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6.3 : Analyser et enregistrer les transactions pour les achats de marchandises à l'aide du système d'inventaire perpétuel

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    Les exemples de transactions suivants et les écritures comptables ultérieures pour les achats de marchandises sont comptabilisés à l'aide d'un système d'inventaire perpétuel. La reconnaissance par le système d'inventaire périodique de ces exemples de transactions et des écritures comptables correspondantes est présentée à l'annexe : Analyse et enregistrement des transactions pour les achats et les ventes de marchandises à l'aide du système d'inventaire périodique.

    Analyse de base des entrées du journal des transactions d'achat

    Pour mieux illustrer les activités de merchandising, suivons California Business Solutions (CBS), un détaillant qui fournit des packs de matériel électronique pour répondre aux besoins des petites entreprises. Chaque boîtier de matériel électronique (voir Figure 6.9) contient un ordinateur de bureau, une tablette, un téléphone fixe et une imprimante de bureau 4 en 1 avec une imprimante, un copieur, un scanner et un télécopieur.

    Photo d'un ordinateur portable et d'un moniteur séparé sur un bureau.
    Figure 6.9 Solutions commerciales en Californie. Fournir des solutions matérielles électroniques aux entreprises. (crédit : modification de « Professionnal desk » par « reynermedia » /Flickr, CC BY 2.0)

    CBS achète chaque produit électronique auprès d'un fabricant. Vous trouverez ci-dessous les prix d'achat par article auprès du fabricant.

    Liste des produits informatiques et prix unitaire : ordinateur de bureau à 400 dollars ; tablette à 60 dollars ; téléphone fixe à 60 dollars ; et imprimante de bureau 4 en 1 à 100 dollars.

    Entrées dans le journal des transactions d'achat en espèces

    Le 1er avril, CBS achète 10 packages de matériel électronique au coût de 620$ chacun. CBS dispose de suffisamment de liquidités pour payer immédiatement en espèces. L'entrée suivante apparaît.

    Une entrée de journal indique un débit de 6 200 dollars à Merchandise Inventory-Packages et un crédit à Cash de 6 200 dollars avec la note « pour reconnaître l'achat de 10 colis ».

    Les colis d'inventaire de marchandises augmentent (débit) de 6 200 dollars (620 dollars × 10), et la trésorerie diminue (crédit) parce que l'entreprise a payé en espèces. Il est important de distinguer chaque type d'article en stock afin de mieux suivre les besoins en matière d'inventaire.

    Le 7 avril, CBS achète 30 ordinateurs de bureau à crédit au coût de 400$ chacun. Les conditions de crédit sont de 15 euros et la date de facturation est le 7 avril. L'entrée suivante apparaît.

    Une entrée de journal indique un débit à Merchandise Inventory : Desktop Computers de 12 000 dollars et un crédit aux comptes fournisseurs de 12 000 dollars avec la note « pour comptabiliser l'achat de 30 ordinateurs à crédit, n/15 ».

    Le stock de marchandises est spécifique aux ordinateurs de bureau et est augmenté (débité) de la valeur des ordinateurs de 12 000$ (400$ × 30). Comme les ordinateurs ont été achetés à crédit par CBS, les comptes fournisseurs augmentent (crédit).

    Le 17 avril, CBS effectue le paiement intégral du montant dû à la suite de l'achat du 7 avril. L'entrée suivante apparaît.

    Une entrée de journal indique un débit de 12 000 dollars sur les comptes fournisseurs et un crédit à la trésorerie de 12 000 dollars avec la mention « pour comptabiliser le paiement intégral ».

    Les comptes fournisseurs diminuent (débit) et la trésorerie diminue (crédit) pour le montant total dû. Les conditions de crédit étaient de n/15, soit une échéance nette de 15 jours. Aucune réduction n'a été offerte pour cette transaction. Ainsi, le paiement intégral de 12 000 dollars est effectué.

    Inscriptions au journal des transactions à rabais

    Le 1er mai, CBS achète 67 tablettes au coût de 60 dollars chacune à crédit. Les délais de paiement sont 5/10, n/30, et la facture est datée du 1er mai. L'entrée suivante apparaît.

    Une entrée de journal indique un débit à Merchandise Inventory : Tablet Computers de 4 020$ et un crédit aux comptes fournisseurs de 4 020$ avec la note « pour reconnaître l'achat de 67 tablettes, 5/10, n/30 ».

    L'inventaire des marchandises - tablettes électroniques augmente (débit) de 4 020 dollars (67 × 60 dollars). Les comptes fournisseurs augmentent également (crédit) mais les conditions de crédit sont légèrement différentes de celles de l'exemple précédent. Ces conditions de crédit incluent une opportunité de réduction (5/10), ce qui signifie que CBS dispose de 10 jours à compter de la date de facturation pour payer sur son compte afin de bénéficier d'une réduction de 5 % sur son achat.

    Le 10 mai, CBS paie l'intégralité de son compte. L'entrée suivante apparaît.

    Une entrée de journal indique un débit de 4 020$ sur les comptes fournisseurs et des crédits sur le stock de marchandises : tablettes électroniques et espèces de 201$ et 3 819 dollars, respectivement, avec la note « pour comptabiliser le paiement, moins l'escompte d'achat ».

    Les comptes fournisseurs diminuent (débit) le montant initial dû de 4 020$ avant que des escomptes ne soient pris en compte. Comme CBS a payé le 10 mai, elle a atteint le délai de 10 jours et a donc bénéficié d'une réduction de 5 %. La trésorerie diminue (crédit) du montant dû, moins l'escompte. Inventaire des marchandises - Tablettes informatiques diminue (crédit) du montant de la réduction (4 020$ × 5 %). Le stock de marchandises diminue conformément au principe du coût, en indiquant la valeur de la marchandise au coût réduit.

    Prenons le même exemple d'achat avec les mêmes conditions de crédit, mais CBS a maintenant payé son compte le 25 mai. L'entrée suivante apparaîtrait à la place.

    Une entrée de journal indique un débit de 4 020 dollars sur les comptes fournisseurs et un crédit à Cash de 4 020 dollars avec la note « pour reconnaître le paiement pour les tablettes, aucune réduction ».

    Les comptes fournisseurs diminuent (débit) et les diminutions de trésorerie (crédit) de 4 020$. L'entreprise a payé sur son compte en dehors de la période de réduction, mais dans les délais de paiement totaux impartis. CBS ne bénéficie pas d'une réduction dans ce cas mais paie intégralement et à temps.

    Entrées du journal des transactions, retours d'achats et

    Le 1er juin, CBS a acheté 300 téléphones fixes en espèces au coût de 60 dollars chacun. Le 3 juin, CBS découvre que 25 des téléphones ne sont pas de la bonne couleur et renvoie les téléphones au fabricant pour un remboursement complet. Les saisies suivantes se produisent lors de l'achat et du retour ultérieur.

    Une entrée de journal indique un débit à Merchandise Inventory : Phones pour 18 000 dollars et un crédit à Cash pour 18 000 dollars avec la note « pour reconnaître les achats effectués par téléphone avec de l'argent comptant ».

    Les téléphones d'inventaire des marchandises augmentent (débit) et les liquidités diminuent (crédit) de 18 000 dollars (60 dollars × 300).

    Une entrée de journal indique un débit à Cash de 1 500 dollars et un crédit à Merchandise Inventory : Phones pour 1 500 dollars avec la note « pour reconnaître le retour de 25 téléphones, remboursement en espèces ».

    Comme CBS a déjà payé l'intégralité de son achat, un remboursement complet en espèces est émis. Cela augmente l'encaisse (débit) et diminue (crédit) l'inventaire des marchandises (téléphones) parce que la marchandise a été retournée au fabricant ou au fournisseur.

    Le 8 juin, CBS découvre que 60 téléphones supplémentaires achetés le 1er juin sont légèrement endommagés. CBS décide de conserver les téléphones mais reçoit du fabricant une allocation d'achat de 8 dollars par téléphone. L'entrée suivante concerne l'allocation.

    Une entrée de journal indique un débit à Cash de 480 dollars et un crédit à Merchandise Inventory : Phones pour 480$ avec la note « pour reconnaître l'allocation pour 60 téléphones ».

    Comme CBS a déjà payé l'intégralité de leur achat, un remboursement en espèces de l'allocation est émis pour un montant de 480 dollars (60 × 8 dollars). Cela augmente les espèces (débit) et diminue (crédit) les téléphones d'inventaire de marchandises, car la marchandise a moins de valeur qu' avant la découverte des dommages.

    CBS achète 80 imprimantes de bureau 4 en 1 au coût de 100$ chacune le 1er juillet à crédit. Les conditions d'achat sont le 5/15, n/40, avec une date de facturation du 1er juillet. Le 6 juillet, CBS découvre que 15 des imprimantes sont endommagées et les renvoie au fabricant pour un remboursement complet. Les entrées suivantes indiquent l'achat et le retour ultérieur.

    Une entrée de journal indique un débit à Merchandise Inventory : Printers pour 8 000 dollars et un crédit aux comptes fournisseurs pour 8 000 dollars avec la note « pour reconnaître l'achat d'une imprimante à crédit, 5/15, n/40 ».

    Les stocks de marchandises et les imprimantes augmentent (débit) et les comptes fournisseurs augmentent (crédit) de 8 000 dollars (100 dollars × 80).

    Une entrée de journal indique un débit de 1 500 dollars sur les comptes fournisseurs et un crédit à Merchandise Inventory : Printers pour 1 500 dollars avec la note « pour reconnaître le retour de 15 imprimantes, réduction du nombre de points d'impression ».

    Les comptes fournisseurs diminuent (débit) et les imprimantes d'inventaire des marchandises diminuent (crédit) de 1 500 dollars (15 × 100 dollars). L' achat s'est fait à crédit et le retour a eu lieu avant le paiement, diminuant ainsi les comptes fournisseurs. Le stock de marchandises diminue en raison du retour de la marchandise au fabricant.

    Le 10 juillet, CBS découvre que 4 autres imprimantes achetées le 1er juillet sont légèrement endommagées mais décide de les conserver, le fabricant accordant une allocation de 30 dollars par imprimante. L' entrée suivante reconnaît l'indemnité.

    Une entrée de journal indique un débit de 120 dollars sur les comptes fournisseurs et un crédit de 120 dollars sur Merchandise Inventory : Printers, avec la note « pour tenir compte de l'allocation pour 4 imprimantes, réduction des points d'accès ».

    Les comptes fournisseurs diminuent (débit) et les imprimantes d'inventaire des marchandises diminuent (crédit) de 120$ (4 × 30$). L' achat s'est fait à crédit et la provision a été versée avant le paiement, diminuant ainsi les comptes fournisseurs. Le stock de marchandises diminue en raison de la perte de valeur de la marchandise.

    Le 15 juillet, CBS paie son compte en totalité, moins les retours d'achat et les indemnités. La saisie de paiement suivante se produit.

    Une entrée de journal indique un débit de 6 380 dollars aux comptes fournisseurs et un crédit à l'inventaire des marchandises : imprimantes pour 319 dollars et espèces pour 6 061 dollars avec la note « pour comptabiliser le paiement, moins l'escompte, le retour et l'allocation ».

    Les comptes fournisseurs diminuent (débit) le montant dû, moins le remboursement de 1 500$ et la provision de 120$ (8 000$ — 1 500$ — 120$). Comme CBS a payé le 15 juillet, elle a atteint le délai de 15 jours, bénéficiant ainsi d'une réduction de 5 %. La trésorerie diminue (crédit) du montant dû, moins l'escompte. Inventaire des marchandises - Imprimantes diminue (crédit) du montant de la réduction (6 380$ × 5 %). Le stock de marchandises diminue conformément au principe du coût, en indiquant la valeur de la marchandise au coût réduit.

    Résumé des écritures du journal des transactions d'achat

    Le graphique de la Figure 6.10 représente les exigences de saisie comptable basées sur diverses transactions d'achat de merchandising utilisant le système d'inventaire perpétuel.

    Entrées de journal commençant par les écritures de journal des transactions d'achat en haut, suivies de l'achat, du paiement de l'achat et du retour ou de l'allocation d'achat au deuxième niveau, puis de l'argent comptant, du crédit, de la remise reçue, de l'absence de réduction, avant le paiement et après le paiement au troisième niveau, et du Dr. Marchandise Inventaire Cr En espèces ; Dr. Marchandise Inventory Comptes fournisseurs ; Dr. Accounts Payable Cr. Inventaire de la trésorerie et des marchandises ; Dr. Comptes payables Encaisse ; Dr. Comptes payables Cr Inventaire des marchandises et Dr. Cash Cr. Inventaire de marchandises au niveau inférieur.
    Figure 6.10 Entrées du journal des transactions d'achat à l'aide d'un système d'inventaire perpétuel. (attribution : Copyright Rice University, OpenStax, sous licence CC BY-NC-SA 4.0)

    Notez que la Figure 6.10 considère un environnement dans lequel les dénombrements physiques de l'inventaire et les registres comptables correspondants s'alignent. Ce n'est pas toujours le cas en cas de risque de rétrécissement (vol), de dommages ou de détérioration de la marchandise. Dans ce cas, un ajustement de l'inventaire est enregistré pour tenir compte des différences entre le dénombrement physique et le montant indiqué dans les livres.

    À VOTRE TOUR

    Enregistrer les transactions d'achat d'un détaillant

    Enregistrez les écritures de journal pour les transactions d'achat suivantes d'un détaillant.

    3 décembre A acheté un stock d'une valeur de 500$ à crédit avec des conditions 2/10, n/30 et une facture datée du 3 décembre.
    6 décembre Nous avons renvoyé un stock endommagé d'une valeur de 150$ au fabricant et nous avons reçu un remboursement complet.
    9 décembre Vous avez payé l' intégralité du compte

    Solution

    L'entrée de journal du 3 décembre indique un débit de 500$ sur le stock de marchandises et un crédit de 500 dollars sur les comptes fournisseurs avec la note « pour comptabiliser l'achat d'inventaire, 2/10, n/30 ». Les entrées du 6 décembre indiquent un débit de 150$ sur les comptes fournisseurs et un crédit de 150$ sur le stock de marchandises avec la mention « pour comptabiliser le retour de stock ». Les entrées du 9 décembre indiquent un débit de 350$ sur les comptes fournisseurs, un crédit de 7 dollars sur le stock de marchandises et un crédit de 343 dollars sur les espèces avec la note « pour comptabiliser le paiement, moins l'escompte et le retour ».

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