Skip to main content
Global

3.3: تحديد ووصف الخطوات الأولية في دورة المحاسبة

  1. Last updated
  2. Save as PDF
  • Page ID
    193371

    • \( \newcommand{\vecs}[1]{\overset { \scriptstyle \rightharpoonup} {\mathbf{#1}} } \) \( \newcommand{\vecd}[1]{\overset{-\!-\!\rightharpoonup}{\vphantom{a}\smash {#1}}} \)\(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \(\newcommand{\id}{\mathrm{id}}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\) \( \newcommand{\kernel}{\mathrm{null}\,}\) \( \newcommand{\range}{\mathrm{range}\,}\) \( \newcommand{\RealPart}{\mathrm{Re}}\) \( \newcommand{\ImaginaryPart}{\mathrm{Im}}\) \( \newcommand{\Argument}{\mathrm{Arg}}\) \( \newcommand{\norm}[1]{\| #1 \|}\) \( \newcommand{\inner}[2]{\langle #1, #2 \rangle}\) \( \newcommand{\Span}{\mathrm{span}}\)\(\newcommand{\AA}{\unicode[.8,0]{x212B}}\)

    هذا الفصل الخاص بتحليل وتسجيل المعاملات هو الأول من ثلاثة فصول متتالية (بما في ذلك عملية التعديل وإكمال دورة المحاسبة) التي تغطي الخطوات في فصل واحد مستمر عملية تعرف باسم دورة المحاسبة. دورة المحاسبة هي عملية خطوة بخطوة لتسجيل الأنشطة والأحداث التجارية للحفاظ على السجلات المالية محدثة. تحدث العملية خلال فترة محاسبية واحدة وستبدأ الدورة مرة أخرى في الفترة التالية. الفترة هي دورة تشغيل واحدة للنشاط التجاري، والتي يمكن أن تكون شهرًا أو ربعًا أو عامًا. راجع دورة المحاسبة في الشكل 3.5.

    دائرة كبيرة تسمى، في الوسط، دورة المحاسبة. تتكون الدائرة الكبيرة من 10 دوائر أصغر مع سهام تشير من دائرة أصغر إلى الدائرة التالية. يتم تصنيف الدوائر الصغيرة بترتيب عقارب الساعة: 1 تحديد المعاملات وتحليلها؛ 2 تسجيل المعاملات في دفتر اليومية؛ 3 نشر معلومات دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ؛ 4 إعداد ميزان المراجعة غير المعدل؛ 5 تعديل الإدخالات؛ 6 إعداد ميزان المراجعة المعدل؛ 7 إعداد البيانات المالية؛ 8 الإدخالات الختامية؛ 9 التحضير ميزان تجريبي بعد الإغلاق؛ 10 إدخالات عكسية (اختياري).
    الشكل 3.5 دورة المحاسبة. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    كما ترى، تبدأ الدورة بتحديد المعاملات وتحليلها، وتنتهي بعكس الإدخالات (التي لا نغطيها في هذا الكتاب المدرسي). تهدف الدورة بأكملها إلى الحفاظ على البيانات المالية منظمة ويمكن الوصول إليها بسهولة لكل من المستخدمين الداخليين والخارجيين للمعلومات. في هذا الفصل، نركز على الخطوات الأربع الأولى في دورة المحاسبة: تحديد المعاملات وتحليلها، وتسجيل المعاملات في دفتر اليومية، ونشر معلومات دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ، وإعداد ميزان تجريبي غير معدل.

    في عملية التعديل، نقوم بمراجعة الخطوات 5 و 6 و 7 في الدورة المحاسبية: تسجيل الإدخالات وإعداد ميزان المراجعة المعدل وإعداد البيانات المالية. عند إكمال دورة المحاسبة، نراجع الخطوتين 8 و9: إغلاق الإدخالات وإعداد ميزان تجريبي بعد الإغلاق. كما ذكرنا سابقًا، لا نغطي الإدخالات العكسية.

    اعتبارات أخلاقية

    تحويل حسابات بطاقات الهدايا المخترقة إلى نقود

    تعد بطاقات الهدايا طريقة رائعة للشركة لبيع منتجاتها مسبقًا وخلق تدفق نقدي. تتمثل إحدى مشكلات بطاقات الهدايا في أن المحتالين يستخدمون الضوابط الداخلية الضعيفة لمتاجر التجزئة للاحتيال على عملاء بائع التجزئة. يمكن للمحتال اختراق بطاقات الهدايا التي يتم تحميلها تلقائيًا واستنزاف الحساب المصرفي للعميل عن طريق شراء بطاقات هدايا مادية جديدة من خلال حساب بطاقة الهدايا الذي يتم تحميله تلقائيًا. هذه مشكلة حقيقية، والرقابة الداخلية للحد من هذا النوع من الاحتيال هي استخدام نظام التحقق المزدوج لتحويل الأموال من حساب مصرفي إلى حساب بطاقة هدايا قابلة لإعادة الشحن. يمكن للمحاسبين مساعدة مؤسستهم في الحد من الاحتيال على بطاقات الهدايا من خلال مراجعة الضوابط الداخلية لشركتهم على عملية بطاقات الهدايا.

    التفسير البسيط لهذا الاحتيال هو أن المحتال سيتمكن من الوصول إلى حساب البريد الإلكتروني للفرد من خلال التصيد الاحتيالي أو بوسائل أخرى، مثل قيام المحتال بوضع مسجل مفاتيح على جهاز كمبيوتر عام أو في شبكة Wi-Fi عامة تالفة. يستخدم الفرد نفس كلمة المرور لبطاقة الهدايا القابلة لإعادة التحميل مثل حساب البريد الإلكتروني الخاص به، وسيشاهد المحتال رسائل بريد إلكتروني حول بطاقة الهدايا. يتصل المحتال بتاجر التجزئة متظاهرًا بأنه الفرد، ويقوم بائع التجزئة بإنشاء رمز استرداد لبطاقة الهدايا في المتجر، وسيذهب المحتال أو شريكه إلى المتجر متظاهرًا بأنه الفرد ويشتري بطاقات هدايا مادية تحتوي على رمز الاسترداد. سيتم استنزاف الحساب المصرفي للعميل، وسيشعر العميل بالضيق. في عملية احتيال أخرى تتعلق ببطاقة الهدايا، تتم سرقة بطاقة ائتمان الفرد واستخدامها لشراء بطاقات هدايا مادية من بائع تجزئة. يتسبب هذا النوع من الاحتيال في مشاكل لتاجر التجزئة، حيث تتضرر سمعة بائع التجزئة من خلال تنفيذ ضوابط داخلية ضعيفة.

    هل يستخدم المحتال بطاقات الهدايا التي تم الحصول عليها عن طريق الاحتيال؟ لا، هناك سوق كامل لبيع بطاقات الهدايا على Craigslist، ما عليك سوى إلقاء نظرة ومعرفة مدى سهولة شراء بطاقات الهدايا المخفضة على Craigslist. أيضًا، هناك شركات مثل cardcash.com و cardhub.com تشتري بطاقات الهدايا وتعيد بيعها. يقوم المحتال فقط ببيع بطاقات الهدايا، وليس لدى بائع التجزئة أي فكرة عن استرداد بطاقات الهدايا التي تم الحصول عليها عن طريق الاحتيال. من خلال تنفيذ الضوابط الداخلية المناسبة، يمكن للمحاسب المساعدة في الحد من هذا الاحتيال وحماية سمعة صاحب العمل.

    الخطوات الأربع الأولى في دورة المحاسبة

    الخطوات الأربع الأولى في دورة المحاسبة هي (1) تحديد المعاملات وتحليلها، (2) تسجيل المعاملات في دفتر اليومية، (3) نشر معلومات دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ، و (4) إعداد ميزان تجريبي غير معدل. نبدأ بتقديم الخطوات والوثائق ذات الصلة.

    أربعة مربعات بسهام تشير من مربع إلى آخر. يتم تسمية المربعات، من اليسار إلى اليمين: 1 تحديد المعاملات وتحليلها؛ 2 تسجيل المعاملات في دفتر اليومية؛ 3 نشر معلومات دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ؛ 4 إعداد ميزان المراجعة غير المعدل.
    الشكل 3.6 دورة المحاسبة. الخطوات الأربع الأولى في دورة المحاسبة. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    تضع هذه الخطوات الأربع الأولى الأساس لعملية التسجيل.

    الخطوة 1. يعد تحديد المعاملات وتحليلها الخطوة الأولى في العملية. هذا يأخذ المعلومات من المصادر أو الأنشطة الأصلية ويترجم تلك المعلومات إلى بيانات مالية قابلة للاستخدام. المصدر الأصلي هو سجل يمكن تتبعه للمعلومات التي تساهم في إنشاء معاملة تجارية. على سبيل المثال، تعتبر فاتورة المبيعات مصدرًا أصليًا. ستشمل الأنشطة الدفع للموظف، وبيع المنتجات، وتقديم الخدمة، وجمع النقود، واقتراض الأموال، وإصدار الأسهم لأصحاب الشركات. بمجرد تحديد المصدر الأصلي، ستقوم الشركة بتحليل المعلومات لمعرفة كيفية تأثيرها على السجلات المالية.

    لنفترض أن مارك سامرز من شركة Supreme Cleaners (من Why It Matters) يقدم خدمات التنظيف للعميل. يقوم بإصدار فاتورة بقيمة 200 دولار، وهو المبلغ الذي يدين به العميل، حتى يمكن الدفع له مقابل الخدمة. يحتوي إيصال المبيعات هذا على معلومات مثل المبلغ المستحق على العميل وشروط الدفع والتواريخ. إيصال المبيعات هذا هو مصدر أصلي يحتوي على معلومات مالية تنشئ معاملة تجارية للشركة.

    الخطوة 2. الخطوة الثانية في العملية هي تسجيل المعاملات في مجلة. هذا يأخذ البيانات التي تم تحليلها من الخطوة 1 وينظمها في سجل شامل لكل معاملة شركة. المعاملة هي نشاط تجاري أو حدث له تأثير على المعلومات المالية المقدمة في البيانات المالية. تأتي المعلومات لتسجيل المعاملة من مصدر أصلي. المجلة (المعروفة أيضًا باسم كتاب الإدخال الأصلي أو المجلة العامة) هي سجل لجميع المعاملات.

    على سبيل المثال، في المعاملة السابقة، حصلت Supreme Cleaners على فاتورة بقيمة 200 دولار. يحتاج مارك سامرز إلى تسجيل 200 دولار في سجلاته المالية. يحتاج إلى اختيار الحسابات التي تمثل هذه المعاملة، وما إذا كانت هذه المعاملة ستزيد أو تقلل الحسابات، وكيف يؤثر ذلك على المعادلة المحاسبية قبل أن يتمكن من تسجيل المعاملة في دفتر يومياته. يحتاج إلى القيام بهذه العملية لكل معاملة تحدث خلال الفترة.

    يتضمن الشكل 3.7 معلومات مثل تاريخ المعاملة والحسابات المطلوبة في إدخال دفتر اليومية وأعمدة الخصومات والائتمانات.

    صفحة فارغة من مجلة المحاسبة. السطر العلوي يسمى المجلة العامة. فيما يلي أربعة أعمدة، مصنفة من اليسار إلى اليمين: التاريخ وعنوان الحساب والخصم والائتمان.
    الشكل 3.7 المجلة العامة. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    الخطوة 3. الخطوة الثالثة في العملية هي نشر معلومات دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ. يأخذ الترحيل جميع المعاملات من المجلة خلال فترة وينقل المعلومات إلى دفتر الأستاذ العام أو دفتر الأستاذ. كما تعلمت، يمكن تمثيل أرصدة الحسابات بشكل مرئي في شكل حسابات T.

    وبالعودة إلى Supreme Cleaners، حدد مارك الحسابات اللازمة لتمثيل عملية البيع البالغة 200 دولار وسجلها في يومياته. سيأخذ بعد ذلك معلومات الحساب وينقلها إلى دفتر الأستاذ العام الخاص به. سيتم عرض جميع الحسابات التي استخدمها خلال الفترة في دفتر الأستاذ العام، وليس فقط تلك الحسابات المتأثرة بالبيع البالغ 200 دولار.

    يظهر حسابان T جنبًا إلى جنب. يُطلق على حساب T الأيسر اسم الحسابات المستحقة. يحتوي على إدخال مدين بقيمة 200 دولار تم تسميته في 1 يناير ورصيد مدين قدره 200 دولار. يُطلق على حساب T الصحيح اسم إيرادات التنظيف. يحتوي على إدخال ائتماني بقيمة 200 دولار تم تسميته في 1 يناير ورصيد ائتماني قدره 200 دولار.
    الشكل 3.8 دفتر الأستاذ العام في نموذج حساب T. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    الخطوة 4. الخطوة الرابعة في العملية هي إعداد ميزان تجريبي غير معدل. تأخذ هذه الخطوة المعلومات من دفتر الأستاذ العام وتحولها إلى مستند يعرض جميع أرصدة الحسابات، ويضمن تساوي الديون والائتمانات لرصيد الفترة (إجماليات الخصم والائتمان).

    يحتاج مارك سامرز من شركة Supreme Cleaners إلى تنظيم جميع حساباته وأرصدتها، بما في ذلك بيع 200 دولار، في ميزان تجريبي. يحتاج أيضًا إلى ضمان موازنة خصومه وائتماناته في ذروة هذه الخطوة.

    سوبريم كلين، ميزان تجريبي، 30 أبريل 2018. يتم إدراج رصيد كل حساب، سواء كان خصمًا أو ائتمانًا، على أنه XXX. يتم سرد حسابات الرصيد المدين على النحو التالي: النقد والحسابات المستحقة القبض واللوازم المكتبية والتأمين المدفوع مسبقًا والمعدات وأرباح الأسهم ومصاريف الغاز ومصاريف الإعلانات. يتم سرد حسابات رصيد الائتمان على النحو التالي: الحسابات المستحقة الدفع وإيرادات التنظيف غير المكتسبة والمخزون العادي وإيرادات التنظيف.
    الشكل 3.9 ميزان التجربة غير المعدل. (الإسناد: حقوق الطبع والنشر لجامعة رايس، أوبن ستاإكس، بموجب ترخيص CC BY-NC-SA 4.0)

    من المهم ملاحظة أن تسجيل العملية بأكملها يتطلب اهتمامًا قويًا بالتفاصيل. يمكن أن تؤدي أي أخطاء في وقت مبكر من العملية إلى معلومات الإبلاغ غير الصحيحة عن البيانات المالية. في حالة حدوث ذلك، قد يضطر المحاسبون إلى العودة إلى بداية العملية للعثور على خطأهم. تأكد من أنك عند إكمال كل خطوة تتوخى الحذر وتأخذ الوقت الكافي لفهم كيفية تسجيل المعلومات وسبب تسجيلها. في القسم التالي، ستتعلم كيفية استخدام المعادلة المحاسبية لتحليل المعاملات.

    المفاهيم في الممارسة

    المحاسبة الجنائية

    هل حلمت يومًا بالعمل في مكتب التحقيقات الفيدرالي (FBI)؟ كمحاسب شرعي، قد يكون هذا الحلم ممكنًا. يحقق المحاسب الشرعي في الجرائم المالية، مثل التهرب الضريبي، والتداول الداخلي، والاختلاس، من بين أمور أخرى. يراجع المحاسبون الشرعيون السجلات المالية بحثًا عن أدلة لتوجيه اتهامات ضد المجرمين المحتملين. يأخذون في الاعتبار كل جزء من دورة المحاسبة، بما في ذلك مستندات المصدر الأصلية، ويبحثون في إدخالات دفتر اليومية ودفاتر الأستاذ العامة والبيانات المالية. قد يُطلب منهم حتى الإدلاء بشهاداتهم على النتائج التي توصلوا إليها في محكمة قانونية.

    لكي تكون محاسبًا جنائيًا ناجحًا، يجب على المرء أن يكون مفصلًا ومنظمًا وفضوليًا بشكل طبيعي. سيحتاج هذا الموقف إلى تتبع الخطوات التي قد يتخذها المشتبه به للتستر على الأنشطة المالية الاحتيالية. يمكن أن يساعد فهم كيفية عمل الشركة في تحديد الأنشطة الاحتيالية التي تنحرف عن موقع الشركة. قام بعض أفضل المحاسبين الشرعيين بإلقاء القبض على كبار المجرمين مثل آل كابوني وبيرني مادوف وكين لاي وإيفان بويسكي.

    رابط للتعلم

    الأداة التي يمكن أن تكون مفيدة للشركات التي تبحث عن طريقة أسهل لعرض عملياتها المحاسبية هي الحصول على بيانات مالية قابلة للحفر. يمكن العثور على هذه الميزة في العديد من أنظمة البرامج، مما يسمح للشركات بالمرور عبر دورة المحاسبة من إدخال المعاملات إلى إنشاء البيانات المالية. اقرأ عمود مجلة المحاسبة هذا حول البيانات المالية القابلة للحفر لمعرفة المزيد.