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7.1 : Définir et décrire les composants d'un système d'information comptable

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    Aujourd'hui, lorsque nous parlons de système d'information comptable (AIS), nous entendons généralement un système comptable informatisé, car les ordinateurs et les logiciels informatiques qui nous aident à traiter les transactions comptables sont devenus relativement peu coûteux. Les avantages de l'utilisation d'un système de comptabilité informatisé l'emportent sur les coûts d'achat d'un tel système, et presque toutes les entreprises, même les plus petites, peuvent se permettre d'utiliser un système de comptabilité informatisé et l'utilisent effectivement. Cela ne veut pas dire que les systèmes et processus comptables sur support papier ou manuels ont disparu. La plupart des entreprises disposent d'une forme ou d' une autre de systèmes non informatisés et informatisés. QuickBooks est un exemple d'application logicielle de comptabilité relativement peu coûteuse qui est populaire auprès des petites et moyennes entreprises.

    Systèmes d'information comptable manuels et informatisés

    Il est intéressant de noter que le terme système d'information comptable est antérieur aux ordinateurs. Techniquement, un AIS est un système ou un ensemble de processus permettant de collecter des données sur les transactions comptables ; d'enregistrer, d'organiser et de résumer les données ; et d'aboutir à la préparation d'états financiers et d'autres rapports pour les utilisateurs internes et externes. Ces systèmes ou processus peuvent exister sous la forme d'une série de registres papier, de bases de données informatiques ou d' une combinaison des deux. Parmi les utilisateurs externes, on peut citer les banques susceptibles de prêter de l'argent à l'entreprise, les investisseurs et la Securities and Exchange Commission (SEC), qui exige que les sociétés cotées en bourse soumettent des états financiers audités. Comme les entreprises devaient produire des états financiers bien avant que les ordinateurs n'existent, elles ont utilisé des systèmes comptables manuels pour recueillir les données nécessaires. Les données sont le terme désignant les parties des transactions comptables qui constituent l'entrée d'un AIS. Vous avez examiné de nombreuses formes de données dans ce cours, par exemple, l' argent reçu lors de la vente d'un article correspond à un point de données, la réduction du compte de stock lié à cet article vendu en particulier est un autre point de données, et les recettes et le coût des marchandises vendues seraient supplémentaires points de données associés à cette transaction unique de vente. Ces points de données sont résumés et agrégés (en d'autres termes « traités ») sous forme de chiffres plus significatifs et utiles qui apparaissent dans les états financiers, et toutes ces données sont généralement appelées informations financières. Une entreprise qui a peut-être utilisé un AIS manuel il y a des années utilise probablement un AIS informatisé aujourd'hui. Il est important de se rappeler qu'un système comptable informatisé ne modifie pas ce que nous faisons avec les transactions comptables, il change uniquement la façon dont nous le faisons et la façon dont nous pouvons présenter les informations aux différents utilisateurs.

    Prenons l'exemple d'une entreprise qui a vu le jour avant que nous ayons des ordinateurs, le grand magasin Macy's, qui exploite actuellement des magasins dans presque les cinquante États américains. Macy's a commencé comme un petit magasin de produits secs de luxe qui a ouvert ses portes à New York en 1858, puis est devenu un grand magasin, R.H. Macy & Co., en 1877 avec le même logo en étoile rouge qu'il utilise encore aujourd'hui. Nous pouvons supposer qu'il y a encore cent ans, Macy's devait accomplir les mêmes tâches qu'aujourd'hui :

    • acheter des stocks de marchandises pour les vendre aux clients ;
    • enregistrer les retours d'une partie de l'inventaire ;
    • record des ventes réalisées aux clients au prix de vente ;
    • enregistrer le coût des marchandises vendues au montant que Macy's a payé pour les acheter ;
    • enregistrer les paiements des clients ;
    • enregistrer les retours des clients ;
    • acheter d'autres types d'articles nécessaires aux opérations, tels que des fournitures de bureau et des actifs immobilisés ;
    • payer les achats antérieurs ;
    • payer le loyer, les services publics et les autres services ;
    • payer les employés ;
    • saisir toutes ces transactions ;
    • publier toutes les transactions ;
    • enregistrer l'ajustement des entrées du journal ;
    • enregistrer les entrées de clôture du journal ;
    • faire le suivi de ses créances, de ses dettes et de ses stocks ; et
    • produire des états financiers pour les utilisateurs internes et externes ainsi que d'autres rapports utiles aux dirigeants pour évaluer les diverses mesures de performance nécessaires pour évaluer le succès de l' entreprise.

    Comme vous pouvez l'imaginer, faire tout cela sans ordinateur est très différent de l'exécution de ces tâches à l'aide d'ordinateurs. Dans un système manuel, chaque transaction commerciale est enregistrée, sous la forme d'une entrée dans le journal général ou dans l'un des quatre autres journaux spéciaux courants décrits dans Décrire et expliquer le but des journaux spéciaux et leur importance pour les parties prenantes, en utilisant un stylo et du papier. Les écritures comptables sont ensuite enregistrées dans un grand livre ; les soldes sont calculés manuellement ou à l'aide d'une machine à additionner ou d'une calculatrice pour chaque compte du grand livre général ; une balance de vérification est préparée ; les écritures comptables d'ajustement sont préparées ; et enfin, les états financiers sont préparés, le tout manuellement.

    CONCEPTS EN PRATIQUE

    Modernisation des systèmes comptables

    En 1955, lors de l'une des premières utilisations d'un véritable ordinateur pour faciliter les tâches comptables, General Electric Company a utilisé un ordinateur UNIVAC pour traiter ses salaires. Au départ, il a fallu quarante heures à l'ordinateur pour traiter la paie pour une seule période de paie. Le premier tableur moderne pour ordinateurs personnels, VisiCalc, est devenu disponible en 1978. Ainsi, entre ces périodes, des améliorations mineures ont été apportées à l'utilisation des outils de comptabilité informatisés, mais ce n'est qu'au milieu des années 1980 que des programmes complets de comptabilité informatisée sont devenus largement utilisés. Ainsi, avant le milieu des années 1980, une grande partie de la comptabilité était effectuée manuellement ou à l'aide de divers systèmes informatiques moins avancés en conjonction avec des systèmes manuels. Imaginez le nombre de comptables qu'il faudrait pour enregistrer les transactions de nombreuses entreprises. Par exemple, le premier jour d' ouverture chez Macy's en 1858, le magasin avait des revenus de 11,06$. 1 Le grand livre comptable utilisé pour enregistrer ces ventes est illustré à la Figure 7.2, qui semble assez simple. Aujourd'hui, Macy's a un chiffre d'affaires de plus de 24 milliards de dollars. Pouvez-vous imaginer que toutes ces transactions (ainsi que toutes les dépenses) soient comptabilisées manuellement ?

    Photographie d'un journal comptable datant de 1858.
    Figure 7.2 Macy's Accounting Ledger. Grand livre comptable indiquant les transactions du premier jour de Macy's. Les revenus totaux se sont élevés à 11,06$, soit un peu plus de 340$ en dollars actuels. (crédit : utilisé avec l'autorisation de Macy's Corporation)

    Aujourd'hui, Macy's et d'autres grandes et petites entreprises effectuent les mêmes tâches comptables à l'aide de matériel informatique (ordinateurs, imprimantes et claviers) et de logiciels. Par exemple, les caissiers peuvent saisir des transactions sur un ordinateur à l'aide d'un clavier, d'un scanner ou d'un écran tactile. L'écran affiche les données saisies ou les champs disponibles pour la saisie de données. Par exemple, la plupart des magasins de détail disposent d'un système de point de vente (POS) qui saisit la vente en scannant l'article sur le point de vente, c'est-à-dire au moment de la transaction . Ce système enregistre la vente et met en même temps à jour l'inventaire en le réduisant en fonction du nombre d'articles achetés.

    Plus loin dans la section sur la façon de préparer un livre de filiales, vous recevrez une série de transactions pour une petite entreprise et il vous sera demandé de saisir d'abord les transactions manuellement dans le journal approprié, de publier les informations des journaux sur le grand livre général, prépare les soldes de première instance, ajuste et ferme les écritures et produit manuellement les états financiers, comme Macy's ou toute autre entreprise l' aurait fait avant l'utilisation de diverses technologies informatiques. Vous effectuerez ensuite les mêmes tâches à l'aide de QuickBooks, un logiciel de comptabilité populaire utilisé par de nombreuses petites et moyennes entreprises. Une entreprise aussi grande que Macy's possède des magasins dans tout le pays et effectue un volume important de transactions. Elle est donc plus susceptible d'utiliser un progiciel conçu pour répondre aux besoins d' une très grande entreprise. Ce système est souvent appelé système de planification des ressources d'entreprise (ERP), qui signifie système de planification des ressources d'entreprise (ERP). Un système ERP intègre tous les systèmes informatiques de l' entreprise, y compris les systèmes comptables et non comptables. En d'autres termes, les grandes entreprises disposent de divers sous-systèmes comptables tels que le système des recettes (ventes/comptes recevants/encaissements), le système des dépenses (achats/comptes donneurs/décaissements en espèces), le système de production, le système de paie et le système du grand livre général. Les systèmes non comptables peuvent inclure la recherche et le développement, le marketing et les ressources humaines qui, bien que ne faisant pas partie intégrante du système comptable, sont intégrés aux modules de comptabilité dans un grand système ERP à l'échelle de l'entreprise. PeopleSoft et SAP sont des exemples de systèmes logiciels ERP populaires.

    Comme de nombreuses entreprises aujourd'hui, Macy's gère également un site Web et se lance dans le commerce électronique en proposant la vente de nombreux produits de l' entreprise en ligne. Les éditeurs de logiciels de comptabilité tels que QuickBooks et les grands éditeurs de logiciels ont amélioré la manière dont ils peuvent fournir des logiciels AIS pour répondre à ces besoins. Par exemple, un petit magasin de chaussures local peut acheter le logiciel QuickBooks fourni sur un dispositif de stockage électronique tel qu'un CD et le télécharger pour le stocker sur le disque dur des ordinateurs de l'entreprise, ou le magasin peut acheter une version « cloud ». La version cloud permet au magasin de chaussures qui achète le logiciel d'accéder au logiciel QuickBooks en ligne via un identifiant utilisateur et un mot de passe, sans avoir à charger le logiciel sur les ordinateurs du magasin. QuickBooks met à jour le logiciel lorsque de nouvelles versions sont publiées et stocke les données comptables de l' entreprise dans le cloud. Le cloud computing fait référence à l'utilisation d'Internet pour accéder à des logiciels et à des installations de stockage d'informations fournis par les entreprises plutôt que, ou en plus, de stocker ces données sur le disque dur de l' ordinateur de l'entreprise ou sous forme papier. L'un des avantages du cloud computing est que les employés de l'entreprise peuvent accéder au logiciel et effectuer des transactions depuis n'importe quel appareil doté d'une connexion Internet et à n'importe quel endroit. L'entreprise paie une redevance mensuelle pour accéder à des logiciels mis à jour, ce qui peut être moins coûteux que l'achat de logiciels stockés sur des ordinateurs individuels. Les inconvénients potentiels incluent les problèmes de sécurité, car une société externe stocke les programmes et les données de l'entreprise, et si l'hébergeur rencontre des difficultés techniques, les entreprises qui paient pour ces services peuvent être temporairement dans l'impossibilité d'accéder à leurs propres données ou de mener des activités commerciales. Néanmoins, les services cloud sont de plus en plus populaires.

    Nous illustrons ici les concepts et les pratiques d'un AIS à l'aide d' Intuit QuickBooks, un AIS populaire et largement utilisé.

    Bien qu'une entreprise choisisse généralement un AIS en fonction de ses besoins spécifiques, tous les systèmes doivent comporter des composants capables de :

    • saisie/saisie de données (par exemple, saisie d'une vente à un client) ;
    • stockage de données ;
    • le traitement des données et le calcul des montants supplémentaires liés aux transactions (par exemple, calcul de la taxe de vente sur la vente, ainsi que des frais d'expédition et des frais d'assurance ; calcul du salaire d'un employé en multipliant les heures travaillées par le taux de rémunération horaire ; traitement des variations de stock résultant à la fois des achats de stocks et les ventes d'inventaire et les données relatives à toute autre transaction réalisée dans l'entreprise) ;
    • agrégation/synthèse des données (par exemple, calcul des ventes totales pour l'année) ;
    • présentation de données (par exemple, production d'un bilan et d'autres états financiers et rapports pour l'année) ; et
    • stockage de données (telles que le nom, l'adresse, l'adresse de livraison et la limite de crédit du client).

    Les AIS, qu'ils soient informatisés ou manuels, comportent généralement trois étapes : entrée, traitement et sortie. Nous saisissons les données brutes dans notre système au stade de la saisie et essayons de corriger les erreurs éventuelles avant de passer à l'étape suivante du traitement des données. En fin de compte, nous produisons une « sortie », qui prend la forme d'informations utiles.

    Entrée/saisie de données

    Un document source est le document original qui fournit la preuve qu'une transaction a eu lieu. Si vous engagez une entreprise pour peindre votre maison, elle vous fournira probablement un document indiquant le montant que vous devez. Il s'agit du document de vente de l'entreprise et de votre facture. Lorsque vous payez, votre chèque ou votre relevé de transaction numérique est également un document source pour l'entreprise qui a fourni le service, en l'occurrence le peintre amateur.

    Supposons que vous vous rendiez à la librairie universitaire pour acheter un sweat-shirt scolaire et qu'il soit épuisé. Vous remplissez ensuite un document pour commander un sweat-shirt bleu de taille moyenne. Le formulaire que vous remplissez est un bon de commande pour vous, et il s'agit d'un bon de commande destiné à la librairie universitaire. Il s'agit également d'un document source qui prouve que vous avez commandé le sweat-shirt. Supposons que la librairie ne vous demande pas de payer à l'avance car elle n'est pas certaine de pouvoir vous procurer le sweat-shirt. À ce moment-là, aucune vente n'a été faite et vous ne devez rien à la librairie. Quelques jours plus tard, la librairie parvient à acquérir le sweat-shirt que vous avez commandé et vous envoie un e-mail vous en informant. Lorsque vous retournez à la librairie, vous recevez le sweat-shirt et une facture (également appelée facture) que vous devez payer pour ramener votre sweat-shirt à la maison. Cette facture/facture est également un document source. Il fournit la preuve de la vente et de votre obligation de payer ce montant. Regardons un exemple.

    La figure 7.3 est un document source : une facture (facture) de Symmetry Mold Design pour les services de conception de moules. Notez que les termes (accords concernant les paiements) sont listés en haut et la façon dont l'entreprise calcule ces résultats en bas.

    Exemple de facture envoyée à un client pour les articles qu'il a achetés.
    Figure 7.3 Facture de Symmetry Mold Design indiquant les conditions de paiement. (crédit : modification de « Facture » par James Ceszyk/Flickr, CC B 4.0)

    Certaines entreprises envoient des factures papier par la poste, demandant souvent au destinataire de détacher une partie de la facture et de la renvoyer avec le paiement. Cette partie détachable est un document à retourner et permet de s'assurer que le paiement est appliqué au bon compte client et à la bonne facture. Généralement, ce document a commencé comme une sortie imprimée, une facture, provenant de la partie facturation de l' AIS. Lorsque le client en arrache une partie et la renvoie dans l' enveloppe avec un chèque à l'entreprise, elle est désormais «  retournée » et sera utilisée comme document source d'entrée, appelé avis de versement. Un avis de versement est un document que les clients envoient avec des chèques et qui informe le destinataire de la facture qu'il paie. La figure 7.4 est un exemple de document de redressement.

    Un exemple de bulletin de versement que les clients renvoient à une entreprise avec leur paiement.
    Figure 7.4 Document de traitement de Kohl's. L'utilisation de l' automatisation (codes-barres) permet de gagner du temps et d'assurer la précision puisqu'une machine peut lire l'adresse, le numéro de compte et même le montant du chèque. (crédit : modification de « Bill » par Kerry Ceszyk/Flickr, CC BY 4.0)

    Les systèmes comptables manuels et informatisés utilisaient des documents sources. Les systèmes de commerce électronique disposent de quelques documents sources supplémentaires liés aux transactions en ligne. Les documents sources aident à établir une piste d'audit, qui est une piste d'éléments probants documentant l'historique d'une transaction spécifique, à partir de son initiation/document source et montrant toutes les étapes qu'elle a suivies jusqu'à sa disposition finale. La trace des documents sources et autres enregistrements (la piste d'audit) facilite l'analyse des erreurs ou des questions des clients, des fournisseurs, des employés et d'autres personnes. Par exemple, lorsqu'un client passe une commande par téléphone, par courrier ou en ligne, la commande client devient le document source. Si le client ne reçoit pas le produit commandé, l'entreprise peut localiser la commande initiale, voir si un ticket de prélèvement a été généré (un ticket de prélèvement indique aux employés de l'entrepôt quels articles de stock le client a commandés, qui doivent maintenant être retirés de l'étagère), localiser les documents d'expédition , qui prouvent que le produit a été remis à l'expéditeur et vérifient la signature du client confirmant la réception des marchandises. La trace des documents et des entrées dans les journaux et les grands livres et leur équivalent électronique générés par cette transaction fournit la preuve de toutes les étapes qui se sont déroulées en cours de route. Cela permet à quiconque de vérifier ou d' enquêter facilement, et peut-être de trouver les maillons faibles, à l'origine de l' échec du processus. Il permet à l'entreprise d'identifier la raison pour laquelle le client n'a jamais reçu les marchandises commandées. Peut-être que la commande n'a jamais été expédiée parce que l'entreprise était en rupture de stock pour ce produit spécifique, peut-être qu'elle a été expédiée et laissée à la porte du client sans signature demandée, ou peut-être que la commande a été expédiée au mauvais client ou à une adresse incorrecte. Une piste d'audit aidera le personnel de l'entreprise à enquêter sur n'importe lequel de ces problèmes courants. Cela devrait également les aider à identifier les faiblesses de leurs processus et à accélérer les améliorations.

    Les entreprises ont besoin d'un moyen de saisir les données du document source, telles qu'une facture de vente ou un bon de commande. Cela se faisait auparavant avec un stylo et du papier et se fait actuellement en les saisissant sur le clavier d'un ordinateur ; en les scannant à l'aide d'un scanner tel que celui qui lit les symboles MICR (reconnaissance de caractères à l'encre magnétique) (trouvés sur les chèques de banque) ou de scanners du système POS sur les caisses enregistreuses qui scannent la barre des produits Codes/symboles UPC ; ou réception par transmission électronique (ou transfert électronique de fonds [EFT]). La saisie implique souvent l'utilisation de matériel tel que des scanners, des claviers, des claviers, des écrans tactiles ou des lecteurs d'empreintes digitales appelés dispositifs biométriques. Une fois les données saisies, elles doivent être traitées pour être utiles.

    Traitement des données

    Les entreprises ont besoin du système comptable pour traiter les données saisies et les transformer en informations utiles. Dans les systèmes de comptabilité manuels, les employés traitent toutes les données de transaction en journalisant, en publiant et en créant des rapports financiers sur papier. Cependant, à mesure que la technologie évoluait, il est devenu plus facile de tenir des registres en utilisant des ordinateurs dotés de logiciels spécialement conçus pour les transactions comptables. Les ordinateurs sont doués pour les répétitions et les calculs, qui sont tous deux impliqués dans la comptabilité, et les ordinateurs peuvent effectuer ces calculs et analyses plus rapidement et avec moins d'erreurs, ce qui en fait un outil de comptabilité très efficace tant du point de vue des entrées que des sorties.

    LIEN VERS L'APPRENTISSAGE

    Consultez la liste des progiciels de comptabilité les plus populaires. À l'aide de ces informations, les options potentielles pour les exemples d' options de logiciels de comptabilité peuvent être évaluées.

    Résultat : présentation de l'information

    Un AIS doit permettre de présenter les résultats du système ( page imprimée, image d'écran, transmission électronique). Tout logiciel de comptabilité tel que celui utilisé par les grandes entreprises (un système ERP) ou celui utilisé par les petites entreprises (QuickBooks) peut facilement imprimer des états financiers et d'autres documents et les afficher à l'écran.

    Certaines informations financières doivent être fournies à d'autres sources, telles que des banques ou des agences gouvernementales, et bien que, au cours des dernières décennies, tout ait été présenté et soumis sur papier, aujourd'hui, la plupart de ces informations sont soumises par voie électronique, et les AIS contribuent à faciliter la saisie des informations dans format électronique nécessaire. De nombreuses banques ont besoin de données électroniques, et l' Internal Revenue System (IRS) accepte vos informations sous forme de transmission numérique au lieu d'un formulaire papier. En 2017, 92 % de tous les contribuables qui ont produit leurs propres déclarations de revenus l'ont fait par voie électronique. 2 La plupart des entreprises choisissent de déclarer leurs impôts par voie électronique, et celles dont les actifs dépassent 10 millions de dollars sont tenues de le faire par voie électronique auprès de l'IRS. 3 Depuis le 5 mai 1996, toutes les sociétés cotées en bourse sont tenues de soumettre leurs documents, tels que leurs états financiers et leurs offres d'actions, à la SEC par voie électronique. 4 La SEC place toutes les données dans une base de données électronique appelée EDGAR (Electronic Data Gathering, Analysis, and Retrieval System ). Cette base de données permet à quiconque de rechercher dans la base de données des informations financières et autres sur toute société cotée en bourse. Ainsi, les AIS facilitent non seulement l'accès interne aux informations financières, mais aussi le partage de ces informations en externe selon les besoins ou les exigences. Tout comme le système EDGAR utilisé par la SEC stocke les données à des fins de récupération, un AIS doit fournir un moyen de stocker et de récupérer des données.

    Stockage des données

    Les données peuvent être stockées par un AIS au format papier, numérique ou cloud. Avant que les ordinateurs ne soient largement utilisés, les données financières étaient stockées sur papier, comme le journal et le grand livre illustrés à la Figure 7.5.

    Exemples de livres comptables.
    Figure 7.5 Stockage des données. (a) Journal général et (b) grand livre général. (crédit a : modification de « Entrée dans le grand livre de Barent Roseboom détaillant les transactions avec John Fluno en 1764 » par le National Park Service, domaine public ; crédit b : modification de « Print Order Book, Holmes McDougall » par Edinburgh City of Print/Flickr, CC BY 2.0)

    La technologie a évolué, tout comme les systèmes de stockage : des disquettes aux CD, en passant par les clés USB et le cloud. Le disque dur de votre ordinateur est un périphérique de stockage de données, tout comme un disque dur externe que vous pouvez acheter. Les données stockées doivent pouvoir être récupérées en cas de besoin. Comme vous pouvez le voir sur la Figure 7.6, les données stockées proviennent et/ou circulent par les trois fonctions principales d'un AIS (entrée, processus et sortie), le résultat final étant l'utilisation des données dans des formulaires nécessaires à la prise de décision, tels que les états financiers. L'accès à la capacité de saisir des données, de gérer des processus ou de récupérer des données nécessite des contrôles adéquats pour prévenir les fraudes ou les accès non autorisés et nécessite la mise en œuvre de mesures de sécurité des données. La figure 7.6 illustre les principales fonctions exécutées par un AIS.

    Trois cases de processus avec des flèches pointent de l'une vers l'autre, étiquetées de gauche à droite : Entrée, Traitement, Sortie. En haut à gauche se trouve l'icône du document source avec une flèche pointant vers la zone de saisie. En haut à droite se trouve une icône de stockage de données avec des flèches pointant vers les trois zones de processus.
    Figure 7.6 Système d'information comptable. Les quatre fonctions clés assurées par un système d'information comptable. (attribution : Copyright Rice University, OpenStax, sous licence CC BY-NC-SA 4.0)

    À VOTRE TOUR

    Les étapes d'un système d'information comptable

    Les trois étapes d'un système d'information comptable sont la saisie, le traitement et la sortie. Les données sont la matière première utilisée dans ces processus. Certaines données peuvent être obtenues à partir d'un document source, et d'autres données peuvent être obtenues à partir de la base de données dans laquelle elles étaient précédemment stockées. Lorsque les données ont été traitées, le résultat final est généralement une information. Les informations sont plus utiles que les données. Prenons, par exemple, un autre procédé qu'une boulangerie peut utiliser pour cuire des biscuits aux pépites de chocolat. Bien que les ordinateurs n'aient pas nécessairement besoin d'être impliqués, nous commençons le processus en assemblant un ensemble d'ingrédients bruts tels que des œufs, du sucre, de la farine, des pépites de chocolat et de l'huile, dans un grand bol. Prendre une cuillerée de ce qui se trouve dans le bol à ce moment-là n'est pas très agréable pour les papilles ou « utile » pour quelqu'un qui a envie d'un biscuit aux pépites de chocolat. Nous transformons les matières premières en les mélangeant bien et en les transformant en pâte, en les découpant en formes, en les faisant cuire et en les glacant. De même, les données brutes relatives à une seule vente figurant sur la facture de vente, telles que le nom du client, la date de vente et le montant de la vente, ne sont pas très utiles individuellement à un utilisateur des états financiers tel qu'un investisseur. Toutefois, en traitant les données relatives à la vente, en s'assurant qu'elles sont correctes en vérifiant que le nombre d'articles commandés étaient en stock et effectivement expédiés, en les agrégeant avec les autres ventes de la période et en produisant un compte de résultat contenant les ventes pour la période est sensiblement plus utiles que les données individuelles relatives à une seule vente.

    Pouvez-vous donner un exemple de chacune des trois étapes, ainsi qu'un document source qui pourrait être utilisé lors de la phase de saisie et des données stockées qui pourraient être utilisées lors des étapes de saisie et de traitement, d'abord pour une épicerie, puis un cabinet médical ?

    Solution

    Épicerie :

    • Document source : Cela inclurait un chèque à déposer ; les totaux de chaque caisse, y compris le total des espèces ; une facture pour les produits ; une demande d'emploi présentée par un nouvel employé potentiel ; des informations sur une carte de présence ; un formulaire W-4 ( informations sur l'emploi) ; etc.
    • Saisie : Cela inclut la saisie des données du document source sur le clavier de l'ordinateur, la numérisation électronique du code à barres de chaque produit acheté à l'épicerie (au comptoir de caisse et pour recevoir les marchandises du vendeur hors du camion), peut-être la prise d'empreintes digitales à l'horloge ou la saisie d'un prix inscrit au registre.
    • Traitement : Une caisse enregistreuse traite (accumule et totalise) différentes catégories d'articles (coupons, chèques et charges) par l' utilisateur ; l'inventaire peut être suivi par RFID ( identification par radiofréquence) ; et des logiciels peuvent traiter les informations recueillies par les caisses enregistreuses individuelles ainsi que informations sur les employés.
    • Sortie : Les données traitées peuvent être visualisées sur un écran d' ordinateur, imprimées sur papier (sortie papier) ou envoyées sous forme de sortie électronique de la caisse à l'ordinateur (peut être effectuée sans fil ou à l'aide d'un câble).
    • Stockage : Les données peuvent être stockées dans la base de données de l'entreprise sur le disque dur de son ordinateur ou sous forme de stockage dans le cloud Espérons que le magasin paie également pour un stockage de sauvegarde sécurisé hors site (en cas d'incendie dans le magasin ou en cas de tentative de piratage d'informations), généralement accessible via Internet et stocké dans le « cloud ». Sinon, le stockage peut se faire sur des impressions papier, sur le disque dur de l'ordinateur, sur des disques ou des lecteurs externes. Les données stockées peuvent être extraites et utilisées aux étapes d'entrée, de traitement et de sortie.

    Cabinet du médecin :

    • Document source : Cela comprend un chèque à déposer par le patient ; les informations d'assurance du patient figurant dans le dossier ; un dossier médical contenant le diagnostic et les interventions effectuées sur le patient, à soumettre à la compagnie d'assurance ; et une facture pour les fournitures médicales.
    • Entrée : Les données du document source, par exemple, contenant le diagnostic et un plan de traitement, seraient saisies sur le clavier de l' ordinateur.
    • Traitement : Le système peut récupérer les codes de traitement correspondant à chaque intervention effectuée par le médecin, afin de contenir les informations appropriées pour la compagnie d'assurance.
    • Résultat : Le formulaire de traitement est imprimé puis envoyé par la poste à la compagnie d'assurance pour paiement.
    • Stockage : Le diagnostic et le plan de traitement sont enregistrés dans la base de données informatique pour être récupérés lors de la prochaine visite de ce patient. Le formulaire à envoyer à la compagnie d'assurance est également stocké électroniquement afin qu'il puisse y avoir un suivi jusqu'à la réception du paiement de la compagnie d'assurance. Notez également que pendant le traitement, le système a dû récupérer les codes de traitement à partir d'un fichier contenant tous les codes stockés dans la base de données.

    À VOTRE TOUR

    Le système d'information comptable (AIS)

    Quels types d'informations le système d' information comptable devrait-il être en mesure de fournir aux propriétaires, aux dirigeants et aux employés de l'entreprise, à la fin de la journée, de la semaine ou du mois, qu'ils peuvent à leur tour avoir besoin de fournir à d'autres utilisateurs externes ?

    Solution

    • Les informations destinées à des fins internes incluront les ventes totales et le coût de la génération des ventes. La quantité de stock disponible est également prise en compte afin qu'une décision puisse être prise quant à la commande ou non d'un stock supplémentaire.
    • L'entreprise devra enregistrer tous les événements économiques de l'entreprise afin de connaître les ventes totales, le coût des marchandises vendues, les dépenses et le bénéfice net, ainsi que le nombre d'heures travaillées par les employés, le numéro de sécurité sociale de l'employé et le montant que l' entreprise a promis de payer à l'employé par heure.
    • Les informations destinées aux utilisateurs externes, tels que l'IRS ou les agences gouvernementales des États et des collectivités locales, comprendraient les déclarations de revenus et les formulaires d'impôts sur les ventes et les salaires. Les propriétaires et les dirigeants de l'entreprise auront besoin de toutes les ventes et dépenses, de la taxe de vente collectée et des revenus des employés.
    • En d'autres termes, l'entreprise a besoin d'un AIS.

    Bien qu'un AIS ait les principales fonctions d'entrée, de traitement, de sortie et de stockage, chaque entreprise ou système décidera des étapes et des processus exacts pour chacune de ces fonctions générales. Nous savons que les données sont utilisées pour créer les types d'informations dont les utilisateurs ont besoin pour prendre des décisions. Un système de point de vente (POS) est l'un des moyens par lesquels une organisation de vente au détail peut obtenir, saisir, traiter et stocker des données relatives à une transaction de vente. Lorsqu'un client est prêt à acheter un article, le caissier scanne le produit acheté, le prix est extrait du fichier de prix, la vente est enregistrée et l'inventaire est mis à jour. La plupart des systèmes de point de vente incluent un scanner, un écran d'ordinateur ou une tablette à écran tactile. Les paiements des clients sont conservés dans le tiroir-caisse. Pour les ventes non monétaires, les lecteurs de cartes de crédit permettent aux clients d'insérer, de glisser ou de toucher leurs cartes pour payer (ce qui permet également d'éviter les erreurs de saisie au clavier et de protéger les informations).

    CONSIDÉRATIONS ÉTHIQUES

    Normes éthiques dans les magasins de détail

    Des vendeurs professionnels font fonctionner les systèmes de point de vente. Il existe un code d'éthique pour les professionnels de la vente créé par l'Association des professionnels de la vente afin d'aider les professionnels de la vente à garder un bon jugement. 5 L'organisation définit des normes telles que les suivantes :

    • Maintenir les normes d'intégrité les plus élevées dans toutes les relations commerciales.
    • Offrez à nos clients une expérience d'achat dans laquelle nous « faisons ce qu'il faut et les aidons ainsi à obtenir les bons résultats ».
    • Promouvoir et protéger les bonnes pratiques de vente.
    • Agissez toujours conformément aux codes de mon organisation et à la loi.

    Les comptables peuvent aider les professionnels de la vente à créer un environnement éthique. L'environnement éthique permettra aux utilisateurs des données comptables de prendre des décisions commerciales solides et de mieux gérer une entreprise.

    Cependant, le POS n'est qu'une partie de l'AIS. Au fur et à mesure que chaque vente est inscrite au registre, d'autres données sont collectées, enregistrées et traitées par l'AIS et deviennent des informations. Les données relatives à chaque vente sont enregistrées dans le système d'information : ce qui a été vendu, son coût, le prix de vente et toute taxe sur les ventes. Il enregistre également l'heure de la journée, le nom du commis et tout ce que l'entreprise a programmé pour enregistrer la caisse enregistreuse. Lorsque toutes les ventes de la journée sont totalisées, il fournit des informations sous forme de données organisées et traitées ayant un sens pour l'entreprise. Une entreprise peut vouloir savoir quelle heure de la journée a généré le plus de ventes ou savoir quel produit s'est le mieux vendu. Un AIS peut fournir ces informations.

    Un système est créé lorsque des processus fonctionnent ensemble pour générer des informations pour l'entreprise. Le processus de vente accède aux données relatives aux clients, aux comptes clients et aux stocks et met à jour les fichiers appropriés. Le processus d'achat permet également d'accéder aux stocks et aux comptes fournisseurs et de les mettre à jour, car la plupart des entreprises achètent des biens à crédit. Comme il n'y a pas deux entreprises qui fonctionnent exactement de la même manière, on peut s' attendre à ce que chaque entreprise possède un AIS légèrement différent. Certaines entreprises n'ont pas de caisse enregistreuse, mais elles auront tout de même un compte de vente. Certaines entreprises n'effectuent que des ventes au comptant, elles n'auraient donc pas de compte clients. Quel que soit le type d' entreprise (vente au détail, fabrication ou services), un AIS est un élément important de l'entreprise, car c'est ce système qui fournit les informations nécessaires aux décideurs internes et externes.

    CONCEPTS EN PRATIQUE

    S'agit-il d'un système d'information comptable ?

    Pensez-vous que le propriétaire de votre food truck dispose d'un système d'information comptable ?

    Photographie de personnes achetant de la nourriture dans un food truck.
    Figure 7.7 Food Truck. (crédit : modification de « Food Trucks » par Daniel Lobo/Flickr, domaine public)

    Les food trucks disposeront d'un type de système d'information comptable, qu'il soit papier ou électronique. Une méthode courante pour créer un système d'information comptable dans ce type d'environnement commercial consiste à utiliser une application, telle que Square Point of Sale (Square Inc.). Le système logiciel Square Point of Sale (POS) assure le suivi des ventes. Avec ce type de système, un food truck sera probablement équipé d'un Square Stand (un point de vente sur tablette), d'un tiroir-caisse et d'imprimantes. Les informations saisies dans le Square Stand sont stockées sur des serveurs Square via le cloud (espace de stockage en ligne proposé par différentes entreprises et produits) et sont accessibles par l'entreprise via un tableau de bord en ligne. Ce système permet de gérer à la fois les ventes au comptant et les ventes par carte de crédit. Ces composants (le logiciel de point de vente Square, le Square Stand, le tiroir-caisse et les imprimantes) font partie du système d'information comptable d'un food truck.

    CONNEXION IFRS

    Systèmes d'information comptable dans un environnement commercial international

    Toutes les entreprises, qu'elles soient nationales ou internationales, disposeront d'un système d'information comptable doté des fonctionnalités décrites dans ce chapitre. Il serait facile de supposer que les systèmes d'information comptable créés par les entreprises publiques aux États-Unis sont créés sur la base des principes comptables généralement reconnus (GAAP) américains. Cela implique que ces entreprises conçoivent leurs processus et leurs contrôles de telle sorte qu'en plus de répondre aux objectifs de reporting et de surveillance de l'entreprise, le système collecte, mesure et communique les informations requises par les PCGR américains. Mais est-ce vrai ? Qu'en est-il des entreprises qui ont des filiales ou une partie de leurs activités dans un autre pays ? Les entreprises purement internationales utilisent-elles des systèmes d'information comptable similaires à ceux de leurs homologues américains ?

    Comme indiqué précédemment, toutes les entreprises créeront une sorte de système d'information comptable. General Electric (GE), en tant que fabricant basé aux États-Unis, utilise un système d'information comptable qui lui permet d'enregistrer, de collecter, de produire et d'analyser les opérations de ses différentes activités. GE étant une société américaine dont le siège social est situé à Boston, dans le Massachusetts, son système d'information comptable est conçu selon les règles établies par les US GAAP. Fiat Chrysler Automobiles (FCA) a son siège social au Royaume-Uni et conçoit son système d'information comptable pour produire des états financiers conformes aux normes internationales d'information financière (IFRS). À première vue, il semble que chaque entreprise créera un système d'information basé sur les règles comptables de son propre pays d'origine. Cependant, ce n' est pas aussi simple que cela. Aujourd'hui, les entreprises profitent de la possibilité d'emprunter de l'argent au-delà des frontières. Les prêteurs exigent souvent que les états financiers de l'emprunteur soient présentés conformément aux règles comptables requises par le pays du prêteur. Par exemple, si GE souhaitait emprunter de l'argent à la Royal Bank of Scotland, elle devrait probablement présenter ses états financiers sur la base des règles IFRS. De même, si FCA souhaitait emprunter auprès de Citibank, elle aurait besoin de ses états financiers sous forme de GAAP américains.

    L'emprunt n'est pas la seule raison pour laquelle une entreprise peut avoir besoin de présenter des états financiers sur la base d'un ensemble de principes comptables différents. En 2017, GE comptait plus de 130 filiales, et ces activités étaient situées dans 130 pays. Une filiale est une entreprise sur laquelle la société mère exerce un contrôle décisionnel, généralement indiqué par une participation de plus de 50 %. Nombre de ces filiales de GE ont établi leurs systèmes d'information comptable sur la base des principes comptables reconnus dans les pays où elles étaient situées, conformément aux réglementations locales, notamment en matière de taxes locales. Ainsi, GE doit convertir les informations financières obtenues à partir du système d'information comptable de la filiale, souvent basé sur les IFRS, aux PCGR américains afin de consolider les transactions et les opérations de toutes les filiales avec celles de la société mère afin de créer un ensemble de états financiers.

    Nous sommes fondamentalement devenus un monde à deux GAAP, les IFRS et les GAAP américains, et de nombreuses entreprises jugeront nécessaire de disposer de systèmes d' information comptable capables de gérer les deux ensembles de règles en raison de la nature mondiale des activités et de la nature mondiale de la collecte de fonds par le biais d'emprunts et d'émissions d'actions. Cela peut sembler fou d'avoir deux systèmes, mais il y a un peu plus de dix ans, il y avait plus de soixante-dix GAAP différents. Aujourd'hui, étant donné que de nombreux pays utilisent désormais les IFRS, la qualité et la cohérence de l'information financière se sont améliorées. En conséquence, le coût associé à la mise en place de systèmes d'information comptable capables de combiner de nombreux ensembles de règles comptables différents a diminué.

    Notes