10.3: Mabadiliko ya Shirika

Malengo ya kujifunza

1. Vipimo vya msingi vya mabadiliko ni nini?

Majadiliano yetu kuhusu muundo wa shirika hadi hatua hii imelenga fomu ambazo shirika linaweza kuchukua na chaguzi zinazopatikana kwa mameneja wanapounda miundo kwa mashirika yao. Hata hivyo, mashirika yanaendelea kubadilika. Moja ya kawaida kuacha ni kwamba “hakuna kitu hivyo mara kwa mara kama mabadiliko.” Kwa sababu hii, hakuna njia moja bora ya kuandaa katika hali zote. Wasimamizi wenye ufanisi wanahitaji kuwa na ufahamu wa mambo mbalimbali ambayo husababisha haja ya mabadiliko. Kuna faida na hasara za kila aina mbalimbali za kuandaa tumejadiliwa. Wasimamizi wanahitaji kukabiliana na shirika ili iwe na hali nzuri ya kukamilisha malengo ya sasa ya shirika. Hivyo, mameneja wenye ufanisi wanahitaji kujua jinsi ya kupanga na kutekeleza mabadiliko ili kufikia mafanikio ya shirika.

Tutaanza sehemu hii kwa kuchunguza aina ya mabadiliko ambayo yanaweza kutokea katika shirika. Kisha tutachunguza mfano wa mzunguko wa maisha ya shirika, unaoelezea jinsi mahitaji ya kimuundo ya shirika yanavyobadilika kwa muda. ⁴

Aina ya Mabadiliko

Kuna aina nyingi za mabadiliko katika mashirika. Ya kwanza, kulingana na kile tulichozungumzia hadi sasa katika sura hii, ni mabadiliko ya miundo. Hii inahusiana na mabadiliko katika mahusiano ya jumla rasmi ndani ya shirika. Mifano ya mabadiliko ya kimuundo ni pamoja na kupanga upya idara au vitengo vya biashara, kuongeza nafasi za mfanyakazi, au kurekebisha majukumu ya kazi na kazi. Mabadiliko haya yanapaswa kufanywa ili kusaidia malengo mapana kama vile kuimarisha au kugawanya shughuli, kuwawezesha wafanyakazi, au kupata ufanisi zaidi.

Aina nyingine ya kawaida ya mabadiliko ni mabadiliko ya kiteknolojia. Utekelezaji wa teknolojia mpya mara nyingi hulazimishwa juu ya shirika kama mabadiliko ya mazingira. Kwa mfano, kuboresha sekta katika jukwaa la kawaida la programu linaweza kuhitaji wafanyakazi kujifunza njia mpya za kufanya kazi. Mitambo au vifaa vilivyoboreshwa vinaweza kuhitaji wafanyakazi kujifunza taratibu mpya au urekebishaji njia ambayo wanaingiliana. Ujio wa teknolojia za wingu za mtandao ni mfano kutoka miaka kumi iliyopita na mfano wa njia ambazo aina mpya za ushirikiano zinapatikana zaidi. Mabadiliko ya kiteknolojia mara nyingi husababisha mabadiliko ya kimuundo kwa sababu inahitaji njia tofauti za kuunganisha katika mfumo wa shirika.

Aina ya tatu ya mabadiliko ya shirika ni mabadiliko ya utamaduni. Utamaduni wa shirika unahusu mifumo ya kawaida ya kufikiri na tabia ndani ya shirika. Utamaduni umetokana na imani na mawazo ya msingi ambayo watu wanashikilia wenyewe na ya shirika. Imani na mawazo haya huunda akili zinazounda utamaduni. Mabadiliko ya utamaduni ni kati ya aina ngumu zaidi za mabadiliko ya kuunda ndani ya mfumo wa shirika. Mara nyingi huhusisha upya upya na kutafakari tena utambulisho wa msingi wa shirika. Mchakato wa mabadiliko ya utamaduni wa kawaida, ikiwa ni mafanikio, inahitaji miaka mingi kufikia. ⁵

Mzunguko wa Maisha ya Shirika

Mashirika mengi huanza kama mifumo ndogo sana ambayo ina miundo huru sana. Katika mradi mpya, karibu kila mfanyakazi anaweza kuchangia katika mambo mengi ya kazi ya shirika. Kama biashara inakua, mzigo wa kazi huongezeka, na wafanyakazi zaidi wanahitajika. Kwa kawaida, kama shirika huajiri watu zaidi na zaidi, wafanyakazi kuwa na utaalam. Baada ya muda, maeneo haya ya utaalamu yanakomaa kwa njia ya kutofautisha, mchakato wa kuandaa wafanyakazi katika vikundi vinavyozingatia kazi maalum katika shirika. Kawaida, kazi tofauti zinapaswa kupangwa kwa njia inayowafanya kuwa nyongeza, ambapo kila mfanyakazi huchangia shughuli muhimu inayounga mkono kazi na matokeo ya wengine katika shirika.

Mwelekeo na miundo inayoonekana katika shirika inahitaji kubadilika baada ya muda kama shirika linakua au kupungua, kupitia awamu nne za kutabirika (SeeExhibition 10.5). Katika awamu ya ujasiriamali, shirika ni kawaida ndogo sana na lenye agile, likizingatia bidhaa mpya na masoko. Waanzilishi kawaida huzingatia majukumu mbalimbali, na mara nyingi hushiriki mawasiliano ya mara kwa mara na isiyo rasmi na wafanyakazi wote katika kampuni mpya. Wafanyakazi wanafurahia uhusiano usio rasmi sana, na kazi za kazi zinabadilika sana. Kawaida, kuna muundo wa shirika huru, kikaboni katika awamu hii.

Maonyesho 10.5 Shirika Mzunguko wa Maisha (Attribution: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC-BY 4.0 leseni)

Awamu ya pili, kuishi na mafanikio mapema, hutokea kama shirika linaanza kuongezeka na kupata mafanikio ya kuendelea. Shirika linaendelea miundo rasmi zaidi karibu na kazi maalumu zaidi za kazi. Motisha na viwango vya kazi vinachukuliwa. Mawasiliano hubadilika kwa sauti rasmi zaidi na kuanzishwa kwa uongozi na mameneja wa ngazi ya juu na ya chini. Haiwezekani kwa kila mfanyakazi kuwa na uhusiano wa kibinafsi na kila mfanyakazi mwingine katika shirika. Katika hatua hii, inakuwa sahihi kwa kuanzisha miundo ya mitambo inayounga mkono kanuni na kurasimisha zinazohitajika ili kuunda uratibu bora katika shirika.

Katika awamu ya tatu, mafanikio endelevu au ukomavu, shirika linazidi na uongozi huongezeka, sasa na viwango vingi vya wafanyakazi. Wasimamizi wa ngazi ya chini wanapewa jukumu kubwa, na mameneja wa maeneo muhimu ya wajibu wanaweza kutambuliwa. Watendaji wa juu wanaanza kutegemea karibu tu viongozi wa ngazi ya chini kushughulikia masuala ya utawala ili waweze kuzingatia maamuzi ya kimkakati yanayoathiri shirika la jumla. Katika hatua hii, miundo ya utaratibu wa shirika imeimarishwa, na miundo ya kazi inaweza kuletwa. Mara nyingi, mvutano hujitokeza juu ya jinsi ya kupata usawa katika muundo. Mashirika mengi katika hatua hii ya maendeleo yanahitaji kuwa na vipengele vya urasimu wa mitambo wakati wa kudumisha mazingira ambayo inaruhusu uvumbuzi na kubadilika ambayo ni kipengele cha muundo wa kikaboni.

Mpito kwa awamu ya nne, upya au kupungua, hutokea wakati shirika linaongezeka hadi kufikia hatua ambayo shughuli zake ziko mbali na zinahitaji kufanya kazi kwa kiasi fulani kwa uhuru. Miundo ya kazi inakuwa karibu muhimu, na subunits inaweza kuanza kufanya kazi kama biashara huru. Mara nyingi, mvutano katika kampuni kati ya mwelekeo wa mitambo na kikaboni inaweza kuwa nje ya usawa. Ili kushughulikia masuala haya, shirika linapaswa kupangwa upya au kurekebishwa ili kufikia viwango vya juu vya uratibu kati na kati ya vikundi tofauti au subunits. Wasimamizi wanaweza kuhitaji kushughulikia maswali ya msingi kuhusu mwelekeo wa jumla na utawala wa shirika.

Kwa muhtasari, ufahamu muhimu kuhusu mzunguko wa maisha ya shirika ni kwamba mahitaji ya shirika yatafanyika baada ya muda. Miundo tofauti inahitajika kwa hatua tofauti kama shirika linaendelea. Mahitaji ya wafanyakazi pia yatabadilika. Uelewa wa mzunguko wa maisha ya shirika hutoa mfumo wa kufikiri juu ya mabadiliko ambayo yanahitajika kwa muda.

Vipimo vya Mabadiliko

Wakati wa kuzingatia jinsi ya kutathmini haja ya mabadiliko katika shirika, inaweza kuwa na manufaa kufikiria vipimo vitatu: upeo wa mabadiliko, kiwango cha mabadiliko, na nia ya mabadiliko.

Ya kwanza, upeo wa mabadiliko inahusu kiwango ambacho mabadiliko yanayotakiwa yatasumbua mifumo ya sasa na routines. Mabadiliko ya ziada inahusu marekebisho madogo katika mazoea ya sasa ya shirika au routines ambazo hazina changamoto, bali kujenga au kuboresha, mambo yaliyopo na mazoea ndani ya shirika. Mazoea ya kawaida ya mabadiliko ya Unaozidi ni LEAN na Six Sigma, ambayo hutumiwa kupata mabadiliko madogo ambayo yanaweza kuzalisha ufanisi mkubwa katika mchakato. Shirika linaweza kuboresha ufanisi wake wa mstari wa bidhaa kwa kutambua tofauti ndogo katika mchakato, kisha kuifanya kwa njia ya utaratibu. Mabadiliko ya ziada haina kawaida changamoto watu kuwa makali ya eneo lao la faraja. ⁶

Kwa upande mwingine, mabadiliko ya mabadiliko yanahusu mabadiliko makubwa katika mfumo wa shirika ambayo inaweza kusababisha usumbufu mkubwa kwa kipengele fulani cha msingi cha shirika, michakato yake, au miundo. Mabadiliko ya mabadiliko yanaweza kuimarisha wafanyakazi wengine, lakini pia yanavuruga sana na yanayokusumbua kwa wengine. Mifano ya mabadiliko ya mabadiliko ni pamoja na mabadiliko makubwa ya mifumo na marekebisho ya shirika. Mabadiliko ya utamaduni mara nyingi yanahitaji mabadiliko ya mabadiliko ili kufanikiwa. ⁷

Hatimaye, mabadiliko ya kimkakati ni mabadiliko, ama ya ziada au ya mabadiliko, ambayo husaidia kuunganisha shughuli za shirika na lengo lake la kimkakati na malengo. Aina hii ya mabadiliko ni muhimu kwa shirika kufikia lengo linalohitaji kufanya ujumbe wa uhamisho unaohitajika na kazi inayohisi kukaa ushindani katika shirika la sasa au kubwa, mazingira makubwa ya soko, au mazingira ya kijamii.

Maonyesho 10.6 Uber Eats juu ya baiskeli Mfano wa muundo mdogo wa shirika ni mfano na ajira katika uchumi kugawana kama madereva Uber na Lyft. Hapa Uber Eats dereva wa utoaji wa chakula huzunguka kwenye barabara ya Oxford yenye shughuli nyingi sana huko Manchester, Uingereza. (Mikopo: Shopblocks/flickr/ Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))

Ngazi ya mabadiliko inahusu upana wa mifumo inayohitaji kubadilishwa ndani ya shirika. Mabadiliko ya ngazi ya mtu binafsi inalenga jinsi ya kuwasaidia wafanyakazi kuboresha kipengele fulani cha utendaji wao au maarifa wanayohitaji kuendelea kuchangia shirika kwa namna inayofaa. Mipango ya mabadiliko ya ngazi ya mtu binafsi ni pamoja na maendeleo ya uongozi, mafunzo, na usimamizi wa utendaji. Vituo vya mabadiliko ya ngazi ya kikundi juu ya mahusiano kati ya watu na kwa kawaida huzingatia kuwasaidia watu kufanya kazi kwa ufanisi zaidi pamoja. Timu ya maendeleo, au teambuilding, ni moja ya aina ya kawaida ya mchakato wa mabadiliko ya timu. Mabadiliko ya kiwango cha shirika ni mabadiliko yanayoathiri mfumo mzima wa shirika au vitengo vyake kadhaa. Mpango wa kimkakati na utekelezaji labda ni aina ya kawaida ya mabadiliko ya kiwango cha shirika. Mipango ya mabadiliko ya ngazi ya juu kwa kawaida huhitaji mabadiliko katika ngazi za chini-mabadiliko ya kiwango cha shirika yanaweza kuhitaji mabadiliko katika ngazi zote mbili za timu na mtu binafsi pia.

Mkusudi ni mwelekeo wa mwisho wa mabadiliko na inahusu kiwango ambacho mabadiliko yameundwa kwa makusudi au kutekelezwa kwa makusudi. Mabadiliko yaliyopangwa ni shughuli ya makusudi au seti ya shughuli za makusudi ambazo zimeundwa kutengeneza harakati kuelekea lengo fulani au mwisho. Michakato ya mabadiliko iliyopangwa mara nyingi huhusisha makundi makubwa ya watu na shughuli za hatua kwa hatua au awamu kwa awamu zinazofunua kwa kipindi cha muda. Kawaida, viongozi wenye ufanisi hutambua malengo ya wazi ya mabadiliko, shughuli maalum ambazo zitafikia malengo hayo, na viashiria vya mafanikio.

Kwa upande mwingine, mabadiliko yasiyopangwa hayatoshi na kwa kawaida ni matokeo ya maandalizi yasiyo rasmi. Inaweza au kutohudumia malengo ya shirika kwa ujumla. Mabadiliko yasiyopangwa yanaweza kuwa ya pekee kabisa, yanayotokea tu kwa sababu wafanyakazi katika sehemu fulani ya shirika wanataka kuanzisha mabadiliko. Lakini wakati mwingine hutokea kama matokeo ya mchakato wa mabadiliko yaliyopangwa. Hii ni kwa sababu ni vigumu kwa viongozi kutarajia matokeo yote ya juhudi zilizopangwa mabadiliko. Wafanyakazi huguswa kwa njia zisizotabirika, teknolojia hazifanyi kazi kama inavyotarajiwa, mabadiliko katika sokoni hayatokea kama inavyotarajiwa, au watendaji wengine wanaweza kuguswa kwa njia zisizotarajiwa.

Kama tutakavyojadili hapo chini, baadhi ya mifano ya mabadiliko yameundwa ili kuchukua fursa ya uwezekano wa kuandaa kwa hiari kati ya wafanyakazi. Mabadiliko yasiyopangwa yanaweza kuunganishwa kama nguvu nzuri wakati wafanyakazi wanaalikwa kuwa makini juu ya kufanya kazi kwa malengo ya kawaida ya shirika.

Dhana Angalia

1. Mabadiliko ya shirika ni nini?
2. Vipimo vya msingi vya mabadiliko ni nini?

Marejeo

4. Brown, K. na Eisenhardt, M., “Sanaa ya Mabadiliko ya Kuendelea: Kuunganisha Nadharia ya Utata na Time-Paced Evolution katika Mashirika Relentlessly Shifting”, Tawala Sayansi Robo, 42, 1997, pp 1-34

5. Kotter, J. na Schlesinger, L., “Uchaguzi wa Mikakati ya Mabadiliko”, Harvard Business Review, 57, 1979, pp 106-114.

6. Setter, Craig Joseph na Baraza la Six Sigma vyeti, Six Sigma: Kamili Hatua kwa hatua Guide, Baraza la Six Sigma vyeti, 2018. 7. Eisenbach, R., Watson, K., na Pillai, R., “Uongozi wa mabadiliko katika Muktadha wa Mabadiliko ya Shirika”, Jarida la Usimamizi wa Mabadiliko ya Shirika, 12, 1999, pp 80-89.