1.2 : Identifier les utilisateurs des informations comptables et la manière dont ils appliquent les informations
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L'objectif ultime de la comptabilité est de fournir des informations utiles à la prise de décisions. Les utilisateurs des informations comptables sont généralement divisés en deux catégories : internes et externes. Les utilisateurs internes sont ceux qui, au sein d'une organisation, utilisent les informations financières pour prendre des décisions quotidiennes. Les utilisateurs internes incluent les responsables et les autres employés qui utilisent les informations financières pour confirmer les résultats passés et aider à apporter des ajustements pour les activités futures.
Les utilisateurs externes sont des personnes extérieures à l'organisation qui utilisent les informations financières pour prendre des décisions ou pour évaluer les performances d'une entité. Par exemple, les investisseurs, les analystes financiers, les responsables des prêts, les auditeurs gouvernementaux, tels que les agents de l'IRS, et diverses autres parties prenantes sont considérés comme des utilisateurs externes, tout en s'intéressant aux informations financières d'une organisation. (Les parties prenantes sont abordées plus en détail dans Expliquer pourquoi la comptabilité est importante pour les parties prenantes de l'entreprise.)
Caractéristiques, utilisateurs et sources des informations de comptabilité financière
Les organisations mesurent leur performance financière en termes monétaires. Aux États-Unis, le dollar est utilisé comme base de mesure standard. La mesure de la performance financière en termes monétaires permet aux dirigeants de comparer la performance de l'organisation aux périodes précédentes, aux attentes et aux normes d'autres organisations ou du secteur.
La comptabilité financière est l'une des grandes catégories de l'étude de la comptabilité. Bien que certains secteurs et types d'organisations présentent des différences dans la façon dont les informations financières sont préparées et communiquées, les comptables utilisent généralement les mêmes méthodologies, appelées normes comptables, pour préparer les informations financières. Dans Introduction aux états financiers, vous apprenez que les informations financières sont principalement communiquées par le biais d'états financiers, qui comprennent le compte de résultat, l'état des capitaux propres, le bilan et l'état des flux de trésorerie et des informations à fournir. Ces états financiers garantissent que les informations sont cohérentes d'une période à l'autre et généralement comparables entre les organisations. Les conventions garantissent également que les informations fournies sont à la fois fiables et pertinentes pour l'utilisateur.
Pratiquement toutes les activités et tous les événements qui se produisent dans une entreprise ont un coût ou une valeur associés et sont connus sous le nom de transaction. Une partie de la responsabilité du comptable consiste à quantifier ces activités et événements. Dans ce cours, vous découvrirez les nombreux types de transactions qui se produisent au sein d'une entreprise. Vous examinerez également les effets de ces transactions, y compris leur impact sur la situation financière de l'entité.
Les comptables utilisent souvent des systèmes comptables informatisés pour enregistrer et résumer les rapports financiers, ce qui présente de nombreux avantages. Le principal avantage d'un système comptable informatisé est l' efficacité avec laquelle les transactions peuvent être enregistrées et résumées et les rapports financiers préparés. De plus, les systèmes de comptabilité informatisés stockent des données, ce qui permet aux organisations d'extraire facilement des informations financières historiques.
Les systèmes de comptabilité informatisés courants incluent QuickBooks, qui est conçu pour les petites organisations, et SAP, qui est conçu pour les grandes organisations et/ou les multinationales. QuickBooks est populaire auprès des entités plus petites et moins complexes. Il est moins coûteux que des progiciels plus sophistiqués, tels qu'Oracle ou SAP, et les compétences QuickBooks que les comptables ont développées chez d'anciens employeurs ont tendance à être applicables aux besoins des nouveaux employeurs, ce qui peut réduire à la fois le temps de formation et les coûts consacrés à l'acclimatation de nouveaux employés du système logiciel d'un employeur. En outre, le fait de se familiariser avec un progiciel courant tel que QuickBooks contribue à la mobilité professionnelle lorsque les travailleurs souhaitent réintégrer le marché du travail.
Bien que QuickBooks présente de nombreux avantages, une fois que les opérations d'une entreprise atteignent un certain niveau de complexité, elle a besoin d'un progiciel ou d'une plate-forme de base, telle qu'Oracle ou SAP, qui est ensuite personnalisé pour répondre aux besoins d'information uniques de l' entité.
Les informations de comptabilité financière sont principalement de nature historique, bien que les entreprises et autres entités intègrent également des estimations dans leurs processus comptables. Par exemple, vous apprendrez à utiliser des estimations pour déterminer les dépenses relatives aux créances douteuses ou les dépenses d'amortissement pour les actifs qui seront utilisés sur une durée de vie de plusieurs années. C'est-à-dire que les comptables préparent des rapports financiers qui résument ce qui s'est déjà passé dans une organisation. Ces informations fournissent ce que l'on appelle la valeur de feedback. L'avantage de signaler ce qui s'est déjà produit est la fiabilité des informations. Les comptables peuvent, en toute confiance, rendre compte avec précision des résultats financiers de l'organisation liés aux activités passées. La valeur de feedback offerte par les informations comptables est particulièrement utile aux utilisateurs internes. En d'autres termes, l' examen des performances passées de l'organisation peut aider les gestionnaires et les autres employés à prendre de meilleures décisions et à ajuster les activités futures.
L'information financière présente toutefois des limites en tant qu' outil prédictif. Les affaires impliquent une grande incertitude et les comptables ne peuvent pas prédire comment l'organisation se comportera à l' avenir. Toutefois, en observant les informations financières historiques, les utilisateurs de ces informations peuvent détecter des modèles ou des tendances qui peuvent être utiles pour estimer les performances financières futures de l'entreprise. La collecte et l'analyse d'une série de données financières historiques sont utiles aux utilisateurs internes et externes. Par exemple, les utilisateurs internes peuvent utiliser les informations financières comme outil prédictif pour évaluer si la performance financière à long terme de l'organisation correspond à ses objectifs stratégiques à long terme.
Les utilisateurs externes utilisent également le schéma historique de la performance financière d'une organisation comme outil prédictif. Par exemple, lorsqu'elle décide de prêter de l'argent à une organisation, une banque peut exiger de l'organisation des états financiers et d'autres informations financières pour un certain nombre d'années. La banque évaluera les performances historiques afin de prendre une décision éclairée quant à la capacité de l'organisation à rembourser le prêt et les intérêts (le coût d'emprunt). De même, un investisseur potentiel peut examiner les performances financières passées d'une entreprise afin de déterminer s'il doit ou non investir de l'argent dans l'entreprise. Dans ce scénario, l'investisseur souhaite savoir si l'organisation fournira un retour sur investissement suffisant et constant. Dans ces scénarios, les informations financières apportent de la valeur au processus d'allocation de ressources limitées (argent). Si les prêteurs et les investisseurs potentiels estiment que l'organisation est un investissement rentable, de l'argent sera fourni et, si tout se passe bien, ces fonds seront utilisés par l'organisation pour générer de la valeur ajoutée à un taux supérieur aux autres utilisations de l'argent.
Caractéristiques, utilisateurs et sources des informations de comptabilité de gestion
Comme vous l'avez appris, les informations de comptabilité de gestion sont différentes des informations de comptabilité financière à plusieurs égards. Les comptables utilisent des normes comptables formelles en matière de comptabilité financière. Ces normes comptables sont appelées principes comptables généralement reconnus (GAAP) et constituent l'ensemble commun de règles, de normes et de procédures que les sociétés cotées en bourse doivent suivre lors de la composition de leurs états financiers. Le Financial Accounting Standards Board (FASB) mentionné précédemment, une organisation indépendante à but non lucratif qui établit des normes de comptabilité et d'information financières pour les entreprises des secteurs public et privé aux États-Unis, utilise les directives GAAP comme base de son système de méthodes et pratiques comptables acceptées, rapports et autres documents.
Étant donné que la plupart des activités de comptabilité de gestion sont menées pour des utilisations et des applications internes, la comptabilité de gestion n'est pas préparée à l'aide d'un ensemble complet et prescrit de conventions similaires à celles requises par la comptabilité financière. Cela est dû au fait que les comptables de gestion fournissent des informations de comptabilité de gestion destinées à répondre aux besoins des utilisateurs internes plutôt qu' externes. En fait, les informations de comptabilité de gestion sont rarement partagées avec des personnes extérieures à l'organisation. Comme les informations incluent souvent des décisions stratégiques ou concurrentielles, les informations comptables de gestion sont souvent étroitement protégées. L'environnement commercial est en constante évolution, et les responsables et les décideurs des organisations ont besoin de diverses informations afin de visualiser ou d'évaluer les problèmes sous de multiples angles.
Les comptables doivent être adaptables et flexibles dans leur capacité à générer les décisions nécessaires en matière de gestion de l'information. Par exemple, les informations dérivées d'un système comptable informatisé constituent souvent le point de départ pour obtenir des informations de comptabilité de gestion. Mais les comptables doivent également être en mesure d'extraire des informations d'autres sources (internes et externes) et d'analyser les données à l'aide de logiciels mathématiques basés sur des formules (tels que Microsoft Excel).
Le terme « information de comptabilité de gestion » englobe de nombreuses activités au sein d'une organisation. La préparation d'un budget, par exemple, permet à une organisation d'estimer sa performance financière pour l'année ou les années à venir et de planifier les ajustements à apporter aux opérations d'échelle en fonction des projections. Les comptables dirigent souvent le processus de budgétisation en collectant des informations provenant de sources internes (estimations des services des ventes et de l'ingénierie, par exemple) et externes (groupes professionnels et prévisions économiques, par exemple). Ces données sont ensuite compilées et présentées aux décideurs au sein de l'organisation.
Parmi les autres décisions qui nécessitent des informations de comptabilité de gestion, citons la question de savoir si une organisation doit réparer ou remplacer des équipements, fabriquer des produits en interne ou acheter les articles auprès de fournisseurs externes, embaucher des travailleurs supplémentaires ou utiliser l' automatisation.
Comme vous l'avez appris, les informations de comptabilité de gestion utilisent à la fois des informations financières et non financières. Cela est important car il existe des situations dans lesquelles une analyse purement financière peut mener à une décision, tandis que l'examen d'informations non financières peut mener à une décision différente. Supposons, par exemple, qu'une analyse financière indique qu'un produit particulier n'est pas rentable et ne devrait plus être proposé par une entreprise. Si l' entreprise ne considère pas que les clients achètent également un bien complémentaire (vous vous souvenez peut-être de ce terme dans votre étude d' économie), elle prend peut-être la mauvaise décision. Supposons, par exemple, que vous avez une entreprise qui produit et vend à la fois des imprimantes informatiques et des cartouches d'encre de rechange. Si l' entreprise décidait d'éliminer les imprimantes, elle perdrait également les ventes de cartouches. Dans le passé, dans certains cas, l'élimination d' un composant, tel que les imprimantes, a amené les clients à passer à un autre fabricant pour leurs ordinateurs et autres périphériques. En fin de compte, une organisation doit prendre en compte les aspects financiers et non financiers d'une décision, et parfois les effets ne sont pas intuitivement évidents au moment de la décision. La figure 1.3 donne un aperçu de certaines des différences entre la comptabilité financière et la comptabilité de gestion.