8.5: مناقشة مسؤوليات الإدارة للحفاظ على الضوابط الداخلية داخل المنظمة

نظرًا لأن الضوابط الداخلية تحمي سلامة البيانات المالية، فقد أصبحت الشركات الكبيرة منظمة للغاية في تنفيذها. بالإضافة إلى القسم 404 من SOX، الذي يتناول متطلبات إعداد التقارير والاختبار للضوابط الداخلية، هناك أقسام أخرى من القانون تحكم مسؤولية الإدارة عن الضوابط الداخلية. على الرغم من أن المدقق يراجع الضوابط الداخلية ويقدم المشورة بشأن تحسين الضوابط، إلا أن المسؤولية النهائية عن الضوابط تقع على عاتق إدارة الشركة. بموجب قسم SOX 302، من أجل توفير ضمان إضافي للأسواق المالية، يقوم الرئيس التنفيذي (CEO)، وهو المسؤول التنفيذي داخل شركة تحمل اللقب الأعلى مرتبة والمسؤولية العامة عن إدارة الشركة، والرئيس يجب على المسؤول المالي (CFO)، وهو مسؤول الشركة الذي يقدم تقاريره إلى الرئيس التنفيذي ويشرف على جميع المخاوف المحاسبية والمالية للشركة، أن يشهد شخصيًا بأنه (1) قد استعرض تقرير الرقابة الداخلية المقدم من المدقق؛ (2) لا يحتوي التقرير على أي معلومات غير دقيقة؛ و (3) يعتقدون أن جميع المعلومات المالية توضح بشكل عادل الظروف المالية والدخل والتدفقات النقدية للكيان. إن التوقيع بموجب القسم 302 يجعل الرئيس التنفيذي والمدير المالي مسؤولين بشكل شخصي عن التقارير المالية بالإضافة إلى هيكل الرقابة الداخلية.

في حين تبدو التوقيعات التنفيذية وكأنها مجرد إجراء شكلي، إلا أنها تتمتع بالفعل بقدر كبير من السلطة في قضايا المحاكم. قبل SOX، عندما يقسم مسؤول تنفيذي في المحكمة أنه لم يكن على علم بحدوث نوع من المخالفات، سواء من قبل شركته أو ضد شركته، فإن السلطة التنفيذية تدعي عدم معرفتها بظروف معينة. كان الرد النموذجي هو «لا يمكن أن أتوقع أن أعرف كل شيء». في الواقع، في جميع المحاكمات التي تنطوي على مخالفات محتملة تقريبًا، تم تقديم هذا الادعاء وغالبًا ما كان ناجحًا في حكم غير مذنب.

كانت الاستجابة الأولية لمتطلبات SOX الجديدة من قبل العديد من الأشخاص هي أنه كان هناك بالفعل تأكيد كافٍ من قبل الرئيس التنفيذي والمدير المالي والمديرين التنفيذيين الآخرين على دقة ونزاهة البيانات المالية وأن متطلبات SOX لم تكن ضرورية. ومع ذلك، فقد تقرر أن متطلبات SOX توفر درجة من المسؤولية القانونية التي كان من الممكن تحملها سابقًا ولكن لم يتم ذكرها فعليًا.

حتى إذا لم تكن الشركة عامة ولا تخضع لـ SOX، فمن المهم ملاحظة أن النغمة محددة على المستوى الإداري، والتي تسمى النغمة في الأعلى. وإذا احترمت الإدارة نظام الرقابة الداخلية وشددت على أهمية الحفاظ على الضوابط الداخلية المناسبة، فإن بقية الموظفين سيتبعونه ويخلقون بيئة متماسكة. تُظهر النغمة المناسبة في القمة التزام الإدارة بالانفتاح والصدق والنزاهة والسلوك الأخلاقي.

حان دورك

الدفاع عن قانون ساربينز أوكسلي

أنت تجري محادثة مع المدير المالي لشركة عامة. تخيل أن المدير المالي يشكو من عدم وجود فائدة للأقسام 302 و 404 من قانون Sarbanes-Oxley فيما يتعلق بالتكلفة، حيث «كانت شركتنا تقدر دائمًا الضوابط الداخلية قبل هذه اللائحة ولم تواجه أي مشكلة». إنه يعتقد أن هذه اللائحة تعد تجاوزًا غير ضروري. كيف ستستجيب وتدافع عن الحاجة إلى القسمين 302 و 404 من قانون ساربينز أوكسلي؟

الحل

أود أن أخبر المدير المالي بما يلي:

1. يقول الجميع إنهم دائمًا ما يقدرون الضوابط الداخلية، حتى أولئك الذين لم يفعلوا ذلك.
2. الأمان الأفضل للجمهور يستحق التكلفة.
3. يتم استرداد تكلفة الامتثال بأكثر من سعر السوق للشركة لسهمها.

فكر مليًا

الضوابط الداخلية الشخصية

تلعب التكنولوجيا دورًا مهمًا للغاية في الضوابط الداخلية. كان خرق Equifax أحد الاختراقات الأمنية الكبيرة الأخيرة من خلال التكنولوجيا. ما هي الرقابة الداخلية التي يمكنك تنفيذها شخصيًا لحماية بياناتك الشخصية نتيجة لهذا الخرق، أو أي خرق مستقبلي آخر؟