17.3: Aina ya Mipango

Malengo ya kujifunza

1. Tambua aina tofauti za mipango na mifumo ya udhibiti iliyoajiriwa na mashirika.

Kutokana na mtazamo wa shughuli, mashirika ni mifumo ngumu, kwa kuwa wanahusika katika shughuli nyingi. Shughuli nyingi hizi zinahitaji tahadhari ya usimamizi kutoka kwa mtazamo wa kupanga na kudhibiti. Kwa hiyo mameneja huunda aina tofauti za mipango ya kuongoza shughuli na kufuatilia na kudhibiti shughuli za shirika. Katika sehemu hii, tunaanzisha mipango kadhaa ya kawaida. Makundi makuu ni hierarchical, frequency-ya-matumizi (repetitiveness), wakati frame, wigo wa shirika, na dharura. Jedwali 17.1 hutoa kuangalia kwa karibu aina nyingi za mipango inayoanguka katika kila aina hii.

Mipango ya hierarkia

Mashirika yanaweza kutazamwa kama keki ya safu tatu, na viwango vyake vitatu vya mahitaji ya shirika. Kila moja ya ngazi tatu-taasisi, utawala, na kiufundi msingi-ni kuhusishwa na aina fulani ya mpango. Kama ilivyoonyeshwa katika Jedwali 17.1, aina tatu za mipango ya hierarchical ni kimkakati, utawala, na uendeshaji (msingi wa kiufundi). Mipango mitatu ya hierarchical ni ya kutegemeana, kwa kuwa inasaidia kutimiza mahitaji matatu ya shirika. Katika uongozi wa shirika, msingi wa kiufundi hupanga shughuli za kila siku.

Mipango ya Shirika
Mipango ya hierarkia
Mipango ya kimkakati (taasisi) -kufafanua maono ya muda mrefu ya shirika; kuelezea ujumbe wa shirika na taarifa za thamani; kufafanua biashara gani shirika liko au linatarajia kuwa ndani; kuelezea jinsi shirika litakavyojiunganisha katika mazingira yake ya jumla na ya kazi. Mipango ya utawala-kutaja ugawaji wa rasilimali za shirika kwa vitengo vya ndani vya shirika; kushughulikia ushirikiano wa ngazi ya taasisi ya shirika (kwa mfano, uundaji wa maono) na msingi wa kiufundi (utekelezaji wa maono); kushughulikia ushirikiano wa vitengo mbalimbali vya shirika. Mipango ya uendeshaji (msingi wa kiufundi) -funika shughuli za kila siku za shirika.
Mipango ya matumizi ya mara kwa mara
Mipango ya Kusimama
Sera-kauli ya jumla ya ufahamu au dhamira; kuongoza maamuzi, kuruhusu zoezi la busara fulani; mwongozo tabia (kwa mfano, hakuna mfanyakazi atakubali neema na/au burudani kutoka shirika nje ambayo ni kubwa ya kutosha katika thamani ya kusababisha ushawishi usiofaa juu ya mtu maamuzi kwa niaba ya shirika). Sheria-huongoza kwa hatua ambazo haziruhusu busara katika tafsiri; taja kile kinachoruhusiwa na kile ambacho hakikubaliki. Taratibu-kama sheria, wao kuongoza hatua; bayana mfululizo wa hatua ambazo lazima zichukuliwe katika utendaji wa kazi fulani.
Mipango ya Matumizi ya Single
Programu-seti tata ya sera, sheria, na taratibu zinazohitajika kutekeleza mwendo wa hatua. Mipango ya utekelezaji maalum ya miradi mara nyingi imeundwa ili kukamilisha masuala mbalimbali ya programu. Bajeti-mipango yaliyotolewa kwa maneno ya namba.
Mipango ya Muda
Mipango ya muda mfupi, ya kati, na ya muda mrefu-inatofautiana katika umbali katika siku zijazo zilizopangwa: Muda mfupi-saa kadhaa hadi mwaka Miaka ya kati-miaka moja hadi mitano Muda mrefu—zaidi ya miaka mitano
Mipango ya Upeo wa shirika
Mipango ya kiwango cha biashara/Tarafu-kuzingatia moja ya biashara ya shirika (au mgawanyiko) na nafasi yake ya ushindani. Mipango ya kitengo/kazi-kuzingatia shughuli za kila siku za vitengo vya shirika la chini; masoko, rasilimali za binadamu, uhasibu, na mipango ya shughuli (uzalishaji). Mipango ya tactical - ngazi ya mgawanyiko au mipango ya ngazi ya kitengo iliyoundwa kusaidia shirika kukamilisha mipango yake ya kimkakati.
Mpango wa Dharura
Mipango iliyoundwa ili kukabiliana na matukio ambayo yanaweza kuja kukabiliana na shirika (kwa mfano, majanga ya asili, vitisho vya kigaidi); kozi mbadala za hatua ambazo zitatekelezwa ikiwa matukio yanaharibu mwendo uliopangwa wa hatua.

Jedwali 17.1 (Attribution: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC-BY 4.0 leseni)

Mipango ya Mkakati

Usimamizi wa kimkakati ni sehemu hiyo ya mchakato wa usimamizi inayohusika na ushirikiano wa jumla wa mgawanyiko wa ndani wa shirika wakati huo huo kuunganisha shirika na mazingira yake ya nje. Usimamizi wa kimkakati hutengeneza na kutekeleza mbinu zinazojaribu kufanana na shirika kwa karibu iwezekanavyo kwa mazingira yake ya kazi kwa kusudi la kukidhi malengo yake.

Mipango ya kimkakati inashughulikia mahitaji ya taasisi ya ngazi ya shirika. Mipango ya kimkakati inaelezea maono ya muda mrefu kwa shirika. Wao hufafanua sababu ya shirika la kuwa, malengo yake ya kimkakati, na mikakati yake ya uendeshaji-kauli za hatua zinazotaja jinsi malengo ya kimkakati ya shirika yanapatikana.

Sehemu ya mipango ya kimkakati inahusisha kuunda utume wa shirika, taarifa inayobainisha sababu ya shirika la kuwa na kujibu swali “Ni biashara gani tunapaswa kufanya?” Ujumbe na mpango wa kimkakati ni nyaraka kuu za kuongoza kwa shughuli ambazo shirika hufuata. Mipango ya kimkakati ina sifa kadhaa za kufafanua: Wao ni wa muda mrefu na huweka shirika ndani ya mazingira yake ya kazi; ni kuenea na kufunika shughuli nyingi za shirika; huunganisha, kuongoza, na kudhibiti shughuli kwa muda mrefu na wa muda mrefu; na huanzisha mipaka kwa usimamizi wa maamuzi.

Mipango ya uendeshaji hutoa taarifa za mwelekeo na hatua kwa shughuli katika msingi wa kiufundi wa shirika. Mipango ya utawala hufanya kazi kuunganisha mipango ya ngazi ya taasisi na mipango ya uendeshaji na kuunganisha pamoja mipango yote iliyoundwa kwa msingi wa kiufundi wa shirika.

Mipango ya matumizi ya mara kwa mara

Jamii nyingine ya mipango ni mipango ya matumizi ya mara kwa mara. Mipango mingine hutumiwa mara kwa mara; wengine hutumiwa kwa kusudi moja. Mipango ya kudumu, kama sheria, sera, na taratibu, imeundwa ili kufunika masuala ambayo mameneja wanakabiliwa mara kwa mara. Kwa mfano, mameneja wanaweza kuwa na wasiwasi kuhusu ucheleweshaji, tatizo ambalo linaweza kutokea mara nyingi katika nguvu kazi nzima. Wasimamizi hawa wanaweza kuamua kuendeleza sera ya kusimama kutekelezwa moja kwa moja kila wakati mfanyakazi ni marehemu kwa kazi. Utaratibu ulioombwa chini ya mpango huo wa kusimama unaitwa utaratibu wa uendeshaji wa kawaida (SOP).

Mipango ya matumizi ya moja hutengenezwa kwa hali ya kipekee au matatizo na mara nyingi hubadilishwa baada ya matumizi moja. Wasimamizi kwa ujumla hutumia aina tatu za mipango ya matumizi moja: mipango, miradi, na bajeti. Angalia Jedwali 17.1 kwa maelezo mafupi ya mipango ya kusimama na moja-matumizi.

Mipango ya Muda

Uhitaji wa shirika la kushughulikia siku zijazo linachukuliwa na mipango yake ya muda. Hii haja ya kushughulikia siku zijazo kwa njia ya mipango inaonekana katika mipango ya muda mfupi, ya kati, na ya muda mrefu. Kutokana na pekee ya viwanda na mwelekeo tofauti wa wakati wa jamii-kujifunza tofauti ya Hofstede ya tamaduni duniani kote kwa suala la mwelekeo wao kuelekea siku zijazo - nyakati zilizochukuliwa na muda mfupi, za kati, na za muda mrefu zinatofautiana sana katika mashirika ya dunia. Konosuke Matsushita mpango wa miaka 250, ambayo yeye maendeleo kwa ajili ya kampuni ambayo ina jina lake, si hasa mfano wa mipango ya muda mrefu ya makampuni ya Marekani!

Mipango ya muda mfupi, ya kati, na ya muda mrefu hutofautiana kwa njia zaidi kuliko wakati wao hufunika. Kwa kawaida, zaidi mpango miradi katika siku zijazo, zaidi kutokuwa na uhakika mipango kukutana. Matokeo yake, mipango ya muda mrefu ni kawaida zaidi kuliko mipango ya muda mfupi. Pia, mipango ya muda mrefu ni kawaida isiyo rasmi, isiyo ya kina, na rahisi zaidi kuliko mipango ya muda mfupi ili kuzingatia kutokuwa na uhakika huo. Mipango ya muda mrefu pia huwa na mwelekeo zaidi katika asili.

Kielelezo\(\PageIndex{1}\): Saa za Digital ziliwekwa kwenye mnara wa TV wa Sapporo, ambao ulitolewa na Kampuni ya Viwanda ya Matsushita Electric, mtengenezaji wa umeme wa Kijapani. Ufungaji huu ulipendekezwa na mwanzilishi wa kampuni hiyo, Konosuke Matsushita, ambaye alidhani saa hizi za digital zitavutia sana mnara. Matsushita anaheshimiwa kama kiongozi wa mawazo ya usimamizi nchini Japani na anapendelea mipango ya muda mrefu, ikiwa ni pamoja na mipango ya miaka 250. (Mikopo: Arjan Richerter/flickr/ Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))

Mipango ya Upeo wa shirika

Mipango inatofautiana katika upeo. Mipango mingine inazingatia shirika lote. Kwa mfano, rais wa Chuo Kikuu cha Minnesota aliendeleza mpango wa kufanya chuo kikuu kimoja kati ya taasisi tano za elimu nchini Marekani. Mpango huu wa kimkakati unazingatia taasisi nzima. Mipango mingine ni nyepesi katika upeo na huzingatia sehemu ndogo ya shughuli za shirika au vitengo vya uendeshaji, kama vile kitengo cha huduma za chakula cha chuo kikuu. Kwa ufahamu zaidi katika mipango ya wigo wa shirika, angalia Jedwali 17.1.

Mpango wa Dharura

Mashirika mara nyingi kushiriki katika mipango ya dharura (pia inajulikana kama mazingira au “nini kama” mipango). Utakumbuka kwamba mchakato wa kupanga unategemea majengo fulani kuhusu kile kinachowezekana kutokea katika mazingira ya shirika. Mipango ya dharura imeundwa ili kukabiliana na kile kinachoweza kutokea ikiwa mawazo haya yanageuka kuwa mabaya. Mpango wa dharura ni hivyo maendeleo ya kozi mbadala za utekelezaji kutekelezwa ikiwa matukio yanaharibu mwendo uliopangwa wa hatua. Mpango wa dharura unaruhusu usimamizi kutenda mara moja ikiwa tukio lisilopangwa, kama vile mgomo, kususia, maafa ya asili, au mabadiliko makubwa ya kiuchumi, hufanya mipango iliyopo haiwezekani au haifai. Kwa mfano, mashirika ya ndege huendeleza mipango ya dharura ili kukabiliana na ugaidi na majanga ya hewa. Mipango mingi ya dharura haijawahi kutekelezwa, lakini inapohitajika, ni muhimu sana.

hundi ya dhana

1. Eleza na kuelezea aina tofauti za mipango iliyoelezwa katika Jedwali 17.1 na jinsi mashirika yanavyotumia.