4.1 : Expliquer les concepts et les directives concernant l'ajustement des entrées

L'analyse et l'enregistrement des transactions étaient le premier de trois chapitres consécutifs portant sur les étapes du cycle comptable (Figure 4.2).

Figure 4.2 Le cycle comptable de base. Dans ce chapitre, nous examinons les trois prochaines étapes du cycle comptable (5, 6 et 7) qui concernent l'ajustement des écritures (journalisation et publication), la préparation d'une balance de vérification ajustée et la préparation des états financiers. (attribution : Copyright Rice University, OpenStax, sous licence CC BY-NC-SA 4.0)

Dans Analyse et enregistrement des transactions, nous avons abordé les quatre premières étapes du cycle comptable : identifier et analyser les transactions, enregistrer les transactions dans un journal, publier les informations du journal dans le grand livre général et préparer une balance de vérification (non ajustée). Ce chapitre examine les trois prochaines étapes du cycle : enregistrer les entrées d'ajustement (journalisation et publication), préparer une balance de vérification ajustée et préparer les états financiers (Figure 4.3).

Figure 4.3 Étapes 5, 6 et 7 du cycle comptable. (attribution : Copyright Rice University, OpenStax, sous licence CC BY-NC-SA 4.0)

Au fur et à mesure que nous progressons dans ces étapes, vous découvrirez pourquoi la balance de vérification de cette phase du cycle comptable est appelée balance de vérification « ajustée ». Nous discutons également de l'objectif de l'ajustement des écritures et des concepts comptables qui sous-tendent leur besoin. L'un des premiers concepts que nous abordons est la comptabilité d'exercice.

Comptabilité d'exercice

Les sociétés ouvertes qui déclarent leur situation financière utilisent soit les principes comptables généralement reconnus (GAAP) des États-Unis, soit les normes internationales d'information financière (IFRS), comme le permettent les réglementations de la Securities and Exchange Commission (SEC). En outre, les entreprises, publiques ou privées, qui utilisent les PCGR américains ou les IFRS préparent leurs états financiers selon les règles de la comptabilité d'exercice. Rappelons, d'après l'introduction aux états financiers, que la comptabilité d'exercice prescrit que les revenus et les dépenses doivent être enregistrés dans l'exercice comptable au cours duquel ils ont été gagnés ou engagés, quel que soit le moment où les encaissements ou les paiements ont lieu. C'est grâce à la comptabilité d'exercice que nous appliquons le principe de comptabilisation des recettes et le principe de comptabilisation des dépenses (également connu sous le nom de principe de correspondance).

La méthode de comptabilité d'exercice est considérée comme permettant de mieux faire correspondre les recettes et les dépenses et de normaliser les informations déclaratives à des fins de comparabilité. Disposer d'informations comparables est important pour les utilisateurs externes qui essaient de prendre des décisions d'investissement ou de prêt, et pour les utilisateurs internes qui souhaitent prendre des décisions concernant les performances, la budgétisation et les stratégies de croissance de l' entreprise.

Certaines sociétés non publiques peuvent choisir d'utiliser la comptabilité de caisse plutôt que la comptabilité d'exercice pour communiquer leurs informations financières. Rappelons, d'après l'introduction aux états financiers, que la comptabilité de caisse est une méthode de comptabilité selon laquelle les transactions ne sont pas enregistrées dans les états financiers tant qu'il n'y a pas d'échange de liquidités. La comptabilité de caisse retarde ou accélère parfois la déclaration des recettes et des dépenses jusqu'à ce que des encaissements ou des dépenses se produisent Avec cette méthode, les flux de trésorerie sont utilisés pour mesurer la performance de l'entreprise au cours d'une période donnée et peuvent être plus simples à suivre que la comptabilité d'exercice.

Il existe plusieurs autres méthodes ou concepts comptables que les comptables appliqueront parfois. La première est la comptabilité d'exercice modifiée, couramment utilisée dans la comptabilité gouvernementale et qui fusionne la comptabilité d'exercice et la comptabilité de caisse. La seconde est la comptabilité fiscale qui est utilisée pour établir les effets fiscaux des transactions afin de déterminer l' obligation fiscale d'une organisation.

L'un des concepts fondamentaux à prendre en compte en ce qui concerne le cycle comptable, et en particulier la comptabilité d'exercice, est la notion de période comptable.

La période comptable

Comme nous l'avons vu, la comptabilité d'exercice oblige les entreprises à déclarer leurs revenus et leurs dépenses au cours de l'exercice au cours duquel ils ont été gagnés ou engagés. Une période comptable décompose les informations financières de l'entreprise en périodes spécifiques et peut couvrir un mois, un trimestre, un semestre ou une année complète. Les sociétés ouvertes régies par les PCGR sont tenues de présenter des états financiers trimestriels (trois mois) pour l'exercice comptable appelés 10-Qs. Cependant, la plupart des entreprises publiques et privées conservent des informations sur les périodes mensuelles, trimestrielles et annuelles (annuelles). Cela est utile aux utilisateurs qui ont besoin de données financières à jour pour prendre des décisions concernant l' investissement et la croissance de l'entreprise. Lorsque l'entreprise conserve des informations annuelles, l'année peut être basée sur une année fiscale ou civile. Ceci est expliqué brièvement.

APPLICATION CONTINUE

Processus d'ajustement pour les épiceries

Dans tous les secteurs, les entrées d'ajustement sont effectuées à la fin de la période afin de garantir que les recettes correspondent aux dépenses. Les entreprises présentes en ligne doivent comptabiliser les articles vendus qui n'ont pas encore été expédiés ou qui sont sur le point de parvenir à l'utilisateur final. Mais qu'en est-il de l'industrie de l'alimentation ? À première vue, il peut sembler qu'aucune saisie d'ajustement de ce type ne soit nécessaire. Cependant, les épiceries se sont adaptées à l'environnement de vente au détail actuel. Par exemple, votre épicerie locale peut fournir des services de restauration pour une fête de fin d'études. Si le contrat oblige le client à déposer un acompte de 50 % et qu'il intervient vers la fin d'une période, l'épicerie aura des revenus non gagnés jusqu'à ce qu'elle fournisse le service de restauration. Une fois que la fête a lieu, l'épicerie doit effectuer une saisie d'ajustement pour refléter les revenus gagnés.

L'année fiscale et l'année civile

Une entreprise peut choisir que sa période de reporting annuel soit basée sur un calendrier ou un exercice financier. Si une entreprise utilise une année civile, elle communique des données financières du 1er janvier au 31 décembre d'une année donnée. Cela peut être utile pour les entreprises qui doivent coïncider avec un barème fiscal annuel traditionnel. Il peut également être plus facile à suivre pour certaines entreprises qui ne disposent pas de pratiques de rapprochement formelles, ainsi que pour les petites entreprises.

Un exercice est un cycle de reporting de douze mois qui peut commencer n'importe quel mois et qui enregistre les données financières pour cette période de douze mois consécutifs. Par exemple, une entreprise peut choisir que son exercice financier commence le 1er avril 2019 et se termine le 31 mars 2020. Cela peut être une pratique courante pour les entreprises et peut mieux refléter le flux opérationnel des revenus et des dépenses d'une entreprise en particulier. Outre les rapports annuels, les entreprises ont souvent besoin ou choisissent de communiquer des informations sur leurs états financiers sur des périodes intermédiaires.

Périodes intermédiaires

Une période intermédiaire est toute période de reporting inférieure à une année complète (fiscale ou civile). Cela peut inclure des relevés mensuels, trimestriels ou semestriels. Les informations contenues dans ces états sont plus rapides que d'attendre la fin d'un exercice comptable annuel. La période intermédiaire la plus courante est de trois mois, soit un trimestre. Pour les sociétés dont les actions ordinaires sont négociées sur une grande bourse, c'est-à-dire qu'il s'agit de sociétés cotées en bourse, les déclarations trimestrielles doivent être déposées auprès de la SEC sur un formulaire 10-Q. Les entreprises doivent déposer un formulaire 10-K pour leurs déclarations annuelles. Comme vous l'avez appris, la SEC est une agence indépendante du gouvernement fédéral qui surveille les entreprises ouvertes afin de maintenir une représentation équitable des activités financières des entreprises afin que les investisseurs puissent prendre des décisions éclairées.

Pour que les informations soient utiles à l'utilisateur, elles doivent être fournies en temps opportun, c'est-à-dire que l'utilisateur doit les obtenir suffisamment rapidement pour qu'elles soient pertinentes pour la prise de décisions. Vous vous souvenez peut-être, d'après l' analyse et l'enregistrement des transactions, que c'est la base de l'hypothèse de période en comptabilité. Par exemple, un investisseur potentiel ou existant souhaite obtenir des informations à jour lui permettant de mesurer la performance de l'entreprise et de l'aider à décider s'il souhaite investir, rester investi ou vendre ses actions et investir ailleurs. Cela oblige les entreprises à organiser leurs informations et à les décomposer en périodes plus courtes. Les utilisateurs internes et externes peuvent alors se fier à des informations à la fois opportunes et pertinentes pour la prise de décisions.

La période comptable qu'une entreprise choisit d'utiliser pour ses rapports financiers aura une incidence sur les types d'ajustements qu'elle peut avoir à apporter à certains comptes.

CONSIDÉRATIONS ÉTHIQUES

Comptabilité illégale des pots à cookies utilisée pour gérer les revenus

De 2000 à la fin de 2001, Bristol-Myers Squibb s'est engagée dans la « Cookie Jar Accounting », ce qui lui a valu 150 millions de dollars d'amendes de la SEC. La société a manipulé sa comptabilité pour créer une fausse indication de ses revenus et de sa croissance afin de donner l'impression qu'elle atteignait ses propres objectifs et les estimations de bénéfices des analystes de Wall Street au cours des années 2000 et 2001. La SEC décrit certains de ce qui s'est passé :

Bristol-Myers a gonflé ses résultats principalement en (1) remplissant ses canaux de distribution de stocks excédentaires vers la fin de chaque trimestre, en quantités suffisantes pour atteindre ses objectifs en faisant en sorte que les ventes de produits pharmaceutiques à ses grossistes soient supérieures à la demande ; et (2) en comptabilisant de manière inappropriée 1,5 dollar milliards de dollars de revenus provenant de ces ventes de produits pharmaceutiques à ses deux plus grands grossistes. En lien avec le chiffre d'affaires de 1,5 milliard de dollars, Bristol-Myers a couvert les coûts de possession de ces grossistes et leur a garanti un retour sur investissement jusqu'à ce qu'ils vendent les produits. Lorsque Bristol-Myers a constaté le chiffre d'affaires de 1,5 milliard de dollars lors de l'expédition, elle l'a fait contrairement aux principes comptables généralement reconnus. ¹

Outre la distribution inappropriée du produit pour manipuler les chiffres des bénéfices, qui n'a pas été suffisante pour atteindre ses objectifs de bénéfices, la société a utilisé de manière inappropriée des fonds de réserve pour cession (un fonds « pot à biscuits » financé par la vente d'actifs tels que des gammes de produits ou des divisions) pour atteindre ces cibles. Dans ces circonstances, la gestion des bénéfices a été considérée comme illégale, coûtant à l'entreprise des millions de dollars d'amendes.

Notes

• 1 Securities and Exchange Commission des États-Unis. « La société Bristol-Myers Squibb accepte de payer 150 millions de dollars pour régler les accusations de fraude. » 4 août 2004. https://www.sec.gov/news/press/2004-105.htm