17.1: Je, Mipango ni muhimu?

Malengo ya kujifunza

1. Kuelewa umuhimu wa kupanga na kwa nini mashirika yanahitaji kupanga na kudhibiti.

Mipango ni mchakato ambao mameneja huanzisha malengo na kutaja jinsi malengo haya yatakavyopatikana. Mipango ina vipengele viwili vya msingi: taarifa za matokeo au lengo na kauli za hatua. Matokeo au taarifa za lengo zinawakilisha hali ya mwisho-malengo na matokeo mameneja wanatarajia kufikia. Taarifa za hatua zinaonyesha njia ambazo mashirika yanaendelea mbele ili kufikia malengo yao. Waziri mkuu wa Uingereza Theresa Mei ameamua kubadili njia ambazo bodi za makampuni ya umma zinajumuisha kutetea kwamba wafanyakazi wawe sehemu ya kila bodi. Kama sehemu ya taarifa yake ya hatua, alitetea kuweka mwakilishi wa mfanyakazi katika kila chumba cha bodi, kama vile Mick Barker, mfanyakazi wa reli tangu miaka ya 1970, amekuwa akisaidia kimya kimya kuunda maamuzi kama mwanachama wa bodi ya wakurugenzi juu ya usafiri mkubwa wa Kundi la Kwanza. ²

Mipango ni shughuli za kiakili. ³ Ni vigumu kuona mameneja mpango kwa sababu wengi wa shughuli hii hufunua katika akili ya wale wanaofanya mipango. Wakati wa kupanga, mameneja wanapaswa kufikiri juu ya kile kinachofanyika, ni nani atakayefanya hivyo, na jinsi gani na wakati watafanya hivyo. Wafanyabiashara wanafikiri wote retrospectively (kuhusu matukio ya zamani) na kwa matarajio (kuhusu fursa za baadaye na vitisho vinavyokaribia). Mipango inahusisha kufikiri juu ya uwezo wa shirika na udhaifu, pamoja na kufanya maamuzi kuhusu mataifa yaliyotakiwa na njia za kuzifikia. ⁴

Mipango ya matukio ya shirika, iwe katika mazingira ya ndani au nje, inapaswa kuwa mchakato unaoendelea-sehemu ya majukumu ya kila siku, ya kila wiki, na ya kila mwezi na kazi ya kawaida kwa wanachama wote wa mashirika ya juu ya ushiriki. Mipango inapaswa kufuatiliwa daima. Wasimamizi na wanachama wengine wa shirika wanapaswa kuangalia ili kuona kama mipango yao inahitaji kubadilishwa ili kuzingatia hali ya kubadilisha, habari mpya, au hali mpya ambazo zitaathiri baadaye ya shirika. Mipango inahitaji kutumiwa kwa kubadilika, kama mashirika yanajifunza kuhusu hali mpya na kubadilisha. Kwa wazi, Kampuni ya Calico Candy ilishindwa kufuatilia mipango yake kwa njia hii. Kwa kufikiria kupanga kama shughuli inayoendelea, mbinu zinaweza kuundwa kwa ajili ya kushughulikia fursa zinazojitokeza na zisizotarajiwa na vitisho. Mipango ni mchakato mmoja kwa njia ambayo shughuli za shirika zinaweza kupewa maana na mwelekeo.

Kwa nini Wasimamizi Mpango?

Wasimamizi wana sababu kadhaa za kuandaa mipango kwao wenyewe, wafanyakazi wao, na vitengo mbalimbali vya shirika: (1) kukabiliana na kutokuwa na uhakika na mabadiliko; (2) kuzingatia shughuli za shirika juu ya seti ya malengo; (3) kutoa ramani ya kuratibu, ya utaratibu wa barabara kwa shughuli za baadaye; (4) kuongezeka ufanisi wa kiuchumi; na (5) kuwezesha udhibiti kwa kuanzisha kiwango cha shughuli za baadaye.

Vikosi kadhaa vinachangia umuhimu wa kupanga shirika. Kwanza, katika mazingira ya ndani, kama mashirika yanakuwa makubwa na ngumu zaidi, kazi ya kusimamia inakuwa ngumu zaidi. Kupanga ramani nje ya shughuli za baadaye kuhusiana na shughuli nyingine katika shirika. Pili, kama mazingira ya nje inazidi kuwa ngumu na turbulent, kiasi cha kutokuwa na uhakika wanakabiliwa na meneja kuongezeka. Mipango inawezesha mashirika ya kukabiliana na mazingira yao kwa utaratibu.

Utafiti nje ya Chuo Kikuu cha Cornell na Chuo Kikuu cha Indiana iligundua kuwa kukosekana kwa gharama za makampuni $40 bilioni kwa mwaka; ukosefu wa mipango ilikuwa moja ya matatizo makubwa ya biashara uso. Makampuni ambayo yanafuata mpango wazi katika shughuli zao za kila siku zitafanikiwa zaidi kuliko wale ambao hawana. Waandishi wanasema, “matokeo ya shirika kudhibitiwa ambayo huwa na kuzuia absenteism.” Kushangaza, hii inaweza kuwa rahisi kama kukagua sera za shirika zinazotoa “sheria” za kukosekana kwa mfanyakazi. ⁵

Je, Wasimamizi Kweli Mpango?

Wasimamizi wanapaswa kupanga rasmi, lakini je, wao? Baadhi ya waangalizi wanasema kuwa mameneja kawaida ni busy sana kushiriki katika aina ya kawaida ya mipango ya utaratibu. McGill University usimamizi profesa Henry Mintzberg maelezo

Wakati mameneja wanapanga, wanafanya hivyo kwa uwazi katika mazingira ya vitendo vya kila siku, sio katika mchakato fulani wa abstract uliohifadhiwa kwa wiki mbili katika mlima wa shirika hilo. Mipango ya watendaji wakuu niliyojifunza ilionekana kuwepo tu katika vichwa vyao - kama rahisi, lakini mara nyingi maalum, nia.. Kazi ya kusimamia haina kuzaliana mipango ya kutafakari; meneja ni mwitikio wa muda halisi kwa uchochezi. ⁶

Wengine hawakubaliani. Baada ya kuchunguza masomo kadhaa yaliyolenga kiwango ambacho mipango na shughuli nyingine za usimamizi ni sehemu za asili za kusimamia, profesa wa usimamizi J. Carroll na J. Gillen wanasema kuwa “kazi za usimamizi wa kawaida za Fayol, Urwick, na wengine sio ngano kama inavyodaiwa na baadhi ya kisasa waandishi wa usimamizi lakini kuwakilisha abstractions halali ya nini mameneja kweli kufanya na nini mameneja wanapaswa kufanya.” ⁷ Barbara Allen, rais wa Sunbelt Research Associates, anabainisha kuwa alifanya kiasi kikubwa cha kupanga kabla ya kuzindua biashara yake mpya. Sasa kwa kuwa anafanya kazi kwa ufanisi, anaangalia na kurekebisha mipango yake mara kwa mara. ⁸

Wasimamizi mara nyingi ni watu busy sana. Wengine hufanya bila mpango wa utaratibu wa utekelezaji; hata hivyo, mameneja wengi hupanga mpango kwa utaratibu. ⁹ Kwa mfano, mameneja wengi huendeleza mipango ya utaratibu wa jinsi shirika lao litakavyoitikia mgogoro. United Airlines, kwa mfano, umba mgogoro wa mipango ya kundi. Kundi hili lilianzisha kitabu cha mpango wa dharura cha United, ambacho kinabainisha kile timu ya usimamizi wa mgogoro wa ndege inapaswa kufanya wakati wa mgogoro. Keri Calagna, mkuu, Deloitte Hatari na Ushauri wa Fedha, Deloitte & Touche LLP, anasema kuwa hadi 20.7% ya thamani ya kampuni inakaa katika sifa lakini CEO na 77% ya bodi ya wakurugenzi wanachama kutambuliwa sifa hatari kama eneo ambalo waliona kuwa hatari zaidi na kwamba 39% tu walikuwa na mpango wa kushughulikia hilo. ¹⁰

Swali kuhusu kama mameneja kweli mpango na uchunguzi kwamba mara nyingi wao ni tu busy sana kwa mafungo juu ya mlima na kutafakari juu ya wapi shirika lazima kwenda na jinsi inapaswa kufika huko misses uhakika: kuna aina tofauti ya mipango.

Kielelezo\(\PageIndex{1}\): Theresa Mei Uingereza inaweza kuwa walipiga kura kuondoka Umoja wa Ulaya (EU), hoja inayojulikana kama “Brexit,” lakini kama Waziri Mkuu Theresa Mei anapata njia yake, makampuni ya Uingereza inaweza kuangalia kidogo zaidi kama wale katika nchi za EU kama vile Ujerumani na Ufaransa. Theresa Mei inapendelea kubadilisha utawala wa kampuni, ikiwa ni pamoja na kuteua wawakilishi wa wafanyakazi kwa bodi za wakurugenzi. (Mikopo: Arno Mikkor/ flickr/ Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))

kuangalia dhana

1. Je! Ni mchakato gani ambapo mameneja huanzisha malengo na kuelezea jinsi malengo haya yatakavyokutana kuitwa?.
2. Mazingira ya ndani na nje ya shirika na uwezo wake na udhaifu wake huathiri mchakato wa kupanga?
3. Kwa nini mameneja wanapaswa kupanga?