3.6: Usimamizi wa Utawala na Ukiritimba

Malengo ya kujifunza

1. Kuelewa jinsi ukiritimba na utawala usimamizi inayosaidia usimamizi wa kisayansi.

Akiandika kwa wakati mmoja kama Taylor, Henri Fayol (1841—1925) na Max Weber (1864—1920) waliandika michango ya nyongeza kwa kanuni nne za Taylor za mfumo wa usimamizi wa kisayansi. Wakati Taylor alilenga mameneja wa mstari wa mbele, wale wanaoshughulikia wafanyakazi, Fayol alilenga mameneja wa juu, ambao huweka mkakati, na Weber alilenga mameneja wa kati, ambao wanatekeleza mkakati. Ingawa Taylor, Fayol, na Weber walitazama usimamizi kutoka mitazamo tofauti, kila mmoja alisisitiza haja ya mifumo mantiki, ya busara ya kuratibu na kudhibiti aina mbalimbali za makampuni ya biashara.

Henri Fayol alikuwa mtendaji wa madini wa Ufaransa aliyefanya kazi zake nyingi za kitaaluma baada ya Vita vya Ufaransa na Prussia vya 1870—1871. ⁴³ Fayol alitaka kuendeleza nadharia ya nadharia ya utawala ili kuongeza ufanisi ili kufanya uchumi wa Ufaransa uwe na nguvu. Kama Taylor, Fayol alithamini maarifa na uzoefu juu ya mila. Tofauti na Taylor, hata hivyo, Fayol alilenga usimamizi wa jumla wa shirika badala ya kazi za kibinafsi zinazohusika katika kutekeleza biashara ya kampuni. Fayol ililenga mwingiliano wa jumla wa kijamii [kati au ndani ya nini? kampuni na kati ya makampuni? au tu ndani ya kampuni?] kampuni. Maelezo ya tofauti hii ni kwamba Taylor alikuwa na wasiwasi na tabia ya mfanyakazi na utendaji, uwanja wa meneja wa mbele. Mtazamo wa Fayol ulikuwa juu ya uongozi na uratibu wa shirika lote, ambalo ni uwanja wa meneja wa juu. ⁴⁴ Tofauti nyingine mashuhuri kati ya wanaume hao wawili ni kwamba Taylor alisisitiza fidia ya fedha wakati Fayol alitambua kwamba watu wanafanya kazi kwa vitu vingine zaidi ya pesa. Mchango mkubwa wa Fayol ni kwamba alitaka kuendeleza mbinu ambayo itasaidia mameneja wa juu katika kuweka mwelekeo wa kampuni yao.

Fayol aliwasilisha mawazo matatu kuu kuhusu usimamizi. ⁴⁵ Kwanza, Fayol alisisitiza haja ya umoja wa amri, yaani, kwamba usimamizi wa kampuni unapaswa kuzungumza kwa sauti tu. Mara nyingi chini ya mfumo wa Taylor, mfanyakazi anaweza kuwa na mameneja hadi nane akimwambia jinsi ya kufanya kazi moja. Fayol alisisitiza kubadilika na kutambua kwamba mamlaka lazima iwe na wajibu unaohusishwa nayo. Kwa hiyo, alisisitiza kuwa usimamizi unapaswa kudumisha umoja wa amri, ambayo ilihakikisha kwamba kila msimamizi angeelezea kwa kila mmoja wa wafanyakazi katika kikundi chake au mgawanyiko ni kipengele gani cha kazi yake ya kuzingatia. Kila msimamizi anapata mwelekeo na taarifa kutoka kwa mameneja juu yake na hupita habari hiyo chini ya mlolongo wa amri.

Mchango wa pili mashuhuri wa Fayol ulikuwa utambuzi wake kwamba wafanyakazi walilenga masuala ya kijamii ya kazi zao pamoja na fidia ya fedha waliyopata kwa kufanya kazi hiyo. Taylor alikuwa anafahamu vizuri mambo ya kijamii na shinikizo la kazi, lakini alitaka kuzipunguza. Fayol alitaka kuitumia kwa manufaa ya biashara kwa kusisitiza maendeleo ya esprit de corps kati ya wafanyakazi. Esprit de corps inahusu mshikamano wa wafanyakazi katika kitengo fulani au idara, kwa kujitolea kwao kwa malengo yao binafsi na kwa wafanyakazi wenzao hata katika uso wa shida, na kwa kiburi ambacho mtu anahisi kwa kuwa mwanachama wa shirika. Fayol alisisitiza mawasiliano kama njia ya kujenga esprit de corps na kujenga ahadi kati ya malengo binafsi na malengo ya shirika.

Kipengele cha tatu muhimu cha kazi ya Fayol ilikuwa msisitizo wake juu ya dhana ya haki ndani ya shirika na juu ya wazo kwamba shirika linapaswa kuamua masuala kwa haki na kwa usawa. Kwa njia hii, mameneja wanaweza kupunguza njia ambazo vikwazo vyao na hisia za kibinafsi zinaweza kuathiri maamuzi yao.

Kuchukuliwa kwa ujumla, mawazo ya Fayol yalikuwa yale tunayoita leo Fayolism, au nadharia ya utawala. Fayolism ina kanuni 14 za usimamizi. Kanuni 14 zinaelezea aina ya kazi ambazo mameneja wanatakiwa kufanya. Kanuni hizi 14 bado zinatumiwa leo, lakini jinsi zinazotumiwa hutofautiana na matumizi ya kampuni ya teknolojia na utamaduni wake. Kwa mfano, jamii ambayo inasisitiza matokeo ya mtu binafsi itakuwa na mifumo tofauti ya fidia kuliko yale ambayo yanalenga matokeo ya pamoja au ya kikundi.

Kanuni 14 za Usimamizi wa Fayol ni:

1. Idara ya Kazi
2. Mamlaka
3. Nidhamu
4. Umoja wa Amri
5. Umoja wa Mwelekeo
6. Uwezeshaji wa Maslahi ya Mtu binafsi
7. Malipo
8. Centralization
9. Scalar mnyororo
10. Order
11. Equity
12. Utulivu wa Umiliki wa Wafanyakazi
13. Mpango—Wafanyakazi wanapaswa kupewa kiwango muhimu cha uhuru wa kuunda na kutekeleza mipango.
14. Esprit de Corps

Mbali na kanuni 14, Fayol alitambua kazi tano za usimamizi:

1. Mipango
2. Kuandaa
3. Utumishi
4. Kudhibiti
5. Kuongoza

Kila moja ya kazi hizi inaelezea nini mameneja wanapaswa kufanya kila siku. Kazi za usimamizi zimebadilika zaidi ya miaka lakini zimejenga muundo wa Fayol. Fayol alielezea kikamilifu kile meneja anachofanya na jinsi kila shughuli hujenga mbali na wengine.

Max Weber alikuwa mwanasosholojia wa Ujerumani aliyefanya michango muhimu ya nyongeza kwa mfumo wa usimamizi wa Taylor pamoja na taaluma za uchumi na sosholojia. Weber alifanya kazi zake nyingi mwanzoni mwa miaka ya 1890 halafu baada ya 1904 alipoanza kuandika tena. Wanasosholojia wanamshikilia Weber kwa heshima hiyo kwamba wanamwona kama baba wa shamba hilo.

Weber ⁴⁶ alisisitiza kuwa wanasayansi wa kijamii wanaweza kuelewa makundi tu kwa kuelewa matendo ya watu binafsi. Moja ya tabia ya mtu binafsi ambayo Weber alifanya utafiti ilikuwa aina ya uongozi, kutambua aina tatu za uongozi: utawala charismatic (familia na kidini) utawala wa jadi (patriarchs, patrimonialism, na feudalism) na utawala wa kisheria (sheria ya kisasa, serikali, na urasimu). Mchango wa Weber katika usimamizi ni maendeleo na uelewa wa mfano wa kisheria wa uongozi, ambao ulisisitiza wazo kwamba viongozi wanapaswa kufanya maamuzi kulingana na sheria, historia, na utawala, badala ya whim. Weber akaenda zaidi kuliko wasomi wa awali na alielezea kwa nini tuliona kuibuka kwa urasimu na majibu mengine kwa viwanda.

Kulingana na Weber, mapinduzi ya viwanda na usafiri yaliruhusiwa kwa eneo la maeneo kusimamiwa. Mahitaji yaliyowekwa katika kusimamia kiasi kikubwa na kikubwa cha wilaya pamoja na watu yaliwezesha haja ya urasimu, ambayo ni mfumo wa sheria za kudumu ambazo zinasimamiwa bila upendeleo. Uchumi wa soko unaopanua ulihitaji utawala ambao ni ufanisi zaidi. Wakati huo huo, kuibuka kwa maboresho ya mawasiliano na usafiri kulifanya utawala bora iwezekanavyo.

Mchango mashuhuri zaidi Weber uliotolewa kwa usimamizi wa kisasa ulikuwa uumbaji wa urasimu wa kisasa. Kanuni za Weber za urasimu bora zinaonyeshwa. Ingawa Wachina wa kale walikuwa na urasimu wa kwanza, tofauti mashuhuri ya urasimu wa Weber ni kwamba maamuzi yalifanywa kwa misingi rasmi, badala ya yale meneja aliyohisi yalikuwa sahihi. Weber alisisitiza kuwa maarifa, si mazingira ya kuzaliwa, yanapaswa kuwa msingi wa kukodisha na kukuza ndani ya urasimu. Mtazamo huu ulisimama kinyume na sera na mazoea ya wakati wote katika Ulaya na Marekani, ambayo ilisisitiza hali ya kuzaliwa. Weber pia alisisitiza kuwa watendaji wa serikali wanahitaji kufanya maamuzi kulingana na sheria badala ya whims. Neno urasimu lina connotations hasi katika akili ya msomaji wa kisasa, lakini ilikuwa uboreshaji mkubwa juu ya kile kilichotokea hapo awali. Kabla ya Weber, usimamizi haukuhitaji kutoa haki kwa nini walifanya maamuzi fulani, wala hawakuwa na kufanya maamuzi kulingana na sheria. Kuajiri na kukuza kulikuwa na msingi wa upendeleo, tofauti sana na meritocracy ya kisasa ya leo.

Kanuni za Urasimu Bora:

• Majukumu maalumu
• Ajira kulingana na sifa
• Kanuni za kawaida za uwekaji, kukuza, na uhamisho
• Kazi na muundo wa mshahara wa utaratibu
• Utawala, wajibu, na uwajibikaji
• Ujumbe wa mwenendo rasmi kwa sheria kali za nidhamu na udhibiti
• Ukubwa wa sheria za abstract
• Mamlaka isiyo ya kibinafsi (yaani, mbeba ofisi haileta ofisi pamoja naye)

Kulikuwa na, hata hivyo, upande wa chini kwa njia hii mpya ya usimamizi. Urasimu unaweza kuzuia watendaji wa serikali kutoka wajibu binafsi na mpango. Hata mbaya zaidi, inaweza kuwafanya washiriki tayari katika shughuli za uhalifu. Mwanasosholojia wa Marekani Robert K. Merton alibainisha kuwa katika urasimu, sheria zinaweza kuwa muhimu zaidi kuliko malengo halisi. Merton aliandika:

(2) ibada hiyo kwa sheria inaongoza kwa mabadiliko yao katika absolutes; wao ni tena mimba kama jamaa na seti ya madhumuni. (3) Hii inachangia kukabiliana na hali tayari chini ya hali maalum si wazi zilizotajwa na wale ambao waliandaa sheria ya jumla. (4) Hivyo, mambo sana ambayo conduce kuelekea ufanisi kwa ujumla kuzalisha ufanisi katika matukio maalum. Utambuzi kamili wa kutostahili haupatikani mara kwa mara na wanachama wa kikundi ambao hawajaachana na maana ambazo sheria zina kwao. Sheria hizi kwa wakati zinakuwa mfano katika kutupwa, badala ya matumizi madhubuti. ⁴⁷

Suala jingine hasa lilikuwa kwamba urasimu uliweka msisitizo mkubwa juu ya mamlaka ya kisheria kiasi kwamba ulipuuza mambo kadhaa muhimu. Sababu ya kwanza ni kwamba sheria za ukiritimba mara nyingi hazijakamilika kutokana na matatizo katika mawasiliano na ufahamu. Mikataba huwa na kutelekezwa badala ya kukamilika. Hakuna mkataba au sheria inayoweza kufikiria kila matokeo au tukio. Suala la pili ni kwamba mashirika ya ukiritimba yalipuuza mamlaka ya watu binafsi na mara nyingi walitegemea tu sababu na mantiki ya kufanya maamuzi. Mara nyingi watu walifuata mameneja wao kwa sababu wao binafsi waliwapenda badala ya kipengele cha kisheria cha mamlaka. Wasimamizi ambao hutumia mamlaka ya kisheria tu kupata utendaji watakuwa mdogo sana katika utendaji ambao wataweza kupata (tafadhali angalia sura juu ya uongozi).

Wote Fayol na Weber walitoa michango muhimu kwa usimamizi. Mawazo ya Fayol ni msingi wa mkakati wa kisasa, kama alijaribu kuelewa ni shughuli gani mameneja wanapaswa kufanya. Mawazo yake yanajulisha mawazo ya usimamizi kwa suala la majukumu mbalimbali ambayo mameneja wanahitaji kufanya ili kuhakikisha ushirikiano wa wafanyakazi. Vivyo hivyo, mawazo ya Weber yanaweza kuonekana wazi sana katika usimamizi wa rasilimali za binadamu kwa kuwa mameneja wanapaswa kufanya maamuzi kulingana na sera badala ya whim. Tunaweza kuona kwamba mawazo ya wanaume wote kuhusu muundo na mstari wa mamlaka yanaendelea kuwa na ushawishi mkubwa katika usimamizi leo.

Dhana Check

1. Michango ya Fayol na Weber ilikuwa nini?
2. Kazi yao ililinganishaje na Taylor?
3. Nini wazo la mstari wa mamlaka na muundo?

Marejeo

43. Pryor, J.L.; Guthrie, C. (2010). “Maisha ya kibinafsi ya Henri Fayol na motisha yake ya kujenga sayansi ya usimamizi”. Journal ya Historia Usimamizi.

44. Daniel A. Wren, Arthur G. Bedeian, John D. Breeze, (2002) “Msingi wa nadharia ya utawala wa Henri Fayol”, Uamuzi wa Usimamizi, Vol. 40 Iss: 9, pp.906 - 918

45. Viwanda na Utawala Mkuu. Ilitafsiriwa na J.A Coubrough, London: Sir Isaac Pitman & Sons.

46. Max Weber, “Urasimu bora” katika Nadharia ya Mashirika ya Jamii na Kiuchumi (ed. & trans. Talcott Parsons & Alexander H. (New York: Chuo Kikuu cha Oxford Press, 1922/1947)

47. Robert K. Merton, “Urasimu Muundo na Personality.” Vikosi vya Jamii, 1940, 18, 500-508.