17.2: Mchakato wa Mipango

Malengo ya kujifunza

1. Eleza michakato ya kupanga na kudhibiti.

Mipango ni mchakato. Kwa kweli, ni mwelekeo wa baadaye, wa kina, utaratibu, umeunganishwa, na kujadiliwa. ¹¹ Inahusisha utafutaji wa kina wa njia mbadala na uchambuzi wa habari husika, ni utaratibu katika asili, na ni kawaida kushiriki. ¹² Mfano wa kupanga ulioelezwa katika sehemu hii huvunja kazi ya usimamizi wa kupanga katika hatua kadhaa, kama inavyoonekana kwenye Mchoro 17.2.1. Kufuatia utaratibu huu wa hatua kwa hatua husaidia kuhakikisha kwamba mipango ya shirika inakidhi mahitaji haya.

Kielelezo\(\PageIndex{1}\): Mchakato wa Mipango Chanzo: Ilichukuliwa kutoka H. Koontz na C. O'Donnell, 1972. Kanuni za usimamizi: Uchambuzi wa kazi za usimamizi. New York: McGraw-Hill, 113.

Hatua ya 1: Kuendeleza Uelewa wa Hali ya Sasa

Kulingana na wasomi wa usimamizi Harold Koontz na Cyril O'Donnell, hatua ya kwanza katika mchakato wa kupanga ni ufahamu. ¹³ Ni hatua hii kwamba mameneja hujenga msingi ambao wataendeleza mipango yao. Msingi huu unabainisha hali ya sasa ya shirika, inaonyesha ahadi zake, inatambua uwezo wake na udhaifu wake, na huweka maono ya siku zijazo. Kwa sababu zamani ni muhimu katika kuamua wapi shirika linatarajia kwenda baadaye, mameneja katika hatua hii wanapaswa kuelewa shirika lao na historia yake. Imekuwa alisema - “zaidi wewe kuangalia nyuma, zaidi unaweza kuona mbele.” ¹⁴

Hatua ya 2: Kuanzisha Taarifa za Matokeo

Hatua ya pili katika mchakato wa kupanga ni kuamua “wapi shirika linaongozwa au litaishia.” Kwa kweli, hii inahusisha kuanzisha malengo. Kama vile lengo lako katika kozi hii inaweza kuwa kupata daraja fulani, mameneja katika ngazi mbalimbali katika uongozi wa shirika kuweka malengo. Kwa mfano, mipango iliyoanzishwa na kamati ya mtaala wa idara ya masoko ya chuo kikuu lazima ifanane na kusaidia mipango ya idara hiyo, ambayo inachangia malengo ya shule ya biashara, ambayo mipango yake inapaswa kuunga mkono malengo ya chuo kikuu. Wasimamizi, kwa hiyo, kuendeleza mtandao wa kufafanua wa mipango ya shirika, kama vile ilivyoonyeshwa kwenye Kielelezo 17.2.2, ili kufikia malengo ya jumla ya shirika lao.

Kielelezo\(\PageIndex{2}\): Mtandao wa Mipango ya Shirika (Ugawaji: Chuo Kikuu cha Rice Copyright, OpenStax, chini ya CC-BY 4.0 leseni)

Lengo dhidi ya Kupanga Domain

Taarifa za matokeo zinaweza kujengwa karibu na malengo maalum au zimeandaliwa kwa upande wa kusonga katika mwelekeo fulani kuelekea seti ya matokeo. Katika mipango ya malengo, watu huweka malengo maalum na kisha kuunda taarifa za hatua. ¹⁵ Kwa mfano, Freshman Kristin Rude anaamua kwamba anataka shahada ya sayansi katika biochemistry (lengo). Kisha hujenga mpango wa kitaaluma wa miaka minne ambao utamsaidia kufikia lengo hili. Kristin anajishughulisha na mipango ya malengo. Yeye kwanza hutambua lengo na kisha anaendelea mwendo wa hatua ili kutambua lengo lake.

Njia nyingine ya kupanga ni mipango ya kikoma/mwelekeo, ambapo mameneja huendeleza mwendo wa hatua ambayo husababisha shirika kuelekea uwanja mmoja uliotambuliwa (na kwa hiyo mbali na vikoa vingine). ¹⁶ Ndani ya uwanja uliochaguliwa unaweza kusema uongo idadi ya malengo ya kukubalika na maalum. Kwa mfano, mwandamizi wa shule ya sekondari Neil Marquardt anaamua kwamba anataka kufanya kazi kubwa katika nidhamu inayohusiana na biashara chuo kikuu. Katika kipindi cha miaka minne ijayo, yeye kuchagua aina ya kozi kutoka mtaala wa shule ya biashara bado kamwe kuchagua kubwa. Baada ya kuchagua kozi kulingana na upatikanaji na riba, anapata idadi ya kutosha ya mikopo ndani ya uwanja huu uliochaguliwa ambao unamwezesha kuhitimu na kubwa katika masoko. Neil hajawahi kushiriki katika mipango ya malengo, lakini mwishoni, atatambua mojawapo ya malengo mengi yanayokubalika ndani ya uwanja uliokubalika.

Uendelezaji wa bidhaa ya Post-IT® na 3M Corporation inaonyesha jinsi mipango ya kikoa inavyofanya kazi. Katika maabara ya utafiti katika 3M, jitihada zilifanywa ili kuendeleza aina mpya na uwezo wa vitu vyenye ushirikiano. Matokeo moja yalikuwa nyenzo zenye ushirikiano bila thamani inayojulikana kwa sababu ya kiwango chake cha chini sana cha ushirikiano. Mtaalamu wa mgawanyiko wa 3M, Arthur L. Fry, aliyefadhaika na alama za ukurasa zinazoanguka kutoka kwenye kitabu chake cha wimbo kanisani, alitambua kwamba nyenzo hii, iliyoandaliwa hivi karibuni na Spencer F. Silver, ingekuwa fimbo na karatasi kwa muda mrefu na inaweza kuondolewa bila kuharibu karatasi. Fry majaribio na nyenzo kama alama ukurasa na kumbuka peds-nje ya hii alikuja maarufu sana na faida sana 3M bidhaa Scotch Post-IT®. Geoff Nicholson, nguvu ya kuendesha gari nyuma ya bidhaa baada ya IT®, maoni kwamba badala ya kupata bogged chini katika mchakato wa kupanga, ubunifu lazima haraka kufuatiliwa na maamuzi kufanywa kama kuendelea au kuendelea mapema wakati wa mchakato wa maendeleo ya bidhaa. ¹⁷

Kielelezo\(\PageIndex{3}\): Maelezo ya Post-IT®, bidhaa ya 3M, mara nyingi hutumiwa kuunda na kuhariri nyaraka zilizoshirikiwa, kama mpango wa kimkakati wa kampuni. Je, teknolojia ambayo inaruhusu watu wengi kushiriki na kuhariri nyaraka kama vile faili za Neno au PowerPoint zinaathiri mauzo ya bidhaa za Post-IT®? (Mikopo: Kevin Wen/ flickr/ Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))

Hali ambazo mameneja wanaweza kushiriki katika mipango ya kikoa ni pamoja na (1) wakati kuna haja ya kutambuliwa ya kubadilika, (2) wakati watu hawawezi kukubaliana juu ya malengo, (3) wakati mazingira ya nje ya shirika ni imara na haijulikani sana, na (4) wakati shirika linaanza au liko katika kipindi cha mpito. Aidha, mipango ya kikoa inawezekana kushinda katika ngazi za juu katika shirika, ambapo mameneja wanajibika kwa kushughulika na mazingira ya nje na wakati kutokuwa na uhakika wa kazi ni juu. Mpango wa lengo (kuunda malengo yanayoambatana na uwanja uliochaguliwa) inawezekana kushinda katika msingi wa kiufundi, ambapo kuna uhakika mdogo.

Mpango wa Mseto

Mara kwa mara, kuunganisha uwanja na mipango ya lengo hutokea, kuunda mbinu ya tatu, inayoitwa mipango ya mseto. Kwa njia hii, mameneja huanza na mipango ya kikoa zaidi na kujitolea kuhamia mwelekeo fulani. Wakati unapopita, kujifunza hutokea, kutokuwa na uhakika kunapungua, upendeleo huimarisha, na mameneja wanaweza kufanya mpito kwa mipango ya lengo kama wanatambua malengo maalum zaidi katika uwanja uliochaguliwa. Movement kutoka mipango ya kikoa kwa mipango ya lengo hutokea kama ujuzi hujilimbikiza, upendeleo kwa lengo fulani hujitokeza, na taarifa za hatua zinaundwa.

Matokeo ya Lengo, Domain, na Mipango ya Mseto

Kuweka malengo sio tu huathiri utendaji moja kwa moja, lakini pia huhimiza mameneja kupanga zaidi. Hiyo ni, mara malengo yamewekwa, watu wana uwezekano mkubwa wa kufikiri kwa utaratibu kuhusu jinsi wanapaswa kuendelea kutekeleza malengo. ¹⁸ Wakati watu wana malengo yasiyoeleweka, kama katika mipango ya kikoa, wanaona vigumu kutekeleza mipango ya kina ya hatua na kwa hiyo hawana uwezekano wa kufanya kwa ufanisi. Wakati wa kusoma mada ya motisha, utajifunza kuhusu nadharia ya lengo. Utafiti unaonyesha kuwa matokeo ya mipango ya lengo katika viwango vya juu vya utendaji kuliko mipango ya kikoa pekee. ¹⁹

Hatua ya 3: Kujenga

Katika hatua hii ya mchakato wa kupanga, mameneja huanzisha majengo, au mawazo, ambayo watajenga taarifa zao za vitendo. Ubora na mafanikio ya mpango wowote hutegemea ubora wa mawazo yake ya msingi. Katika mchakato wa kupanga, mawazo kuhusu matukio ya baadaye yanapaswa kuletwa kwenye uso, kufuatiliwa, na kusasishwa. ²⁰

Wasimamizi hukusanya habari kwa skanning mazingira ya ndani na nje ya shirika lao. Wanatumia habari hii kufanya mawazo kuhusu uwezekano wa matukio ya baadaye. Kama Kristin anavyozingatia harakati zake za miaka minne ya biochemistry kuu, yeye anatarajia kuwa pamoja na akiba yake na fedha zinazotolewa na wazazi wake, atahitaji kazi ya majira ya joto ya wakati wote kwa joto mbili ili kufidia gharama ya elimu yake ya shahada ya kwanza. Hivyo, yeye ni pamoja na kutafuta muda wa majira ya joto ajira kati ya mwaka wake mwandamizi wa shule ya sekondari na mwaka wake freshman na kati ya miaka yake freshman na sophomore ya chuo kama sehemu ya mpango wake. wengine wawili joto yeye kujishughulisha na tarajali na kutafuta shahada ya uzamili ajira-mengi kwa furaha mama na baba! Ujuzi wa kupanga ufanisi unaweza kutumika katika maisha yako yote. Mpango unayoendeleza kulipa na kukamilisha elimu yako ni muhimu hasa.

Hatua ya 4: Kuamua Kozi ya Hatua (Taarifa za Hatua)

Katika hatua hii ya mchakato wa kupanga, mameneja wanaamua jinsi ya kuhamia kutoka nafasi yao ya sasa kuelekea lengo lao (au kuelekea uwanja wao). Wao huendeleza taarifa ya hatua ambayo inaelezea nini kinachohitajika kufanywa, wakati, jinsi gani, na kwa nani. Kazi ya hatua huamua jinsi shirika litakavyopata kutoka nafasi yake ya sasa hadi nafasi yake ya baadaye. Kuchagua mwendo wa hatua inahusisha kuamua njia mbadala kwa kuchora juu ya utafiti, majaribio, na uzoefu; kutathmini njia mbadala katika mwanga wa jinsi kila mmoja angeweza kusaidia shirika kufikia malengo yake au mbinu uwanja wake taka; na kuchagua mwendo wa hatua baada ya kutambua na kwa makini kuzingatia uhalali wa kila mbadala.

Hatua ya 5: Kuandaa Mipango ya Kuunga mkono

Mchakato wa kupanga mara chache huacha na kupitishwa kwa mpango mkuu. Wasimamizi mara nyingi wanahitaji kuendeleza mipango moja au zaidi ya kuunga mkono au derivative kuimarisha na kuelezea mpango wao wa msingi. Tuseme shirika anaamua kubadili kutoka siku 5, saa 40 ya kazi ya wiki (5/40) hadi siku 4, saa 40 ya kazi ya wiki (4/40) katika jaribio la kupunguza mauzo ya mfanyakazi. Mpango huu mkubwa unahitaji kuundwa kwa idadi ya mipango ya kuunga mkono. Wasimamizi wanaweza kuhitaji kuendeleza sera za wafanyakazi kushughulika na malipo ya muda wa ziada ya kila siku. Mipango mpya ya utawala itahitajika kwa ajili ya ratiba ya mikutano, kushughulikia simu, na kushughulika na wateja na wauzaji.

Kupanga, Utekelezaji, na Kudhibiti

Baada ya mameneja kuhamia kupitia hatua tano za mchakato wa kupanga na wameandaa na kutekeleza mipango maalum, wanapaswa kufuatilia na kudumisha mipango yao. Kupitia kazi ya kudhibiti (kujadiliwa kwa undani zaidi baadaye katika sura hii), mameneja kuchunguza tabia inayoendelea ya binadamu na shughuli za shirika, kulinganisha na matokeo na taarifa za hatua zilizoandaliwa wakati wa mchakato wa kupanga, na kuchukua hatua za kurekebisha ikiwa wanaona zisizotarajiwa na kupotoka zisizohitajika. Hivyo, shughuli za kupanga na kudhibiti zinahusiana sana (kupanga ➨ kudhibiti ➨ mipango...). Mipango milisho kudhibiti kwa kuanzisha viwango dhidi ya tabia ambayo itakuwa tathmini wakati wa mchakato wa kudhibiti. Ufuatiliaji tabia ya shirika (shughuli za udhibiti) hutoa mameneja na pembejeo inayowasaidia kujiandaa kwa kipindi cha kupanga ujao - inaongeza maana kwa hatua ya ufahamu wa mchakato wa kupanga.

Kuathiriwa na usimamizi wa ubora wa jumla (TQM) na umuhimu wa kufikia uboreshaji wa kuendelea katika michakato inayotumiwa, pamoja na bidhaa na huduma zinazozalishwa, mashirika kama vile IBM-Rochester yameunganisha shughuli zao za kupanga na kudhibiti kwa kupitisha mzunguko wa Deming (pia unajulikana kama Shewhart mzunguko).

Imebainishwa mara nyingi kwamba mashirika mengi yanayopanga yanashindwa kutambua umuhimu wa kujifunza kuendelea. Mipango yao imewekwa kwenye rafu na kukusanya vumbi au huundwa, kutekelezwa, na kuzingatiwa bila utaratibu wa mapitio na utaratibu wa urekebishaji. Mara kwa mara, mipango inatekelezwa bila kupima kwanza ambapo shirika linasimama kwa sasa ili kulinganisha na tathmini ya baadaye ya ufanisi wa mpango usiweze kuamua. Mzunguko wa Deming, umeonyeshwa kwenye Kielelezo 17.2.4, husaidia mameneja kutathmini madhara ya hatua iliyopangwa kwa kuunganisha kujifunza shirika katika mchakato wa kupanga. Mzunguko una hatua nne muhimu: (1) Mpango-kuunda mpango kwa kutumia mfano uliojadiliwa mapema. (2) DO-kutekeleza mpango. (3) Check-kufuatilia matokeo ya mwendo uliopangwa wa utekelezaji; kujifunza shirika kuhusu ufanisi wa mpango hutokea katika hatua hii. (4) Tenda-tendo juu ya kile kilichojifunza, kurekebisha mpango, na kurudi kwenye hatua ya kwanza katika mzunguko, na mzunguko huanza tena kama shirika linajitahidi kujifunza na kuboresha kuendelea.

Kielelezo\(\PageIndex{4}\): Deming (Shewhart) Mzunguko (Attribution: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC-BY 4.0 leseni)

hundi ya dhana

1. Ni hatua gani tano katika mchakato wa kupanga?
2. Ni tofauti gani kati ya lengo, kikoa, na mipango ya mseto?
3. Jinsi ni mipango, utekelezaji, na kudhibiti kuhusiana?