1.4: Tabia kuu za Kazi ya Meneja

Malengo ya kujifunza

1. Kuelewa sifa ambazo mameneja wenye ufanisi huonyesha

Muda umegawanyika. Wasimamizi wamekubali tangu zamani kwamba hawaonekani kuwa na muda wa kutosha wa kupata mambo hayo yote yamefanywa ambayo yanahitaji kufanywa. Katika miaka ya mwisho ya karne ya ishirini, hata hivyo, jambo jipya liliondoka: mahitaji ya muda kutoka kwa wale walio katika majukumu ya uongozi yaliongezeka, wakati idadi ya masaa katika siku ilibakia mara kwa mara. Kuongezeka kwa masaa ya kazi ilikuwa majibu moja kwa mahitaji hayo, lakini mameneja haraka aligundua kwamba siku hiyo ilikuwa na masaa 24 tu na kwamba kazi zaidi yao ilizalisha kupungua kwa kurudi kidogo. Kwa mujibu wa mtafiti mmoja, “Wasimamizi wanasumbuliwa na majukumu bado hawawezi kugawa kazi zao kwa urahisi. Matokeo yake, wao huendeshwa kwa kazi nyingi na kulazimishwa kufanya kazi nyingi kwa usahihi. Ufupi, kugawanyika, na mawasiliano ya maneno hufafanua kazi yao.” 20

Maadili kushindana na majukumu mbalimbali ni katika mvutano. Wasimamizi wazi hawawezi kukidhi kila mtu. Wafanyakazi wanataka muda mwingi wa kufanya kazi zao; wateja wanataka bidhaa na huduma zinazotolewa haraka na kwa viwango vya juu. Wasimamizi wanataka fedha zaidi kutumia katika vifaa, mafunzo, na maendeleo ya bidhaa; wanahisa wanataka faida ya uwekezaji maximized. Meneja aliyepatikana katikati hawezi kutoa kwa kila mmoja wa watu hawa kile ambacho kila mmoja anachotaka; maamuzi mara nyingi yanategemea uharaka wa haja na ukaribu wa tatizo.

Kazi imejaa mzigo. Katika miaka ya hivi karibuni, biashara nyingi za Amerika ya Kaskazini na za kimataifa zilipangwa upya ili kuwafanya kuwa na ufanisi zaidi, wenye busara, na ushindani. Kwa sehemu kubwa, upyaji huu ulikuwa na maana ya kugawanya taratibu nyingi pamoja na kuondoa jumla ya tabaka za usimamizi wa kati. Wasimamizi wengi ambao walinusurika downsizing vile waligundua kuwa idadi yao ya taarifa za moja kwa moja ilikuwa mara mbili. Classical usimamizi nadharia unaonyesha kwamba saba ni idadi ya juu ya ripoti ya moja kwa moja meneja anaweza sababu kushughulikia. Leo, teknolojia ya habari yenye kasi na mifumo ya mawasiliano ya simu yenye ufanisi inamaanisha kuwa mameneja wengi wana watu 20 au 30 wanaowaripoti moja kwa moja.

Ufanisi ni ujuzi wa msingi. Kwa muda mdogo kuliko wanavyohitaji, na wakati umegawanyika katika vitengo vidogo zaidi wakati wa siku ya kazi, na mahali pa kazi kufuatia mameneja wengi nje ya mlango na hata likizo, na kwa majukumu mengi zaidi kubeba kwenye mameneja katika mashirika yaliyopungua, yenye kupendeza, ufanisi umekuwa msingi usimamizi wa ujuzi wa karne ya ishirini na moja.

Ni nini kinatofautiana katika Kazi ya Meneja?

Mkazo jukumu la mjasiriamali ni kupata umuhimu. Wasimamizi lazima inazidi kuwa na ufahamu wa vitisho na fursa katika mazingira yao. Vitisho ni pamoja na mafanikio ya kiteknolojia kwa upande wa washindani, obsolescence katika shirika meneja, na kwa kasi walioteuliwa mzunguko wa bidhaa. Fursa zinaweza kujumuisha niches za bidhaa au huduma ambazo hazipatikani, fursa za kukodisha nje ya mzunguko, kuunganishwa, ununuzi, au upgrades katika vifaa, nafasi, au mali nyingine. Wasimamizi ambao wanashughulikia kwa makini sokoni na mazingira ya ushindani watatafuta fursa za kupata faida.

Hivyo ni jukumu la kiongozi kupata umuhimu. Wasimamizi lazima zaidi ya kisasa kama strategists na washauri. Kazi ya meneja inahusisha mengi zaidi kuliko utunzaji rahisi katika mgawanyiko wa shirika kubwa. Isipokuwa mashirika yanaweza kuvutia, kufundisha, kuwahamasisha, kuhifadhi, na kukuza watu wema, hawawezi kutumaini kupata faida zaidi ya ushindani. Hivyo, kama viongozi, mameneja lazima daima kutenda kama washauri kwa wale walio katika shirika na ahadi na uwezo. Wakati mashirika yanapoteza mfanyakazi mwenye uwezo mkubwa, yote mengine katika ulimwengu wao yatasimama mpaka waweze kuchukua nafasi ya mfanyakazi huyo. Hata kama wanapata mtu walau inafaa na superbly waliohitimu kwa nafasi ya wazi, lazima bado kutoa mafunzo, kuwahamasisha, na kuhamasisha kwamba recruit mpya, na kuishi na maarifa kwamba ngazi tija itakuwa chini kwa muda kuliko wao walikuwa na mfanyakazi wao wa awali.

Majukumu ya Usimamizi

Swali muhimu mara nyingi lililofufuliwa kuhusu mameneja ni: Ni majukumu gani ambayo mameneja wana katika mashirika? Kwa mujibu wa ufafanuzi wetu, mameneja wanahusika katika kupanga, kuandaa, kuongoza, na kudhibiti. Wasimamizi wameelezea majukumu yao ambayo yanaweza kuunganishwa katika aina tisa kuu za shughuli. Hizi ni pamoja na:

1. Mipango ya muda mrefu. Wasimamizi wanaomiliki nafasi za mtendaji mara nyingi huhusika katika mipango ya kimkakati na maendeleo.
2. Kudhibiti. Wasimamizi wanatathmini na kuchukua hatua za kurekebisha kuhusu ugawaji na matumizi ya rasilimali za binadamu, fedha, na vifaa.
3. Skanning ya mazingira. Wasimamizi lazima daima kuangalia kwa mabadiliko katika mazingira ya biashara na kufuatilia viashiria biashara kama vile anarudi juu ya usawa au katika v estment, viashiria vya kiuchumi, mzunguko wa biashara, na kadhalika.
4. Usimamizi. Wasimamizi daima kusimamia kazi ya wasaidizi wao. Kuratibu. Wasimamizi mara nyingi wanapaswa kuratibu kazi ya wengine wote ndani ya kitengo cha kazi na nje.
5. Mahusiano ya Wateja na masoko. Baadhi ya mameneja ni kushiriki katika kuwasiliana moja kwa moja na wateja na wateja uwezo.
6. Mahusiano ya jamii. Mawasiliano lazima iimarishwe na kulelewa na wawakilishi kutoka majimbo mbalimbali nje ya kampuni, ikiwa ni pamoja na mashirika ya serikali na shirikisho, makundi ya kiraia ya ndani, na wauzaji.
7. Ushauri wa ndani. Baadhi ya mameneja hutumia utaalamu wao wa kiufundi ili kutatua matatizo ya ndani, wakifanya kama washauri wa ndani kwa mabadiliko ya shirika na maendeleo.
8. Ufuatiliaji wa bidhaa na huduma. Wasimamizi wanahusika katika kupanga, ratiba, na kufuatilia kubuni, maendeleo, uzalishaji, na utoaji wa bidhaa na huduma za shirika.

Kama tutakavyoona, si kila meneja anayehusika katika shughuli hizi zote. Badala yake, mameneja tofauti hutumikia majukumu tofauti na kubeba majukumu tofauti, kulingana na wapi katika uongozi wa shirika. Tutaanza kwa kuangalia tofauti kadhaa katika kazi ya usimamizi.

Tofauti katika Kazi ya Usimamizi

Ingawa kila meneja anaweza kuwa na majukumu mbalimbali, ikiwa ni pamoja na yale yaliyotajwa hapo juu, kiasi cha muda uliotumiwa katika kila shughuli na umuhimu wa shughuli hiyo itatofautiana sana. Maoni mawili mazuri ya meneja ni (1) kiwango cha meneja katika uongozi wa shirika na (2) aina ya idara au kazi ambayo anajibika. Hebu tuchunguze kwa ufupi kila moja ya haya.

Usimamizi kwa Ngazi

Tunaweza kutofautisha ngazi tatu za jumla za usimamizi: watendaji, usimamizi wa kati, na usimamizi wa mstari wa kwanza (angalia Maonyesho 1.3). Wasimamizi watendaji ni juu ya uongozi na wanajibika kwa shirika lote, hasa mwelekeo wake wa kimkakati. Wasimamizi wa kati, ambao ni katikati ya uongozi, wanawajibika kwa idara kuu na wanaweza kusimamia mameneja wengine wa ngazi ya chini. Hatimaye, mameneja wa mstari wa kwanza wanasimamia wafanyakazi wa cheo na-faili na kufanya shughuli za kila siku ndani ya idara.21

Maonyesho 1.5 Ngazi katika Utawala wa Usimamizi (Attribution: Copyright Rice University, OpenStax, chini ya CC-BY 4.0 leseni)

Maonyesho 1.5 inaonyesha tofauti katika shughuli za usimamizi na ngazi ya hierarchical. Watendaji wakuu watajitolea muda wao zaidi kwa masuala ya dhana, wakati mameneja wa mstari wa mbele watazingatia jitihada zao juu ya masuala ya kiufundi. Kwa mfano, mameneja wa juu kiwango cha juu juu juu ya shughuli kama vile mipango ya muda mrefu, ufuatiliaji viashiria vya biashara, kuratibu, na ushauri wa ndani. Wasimamizi wa ngazi ya chini, kwa kulinganisha, kiwango cha juu juu juu ya kusimamia kwa sababu wajibu wao ni kukamilisha kazi kupitia wafanyakazi wa cheo na-faili. Kati ya mameneja wa kiwango cha karibu katikati kwa ajili ya shughuli zote. Tunaweza kutofautisha aina tatu za ujuzi wa usimamizi:

1. Ujuzi wa kiufundi. Wasimamizi lazima wawe na uwezo wa kutumia zana, taratibu, na mbinu za maeneo yao maalum. Mhasibu lazima awe na utaalamu katika kanuni za uhasibu, wakati meneja wa uzalishaji lazima ajue usimamizi wa shughuli. Ujuzi huu ni mechanics ya kazi.
2. Ujuzi wa mahusiano ya binadamu. Ujuzi wa mahusiano ya kibinadamu huhusisha uwezo wa kufanya kazi na watu na kuelewa motisha ya mfanyakazi na michakato ya kikundi. Ujuzi huu unaruhusu meneja kujihusisha na na kuongoza kundi lake.
3. Ujuzi wa dhana. Stadi hizi zinawakilisha uwezo wa meneja wa kuandaa na kuchambua habari ili kuboresha utendaji wa shirika. Zinajumuisha uwezo wa kuona shirika kwa ujumla na kuelewa jinsi sehemu mbalimbali zinavyofanana pamoja ili kufanya kazi kama kitengo jumuishi. Ujuzi huu unatakiwa kuratibu idara na mgawanyiko kwa mafanikio ili shirika lote liweze kuvuta pamoja.

Kama inavyoonyeshwa InExhibition 1.6, ngazi tofauti za ujuzi huu zinahitajika katika hatua tofauti za uongozi wa usimamizi. Hiyo ni, mafanikio katika nafasi za mtendaji inahitaji ujuzi zaidi wa dhana na matumizi kidogo ya ujuzi wa kiufundi katika hali nyingi (lakini sio zote), wakati mameneja wa mstari wa kwanza kwa ujumla wanahitaji ujuzi zaidi wa kiufundi na ujuzi mdogo wa dhana. Kumbuka, hata hivyo, kwamba ujuzi wa mahusiano ya kibinadamu, au ujuzi wa watu, hubakia muhimu kwa mafanikio katika ngazi zote tatu katika uongozi.

Maonyesho 1.6 Tofauti katika ujuzi Inahitajika kwa Usimamizi Mafanikio Kulingana na Ngazi katika Utawala (Attribution: Copyright Chuo Kikuu cha Rice, OpenStax, chini ya CC-BY 4.0 leseni)

Usimamizi na Idara au Kazi

Mbali na kiwango katika uongozi, majukumu ya usimamizi pia yanatofautiana kwa heshima na aina ya idara au kazi. Kuna tofauti zinazopatikana kwa uhakikisho wa ubora, viwanda, masoko, uhasibu na fedha, na idara za usimamizi wa rasilimali za binadamu. Kwa mfano, mameneja wa idara ya viwanda watazingatia juhudi zao juu ya bidhaa na huduma, kudhibiti, na kusimamia. Wasimamizi wa masoko, kwa kulinganisha, huzingatia chini ya kupanga, kuratibu, na kushauriana na zaidi juu ya mahusiano ya wateja na mawasiliano ya nje. Wasimamizi katika idara zote za uhasibu na usimamizi wa rasilimali za binadamu kiwango cha juu juu juu ya mipango ya muda mrefu, lakini itatumia muda mdogo juu ya bidhaa za shirika na sadaka za huduma. Wasimamizi katika uhasibu na fedha pia wana wasiwasi na kudhibiti na kufuatilia viashiria vya utendaji, wakati mameneja wa rasilimali za binadamu hutoa utaalamu wa ushauri, uratibu, na mawasiliano ya nje. Mkazo juu na ukubwa wa shughuli za usimamizi hutofautiana sana na idara ambayo meneja amepewa.

Katika ngazi ya kibinafsi, kujua kwamba mchanganyiko wa ujuzi wa dhana, binadamu, na kiufundi hubadilika kwa muda na kwamba maeneo mbalimbali ya kazi yanahitaji ngazi tofauti za shughuli maalum za usimamizi zinaweza kutumika angalau kazi mbili muhimu. Kwanza, ukichagua kuwa meneja, ukijua kwamba mchanganyiko wa ujuzi hubadilika kwa muda unaweza kukusaidia kuepuka malalamiko ya kawaida ambayo mara nyingi wafanyakazi wadogo wanataka kufikiri na kutenda kama Mkurugenzi Mtendaji kabla ya kuwa na mastered kuwa msimamizi wa mstari wa kwanza. Pili, kujua mchanganyiko tofauti wa shughuli za usimamizi na eneo la kazi inaweza kuwezesha uteuzi wako wa eneo au maeneo ambayo yanafanana na ujuzi wako na maslahi yako.

Katika makampuni mengi mameneja ni kuzungushwa kupitia idara kama wao hoja juu katika uongozi. Kwa njia hii wanapata mtazamo mzuri juu ya majukumu ya idara mbalimbali. Katika kazi zao za kila siku wanapaswa kusisitiza shughuli sahihi kwa idara zao na ngazi zao za usimamizi. Kujua aina gani za shughuli za kusisitiza ni msingi wa kazi ya meneja. Katika tukio lolote, tutarudi kwenye suala hili tunaposhughulikia hali ya tofauti za mtu binafsi katika sura inayofuata.

Dhana Angalia

1. Eleza na kuelezea viwango tofauti vya usimamizi.
2. Eleza na kuelezea aina tatu za ujuzi wa usimamizi na jinsi yanavyohusiana na kila ngazi ya usimamizi.

Marejeo:

20. Mintzberg, H. (1990). “Kazi ya Meneja: Ngano na Ukweli.” Harvard Business Review, Machi-Aprili 1990, uk. 167.

21. Katz, Robert L., (1974). “Ujuzi wa Msimamizi wa Ufanisi.” Harvard Business Review, Septemba-Oktoba 1974.