17.5: Planejamento organizacional formal na prática

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Objetivos de

Entenda como o planejamento ocorre nas organizações atuais.

Estudos indicam que, na década de 1950, aproximadamente 8,3% de todas as grandes empresas dos EUA (1 em cada 12) empregavam um planejador de longo prazo em tempo integral. No final da década de 1960, 83% das grandes empresas dos EUA usavam planejamento de longo prazo. Hoje, estima-se que quase todas as empresas dos EUA com vendas acima de $100 milhões preparem planos formais de longo prazo. ²⁸ A maioria dos planos formais se estende por cinco anos no futuro, e cerca de 20% se estendem por pelo menos dez anos.

Incentivar

Apesar das vantagens que podem ser obtidas com o planejamento, muitos gerentes resistem a ele. Alguns acham que não há tempo suficiente para planejar ou que é muito complicado e custa muito. Outros se preocupam com as possíveis consequências de não alcançar as metas que estabeleceram. Em vez de pré-planejamento, às vezes chamado de planejamento de plano (ou seja, formular declarações de resultados e ações antes de seguir em frente), muitos gerentes simplesmente falham em planejar ou, na melhor das hipóteses, se envolvem no planejamento em andamento (eles lêem os eventos e pensam na próxima etapa antes de agir). O planejamento em andamento funciona extremamente bem quando os indivíduos têm uma noção do que desejam alcançar e podem improvisar à medida que avançam em um mar de incertezas e turbulências. É muito parecido com jogadores de hóquei habilidosos confiando em seus instintos, lendo a defesa e improvisando enquanto sobem no gelo em direção à rede do oponente. Esse processo geralmente funciona melhor do que tentar implementar um pré-plano detalhado, pois geralmente caracteriza jogadas no futebol.

Em situações em que queremos incentivar o planejamento prévio, certas técnicas facilitam o processo:

Desenvolva um clima organizacional que incentive o planejamento.
Os altos gerentes apoiam as atividades de planejamento dos gerentes de nível inferior — por exemplo, fornecendo recursos como pessoal, computadores e fundos — e servem como modelos por meio de suas próprias atividades de planejamento.
Treine pessoas no planejamento.
Crie um sistema de recompensa que incentive e apoie as atividades de planejamento e evite cuidadosamente a punição pelo fracasso em atingir metas recém-estabelecidas.
Use os planos depois que eles forem criados.

Para que os gerentes invistam o tempo e a energia necessários para superar a resistência ao planejamento, eles devem estar convencidos de que o planejamento, de fato, compensa.

O planejamento realmente compensa?

Gerentes de organizações em ambientes complexos e instáveis podem achar difícil desenvolver planos significativos, mas são precisamente as condições de complexidade e instabilidade ambiental que produzem a maior necessidade de um bom conjunto de planos organizacionais. No entanto, a questão permanece: o planejamento realmente compensa?

Sabemos em nossa discussão anterior que definir metas é uma parte importante do processo de planejamento. Hoje, muito se sabe sobre o que caracteriza metas individuais efetivas. (Discutiremos esse assunto com mais detalhes posteriormente neste capítulo.) Embora as metas organizacionais e de grupo tenham sido menos estudadas, provavelmente é seguro supor que a maior parte do nosso conhecimento sobre metas individuais também se aplica às metas organizacionais e de grupo. A pesquisa sugere que metas organizacionais eficazes devem (1) ser difíceis, mas alcançáveis com esforço, (2) ser específicas e identificar claramente o que é desejado, (3) ser aceitas e ter o compromisso daqueles que ajudarão a alcançá-las, (4) ser desenvolvidas pelos funcionários se essa participação melhorar a qualidade das metas e sua aceitação, e (5) ser monitorado para o progresso regularmente.

Embora as evidências não sejam abundantes, estudos sugerem que as empresas que se dedicam ao planejamento são mais bem-sucedidas financeiramente do que aquelas que não o fazem. ²⁹ Por exemplo, um estudo relata que o retorno médio do investimento em um período de cinco anos é de 17,1 por cento para organizações envolvidas em planejamento estratégico, contra 5,9% para aquelas que não o fazem. ³⁰ Da mesma forma, dos 70 grandes bancos comerciais, aqueles que tinham sistemas de planejamento estratégico superaram aqueles que não tinham. ³¹

Embora o planejamento tenha claramente benefícios observáveis, ele pode ser caro. O compromisso financeiro pode ser grande para organizações com equipe formal de planejamento. Mesmo assim, pesquisas sugerem que o planejamento é necessário.

A localização da atividade de planejamento

O pensamento gerencial clássico defende uma separação entre “planejamento” e “fazer”. De acordo com essa escola de pensamento, os gerentes planejam os funcionários do núcleo técnico e formulam a maioria dos planos para os níveis superiores da organização, com pouca participação de gerentes e trabalhadores de nível inferior. Em contraste, os teóricos da gestão comportamental sugerem envolver os membros da organização na elaboração de planos que os afetem. A implementação de um programa de gerenciamento por objetivos (a ser discutido mais adiante neste capítulo), por exemplo, é um meio pelo qual esse planejamento participativo pode ser realizado. Pesquisadores do Instituto Tavistock, na Inglaterra, promovem a ideia de grupos de trabalho autogerenciados como forma de expandir o nível de envolvimento dos funcionários. De acordo com seu modelo sociotécnico, os grupos de trabalho assumem um papel importante no planejamento (bem como na organização, direção e controle) do trabalho que lhes é atribuído. Muitas organizações — por exemplo, a John Lewis Partnership, a Volvo e a Motorola — tiveram experiências bem-sucedidas com o envolvimento dos funcionários no planejamento e controle de atividades. ³²

Especialistas em planejamento

Para acompanhar a complexidade organizacional, a sofisticação tecnológica e a incerteza ambiental, muitas organizações usam especialistas em planejamento. Planejadores profissionais desenvolvem planos organizacionais e ajudam os gerentes a planejar. A Boeing e a Ford estão entre as muitas organizações com equipe profissional de planejamento. Os especialistas em planejamento da United Airlines desenvolveram o plano de gerenciamento de crises da United.

As organizações têm especialistas em planejamento e departamentos de planejamento por vários motivos. Essas funções especializadas surgiram porque o planejamento é demorado e complexo e requer mais atenção do que os gerentes de linha podem oferecer. Em ambientes que mudam rapidamente, o planejamento se torna ainda mais complexo e muitas vezes requer o desenvolvimento de planos de contingência, mais uma vez exigindo tempo para pesquisas e habilidades especiais de planejamento. Às vezes, o planejamento eficaz requer uma objetividade que gerentes e funcionários com interesses particulares em um determinado conjunto de atividades organizacionais não podem fornecer.

As metas da equipe de planejamento são variadas. Sua principal responsabilidade é servir como consultores de planejamento para a alta gerência e auxiliar os gerentes de linha de nível inferior a desenvolver planos para alcançar seus muitos e variados objetivos organizacionais. Freqüentemente, eles coordenam a complexa variedade de planos criados para os vários níveis de uma organização. Finalmente, a equipe de planejamento fornece incentivo, apoio e habilidade para o desenvolvimento de planos organizacionais formais.

GERENCIANDO A MUDANÇA

Usando a tecnologia para um negócio mais eficiente

A necessidade de controlar os custos existe desde o início do comércio, compra e venda. Cada nova tecnologia cria novas possibilidades de produção e redução de custos. A tecnologia recente não é diferente. Os avanços na conectividade e no gerenciamento de dados estão criando o maior número possível de startups e novas formas de identificar e resolver problemas.

A Innovu usa novas tecnologias para ajudar empresas pequenas e iniciantes a controlar os custos de seus benefícios à saúde. A maioria das pequenas empresas e start-ups são autoseguradas; ou seja, a empresa paga todas as contas médicas dos funcionários cobertos ou financia diretamente qualquer programa de bem-estar. De acordo com Diane Hess, diretora executiva do Central Penn Business Group on Health, os empregadores respondem por 30% dos $2,9 trilhões em gastos com saúde nos Estados Unidos, e a compensação dos trabalhadores custou aos empregadores $91 bilhões em 2014. Esses custos incluíram $31,4 bilhões para pagamentos médicos e $30,9 em pagamentos em dinheiro (Hess 2016). A Innovu mina as alegações dos funcionários para encontrar tendências e também fornece dados sobre custos devido ao absenteísmo, invalidez e remuneração dos trabalhadores (Mamula 2017). À medida que os empregadores adotam programas de bem-estar para melhorar a produtividade e reduzir os custos médicos, a Innovu ajuda os empregadores a “garantir que haja melhorias para justificar as despesas” (Hess 2016 n.p.).

Da mesma forma, a Marsh & McLennan Agency Michigan LLC está deixando de fornecer seguros e “programas de bem-estar” genéricos para ajudar as empresas a se concentrarem em melhorar o bem-estar geral dos funcionários. Embora os programas tradicionais de bem-estar se concentrem na saúde física para melhorar a produtividade, a tendência emergente é ajudar os funcionários também com questões familiares, sociais e financeiras. O programa mais abrangente da Marsh & McLennan é a MMA Michigan Wellbeing University, que trabalha para expandir os programas tradicionais de bem-estar em serviços de apoio não tradicionais. A abordagem abrangente do programa ajuda empregadores de médio porte a “atrair e reter talentos, incentivar a satisfação dos funcionários e reduzir o absenteísmo”. Ir além do simples bem-estar é investir nos funcionários. Bret Jackson, presidente da Aliança Econômica de Michigan, disse: “Se você tem um funcionário feliz e saudável, a produtividade aumenta” (Greene 2017 n.p.).

Branch Messenger é uma ideia inovadora para resolver o agendamento de funcionários. Os funcionários podem ver horários, cobrir turnos e pedir folgas, tudo a partir de um aplicativo no telefone. Ele se integra aos sistemas existentes da empresa para permitir a análise de dados, mas talvez o mais importante seja permitir que os funcionários se conectem. O programa da start-up foi adotado por grandes empresas, como Target, McDonald's e Walgreens, para permitir que os funcionários troquem de turno simplesmente usando um aplicativo em seus telefones celulares. Esse processo simplifica o processo de troca de turnos, permitindo que os funcionários lidem com a maior parte do trabalho árduo, “preenchendo a lacuna de comunicação entre os trabalhadores e as empresas que os empregam”. O aplicativo é gratuito para funcionários e funciona em dispositivos iOS e Android. Ele também pode gerar agendas digitais a partir de agendas impressas e criar canais de mensagens específicos do local de trabalho. Superando a simples flexibilidade de turnos, o aplicativo permite que as empresas recorram a uma força de trabalho “sob demanda” que é mais elástica. Também permite que as empresas “ampliem o valor dos sistemas de gestão da força de trabalho existentes sem a necessidade de mudar os custos” (Takahasi 2017 n.p.)

Allison Harden, gerente de turno de uma Pizza Hut em Tampa, Flórida, gosta da conectividade adicional do programa. “O recurso de mensagens e a capacidade de compartilhar fotos e postagens facilitam muito a conexão com elas”, diz Allison. “É uma forma de fazer isso fora de uma rede social. Nem todo mundo tem Facebook e coisas desse tipo, então é bom, fácil de trabalhar, seguro para trabalhar” (Branch Messenger 2017 n.p.).

“Seguro para o trabalho” pode conter conotações de “compartilhamento excessivo” nas redes sociais, mas durante o furacão Irma, Allison e sua equipe confiaram no Branch Messenger para se preparar para a tempestade, permitindo que o gerente publicasse uma lista de verificação de segurança e atualizasse os turnos. Então, durante a tempestade em si e depois, os motoristas puderam dizer uns aos outros quais postos de gasolina realmente tinham gasolina, quem ainda tinha eletricidade e quem estava seguro (Branch Messenger 2017).

fontes

Branch Messenger. 2017. “A história de um cliente de uma filial: como uma pizzaria de Tampa manteve contato durante o furacão Irma.” http://blog.branchmessenger.com/a-br...urricane-irma/

Greene, maio de 2017. “Novo curso para a Marsh & McLennan Agency, à medida que os clientes buscam bem-estar.” O negócio de Crain em Detroit. http://www.crainsdetroit.com/article...eek-well-being

Hess, Diane. 2016. “Coluna: Usando dados para tornar os negócios mais eficientes e os funcionários mais saudáveis.” Lancaster Online, 8 de novembro de 2016. lancasteronline.com/business/... 5cc57a478.html

Mamula, Kris B. 2017. “Empresa de análise de dados Station Square usará $6,5 milhões para crescer.” Post-Gazette, 10 de agosto de 2017. www.post-gazette.com/business... s/201708100025

Takahasi, reitor. 2017. “O gerente da filial ajuda os trabalhadores horistas a trocar de turno no celular.” venturebeat.com. https://venturebeat.com/2017/08/02/b...ves-on-mobile/

perguntas

Quais problemas éticos podem surgir com a mineração de dados quando ela se aplica aos registros de saúde dos funcionários?
Quais riscos de segurança uma empresa precisaria considerar ao utilizar aplicativos de smartphone para trabalhar?

Uma foto mostra um close-up dos Tide Pods exibidos nas prateleiras de um supermercado.

verificação de conceito

Como as organizações atuais abordam o planejamento?
O planejamento compensa para as organizações atuais?
Quais pessoas na organização devem estar envolvidas no planejamento e quais são suas funções?