7.3: Analise e registre transações usando diários especiais
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Os sistemas de informação contábil eram baseados em papel até a introdução do computador, então periódicos especiais foram amplamente usados. Quando os contadores usavam um sistema de papel, precisavam escrever o mesmo número em vários lugares e, portanto, podiam cometer um erro. Agora que a maioria das empresas usa a tecnologia digital, a etapa de publicação em periódicos é realizada pelo software de contabilidade. As transações em si acabam em arquivos de transações e não em diários em papel, mas as empresas ainda imprimem ou disponibilizam na tela algo que se assemelha muito aos diários. Anos atrás, toda a manutenção de registros contábeis era manual. Se uma empresa tinha muitas transações, isso significava que muitas entradas de diário eram registradas no diário geral. As pessoas logo perceberam que certos tipos de transações ocorriam com mais frequência do que qualquer outro tipo de transação, então, para economizar tempo, criaram um diário especial para cada tipo que ocorre com frequência (por exemplo, vendas a crédito, compras a crédito, recibos de dinheiro e desembolsos de dinheiro). Nós inseriríamos esses quatro tipos de transações em seus próprios diários, respectivamente, em vez de no diário geral. Assim, além do diário geral, também temos o diário de vendas, o diário de recibos de caixa, o diário de compras e os diários de desembolsos de caixa.
A principal diferença entre periódicos especiais que usam o método de inventário perpétuo e o método de inventário periódico é que o diário de vendas no método perpétuo, como você viu nos exemplos anteriores do capítulo, terá uma coluna para registrar um débito em Custo de Mercadorias Vendidas e um crédito para Inventário. No diário de compras, o uso do método perpétuo exigirá que debitemos o Inventário em vez de Compras. Outra diferença é que o método perpétuo incluirá despesas de frete na conta de estoque, enquanto o método periódico terá uma conta especial de frete que será adicionada quando o custo das mercadorias vendidas for calculado. Para uma atualização sobre contas perpétuas versus contas periódicas e relacionadas, como frete, consulte Transações de Comercialização.
PENSE BEM
Qual diário?
Se você recebesse um cheque do Sr. Jones de $500 pelo trabalho que realizou na semana passada, qual diário você usaria para registrar o recebimento do valor que eles lhe deviam? O que seria gravado?
O diário de vendas
O diário de vendas é usado para registrar vendas por conta (ou seja, vendas a crédito ou venda a crédito). A venda a crédito sempre exige um débito em Contas a Receber e um crédito em Vendas. Como todas as transações de venda a crédito são registradas da mesma forma, registrar todas essas transações em um só lugar simplifica o processo contábil. A Figura 7.15 mostra um exemplo de diário de vendas. Observe que há uma única coluna para o débito em Contas a Receber e o crédito em Vendas, embora precisemos ser lançados em Contas a Receber e Vendas no final de cada mês. Há também uma única coluna para o débito do custo das mercadorias vendidas e o crédito no estoque de mercadorias, embora, novamente, precisemos postar em ambas. Além disso, para empresas que usam o método de estoque perpétuo, há outra coluna representando um débito no custo das mercadorias vendidas e um crédito no estoque de mercadorias, uma vez que duas entradas são feitas para registrar uma venda por conta sob o método de estoque perpétuo.
As informações no diário de vendas foram retiradas de uma cópia da fatura de venda, que é o documento fonte que representa a venda. O número da fatura de venda é inserido para que o contador possa consultar a fatura de venda e ajudar o cliente. Uma vantagem de usar diários especiais é que uma pessoa pode trabalhar com esse diário enquanto outra trabalha com outro diário especial.
No final do mês, o contador, ou programa de computador, totalizaria a coluna A/R Dr e Sales Cr e lançaria o valor na conta de controle de Contas a Receber no livro geral e na conta de Vendas na contabilidade geral. A conta de controle de contas a receber na contabilidade geral é o total de todos os valores que os clientes devem à empresa. Também no final do mês, o débito total na coluna de custo das mercadorias vendidas e o crédito total na coluna de estoque de mercadorias seriam lançados em suas respectivas contas contábeis gerais.
A empresa poderia ter feito essas anotações no diário geral em vez de no diário especial, mas se tivesse feito, isso provavelmente teria feito com que as transações de vendas fossem separadas umas das outras e espalhadas pelo diário, tornando mais difícil encontrá-las e acompanhá-las. Quando um diário de vendas é usado, se a empresa é aquela em que o imposto sobre vendas é coletado do cliente, o lançamento diário seria um débito em Contas a Receber e um crédito em Vendas e Imposto sobre Vendas a Pagar, e isso exigiria uma coluna adicional no diário de vendas para registrar o imposto sobre vendas. Por exemplo, uma venda de $100 com imposto sobre vendas adicional de $10 cobrado seria registrada como um débito em Contas a Receber de $110, um crédito em Vendas por $100 e um crédito no Imposto sobre Vendas a Pagar por $10.
O uso de um código de referência em qualquer um dos periódicos especiais é muito importante. Lembre-se de que, depois que uma venda é registrada no diário de vendas, ela é lançada no livro da subsidiária de contas a receber, e o uso de um código de referência ajuda a vincular as transações entre os diários e os livros contábeis. Lembre-se de que o livro contábil subsidiário de contas a receber é um registro da conta de cada cliente. Parecia a Figura 7.16 para a Baker Co.
Usando as informações de referência, se alguém tivesse alguma dúvida sobre essa entrada, acessaria o diário de vendas, página 26, transações #45321 e #45324. Isso ajuda a criar uma trilha de auditoria ou uma forma de voltar e encontrar os documentos originais que sustentam uma transação.
SUA VEZ
Qual diário você usa?
Combine cada uma das transações na coluna da direita com o diário apropriado da coluna da esquerda.
| A. Diário de compras | i. Vendas por conta |
| B. Diário de recebimentos de caixa | ii. Ajustando entradas |
| C. Diário de desembolsos em dinheiro | iii. Recebendo dinheiro de um cliente cobrado |
| D. Diário de vendas | iv. Comprar estoque a crédito |
| E. Jornal geral | v. Pagamento da conta de energia elétrica |
Solução
A. iv; B. iii; C. v; D. i; E. ii.
Exemplo abrangente
Vamos voltar ao diário de vendas, mostrado na Figura 7.17, que inclui informações sobre a Baker Co. bem como outras empresas com as quais a empresa faz negócios.
No final do mês, o total de vendas a crédito foi de $2.775. As transações seriam publicadas em ordem cronológica no diário de vendas. Como você pode ver, a primeira transação é enviada para a Baker Co., a segunda para a Alpha Co., depois para a Tau Inc., e depois outra para a Baker Co. Na data em que cada transação é lançada no diário de vendas, as informações apropriadas seriam publicadas no livro contábil da subsidiária de cada um dos clientes. Como exemplo, em 3 de janeiro, os valores relacionados às faturas 45321 e 45322 são lançados nas contas da Baker e da Alpha, respectivamente, na contabilidade subsidiária apropriada. No final do mês, o total de $2.775 seria lançado na conta de controle de Contas a Receber na contabilidade geral. A conta da Baker Co. no livro contábil da subsidiária mostraria que eles devem $1.450; a Alpha Co. deve $625; e a Tau Inc. deve $700 (Figura 7.18).
No final do mês, publicaríamos os totais do diário de vendas na contabilidade geral (Figura 7.19).
Ao todo, as três contas individuais devem à empresa $2.775, que é o valor mostrado na conta de controle de contas a receber. É chamado de total de controle porque ajuda a manter registros precisos, e o total nas contas a receber deve ser igual ao saldo em Contas a Receber na contabilidade geral. Se o valor de todas as contas a receber individuais não correspondesse ao total da contabilidade geral/conta de controle de contas a receber, isso indicaria que cometemos um erro. A Figura 7.20 mostra como as contas e os valores são lançados.
O Diário de Recebimentos de Caixa
Quando o cliente paga o valor devido (geralmente usando um cheque), os contadores usam outro atalho para registrar seu recibo. Eles usam um segundo diário especial, o diário de recibos de caixa. O diário de recibos de caixa é usado para registrar todos os recebimentos de dinheiro (registrados por débito em dinheiro). No exemplo anterior, se a Baker Co. pagasse os $1.450 devidos, haveria um débito em dinheiro de $1.450 e um crédito em contas a receber. Uma anotação seria feita na coluna de referência para indicar que o pagamento havia sido lançado no livro da subsidiária de contas a receber da Baker Co. Após o pagamento da Baker Co. o diário de recibos de caixa apareceria como na Figura 7.21.
E o livro da subsidiária de contas a receber da Baker Co. também mostraria que o pagamento foi postado (Figura 7.22).
No diário de recibos de caixa, o crédito pode ser para Contas a receber quando um cliente paga em uma conta, ou Vendas, no caso de uma venda à vista, ou para alguma outra conta quando o dinheiro é recebido por outros motivos. Por exemplo, se pagássemos nossa conta de luz em excesso, poderemos receber um cheque de reembolso pelo correio. Usaríamos o diário de recibos de caixa porque estamos recebendo dinheiro, mas o crédito seria em nossa conta de despesas de serviços públicos. Se você observar o exemplo na Figura 7.23, verá que não há coluna para Despesas de serviços públicos, então, como elas seriam registradas? Usaríamos algum título de coluna genérico, como “outro”, para representar essas transações em dinheiro no livro contábil da subsidiária, embora as contas específicas fossem realmente identificadas pelo número da conta no diário especial. Procuraríamos o número da conta para despesas de serviços públicos e creditaríamos na conta o valor do cheque. Se recebêssemos um reembolso da companhia elétrica em 10 de junho no valor de $100, encontraríamos o número da conta para despesas de serviços públicos (digamos que seja 615) e o registraríamos.
No final do mês, totalizamos a coluna Caixa no diário de recebimentos de caixa e debitamos o total da conta de caixa na contabilidade geral. Nesse caso, havia duas entradas no diário de recibos de caixa, o dinheiro recebido de Baker e o cheque de reembolso de um pagamento a maior em serviços públicos para um total de dinheiro recebido e registrado no diário de recibos de caixa de $1.550, conforme mostrado na Figura 7.24.
Todas as contas usadas na coluna Outras contas devem ser inseridas separadamente na contabilidade geral da conta apropriada. A Figura 7.25 mostra como o reembolso seria lançado na conta de despesas de serviços públicos na contabilidade geral.
O Diário de Desembolsos em Dinheiro
Muitas transações envolvem dinheiro. Nós inserimos todo o dinheiro recebido no diário de recibos de caixa e inserimos todos os pagamentos em dinheiro no diário de desembolsos em dinheiro, às vezes também conhecido como diário de pagamentos em dinheiro. Um bom controle interno determina que a melhor regra é que todo dinheiro recebido por uma empresa deve ser depositado, e todo dinheiro pago pelo dinheiro devido pela empresa deve ser feito em cheque. O dinheiro pago é registrado no diário de desembolsos em dinheiro, que geralmente é mantido em ordem numérica pelo número do cheque e inclui todos os cheques registrados no registro do talão de cheques. Se pagássemos a conta telefônica deste mês de $135 com o cheque #4011, nós a inseriríamos conforme mostrado na Figura 7.26 no diário de desembolsos em dinheiro.
O total de todos os desembolsos em dinheiro do mês seria registrado na conta de caixa contábil geral (Figura 7.27) da seguinte forma. Observe que as informações do diário de recebimentos de caixa e do diário de desembolsos de caixa são registradas na conta de caixa contábil geral.
O diário de compras
Muitas empresas inserem apenas compras de estoque por conta no diário de compras. Algumas empresas também o usam para registrar compras de outros suprimentos por conta. No entanto, neste capítulo, usamos o diário de compras somente para compras de estoque por conta. Sempre haverá um débito no Inventário de Mercadorias se você estiver usando o método de inventário perpétuo e um crédito em Contas a Pagar, ou um débito em Compras e um crédito em Contas a Pagar se estiver usando o método de inventário periódico. É semelhante ao diário de vendas porque tem um livro contábil subsidiário correspondente, o livro contábil subsidiário de contas a pagar. Como o diário de compras é apenas para compras de estoque por conta, isso significa que a empresa deve dinheiro. Para acompanhar a quem a empresa deve dinheiro e quando o pagamento é devido, as entradas são lançadas diariamente no livro contábil da subsidiária de contas a pagar. As contas a pagar na contabilidade geral se tornam uma conta de controle, assim como as contas a receber. Se pedirmos o inventário da Jones Mfg. (conta número 789) usando a ordem de compra #123 e recebendo a fatura de $250, isso seria registrado no diário de compras, conforme mostrado na Figura 7.28.
A referência de lançamento seria indicar que inserimos o valor no livro contábil da subsidiária de contas a pagar (Figura 7.29).
O total de todos os livros contábeis subsidiários de contas a pagar seria lançado no final do mês na conta de controle de contas a pagar da contabilidade geral. A soma de todos os livros contábeis subsidiários deve ser igual à quantia relatada na contabilidade geral.
Diário geral
Por que usar um diário geral se temos todos os diários especiais? O motivo é que algumas transações não cabem em nenhum diário especial. Além dos quatro diários especiais apresentados anteriormente (vendas, recebimentos de caixa, desembolsos em dinheiro e compras), algumas empresas também usam um diário especial para devoluções e subsídios de vendas e outro diário especial para devoluções e concessões de compra, se tiverem muitas devoluções de vendas e transações de devolução de compra. No entanto, a maioria das empresas insere essas transações no diário geral, junto com outras transações que não se encaixam na descrição dos tipos específicos de transações contidas nos quatro diários especiais. O diário geral também é necessário para ajustar as entradas (como reconhecer a depreciação, o aluguel pré-pago e os suprimentos que consumimos) e fechar as entradas.
SUA VEZ
Usando os Diários de Vendas e Recebimentos de Caixa
Você possui e opera uma empresa que vende mercadorias para outras empresas. Você permite que clientes estabelecidos comprem mercadorias de você por conta, o que significa que você permite que eles cobrem compras e ofereçam termos de 2/10, n/30. Registre as seguintes transações no diário de vendas e no diário de recibos de caixa:
| 3 de janeiro | Vendas a crédito para VJ Armitraj, Ltd., no valor de $7.200, fatura nº 317745 |
| 9 de janeiro | Vendas a crédito para M. Baghdatis Inc., valor de $5.200, fatura nº 317746 |
| 16 de janeiro | Receba $7.200 da VJ Armitraj, Ltd. (não recebi durante o período de desconto) |
| 17 de janeiro | Vendas a crédito para A. Ashe Inc., valor de $3.780, fatura #317747 |
| 18 de janeiro | Receba o valor total devido da M. Baghdatis Inc. dentro do período de desconto |
Solução
Certifique-se de que o total de todas as contas a receber individuais seja igual ao total de contas a receber, ou:
0 + $3.780 + 0 = $3.780.