4.2 : Discuter du processus d'ajustement et illustrer les types courants d'entrées d'ajustement
- Page ID
- 189113
Lorsqu'une entreprise arrive à la fin d'une période, elle doit mettre à jour certains comptes qui sont restés sans surveillance tout au long de la période ou qui n'ont pas encore été reconnus. Les écritures d'ajustement mettent à jour les enregistrements comptables à la fin d'une période pour toutes les transactions qui n'ont pas encore été enregistrées. Un principe comptable important à retenir est que, tout comme l' équation comptable (actifs = passifs + capitaux propres du propriétaire/ou actions ordinaires/ou capital) doit être égale, elle doit rester égale après avoir effectué des écritures d' ajustement. Notez également que dans cette équation, les capitaux propres représentent un propriétaire individuel (entreprise individuelle), les actions ordinaires représentent les intérêts des propriétaires d'une société et le capital représente les intérêts des propriétaires d'une société de personnes. Nous discutons plus en détail des effets de l'ajustement des entrées tout au long de ce chapitre.
Le cycle comptable comporte plusieurs étapes qui nécessitent la préparation d'une balance de vérification : étape 4, préparation d'une balance de vérification non ajustée ; étape 6, préparation d'une balance de vérification ajustée ; et étape 9, préparation d'une balance de vérification après clôture. Vous pouvez vous demander quel est l'objectif de plusieurs balances d'essai. Par exemple, pourquoi ne pouvons-nous pas passer de la balance de vérification non ajustée directement à la préparation d'états financiers pour la consommation publique ? Quel est l'objectif de la balance d'essai ajustée ? La préparation de plus d'une balance de vérification signifie-t-elle que l'entreprise a commis une erreur plus tôt dans le cycle comptable ? Pour répondre à ces questions, examinons d'abord le solde de vérification (non ajusté) et expliquons pourquoi certains comptes présentent des soldes incorrects.
Pourquoi certains comptes présentent des soldes incorrects sur le solde d'essai
Le solde de vérification non ajusté peut comporter des soldes incorrects sur certains comptes. Souvenez-vous du solde d'essai dans Analysing and Recording Transactions pour la société d'exemple, Printing Plus.
Le solde d'essai de Printing Plus indique des consommables de 500$, qui ont été achetés le 30 janvier. Comme il s'agit d'une nouvelle entreprise, Printing Plus utiliserait probablement certaines de ses fournitures immédiatement, avant la fin du mois, le 31 janvier. Les fournitures ne sont un actif que lorsqu'elles ne sont pas utilisées. Si Printing Plus a utilisé certaines de ses fournitures immédiatement le 30 janvier, pourquoi la totalité des 500$ se trouvait-elle toujours dans le compte d'approvisionnement le 31 janvier ? Comment corriger cet équilibre incorrect ?
De même, qu'en est-il des revenus non gagnés ? Le 9 janvier, l' entreprise a reçu 4 000 dollars d'un client pour des services d'impression à effectuer. La société a enregistré cela comme un passif parce qu'elle a reçu un paiement sans fournir le service. Pour se libérer de cette responsabilité, l'entreprise doit fournir le service. Supposons qu'au 31 janvier, certains des services d'impression aient été fournis. La totalité des 4 000$ constitue-t-elle toujours un handicap ? Comme une partie du service a été fournie, une modification des revenus non gagnés devrait se produire. L'entreprise doit corriger ce solde sur le compte Revenus non gagnés.
Le fait d'avoir des soldes incorrects dans les fournitures et les revenus non gagnés sur le solde d'essai de l'entreprise au 31 janvier n'est pas dû à une erreur de la part de l'entreprise. La société a suivi toutes les étapes correctes du cycle comptable jusqu'à présent. Alors pourquoi les soldes sont-ils toujours incorrects ?
Les entrées du journal sont enregistrées lorsqu'une activité ou un événement se produit qui déclenche l'entrée. Le déclencheur provient généralement d'une source d'origine. N'oubliez pas qu'une source originale peut être un document officiel justifiant une transaction, tel qu'une facture, un bon de commande, un chèque annulé ou une feuille de temps d'un employé. Toutes les transactions ne produisent pas un document source original qui avertira le comptable qu'il est temps de faire une saisie.
Lorsqu'une entreprise achète des fournitures, la commande initiale, la réception des fournitures et la réception de la facture du fournisseur déclenchent toutes des écritures de journal. Ce déclencheur ne se produit pas lors de l'utilisation de fournitures provenant du placard d'approvisionnement. De même, pour les revenus non gagnés, lorsque l'entreprise reçoit un paiement anticipé du client pour des services encore fournis, l'argent reçu déclenche une inscription au journal. Lorsque l'entreprise fournit les services d'impression au client, le client ne lui envoie pas de rappel indiquant que des revenus ont maintenant été réalisés. De telles situations sont la raison pour laquelle les entreprises doivent effectuer des saisies d'ajustement.
RÉFLÉCHISSEZ-Y
Restez calme et ajustez-vous...
Elliot Simmons est propriétaire d'un petit cabinet d'avocats. Il fait la comptabilité lui-même et utilise la méthode de la comptabilité d'exercice pour la comptabilité. À la fin de son premier mois, il passe en revue ses dossiers et se rend compte que cette balance d'essai non ajustée comporte quelques inexactitudes.
L'une des différences est le compte des fournitures ; le chiffre sur papier ne correspond pas à la valeur du stock de fournitures encore disponible. Les intérêts perçus sur son compte bancaire constituaient une autre différence. Il n'avait rien qui reconnaisse ces revenus.
Pourquoi sa balance d'essai non ajustée comportait-elle ces erreurs ? Qu'est-ce qui peut être attribué aux différences entre les chiffres de l'offre ? Qu'est-ce qui peut être attribué aux différences d'intérêts perçus ?
La nécessité d'ajuster les entrées
Les écritures d'ajustement mettent à jour les enregistrements comptables à la fin d'une période pour toutes les transactions qui n'ont pas encore été enregistrées. Ces entrées sont nécessaires pour garantir que le compte de résultat et le bilan présentent les chiffres corrects et à jour. L'ajustement des entrées est également nécessaire car la balance d'essai initiale peut ne pas contenir de données complètes et actuelles en raison de plusieurs facteurs :
- L'inefficacité de l'enregistrement de tous les événements quotidiens, tels que l'utilisation de fournitures.
- Certains coûts ne sont pas enregistrés pendant la période mais doivent être comptabilisés à la fin de la période, tels que l'amortissement, le loyer et l'assurance.
- Certains articles sont à venir pour lesquels les documents sources originaux n' ont pas encore été reçus, comme une facture de services publics.
Il existe quelques autres directives qui justifient la nécessité d' ajuster les entrées.
Directives relatives à l'ajustement des entrées
Plusieurs directives soutiennent la nécessité d'ajuster les entrées :
- Principe de comptabilisation des recettes : Il est nécessaire d'ajuster les entrées car le principe de comptabilisation des recettes exige la comptabilisation des recettes lorsqu'elles sont gagnées, d'où la nécessité d'une mise à jour des recettes
- Principe de comptabilisation (appariement) des dépenses : Cela nécessite de faire correspondre les dépenses engagées pour générer les revenus gagnés, ce qui affecte des comptes tels que les dépenses d'assurance et les dépenses de fournitures.
- Hypothèse de période : Cela nécessite que des informations utiles soient présentées sur des périodes plus courtes, telles que des années, des trimestres ou des mois. Cela signifie qu'une entreprise doit comptabiliser ses revenus et ses dépenses au cours de la période appropriée, ce qui nécessite un ajustement de certains comptes pour répondre à ces critères.
Les écritures d'ajustement requises dépendent des types de transactions de l'entreprise, mais il existe certains types courants d'écritures d' ajustement. Avant d'examiner l'enregistrement et la publication des types d'entrées de réglage les plus courants, nous discutons brièvement des différents types d'entrées de réglage.
Types d'entrées de réglage
L'ajustement des saisies nécessite la mise à jour de types de comptes spécifiques à la fin de la période. Tous les comptes ne nécessitent pas de mises à jour, uniquement ceux qui ne sont pas déclenchés naturellement par un document source original. Il existe deux principaux types d'écritures d'ajustement que nous étudions plus en détail : les reports et les charges à payer.
Reports
Les reports sont des comptes de dépenses et de recettes prépayés dont la comptabilisation a été retardée jusqu'à ce qu'ils soient utilisés ou gagnés. Cette reconnaissance ne peut intervenir qu'à la fin d'une période ou de périodes futures. Lorsque les dépenses et les produits reportés n'ont pas encore été comptabilisés, leurs informations sont stockées dans le bilan. Dès que la dépense est engagée et que les recettes sont perçues, les informations sont transférées du bilan au compte de résultat. Les deux principaux types de reports sont les dépenses payées d'avance et les revenus non gagnés.
Charges payées d'avance
Rappelons, lors de l' analyse et de l'enregistrement des transactions, que les dépenses prépayées (paiements anticipés) sont des actifs pour lesquels un paiement anticipé a été effectué, avant que l'entreprise ne puisse bénéficier de leur utilisation. Dès que l'actif a apporté un avantage à l'entreprise, la valeur de l'actif utilisé est transférée du bilan au compte de résultat en tant que charge. Les fournitures, l'amortissement, les assurances et le loyer sont des exemples courants de dépenses payées d'avance.
Lorsqu'une entreprise achète des fournitures, elle peut ne pas les utiliser toutes immédiatement, mais il est fort probable qu'elle ait utilisé certaines fournitures à la fin de la période. Cela ne vaut pas la peine d'enregistrer chaque fois que quelqu'un utilise un crayon ou une feuille de papier au cours de la période. Par conséquent, à la fin de la période, ce compte doit être mis à jour pour tenir compte de la valeur de ce qui a été utilisé.
Supposons qu'une entreprise ait payé des fournitures en espèces pour un montant de 400$. À la fin du mois, la société a dressé un inventaire des fournitures utilisées et a déterminé que la valeur de ces fournitures utilisées au cours de la période était de 150 dollars. La saisie suivante s'applique au paiement initial.
Les fournitures augmentent (débit) de 400 dollars et les liquidités diminuent (crédit) de 400 dollars. Lorsque l'entreprise reconnaît l'utilisation des fournitures, la saisie d'ajustement suivante se produit.
Les dépenses de fournitures sont un compte de dépenses, augmentant (débit) de 150$, et Fournitures sont un compte d'actifs, diminuant (crédit) de 150$. Cela signifie que 150$ sont transférés du bilan (actif) au compte de résultat (dépenses). Notez que toutes les fournitures ne sont pas utilisées. Il reste un solde de 250$ (400 à 150) sur le compte des fournitures. Ce montant sera reporté aux exercices futurs jusqu'à ce qu'il soit utilisé. Les soldes des comptes des fournitures et des dépenses de fournitures se présentent comme suit.
L'amortissement peut également nécessiter un ajustement en fin de période. Rappelons que l'amortissement est la méthode systématique pour enregistrer la répartition des coûts sur une période donnée de certains actifs. Cette répartition des coûts est enregistrée sur la durée de vie utile de l'actif, ou pendant la période sur laquelle un coût d'actif est réparti. Le coût alloué jusqu'à ce moment est enregistré dans l'amortissement cumulé, un compte de contre-actif. Un compte contra est un compte associé à un autre type de compte, dont le solde normal est opposé à celui du compte apparié et réduit le solde du compte jumelé à la fin d'une période.
L'amortissement cumulé est contraire à un compte d'actifs, tel que l'équipement. Cela signifie que le solde normal de l' amortissement cumulé se situe du côté du crédit. Il contient tous les amortissements passés en charges au cours de la période actuelle et des périodes précédentes. L'amortissement cumulé réduira le compte d'actifs pour les dépréciations subies jusqu'à ce moment. La différence entre la valeur (coût) de l'actif et l'amortissement cumulé est appelée valeur comptable de l'actif. Lorsque l'amortissement est enregistré dans une entrée d'ajustement, l'amortissement cumulé est crédité et la charge d'amortissement est débitée.
Par exemple, supposons qu'une entreprise paie 2 000$ pour un équipement censé durer quatre ans. La société souhaite amortir l' actif de manière égale au cours de ces quatre années. Cela signifie que l'actif perdra 500$ de valeur chaque année (2 000 $/quatre ans). Au cours de la première année, la société enregistrerait l'entrée d'ajustement suivante pour montrer la dépréciation de l'équipement.
Hausse des dépenses d'amortissement (débit) et augmentation de l' amortissement cumulé, de l'équipement (crédit). Si l'entreprise souhaitait calculer la valeur comptable, elle prendrait le coût initial de l' équipement et soustrairait l'amortissement cumulé.
Valeur comptable de l'équipement = 2 000$ — 500$ = 1 500$ Valeur comptable de l' équipement = 2 000$ — 500$ = 1 500$
Cela signifie que la valeur comptable actuelle de l'équipement est de 1 500 dollars et que l'amortissement sera soustrait de ce chiffre l'année suivante. Les soldes des comptes suivants après ajustement sont les suivants :
Vous en apprendrez davantage sur la dépréciation et son calcul dans la section Actifs à long terme. Cependant, un point important que nous devons aborder maintenant est que la valeur comptable d'un actif n'est pas nécessairement le prix auquel l'actif serait vendu. Par exemple, vous avez peut-être un bâtiment pour lequel vous avez payé 1 000 000$ et qui est actuellement amorti à une valeur comptable de 800 000$. Toutefois, elle peut aujourd'hui vendre à un prix supérieur, inférieur ou égal à sa valeur comptable. Il en va de même pour à peu près tous les actifs que vous pouvez nommer, à l'exception peut-être de l'argent lui-même.
Les polices d'assurance peuvent exiger le paiement anticipé des frais pendant plusieurs mois à la fois, six mois par exemple. La société n'utilise pas tous les six mois d'assurance immédiatement, mais au cours des six mois. À la fin de chaque mois, l'entreprise doit enregistrer le montant de l'assurance expirée au cours de ce mois.
Par exemple, une entreprise paie 4 500$ pour une police d'assurance couvrant six mois. C'est la fin du premier mois et l' entreprise doit enregistrer une entrée d'ajustement pour reconnaître l' assurance utilisée au cours du mois. Les entrées suivantes indiquent le paiement initial de la police et l'inscription d'ajustement ultérieure pour un mois d'utilisation de l'assurance.
Dans la première entrée, la trésorerie diminue (crédit) et l' assurance prépayée augmente (débit) de 4 500$. Dans la deuxième entrée, l'assurance prépayée diminue (crédit) et les dépenses d'assurance augmentent (débit) pour un mois d'utilisation de l'assurance, obtenues en divisant le total de 4 500$ par six mois (4 500/6 = 750). Les soldes des comptes après ajustement sont les suivants :
À l'instar de l'assurance prépayée, le loyer nécessite également un paiement anticipé. Habituellement, pour louer un espace, une entreprise doit payer le loyer au début du mois. L'entreprise peut également conclure un contrat de location qui exige plusieurs mois, voire plusieurs années, de loyer à l'avance. Chaque mois qui passe, l'entreprise doit enregistrer le loyer utilisé pour le mois.
Supposons qu'une entreprise paie 8 000$ à l'avance pour quatre mois de loyer. Après le premier mois, l'entreprise enregistre une saisie d'ajustement pour le loyer utilisé. Les entrées suivantes indiquent le paiement initial pour quatre mois de loyer et l'entrée d'ajustement pour un mois d' utilisation.
Dans la première entrée, la trésorerie diminue (crédit) et le loyer prépayé augmente (débit) de 8 000 dollars. Dans la deuxième entrée, le loyer prépayé diminue (crédit) et les dépenses de loyer augmentent (débit) pour un mois d'utilisation du loyer, obtenus en divisant le total de 8 000 dollars par quatre mois (8 000/4 = 2 000). Les soldes des comptes après ajustement sont les suivants :
Les recettes non gagnées constituent un autre type de report nécessitant un ajustement.
Revenus non gagnés
Rappelons que les revenus non gagnés représentent le paiement anticipé d'un client pour un produit ou un service qui n'a pas encore été fourni par l' entreprise. Comme l'entreprise n'a pas encore fourni le produit ou le service, elle ne peut pas reconnaître le paiement du client comme un revenu. À la fin d'une période, la société examinera le compte pour voir si des revenus non gagnés ont été réalisés. Si tel est le cas, ce montant sera enregistré en tant que recettes de l'exercice en cours.
Supposons, par exemple, que l'entreprise soit un cabinet d'avocats. Au cours de l' année, elle a perçu des honoraires totalisant 48 000 dollars auprès de ses clients. Les honoraires sont des sommes que les avocats collectent avant de commencer à travailler sur une affaire. Lorsque l'entreprise collecte cet argent auprès de ses clients, elle débite de l'argent et crédite les frais non gagnés. Même si les 48 000$ n'ont probablement pas tous été collectés le même jour, nous les enregistrons comme si c'était par souci de simplicité.
Dans ce cas, les revenus de frais non gagnés augmentent (crédit) et les liquidités augmentent (débit) de 48 000$.
À la fin de l'année, après analyse du compte de frais non gagnés, 40 % des frais non gagnés ont été gagnés. Ces 40 % peuvent désormais être enregistrés en tant que recettes. Le total des recettes enregistrées est de 19 200$ (48 000$ × 40 %).
Pour cette entrée, les recettes de frais non gagnées diminuent (débit) et les recettes de frais augmentent (crédit) de 19 200$, soit les 40 % gagnés au cours de l'année. La société aura les soldes suivants sur les deux comptes :
Outre les reports, d'autres types d'écritures d'ajustement incluent les charges à payer.
Charges à payer
Les charges à payer sont des types d'écritures d'ajustement qui s'accumulent au cours d'une période où les montants n'étaient pas enregistrés auparavant. Les deux types spécifiques d'ajustements sont les recettes et les charges à payer.
Revenus accumulés
Les recettes accumulées sont des recettes réalisées au cours d'une période mais qui n'ont pas encore été enregistrées, et aucune somme d'argent n'a été collectée. Parmi les exemples, citons les intérêts et les services fournis mais qu'une facture n'a pas encore été envoyée au client.
Les intérêts peuvent être perçus sur les avoirs en comptes bancaires, les effets à recevoir et certains comptes débiteurs (selon le contrat). Les intérêts se sont accumulés au cours de la période et doivent être ajustés pour tenir compte des intérêts perçus à la fin de la période. Notez que ces intérêts n'ont pas été payés à la fin de la période, ils ont seulement été gagnés. Cela est conforme au principe de comptabilisation des revenus qui consiste à comptabiliser les revenus lorsqu'ils sont gagnés, même si les liquidités n'ont pas encore été collectées.
Supposons, par exemple, qu'une société a un billet à recevoir impayé d'un montant de 100 000$. L'intérêt sur cette note est de 5 % par an. Trois mois se sont écoulés et la société doit enregistrer les intérêts perçus sur ce prêt impayé. Le calcul des revenus d'intérêts gagnés est de 100 000$ × 5 % × 3/12 = 1 250$. L'entrée de réglage suivante apparaît.
Les intérêts à recevoir augmentent (débit) de 1 250$ parce que les intérêts n'ont pas encore été payés. Intérêts Les revenus augmentent (crédit) de 1 250$ parce que les intérêts ont été gagnés au cours de la période de trois mois mais n'avaient pas été enregistrés auparavant.
Des revenus de service non enregistrés auparavant peuvent survenir lorsqu'une entreprise fournit un service mais n'a pas encore facturé le travail au client. Cela signifie que le client n'a pas encore payé pour les services. Aucune facture n'ayant déclenché une transaction, un ajustement est nécessaire pour comptabiliser les revenus réalisés à la fin de la période.
Par exemple, une entreprise fournit des services d'aménagement paysager d'un montant de 1 500 dollars. Cependant, ils n'ont pas encore reçu de paiement. À la fin de la période, la société enregistrerait l' entrée d'ajustement suivante.
Les comptes clients augmentent (débit) de 1 500$ parce que le client n'a pas encore payé pour les services fournis. Les revenus de service augmentent (crédit) de 1 500$ parce que les revenus de service ont été gagnés mais n'avaient pas été enregistrés auparavant.
Charges accumulées
Les charges à payer sont des dépenses engagées au cours d'une période mais qui n'ont pas encore été enregistrées et qui n'ont pas été versées. Parmi les exemples, citons les frais d'intérêts, d'impôts et de salaires.
Les charges d'intérêts proviennent des obligations à payer et d'autres contrats de prêt. La société a accumulé des intérêts au cours de la période mais n'a ni enregistré ni payé le montant. Cela crée un passif que l'entreprise doit payer à une date ultérieure. Vous fournissez plus de détails sur le calcul des intérêts dans les passifs courants, de sorte que les montants sont pour l'instant indiqués.
Par exemple, une société a accumulé 300$ d'intérêts au cours de la période. L'entrée suivante apparaît à la fin de la période.
Les frais d'intérêts augmentent (débit) et les intérêts à payer augmentent (crédit) pour 300$. Vous trouverez ci-dessous les soldes comptables mis à jour après la validation de l'entrée d'ajustement.
Les impôts ne sont payés qu'à certaines périodes de l'année, pas nécessairement tous les mois. Les impôts que l'entreprise doit au cours d'une période impayée doivent être ajustés à la fin de cette période. Cela crée une responsabilité pour l'entreprise. Les taxes sur le revenu et les ventes sont des exemples de charges fiscales.
Par exemple, une entreprise a accumulé des impôts sur le revenu pour le mois de 9 000$. La société enregistrerait l' entrée d'ajustement suivante.
La charge d'impôt sur le revenu augmente (débit) et l'impôt sur le revenu à payer augmente (crédit) de 9 000$. Vous trouverez ci-dessous les soldes comptables mis à jour après la validation de l'entrée d'ajustement.
De nombreux salariés sont payés une fois par mois. Le salaire que l' employé a gagné au cours du mois peut ne pas être payé avant le mois suivant. Par exemple, l'employé est rémunéré pour le travail du mois précédent le premier jour du mois suivant. Les états financiers doivent rester à jour, de sorte qu'une saisie d'ajustement est nécessaire au cours du mois pour indiquer les salaires non enregistrés auparavant et impayés à la fin du mois.
Supposons qu'une entreprise compte cinq employés salariés, chacun gagnant 2 500 dollars par mois. Dans notre exemple, supposons qu'ils ne soient pas payés pour ce travail avant le premier jour du mois suivant. Ce qui suit est l'entrée de journal d'ajustement pour les salaires.
Salaires Augmentations des dépenses (débit) et salaires à payer augmentent (crédit) de 12 500$ (2 500$ par employé × cinq employés). Vous trouverez ci-dessous les soldes comptables mis à jour après la validation de l'entrée d'ajustement.
Dans Enregistrer et publier les types courants d'écritures d'ajustement, nous explorons certains de ces ajustements spécifiquement pour notre société Printing Plus et montrons comment ces entrées affectent notre grand livre général (comptes T).
À VOTRE TOUR
Ajustement des entrées
| Exemple | Compte de résultat | Compte de bilan | Entrée en espèces ? |
|---|---|---|---|
Tableau 4.1
Passez en revue les trois entrées d'ajustement qui suivent. À l'aide du tableau fourni, notez pour chaque entrée le compte de résultat et le compte de bilan utilisés dans la saisie d'ajustement dans la colonne appropriée. Ensuite, dans la dernière colonne, répondez par oui ou par non.
Solution
| Exemple | Compte de résultat | Compte de bilan | Entrée en espèces ? |
|---|---|---|---|
| 1 | Frais de fournitures | Provisions | non |
| 2 | Recettes provenant des services | Revenus non gagnés | non |
| 3 | Frais de loyer | Location de machines prépayées | non |
Tableau 4.2
À VOTRE TOUR
Le réglage des entrées prend deux
Avons-nous continué à suivre les règles d'ajustement des entrées dans ces deux exemples ? Expliquez.
| Exemple | Compte de résultat | Compte de bilan | Entrée en espèces ? |
|---|---|---|---|
Tableau 4.3
Solution
Oui, nous l'avons fait. Chaque entrée comporte un compte de résultat et un compte de bilan, et la trésorerie n'apparaît dans aucune des écritures d' ajustement.
| Exemple | Compte de résultat | Compte de bilan | Entrée en espèces ? |
|---|---|---|---|
| 1 | Frais d'électricité | Comptes à payer | non |
| 2 | Dépenses salariales | Salaires payables | non |
Tableau 4.4