4.5: Shirika la Ndani na Mazingira ya Nje

Malengo ya kujifunza

1. Eleza jinsi mashirika yanavyoandaa kukutana na vitisho vya soko la nje na fursa.

Katika ngazi ya msingi ya kuelewa jinsi mashirika ya ndani yanavyoitikia mazingira, fikiria nadharia ya Open Systems, ambayo wanadharia wa shirika Katz na Kahn ³⁶ na Bertalanfy walianzisha. ³⁷

Maonyesho 4.15 inaonyesha mtazamo wa nadharia hii ya mashirika kama mifumo ya wazi inayochukua rasilimali na malighafi katika awamu ya “pembejeo” kutoka kwa mazingira katika aina kadhaa, kulingana na hali ya shirika, viwanda, na biashara yake. Chochote rasilimali za pembejeo ni-habari, malighafi, wanafunzi wanaoingia chuo kikuu - kugeuzwa na michakato ya ndani ya shirika. Mifumo ya ndani ya shirika kisha hutengeneza na kubadilisha nyenzo za pembejeo, ambazo huitwa awamu ya “kupitia-kuweka”, na kuhamisha nyenzo zilizobadilishwa (rasilimali) kwenye “matokeo” na kurudi kwenye mazingira kama bidhaa, huduma, wahitimu, nk.

maonyesho 4.15 Open System Model ya Shirika (Attribution: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC-BY 4.0 leseni)

Mfano wa mifumo ya wazi hutumika kama kitanzi cha maoni kinachoendelea kuchukua rasilimali kutoka kwa mazingira, usindikaji na kuzibadilisha kuwa matokeo ambayo yanarudi kwenye mazingira. Mfano huu unaelezea maisha ya shirika ambayo inasisitiza malengo ya muda mrefu. Mashirika kulingana na nadharia hii huchukuliwa kama mifumo ya wazi au imefungwa, (au kiasi kufunguliwa au kufungwa) kulingana na unyeti wa shirika kwa mazingira. Mifumo iliyofungwa haipatikani sana kwa rasilimali za mazingira na uwezekano, na mifumo ya wazi ni zaidi ya msikivu na inayofaa kwa mabadiliko ya mazingira. Kwa mfano, wakati wa miaka ya 1980 wazalishaji wa magari ya Big 3 wa Marekani (Ford, General Motors na Chrysler) walishinikizwa na mauzo ya magari ya Kijapani yenye mafanikio ya 4-silinda ambayo yalipiga Marekani kama wimbi la mshtuko. Wazalishaji wa Detroit walipata mauzo ya kupungua, kufungwa kwa mimea, na kuweka mfanyakazi kwa kukabiliana na wimbi la Kijapani la ushindani. Ilionekana kuwa watengenezaji wa magari wa Marekani walikuwa wamefungwa au angalau wasio na hisia za kubadilisha mwenendo wa magari wakati huo na hawakuwa na nia ya kubadilisha michakato ya viwanda. Vile vile, mtindo wa biashara wa Amazon, uliojadiliwa mapema, una na unaendelea kushinikiza wauzaji kuunda na kubadilisha taratibu na mazoea ya kushindana katika zama hii ya digital.

Mashirika hujibu mazingira ya nje si tu kupitia miundo yao, lakini pia kwa nyanja wanazochagua na vipimo vya ndani na uwezo wanaochagua. Shirika linajifafanua yenyewe na niche yake katika mazingira kwa uchaguzi wa uwanja wake, yaani, sekta gani au uwanja wa mazingira utatumia teknolojia, bidhaa, na huduma zake kushindana na kutumikia. Baadhi ya sekta kubwa za mazingira ya kazi ni pamoja na masoko, teknolojia, serikali, rasilimali za fedha, na rasilimali za binadamu.

Hivi sasa, nyanja kadhaa za mazingira ambazo mara moja zilionekana kuwa imara zimekuwa ngumu zaidi na zisizo imara - kwa mfano, vituo vya michezo, huduma za umma, Huduma ya Posta ya Marekani, na elimu ya juu. Na hata vikoa vinabadilika. Kwa mfano, kama ilivyoelezwa hapo awali, jadi imara na kiasi fulani isiyobadilika uwanja wa elimu ya juu imekuwa ngumu zaidi na kuingia kwa taasisi za elimu ya faida, MOOCs (kubwa wazi online kozi), kampuni ya ndani “vyuo vikuu,” na vyeti vingine na mipango ya shahada nje jadi taasisi binafsi. Makampuni ya ushirikiano wa uchumi kama vile Uber na Airbnb yameelezea tena uwanja wa usafiri ambao teksi hufanya kazi na uwanja wa ukarimu ambao hoteli na kitanda na kifungua kinywa hutumikia. Mifano mpya ya biashara ambayo hutumia simu za mkononi, ICTs (teknolojia ya mawasiliano ya habari), na programu zinaondoa tabaka za usimamizi wa kati katika mashirika ya jadi na miundo.

Kwa uwanja uliochaguliwa ambao wanaweza kufanya kazi, wamiliki na viongozi wanapaswa kuandaa vipimo vya ndani ili kushindana na kutumikia masoko yao. Kwa mfano, hierarchies ya mamlaka na mlolongo wa amri hutumiwa na wamiliki na viongozi wa ngazi ya juu kuendeleza na kutekeleza maamuzi ya kimkakati na biashara; mameneja wanatakiwa kutoa teknolojia, mafunzo, uhasibu, kisheria, na rasilimali nyingine za miundombinu; na tamaduni bado zinahesabu kuanzisha na kudumisha kanuni, mahusiano, mazoea ya kisheria na kimaadili, na sifa ya mashirika.

Maonyesho 4.16 Shirika la Ndani (Attribution: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC-BY 4.0 leseni)

Maonyesho 4.16 inaonyesha vipimo vya ndani vya shirika. Vipimo na mifumo hii ni pamoja na uongozi, mkakati, utamaduni, usimamizi, malengo, masoko, shughuli, na muundo. Mahusiano, kanuni, na siasa pia hujumuishwa katika shirika lisilo rasmi. Kuna kazi nyingine za ndani ambazo haziorodheshwa hapa, kama vile utafiti na maendeleo, uhasibu na fedha, uzalishaji, na rasilimali za binadamu. Mchoro mwingine maarufu wa vipimo vya ndani vya shirika ni mfano wa McKinsey 7-S, umeonyeshwa katika Maonyesho 4.17. Vilevile, mkakati, muundo, mifumo, ujuzi, wafanyakazi, na mtindo wote huzunguka na huunganishwa na maadili ya pamoja (au utamaduni) katika shirika.

maonyesho 4.17 McKinsey 7-S Model (Attribution: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC-BY 4.0 leseni)

Mfumo wa kuunganisha unaonyeshwa katika Maonyesho 4.18, uliotengenezwa na Arie Lewin na Carroll Stephens, ³⁸ unaeleza ushirikiano wa vipimo vya ndani vya shirika na jinsi hizi zinafanya kazi katika mazoezi ili kufanana na mazingira ya nje. Kumbuka kuwa ni Mkurugenzi Mtendaji na viongozi wengine wa ngazi ya juu ambao wanasoma mazingira ya nje kutambua uhakika na rasilimali kabla ya kutumia uchambuzi wa SWOT (kutambua uwezo, udhaifu, fursa, na vitisho) kuthibitisha na kusasisha uwanja wa shirika na kisha kufafanua maono, utume, malengo, na mikakati. Mara baada ya malengo ya biashara na mikakati ya maendeleo, utamaduni wa shirika, muundo, na mifumo mingine na sera zinaweza kuanzishwa (rasilimali za binadamu, teknolojia, uhasibu na fedha, na kadhalika).

maonyesho 4.18 Shirika la Ndani na Mazingira ya Nje (Attribution: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC-BY 4.0 leseni)

Kama Maonyesho 4.18 inaonyesha, baada ya Mkurugenzi Mtendaji na timu ya ngazi ya juu kutambua fursa na vitisho katika mazingira, kisha kuamua uwanja na madhumuni ya shirika ambayo mikakati, uwezo wa shirika, rasilimali, na mifumo ya usimamizi lazima kuhamasishwa kusaidia biashara ya kusudi. ³⁹ Kampuni ya McDonald's, kwa mfano, imefanikiwa kuunganisha biashara yake na mazingira ya kimataifa ambayo ni “1% ya idadi ya watu duniani - zaidi ya wateja milioni 70-kila siku na karibu kila nchi duniani kote.” Lengo kuu la uendeshaji la kampuni inayoendesha alignment yake ya ndani ni “tahadhari ya ushabiki kwa kubuni na usimamizi wa michakato scalable, routines, na utamaduni wa kufanya kazi ambayo bidhaa rahisi, kusimama pekee, na sanifu zinauzwa duniani kote kwa kutabirika, na hivyo kusimamiwa, kiasi, ubora, na gharama.” ⁴⁰ Uchunguzi wa kina zaidi wa SWOT wa shughuli za McDonald unaweza kupatikana katika mwisho.

Maonyesho 4.19 McDonald's Michakato McDonalds, kuu ya uendeshaji lengo la kampuni ya kuendesha gari alignment yake ya ndani ni “tahadhari Fantatic kwa kubuni na usimamizi wa michakato scalable, routines, na utamaduni wa kufanya kazi ambayo rahisi, kusimama peke yake, na bidhaa sanifu zinauzwa duniani kote kwa kutabirika, na kwa hiyo kusimamiwa, kiasi, ubora, na gharama.” Hapa wafanyakazi wanakumbushwa wakati ambao viungo vinapaswa kukaa kwenye rafu ya sekondari. (Mikopo: Walter Lim/ flickr/ Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))

Katika mazoezi, hakuna usawa wa ndani wa shirika na mazingira yake ya nje ni kamilifu au ya kudumu. Kinyume kabisa. Makampuni na mashirika hubadilisha uongozi na mikakati na kufanya mabadiliko ya kimuundo na mifumo ili kukidhi ushindani wa mabadiliko, vikosi vya soko, na wateja na mahitaji na mahitaji ya watumiaji wa mwisho. Hata Amazon inaendelea kuendeleza, kupanua, na kubadilisha. Kwa taarifa ya utume kama ujasiri na pana kama Amazon, mabadiliko ni mara kwa mara: “Maono yetu ni kuwa kampuni ya wateja wengi duniani; kujenga mahali ambapo watu wanaweza kuja kupata na kugundua chochote ambacho wanaweza kutaka kununua mtandaoni” (Amazon.com, Aprili 15, 2018).

Amazon ina muundo wa shirika wa kazi unaozingatia kazi za biashara kwa kuamua mwingiliano kati ya sehemu mbalimbali za kampuni. Amazon muundo wa kampuni ni bora sifa kama makundi ya kimataifa kazi makao (kipengele muhimu zaidi), uongozi wa kimataifa, na mgawanyiko wa kijiografia, kama Maonyesho 4.20inaonyesha. Muundo huu unaonekana kuwa sawa na ukubwa wa biashara ya Amazon— 43% ya mauzo ya rejareja ya 2016 yalikuwa nchini Marekani. ⁴¹ makundi saba, ikiwa ni pamoja na teknolojia ya habari, rasilimali na shughuli za kisheria, na wakuu wa makundi, ripoti kwa Mkurugenzi Mtendaji Amazon ya. “Senior usimamizi timu ni pamoja na CEO wawili, tatu Makamu wa Rais Senior na moja Worldwide Mdhibiti, ambao ni wajibu wa masuala mbalimbali muhimu ya biashara taarifa moja kwa moja kwa Amazon Mkurugenzi Mtendaji Jeff Bezos. ⁴² Lengo la kimkakati la msingi wa muundo huu ni kuwezesha Amazon.com kutekeleza kwa ufanisi usimamizi wa shughuli za e-commerce katika shirika lote. ⁴³

maonyesho 4.20 Amazon Corporate Muundo (Attribution: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC-BY 4.0 leseni)

Licha ya ukuaji wa kampuni ya kielelezo na mafanikio hadi sasa, kama ilivyoelezwa hapo awali katika sehemu ya miundo ya shirika, hasara ya miundo kama vile Amazon, na katika kesi hii Amazon, ni kwamba ina kubadilika mdogo na mwitikio hata kwa ukuaji wake wa sasa. “Utawala wa makundi ya kimataifa ya kazi na sifa za uongozi wa kimataifa hupunguza uwezo wa Amazon kujibu haraka masuala mapya na matatizo yaliyokutana katika biashara ya e-commerce.” ⁴⁴ Hata hivyo, sababu bora zaidi ya mafanikio ya Amazon bado ni Mkurugenzi Mtendaji wake, Jeff Bezos-ujuzi wake, maono na uangalifu, na uwezo wa kuendeleza na hata kupanua faida za ushindani wa kampuni. Wateja wa Amazon wanathamini mambo haya-vigezo vya ununuzi wa wateja (CPC) ambazo ni pamoja na bei, utoaji wa haraka, na huduma ya kuaminika. “Wateja kuchagua Amazon kwa sababu gani bora kuliko ushindani wake juu ya hizi CPC.” ⁴⁵

Dhana Check

1. Kutambua miundo sita kuu ya shirika.
2. Eleza mfano wa McKinsey 7-S.

Marejeo

36. Katz, D. & Kahn R. L. (1966). Saikolojia ya kijamii ya mashirika, John Wiley, New York, N.Y.

37. Bertalanffy, L. (1968). Mkuu System Theory, George Braziller, mchapishaji, New York

38. Ilichukuliwa kutoka Arie Y. Lewin na Carroll U. Stephens, “Mkurugenzi Mtendaji Sifa kama Maamuzi ya Shirika Design: Model jumuishi, "Shirika Studies15, hakuna. 2 (1994): 183-212

39. J. Trevor na B. Varcoe. (2017). Jinsi Iliyokaa Je, Shirika lako? Harvard Business Review, Februari, https://hbr.org/2017/02/how-aligned-...r-organization

40. Dalavagas, Iason, “McDonald's Corp: Uchambuzi mfupi wa SWOT, Thamani line, Mei 11, 2015. http://www.valueline.com/Stocks/High...x#.WyqOj1VKiig

41. “Amazon akaunti kwa 43% ya mauzo ya rejareja mtandaoni ya Marekani” Business Insider, Februari 3, 2017. http://www.businessinsider.com/amazo...l-sales-2017-2

42. Dudovskiy, John, “Amazon Shirika Muundo”, Mbinu ya Utafiti, Agosti 1, 2018 https://research-methodology.net/ama...l-structure-2/

43. Meyer, Pauline, “Amazon.com Inc's Shirika Muundo Tabia (Uchambuzi)”, Panmore Institute, Septemba 8, 2018 http://panmore.com/amazon-com-inc-or...isticsanalysis

44. Ibid.

45. Cohan, Peter, “Sababu za 3 Amazon Je Biashara Bora Duniani”, Forbes, Februari 2, 2018. https://www.forbes.com/sites/peterco.../#563e86e63565