZ-Y
Quel journal ?
Si vous avez reçu un chèque de 500$ de M. Jones pour un travail que vous avez effectué la semaine dernière, quel journal utiliseriez-vous pour enregistrer la réception du montant qu'ils vous doivent ? Qu'est-ce qui serait enregistré ?
Le journal des ventes
Le journal des ventes est utilisé pour enregistrer les ventes sur compte (c'est-à-dire les ventes à crédit ou à crédit). La vente à crédit nécessite toujours un débit sur les comptes clients et un crédit sur les ventes. Comme chaque transaction de vente à crédit est enregistrée de la même manière, l'enregistrement de toutes ces transactions au même endroit simplifie le processus comptable. La figure 7.15 montre un exemple de journal des ventes. Notez qu'il existe une seule colonne pour le débit sur les comptes clients et le crédit sur les ventes, bien que nous devions les enregistrer à la fois dans les comptes clients et les ventes à la fin de chaque mois. Il existe également une seule colonne pour le débit du coût des marchandises vendues et le crédit pour le stock de marchandises, bien que, encore une fois, nous devons les enregistrer dans les deux. En outre, pour les entreprises utilisant la méthode de l'inventaire perpétuel, il existe une autre colonne représentant un débit du coût des marchandises vendues et un crédit au stock de marchandises, puisque deux entrées sont effectuées pour enregistrer une vente sur compte selon la méthode de l'inventaire perpétuel.
Les informations du journal des ventes ont été extraites d'une copie de la facture de vente, qui est le document source représentant la vente. Le numéro de facture de vente est saisi afin que le comptable puisse consulter la facture de vente et aider le client. L'un des avantages de l'utilisation de journaux spéciaux est qu'une personne peut travailler avec ce journal alors qu'une autre personne travaille avec un autre journal spécial.
À la fin du mois, le comptable, ou le programme informatique, additionnait les colonnes A/R Dr et Sales Cr et inscrivait le montant sur le compte de contrôle des comptes clients dans le grand livre général et sur le compte des ventes dans le grand livre général. Le compte de contrôle des comptes clients dans le grand livre général est le total de tous les montants dus par les clients à la société. Toujours à la fin du mois, le débit total dans la colonne du coût des marchandises vendues et le crédit total dans la colonne des stocks de marchandises seraient inscrits sur leurs comptes du grand livre général respectifs.
La société aurait pu inscrire ces entrées dans le journal général plutôt que dans le journal spécial, mais si elle l'avait fait, les transactions de vente auraient probablement été séparées les unes des autres et réparties dans le journal, ce qui aurait rendu plus difficile leur recherche et leur suivi. Lorsqu'un journal des ventes est utilisé, si l' entreprise est une entreprise où la taxe de vente est collectée auprès du client, l'entrée du journal serait un débit des comptes clients et un crédit de la taxe de vente et de la taxe de vente à payer, ce qui nécessiterait une colonne supplémentaire dans le journal des ventes pour enregistrer la taxe de vente. Par exemple, une vente de 100$ avec une taxe de vente supplémentaire de 10$ serait enregistrée comme un débit de 110$ sur les comptes clients, un crédit de 100$ sur les ventes et un crédit de 10$ sur la taxe de vente à payer.
L'utilisation d'un code de référence dans n'importe laquelle des revues spécialisées est très importante. N'oubliez pas qu'une fois qu'une vente est enregistrée dans le journal des ventes, elle est inscrite dans le grand livre auxiliaire des comptes clients et que l'utilisation d'un code de référence permet de relier les transactions entre les journaux et les livres. Rappelons que le grand livre auxiliaire des comptes clients est un enregistrement du compte de chaque client. Cela ressemblait à la Figure 7.16 pour Baker Co.
À l'aide des informations de référence, si quelqu'un avait une question concernant cette entrée, il consulterait le journal des ventes, page 26, transactions #45321 et #45324. Cela permet de créer une piste d'audit ou de revenir en arrière et de retrouver les documents originaux à l' appui d'une transaction.
À VOTRE TOUR
Quel journal utilisez-vous ?
Faites correspondre chacune des transactions de la colonne de droite avec le journal approprié de la colonne de gauche.
| A. Journal des achats | i. Ventes sur facture |
| B. Journal des encaissements | ii. Ajustement des entrées |
| C. Journal des décaissements | iii. Recevoir de l'argent d'un client payant |
| D. Journal des ventes | iv. Achat d'inventaire à crédit |
| E. Journal général | v. Payer la facture d'électricité |
Solution
A. iv ; B. iii ; C. v ; D. i ; E. ii.
Exemple complet
Revenons au journal des ventes, illustré à la Figure 7.17, qui contient des informations sur Baker Co. ainsi que sur d'autres entreprises avec lesquelles l'entreprise fait affaire.
À la fin du mois, le total des ventes à crédit s'élevait à 2 775$. Les transactions seraient affichées par ordre chronologique dans le journal des ventes. Comme vous pouvez le constater, la première transaction est enregistrée à Baker Co., la seconde à Alpha Co., puis Tau Inc., puis une autre à Baker Co. À la date de publication de chaque transaction dans le journal des ventes, les informations appropriées seraient publiées dans le grand livre auxiliaire pour chacun des clients. À titre d'exemple, le 3 janvier, les montants liés aux factures 45321 et 45322 sont inscrits aux comptes de Baker et Alpha, respectivement, dans le grand livre auxiliaire approprié. À la fin du mois, le total de 2 775 dollars serait inscrit au compte de contrôle des comptes clients du grand livre général. Le compte de Baker Co. dans le grand livre de la filiale indiquerait qu'elle doit 1 450 dollars, Alpha Co. doit 625 dollars et Tau Inc. doit 700 dollars (Figure 7.18).
À la fin du mois, nous publierions les totaux du journal des ventes dans le grand livre général (Figure 7.19).
Au total, les trois comptes individuels doivent à la société 2 775 dollars, soit le montant indiqué dans le compte de contrôle des comptes clients. Il est appelé total de contrôle parce qu'il permet de tenir des registres exacts, et le total des comptes clients doit être égal au solde des comptes clients dans le grand livre général. Si le montant de toutes les créances individuelles ne correspondait pas au total indiqué dans le grand livre général/compte de contrôle des comptes clients, cela indiquerait que nous avons commis une erreur. La figure 7.20 montre comment les comptes et les montants sont comptabilisés.
Le journal des encaissements
Lorsque le client paie le montant dû (généralement à l'aide d'un chèque), les comptables utilisent un autre raccourci pour enregistrer sa réception. Ils utilisent un deuxième journal spécial, le journal des encaissements. Le journal des encaissements est utilisé pour enregistrer toutes les encaissements (enregistrés par un débit sur Cash). Dans l'exemple précédent, si Baker Co. payait les 1 450 dollars dus, il y aurait un débit de 1 450 dollars sur Cash et un crédit sur les comptes clients. Une note serait inscrite dans la colonne de référence pour indiquer que le paiement a été enregistré dans le grand livre subsidiaire des comptes clients de Baker Co. Après le paiement de Baker Co., le journal des encaissements apparaîtrait comme dans la Figure 7.21.
Et le grand livre auxiliaire des comptes clients de Baker Co. indiquerait également que le paiement a été enregistré (Figure 7.22).
Dans le journal des encaissements, le crédit peut être porté sur les comptes clients lorsqu'un client paie sur un compte, ou sur les ventes, dans le cas d'une vente au comptant, ou sur un autre compte lorsque de l'argent est reçu pour d'autres raisons. Par exemple, si nous payions trop cher notre facture d'électricité, nous pourrions obtenir un chèque de remboursement par la poste. Nous utiliserions le journal des encaissements parce que nous recevons de l'argent, mais le crédit serait crédité sur notre compte de dépenses de services publics. Si vous regardez l'exemple de la Figure 7.23, vous voyez qu'il n'y a pas de colonne pour les dépenses de services publics, alors comment seraient-elles enregistrées ? Nous utiliserions un titre de colonne générique tel que « autres » pour représenter ces transactions en espèces dans le grand livre de la filiale, bien que les comptes spécifiques soient en fait identifiés par un numéro de compte dans le journal spécial. Nous rechercherions le numéro de compte des dépenses d'utilité publique et créditerions le compte du montant du chèque. Si nous recevions un remboursement de 100$ de la part de la compagnie d'électricité le 10 juin, nous trouverions le numéro de compte des frais de services publics (disons 615) et nous l' enregistrerions.
À la fin du mois, nous totalisons la colonne Encaisse du journal des encaissements et débitons le compte de trésorerie du grand livre général pour le total. Dans ce cas, il y avait deux entrées dans le journal des encaissements, l'argent reçu de Baker et le chèque de remboursement pour un trop-payé sur les services publics, pour un total de liquidités reçues et enregistrées dans le journal des encaissements de 1 550 dollars, comme le montre la Figure 7.24.
Tous les comptes utilisés dans la colonne Autres comptes doivent être saisis séparément dans le grand livre général sur le compte approprié. La figure 7.25 montre comment le remboursement serait inscrit au compte des dépenses de services publics dans le grand livre général.
Le journal des décaissements
De nombreuses transactions impliquent des espèces. Nous inscrivons toutes les espèces reçues dans le journal des encaissements, et nous inscrivons tous les paiements en espèces dans le journal des décaissements, parfois aussi appelé journal des paiements en espèces. Un bon contrôle interne dicte que la meilleure règle est que tout l'argent reçu par une entreprise doit être déposé et que tout l' argent versé pour les sommes dues par l'entreprise doit être effectué par chèque. L'argent versé est enregistré dans le journal des décaissements, qui est généralement tenu par ordre numérique par numéro de chèque et comprend tous les chèques enregistrés dans le chéquier. Si nous payions la facture de téléphone de 135$ de ce mois-ci avec le chèque #4011, nous l' inscririons comme indiqué à la Figure 7.26 dans le journal des décaissements.
Le total de tous les décaissements pour le mois serait enregistré dans le compte de trésorerie du grand livre général (Figure 7.27) comme suit. Il convient de noter que les informations relatives au journal des encaissements et au journal des décaissements sont enregistrées dans le compte de trésorerie du grand livre général.
Le journal des achats
De nombreuses entreprises n'enregistrent que les achats de stocks sur compte dans le journal des achats. Certaines entreprises l'utilisent également pour enregistrer les achats d'autres fournitures sur compte. Toutefois, dans ce chapitre, nous utilisons le journal des achats uniquement pour les achats de stock sur facture. Il sera toujours débité du stock de marchandises si vous utilisez la méthode d'inventaire perpétuel et crédité sur les comptes fournisseurs, ou un débit sur les achats et un crédit sur les comptes fournisseurs si vous utilisez la méthode d'inventaire périodique. Il est similaire au journal des ventes car il possède un grand livre auxiliaire correspondant, le grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs. Comme le journal des achats ne concerne que les achats de stocks sur facture, cela signifie que l'entreprise doit de l'argent. Pour savoir à qui la société doit de l'argent et quand le paiement est dû, les écritures sont enregistrées quotidiennement dans le grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs. Les comptes fournisseurs du grand livre deviennent un compte de contrôle, tout comme les comptes clients. Si nous avons commandé des stocks auprès de Jones Mfg. (numéro de compte 789) en utilisant le bon de commande #123 et a reçu la facture de 250$, cela serait enregistré dans le journal des achats comme le montre la Figure 7.28.
La référence de comptabilisation aurait pour but d'indiquer que nous avons saisi le montant dans le grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs (Figure 7.29).
Le total de tous les livres subsidiaires des comptes fournisseurs serait inscrit à la fin du mois sur le compte de contrôle des comptes fournisseurs du grand livre général. La somme de tous les livres subsidiaires doit être égale au montant déclaré dans le grand livre général.
Journal général
Pourquoi utiliser un journal général si nous avons tous les journaux spéciaux ? La raison en est que certaines transactions ne rentrent dans aucun journal spécial. Outre les quatre journaux spéciaux présentés précédemment (ventes, encaissements, décaissements et achats), certaines entreprises utilisent également un journal spécial pour les retours de vente et les indemnités et un autre journal spécial pour les retours et les indemnités d'achat si elles ont de nombreux retours de vente et transactions de retours d'achats. Cependant, la plupart des entreprises inscrivent ces transactions dans le journal général, ainsi que d'autres transactions qui ne correspondent pas à la description des types spécifiques de transactions contenus dans les quatre journaux spéciaux. Le journal général est également nécessaire pour ajuster les entrées (par exemple pour comptabiliser l'amortissement, les loyers payés d'avance et les fournitures que nous avons consommées) et les écritures de clôture.
À VOTRE TOUR
Utilisation des journaux des ventes et des encaissements
Vous êtes propriétaire et exploitez une entreprise qui vend des biens à d'autres entreprises. Vous autorisez les clients établis à vous acheter des produits sur facture, ce qui signifie que vous les laissez facturer des achats et proposer des conditions de 2/10, n/30. Enregistrez les transactions suivantes dans le journal des ventes et le journal des encaissements :
| 3 janvier | Ventes à crédit à VJ Armitraj, Ltd., d'un montant de 7 200$, facture no 317745 |
| 9 janvier | Ventes à crédit à M. Baghdatis Inc., montant de 5 200$, facture no 317746 |
| 16 janvier | Recevez 7 200$ de VJ Armitraj, Ltd. (que vous n'avez pas reçu pendant la période de réduction) |
| 17 janvier | Ventes à crédit à A. Ashe Inc., montant de 3 780$, facture #317747 |
| 18 janvier | Recevez le montant total dû de M. Baghdatis Inc. pendant la période de réduction |
Solution
Assurez-vous que le total de tous les comptes clients individuels est égal au total des comptes clients, ou :
0 + 3 780$ + 0 = 3 780$.