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8.4：定义零用金基金的目的和用途，并准备零用金日记账分录

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    201461

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    正如我们已经讨论过的，任何组织中最难控制 的资产之一是现金。 控制现金的一种方法是 组织要求所有款项均以支票支付。 但是，在某些情况下，使用 支票是不切实际的。 例如，想象一下 Galaxy's Best Youger 有一天晚上牛奶用完了 。 没有牛奶就无法运营， 而且正常发货要等待 48 小时才能从供应商处发货。 为了维持运营，有必要去街对面的 杂货店购买三加仑的牛奶。 为这笔 小额购买开一张支票在时间和成本上都不高效，因此各公司设立了零用金 基金，这是预先确定的手头 现金，用于支付日常小额购买。 零用 金是一种定额备用金账户， 这意味着它包含固定数额的现金，在支出时予以 替换，以保持固定余额。

    为了保持内部控制，经理可以使用零用金 收据（图 8.5），该收据跟踪现金的使用情况，需要经理签名 。

    空白零用金收据在顶部显示 “日期”、“批准人”、“收款编号” 和 “接收者” 等要填写的行。 下表包含空行，其中有 “描述” 和 “金额” 列。
    图 8.5 零用金凭证。 零用金凭证 是一份重要的内部控制文件，用于追踪零用金基金 中现金的使用情况。 该凭证允许管理层跟踪 现金的使用情况、账户内应存 的余额以及负责批准 账户付款的人员。 （出处：莱斯大学 OpenStax 版权所有，根据 CC BY-NC-SA 4.0 许可）

    由于现金是从零用金基金中支出的，因此取而代之的是购 货收据。 在任何时候，零用金 箱中的余额都应等于盒子里的现金加上 显示购买的收据。

    例如，Galaxy's Best Yougert 会保留一个零用现金箱 ，其规定余额始终为 75 美元。 检查方框后， 余额按以下方式计算。

    盒装现金 50 美元；显示从邮政局 15 购买邮票的收据；Quick Market 购买牛奶和香蕉的收据 10；零用金箱中的总余额 75。

    由于可能并不总是有具有支票签名 权限的经理可以签署意外开支支票，因此 零用金账户允许员工在支付正式开支不 切实际的情况下进行小额必要 购买，以支持企业的运作进程。 在所有情况下， 使用零用金购买的金额本质上都将被视为 不重要。 回想一下，重要性意味着所涉及的 美元金额将对 财务业绩产生重大影响或影响投资者的决策。

    典型零用金日记账分录演示

    零用金账户通过一系列日记账 分录进行管理。 (1) 设立基金，(2) 增加 或减少基金余额（在 使用现金时补充资金），以及（3）调整现金的超额和短缺需要入账。 请看 下面的例子。

    Galaxy's Best Yougert 于 7 月 1 日设立了零用金基金， 方法是从其支票账户中兑现一张价值 75 美元的支票，然后将 现金存入零用金箱。 此时，经 负责经理授权，零用金箱有 75美元可用于小额开支。 设立零用金 基金的日记账分录如下。

    7月1日的日记账分录分别记入零用金和贷记现金75美元。 说明：“记录零用金基金的设立。”

    随着零用金基金的设立，便创建了名为 “零用金” 的账户；这是 许多小型企业资产负债表上的一项资产。 在这种情况下，现金账户（ 包括支票账户）减少，而资金转移 到零用金账户。 一项资产在增加，而另一项 资产则因同一账户而减少。 由于零用金 账户是定额备用金账户，除非管理层选择 更改零用金余额，否则该余额 将永远不会改变，并将保留在资产负债表上的75美元。

    在整个月中，从Galaxy's Best Yougter的零用 金账户中支付了几笔款项。 假设以下 活动。

    日期、交易、金额（分别）：7月10日，购买邮票，30美元；7月15日购买牛奶，10美元；7月25日从Dollar Store购买的窗户清洁剂，5美元。

    7月底，零用金箱里应该有购买邮票的 收据、牛奶的收据、窗户清洁剂的 收据和剩余的现金。 零用现金箱的负责人应在购买 时在每张收据上签名。 从 收据中购买的总金额（45美元）加上盒子里剩余的现金总额应 为75美元。 在审查收据时，必须根据当月的支出 对箱子进行补充。 补充 零用金账户的日记账分录如下。

    7月31日的日记账分录借记30英镑的邮费支出，10美元的库存和5美元的杂项支出，45美元的贷记现金。 解释：“记录零用金资金的补充情况。”

    通常，零用金账户在固定期限 内偿还。 许多小型企业每月都会这样做，这样可以 确保在适当的会计 期内确认费用。 如果账户中的所有现金在既定时间段结束 之前都已用完，则可以在需要更多现金时以相同的方式进行 补充。 如果经常需要在会计期结束前补充 零用金账户，管理层可能决定增加账户中的现金 余额。 例如，如果Galaxy's B est Yougert的管理层决定将零用金余额从 目前的75美元增加到100美元，那么8月 1日这样做的日记账分录将如下所示。

    日期为8月1日的日记账分录，分别记入零用金和贷记25美元的现金。 解释：“将零用金余额增加到100美元。”

    如果管理层日后决定减少零用金账户的 余额，则先前的分录将被 撤销，将现金借记并 贷记零用金。

    偶尔会出现影响 零用金账户余额的错误。 这可能是由于员工没有 收到收据或从购买商品的商店取回了错误 的零钱。 在这种情况下，会产生一笔费用 ，造成现金超额或 短缺。

    以银河7月份的开支为例。 在这个月里，45美元 花在了开支上。 如果零用金账户中的余额 应为75美元，则零用金箱应包含45美元的 签名收据和30美元的现金。 假设在 计算箱子时，有45美元的收据和25美元的现金。 在这种情况下， 零用金余额为70美元，而应为75美元。 这造成 了5美元的短缺，需要从支票账户中替换。 记录现金短缺的条目如下。

    日期为7月30日的日记账分录借记现金和空头贷记现金，并分别记入5美元的现金。 解释：“为该期间的现金短缺补充零用金余额。”

    当出现现金短缺时，我们会将短缺记录为 “借方”，这与支出具有相同的效果。 如果我们有 超额的现金，我们会将超额记录为贷项，这 与记录收入的影响相同。 如果出现 超额现金，则将从零用金账户中扣除，现金结转 和空头账户将记入贷方。 在这种情况下，支出 余额减少，年终余额是当年 所有超额和短缺产生的净余额。

    如果零用金账户持续短缺，这可能是一个 警告信号，表明该账户没有得到适当控制， 管理层可能需要考虑采取其他控制措施，以更好地 监测零用金。

    仔细想想

    现金与借记卡

    一些企业的零用金系统可能会被现场使用预付信用卡（或借记卡）所取代。 与员工 可能用于零用金目的的可充值借记卡相比，实际在场所为 零用金系统保留现金的利弊是什么？ 如果你是一家小 企业的所有者，你会为零用金 账户选择哪个选项？