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7.2: Descreva e explique o propósito dos periódicos especiais e sua importância para as partes interessadas

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    Quanto maior o negócio, maior a probabilidade de que esse negócio tenha um grande volume de transações que precisam ser registradas e processadas pelo sistema de informações contábeis da empresa. Você aprendeu que cada transação é registrada no diário geral, que é uma lista cronológica das transações. Em outras palavras, as transações são registradas no diário geral à medida que ocorrem. Embora essa seja a metodologia contábil correta, ela também pode criar um diário geral complicado para trabalhar e pode tornar muito difícil encontrar informações específicas. Por exemplo, suponha que o cliente John Smith tenha cobrado um item de $100 em 1º de junho. No diário geral, a empresa registraria o seguinte.

    Entrada no diário, datada de 1º de junho. Débito, contas a receber: John Smith, 100. Crédito, vendas, 100. Explicação: “Para registrar a venda por conta ao cliente”.

    Essa entrada no diário seria seguida por uma entrada no diário para todas as outras transações realizadas pela empresa pelo restante do período. Suponha que, em 27 de junho, o Sr. Smith perguntasse: “Quanto devo?” Para responder a essa pergunta, a empresa precisaria revisar todas as páginas do diário geral por quase um mês inteiro para encontrar todas as transações de vendas relacionadas ao Sr. Smith. E se o Sr. Smith dissesse: “Achei que paguei parte disso há duas semanas”, a empresa teria que ler o diário geral para encontrar todas as entradas de pagamento do Sr. Smith. Imagine se houvesse 1.000 transações similares de venda a crédito para o mês, cada uma seria escrita no diário geral de forma semelhante, e todas as outras transações, como o pagamento de contas ou a compra de estoque, também seriam registradas, em ordem cronológica, no jornal geral. Assim, registrar todas as transações no diário geral torna difícil encontrar informações específicas que são necessárias para um de nossos clientes, o Sr. Smith. O uso de livros contábeis especiais e subsidiários pode tornar o sistema de informações contábeis mais eficaz e permitir que certos tipos de informações sejam obtidos com mais facilidade.

    SUA VEZ

    Usando contas do General Ledger (Control)

    Aqui estão as informações do livro contábil da subsidiária de contas a pagar:

    Contabilidade subsidiária de contas a pagar. Seis colunas, rotuladas da esquerda para a direita: Data, Item, Referência, Débito, Crédito, Saldo. Conta da E. Presley, Ltd., AP número 34. Linha um: 1º de dezembro; Saldo inicial; Em branco; Em branco; Em branco; Em branco; 3.512. Linha dois: 31 de dezembro; desembolsos em dinheiro; 144; 2.150; Blank; 1.362. Conta M. Jackson, Inc., AP número 71. Linha um: 1º de dezembro; Saldo inicial; Em branco; Em branco; Em branco; Em branco; 1.879. Linha dois: 31 de dezembro; diário de compras; em branco; em branco; 2.589; 4.468. Conta da Madonna, Inc., número AP 171. Linha um: 1º de dezembro; Saldo inicial; Em branco; Em branco; Em branco; Em branco; 3.467. Linha dois: 31 de dezembro; diário de compras; em branco; em branco; 3.450; 6.917. Linha três: 31 de dezembro; Diário de compras; Em branco; Em branco: 1.500; 8.417. Linha quatro: 31 de dezembro; General Journal, Return; 119; 250; Blank; 8.167.

    Qual deve estar o total no Total de Controle de Contas a Pagar?

    Aqui estão as informações do livro contábil da subsidiária de contas a receber.

    Contabilidade subsidiária de contas a receber. Seis colunas, rotuladas da esquerda para a direita: Data, Item, Referência, Débito, Crédito, Saldo. Conta da M. Jordan, Inc., número 102045. Linha um: 1º de dezembro; Saldo inicial; Em branco; Em branco; Em branco; Em branco; 2.500. Linha dois: 4 de dezembro; Diário de vendas; 27; 2.750; Em branco; 5.250. Linha três: 10 de dezembro; recibos de caixa; 24; em branco; 3.000; 2.250. Conta da R. Federer, Ltd., número 460708. Linha um: 1º de dezembro; Saldo inicial; Em branco; Em branco; Em branco; Em branco; 2.670. Linha dois: 1º de dezembro; Recibos de caixa; 24; Em branco; 2.670; 0. Conta da T. Woods, Inc., número 564300. Linha um: 1º de dezembro; Saldo inicial; Em branco; Em branco; Em branco; Em branco; 2.140. Linha dois: 17 de dezembro; Diário de vendas; 27; 600; Em branco; 2.740. Linha três: 15 de dezembro; recibos de caixa; 24; Em branco: 1.240; 1.500. Conta da S. Williams, Inc., número 42005. Linha um: 1º de dezembro, saldo inicial; em branco; em branco; em branco; em branco; 7.160. Linha dois: 3 de dezembro; Diário de vendas; 27; 1.800; Em branco; 8.960. Linha três: 8 de dezembro; General Journal; 119; Blank; 800; 8.160.

    Qual deve estar o total no Total de Controle de Contas a Receber?

    Solução

    O total de controle de contas a pagar é: 1.362 + 4.468 + 8.167 = 13.997

    O total de controle de contas a receber é: 2.250 + 0 + 1.500 + 8.160 = 11.910

    Revistas especiais

    Em vez de ter apenas um diário geral, as empresas agrupam transações do mesmo tipo e as registram em diários especiais em vez de no diário geral. Isso torna mais fácil e eficiente encontrar um tipo específico de transação e acelera o processo de publicação dessas transações. Em cada diário especial, todas as transações são totalizadas no final do mês e esses totais são lançados na contabilidade geral. Além disso, em vez de uma pessoa inserir todas as transações em todos os diários, as empresas geralmente atribuem as entradas de um determinado diário especial a uma pessoa. A relação entre os diários especiais, o diário geral e a contabilidade geral pode ser vista na Figura 7.8.

    Círculo central chamado General Ledger cercado por cinco caixas com setas apontando para o General Ledger. As cinco caixas são rotuladas, no sentido horário a partir do canto inferior esquerdo: Diário de Vendas, Diário de Recebimentos de Caixa, Diário de Desembolsos de Caixa, Diário de Compras, Diário Geral.
    Figura 7.8 Especial e Geral. Os resumos das transações formam os diários especiais e todas as transações no diário geral são lançadas no livro contábil geral. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

    A maioria das empresas tem quatro revistas especiais, mas pode haver mais, dependendo das necessidades do negócio. Os quatro principais periódicos especiais são o diário de vendas, o diário de compras, o diário de desembolsos de caixa e o diário de recibos de caixa. Esses diários especiais foram criados porque algumas entradas de diário ocorrem repetidamente. Por exemplo, vender mercadorias por dinheiro é sempre um débito em dinheiro e um crédito em vendas registrado no diário de recebimentos de caixa. Da mesma forma, registraríamos uma venda de mercadorias a crédito no diário de vendas, como débito em contas a receber e crédito em vendas. As empresas que usam um sistema de inventário perpétuo também registram uma segunda entrada para uma venda com um débito no custo dos produtos vendidos e um crédito no estoque. Você pode ver exemplos de entradas na Figura 7.9.

    Diário de vendas, página 10. Seis colunas, rotuladas da esquerda para a direita: Data, Conta, Número da Fatura, Referência, Contas de Débito a Receber e Vendas a Crédito, Custo de Débito das Mercadorias Vendidas e Estoque de Mercadorias a Crédito. Linha um, da esquerda para a direita: 21 de fevereiro de 2019; Jack Customer; 715; Blank; $5.200; $3.800. Linha dois, da esquerda para a direita: 23 de fevereiro de 2019; Susan Carol; 716; Blank; $10.600; $8.400.
    Figura 7.9 Diário de vendas. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

    Observe que há uma coluna para inserir a data em que a transação ocorreu; uma coluna para indicar o cliente a quem a transação se refere; um número de fatura que deve corresponder ao número na fatura fornecida (em papel ou eletronicamente) ao cliente; uma caixa de referência que indica a transação foi lançado na conta do cliente e pode incluir algo tão simples como uma marca de verificação ou um código que vincula a transação a outros diários e livros contábeis; e as duas últimas colunas que indicam as contas e os valores debitados e creditados.

    As compras de estoque a crédito seriam registradas no diário de compras (Figura 7.10) com um débito no inventário de mercadorias e um crédito em contas a pagar.

    Diário de Compras, página 36. Seis colunas, rotuladas da esquerda para a direita: data, conta, número da fatura, referência, débito no estoque de mercadorias, crédito de contas a pagar. Linha um: 14 de fevereiro de 2019; Inventário de Irving; 1542; Blank; $35.000; $35.000. Linha dois: 27 de fevereiro de 2019; Greta's Goods; 612; Blank; $14.700; $14.700.
    Figura 7.10 Diário de compras. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

    O pagamento de contas é registrado no diário de desembolsos em dinheiro (Figura 7.11) e é sempre um débito em contas a pagar (ou outra conta a pagar ou despesa) e um crédito em dinheiro.

    Diário de desembolsos em dinheiro, página 100. Seis colunas, rotuladas da esquerda para a direita: data, conta, número da fatura, referência, débito em contas a pagar (ou outra conta), crédito em dinheiro. Linha 1:7 de fevereiro de 2019; Mumford, Inc.; 1100; Blank; $15.000; $15.000. Linha dois: 18 de fevereiro de 2019; Ballyho, Company; 716; Blank; $21.200; $21.200.
    Figura 7.11 Diário de desembolsos em dinheiro. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

    O recebimento de dinheiro da venda de mercadorias, como pagamento em contas a receber ou de outras transações, é registrado em um diário de recibos de caixa (Figura 7.12) com um débito em dinheiro e um crédito na fonte do caixa, seja da receita de vendas, pagamento em uma conta contas a receber ou alguma outra conta.

    Diário de recibos de caixa. Seis colunas, rotuladas da esquerda para a direita: data, conta, número da fatura, referência, débito em dinheiro, contas a receber, vendas ou outras contas de crédito. Linha 1:8 de fevereiro de 2019; Connie Customer; 450. Em branco; $300; $300. Linha dois: 27 de fevereiro de 2019; Billy May; 602; Blank; $1.000; $1.000.
    Figura 7.12 Diário de recibos de caixa. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

    A Tabela 7.1 resume as transações típicas nos periódicos especiais ilustrados anteriormente.

    Tipos e propósitos de periódicos especiais

    Nome do diário Finalidade da revista Conta (s) debitada (s) Conta (s) creditada (s)
    Diário de vendas Vendas a crédito Contas a receber, custo das mercadorias vendidas Vendas, inventário
    Diário de compras Compras a crédito Inventário Contas a pagar
    Diário de desembolsos em dinheiro Pagando em dinheiro Podem ser:
    contas a pagar ou outras contas    		 Dinheiro
    Diário de recibos de caixa Recebendo dinheiro Dinheiro Podem ser:
    vendas, contas a receber ou outras contas
    Diário geral Qualquer transação não coberta anteriormente; ajustando e fechando entradas Pode ser:
    Despesa de depreciação    		 Pode ser: Depreciação
    acumulada

    Tabela 7.1

    Como você vai se lembrar de tudo isso? Lembre-se de que “Cash Is King”, então consideramos primeiro as transações em dinheiro. Se você receber dinheiro, independentemente da origem da transação, e mesmo que seja apenas uma parte da transação, ele entrará no diário de recebimentos de caixa. Por exemplo, se a empresa fizesse uma venda por $1.000 e o cliente desse $300 em dinheiro e prometesse pagar o saldo restante no futuro, toda a transação entraria no diário de recibos de caixa, porque algum dinheiro foi recebido, mesmo que fosse apenas parte de uma transação. Você não pôde dividir esse lançamento diário entre dois diários, porque os débitos de cada transação devem ser iguais aos créditos, caso contrário, os totais do seu diário não serão saldados no final do mês. Você pode considerar dividir essa transação em duas transações separadas e considerá-la uma venda à vista por $300 e uma venda por conta de $700, mas isso também seria inapropriado. Embora os saldos nas contas contábeis sejam tecnicamente corretos se você fizesse isso, essa não é a abordagem correta. Um bom controle interno determina que esta é uma transação única, associada a um número de fatura em uma determinada data, e deve ser registrada em sua totalidade em um único diário, que neste caso é o diário de recebimentos de caixa. Se algum dinheiro for recebido, mesmo que seja apenas uma parte da transação, toda a transação será inserida no diário de recibos de caixa. Neste exemplo, a transação inserida no diário de recebimentos de caixa teria um débito em dinheiro de $300, um débito em Contas a Receber de $700 e um crédito em Vendas de $1.000.

    Se você pagar em dinheiro (geralmente preenchendo um cheque), por qualquer motivo, mesmo que seja apenas uma parte da transação, toda a transação será registrada no diário de desembolsos em dinheiro. Por exemplo, se a empresa comprasse um prédio por $500.000 e desse um cheque de $100.000 como adiantamento, toda a transação seria registrada no diário de desembolsos em dinheiro como um crédito em dinheiro de $100.000, um crédito à hipoteca a pagar por $400.000 e um débito em edifícios por $ 500.000.

    Se a transação não envolver dinheiro, ela será registrada em uma das outras revistas especiais. Se for uma venda a crédito (também conhecida como venda por conta), ela será registrada no diário de vendas. Se for uma compra a crédito (também conhecida como compra por conta), ela é registrada no diário de compras. Se não for nenhuma das opções acima, ela será registrada no diário geral.

    APLICAÇÃO CONTÍNUA

    Sistemas de informação contábil

    Vamos considerar como seria o sistema de informações contábeis da Gearhead Outfitters. Quais informações a gerência da empresa achará importantes? Da mesma forma, de quais informações os usuários externos dos relatórios financeiros da Gearhead podem precisar? Os requisitos regulatórios determinam o que a Gearhead precisa rastrear em seu sistema contábil?

    A Gearhead desejará conhecer sua posição financeira, resultados das operações e fluxos de caixa. Esses dados ajudarão a gerência a tomar decisões sobre a empresa. Da mesma forma, usuários externos desejam que esses dados (balanço, demonstração de resultados e demonstração de fluxos de caixa) tomem decisões, como estender ou não crédito à Gearhead.

    Para manter registros precisos, as operações da empresa devem ser consideradas. Por exemplo, o estoque é comprado, as vendas são feitas, os clientes são cobrados, o dinheiro é coletado, os funcionários trabalham e precisam ser pagos e outras despesas são incorridas. Todas essas operações envolvem diferentes processos de gravação. O inventário exigirá um diário de compras. As vendas exigirão um diário de vendas, um diário de recibos de caixa e um diário da subsidiária de contas a receber (discutido posteriormente). A folha de pagamento e outros desembolsos exigirão seus próprios diários para rastrear as transações com precisão.

    Esses periódicos permitem que uma empresa registre informações contábeis e gere demonstrações financeiras. Os dados também fornecem à gerência as informações necessárias para tomar decisões comerciais sólidas. Por exemplo, os livros contábeis subsidiários, como o livro contábil de contas a receber, fornecem dados sobre o envelhecimento e a capacidade de cobrança dos recebíveis. Assim, o projeto, a implementação e a manutenção adequados do sistema de informações contábeis são vitais para a sustentabilidade de uma empresa.

    Quais outras perguntas podem ser respondidas por meio da análise das informações coletadas pelo sistema de informações contábeis? Pense em termos do tempo de pedidos de estoque e das necessidades de fluxo de caixa. Há informações não financeiras para extrair do sistema contábil? Um sistema de informações contábeis deve fornecer as informações necessárias para que uma empresa alcance suas metas.

    Livros contábeis subsidiários

    Além dos quatro diários especiais, existem dois livros contábeis especiais, o livro da subsidiária de contas a receber e o livro da subsidiária de contas a pagar. O livro da subsidiária de contas a receber fornece detalhes sobre cada pessoa que deve dinheiro à empresa, conforme mostrado na Figura 7.13. Cada bloco colorido representa a conta de um indivíduo e mostra apenas a quantia que essa pessoa deve à empresa. Observe que o livro contábil subsidiário fornece a data da transação e uma coluna de referência para vincular a transação às mesmas informações publicadas em um dos diários especiais (ou diário geral, se diários especiais não forem usados) — essa referência geralmente é um código que faz referência ao diário especial, como SJ para o diário especial de vendas, bem como os valores devidos na coluna de débito e os pagamentos feitos na coluna de crédito. Os valores devidos por todos os indivíduos, conforme indicado no livro contábil da subsidiária, são somados para formar o total de controle de contas a receber, e isso deve ser igual ao saldo de contas a receber relatado na contabilidade geral, conforme mostrado na Figura 7.14. Os pontos-chave sobre o livro contábil subsidiário de contas a receber são:

    • Contas a receber no livro contábil geral é o total de todos os totais de contas individuais que estão listados no livro contábil subsidiário de contas a receber.
    • Todos os valores devidos à empresa no livro contábil subsidiário de contas a receber devem ser iguais aos valores na conta contábil geral de contas a receber.
    Cinco colunas, rotuladas da esquerda para a direita: Data, Referência, Débito, Crédito, Saldo. Conta Smith. Linha um: 1º de fevereiro; Em branco; $100; Em branco: $100. Linha dois: 9 de fevereiro; Em branco; $300; Em branco; $400. Conta Jones. Linha um: 2 de fevereiro; Em branco; $200; Em branco; $200. Linha dois: 8 de fevereiro; Em branco; $300; Em branco; $500. Conta Lee. Linha um: 1º de fevereiro; Em branco; $300; Em branco; $300. Linha dois: 4 de fevereiro; Em branco; Em branco; $200; $100.
    Figura 7.13 Contabilidade subsidiária de contas a receber. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)
    Comparando o livro contábil subsidiário de contas a receber com a conta de controle de contas a receber no General Ledger. Saldo Smith, $400, mais Saldo Jones, $500, mais Saldo Lee, $100, é igual a Saldo de Contas a Receber, $1.000.
    Figura 7.14 Contas a receber. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

    CONSIDERAÇÕES ÉTICAS

    Fraude contábil subsidiária 6

    Os livros contábeis subsidiários devem se equilibrar e concordar com o livro contábil geral. Os contadores que usam o QuickBooks e outros sistemas contábeis podem não precisar realizar essa etapa, porque nesses sistemas o livro contábil subsidiário atualiza o livro contábil automaticamente. No entanto, uma pessoa desonesta pode manipular os registros contábeis registrando uma quantidade menor de recebimentos em dinheiro na conta de controle do que a registrada nos cartões contábeis da subsidiária. O contador ético deve estar atento para garantir que os livros permaneçam equilibrados e que controles internos adequados estejam em vigor para garantir a solidez do sistema contábil.

    O livro contábil da subsidiária de contas a pagar contém os detalhes sobre todos os valores que uma empresa deve a pessoas e/ou empresas. No livro contábil subsidiário de contas a pagar, cada fornecedor (a pessoa ou empresa da qual você comprou estoque ou outros itens) tem uma conta que mostra os detalhes de todas as transações. Semelhante ao livro da subsidiária de contas a receber, o diário da subsidiária de compras indica a data em que uma transação ocorreu; uma coluna de referência usada da mesma maneira descrita anteriormente para os livros subsidiários de contas a receber; e, finalmente, o livro contábil da subsidiária mostra o valor cobrado ou o valor pago. A seguir estão as transações da ABC Inc. e da XYZ Inc. O saldo final indicado em cada diário de compras da subsidiária mostra o valor que a empresa deve à ABC e à XYZ.

    Contabilidade subsidiária de contas a pagar. Seis colunas, rotuladas da esquerda para a direita: Data, Referência, Item, Débito, Crédito, Saldo. Conta da ABC, Inc. Linha um: 1º de janeiro; Em branco; Compra; Em branco; $200; $200. Linha dois: 15 de janeiro; Em branco; Pagamento; $75; Em branco; $125. Linha três: 20 de janeiro; Em branco; Compra; Em branco; $50; $175. Conta XYZ, Inc. Linha um: 3 de janeiro; Em branco; Compra; Em branco; $100; $100. Linha dois: 15 de janeiro; Em branco; Pagamento; $20; Em branco; $80. Linha três: 20 de janeiro; Em branco; Compra; Em branco; $50; $130.

    Se os dois valores forem somados, a empresa deve $305 no total às duas empresas. O $305 é o valor que será exibido na conta contábil geral de contas a pagar.

    SUA VEZ

    Usando o livro de registros subsidiários de contas a pagar

    Encontre o saldo de cada conta no livro contábil da subsidiária de contas a pagar a seguir. Observe que cada conta de fornecedor tem um número de conta exclusivo ou número AP.

    Contabilidade subsidiária de contas a pagar. Seis colunas, rotuladas da esquerda para a direita: Data, Item, Referência, Débito, Crédito, Saldo. Conta da Elizabeth I, Inc., número AP 734. Linha um: 1º de dezembro; Saldo inicial; Em branco; Em branco; Em branco; Em branco; 3.134. Linha dois: 15 de dezembro; desembolsos em dinheiro; 124; 2.150; Blank;?. Linha três: 16 de dezembro; Diário de compras; 76; Em branco: 3.112;?. Linha quatro: 29 de dezembro; desembolsos em dinheiro; 125; 1.250; Em branco;?. Conta da F. Nightingale, Inc., número AP 731. Linha um: 1º de dezembro; Saldo inicial; Em branco; Em branco; Em branco; Em branco; 3.446. Linha dois: 9 de dezembro; Diário de compras; 76; Em branco; 2.589;?. Linha três: 15 de dezembro; Diário de compras; 77; Em branco: 1.234;?. Conta da L. M. Alcott, Inc., número AP 671. Linha um: 1º de dezembro; Saldo inicial; Em branco; Em branco; Em branco; Em branco; 3.467. Linha dois: 15 de dezembro; Diário de compras; 77; Em branco; 3.450;?. Linha três: 28 de dezembro; Diário de compras; 77; Em branco: 1.500;?. Linha quatro: 31 de dezembro; General Journal, Return; 127; 250; Blank;?.

    Solução

    Contabilidade subsidiária de contas a pagar. Seis colunas, rotuladas da esquerda para a direita: Data, Item, Referência, Débito, Crédito, Saldo. Conta da Elizabeth I, Inc., número AP 734. Linha um: 1º de dezembro; Saldo inicial; Em branco; Em branco; Em branco; Em branco; 3.134. Linha dois: 15 de dezembro; desembolsos em dinheiro; 124; 2.150; Blank; 984. Linha três: 16 de dezembro; Diário de compras; 76; Em branco: 3.112; 4.096. Linha quatro: 29 de dezembro; desembolsos em dinheiro; 125; 1.250; Blank; 2.846. Conta da F. Nightingale, Inc., número AP 731. Linha um: 1º de dezembro; Saldo inicial; Em branco; Em branco; Em branco; Em branco; 3.446. Linha dois: 9 de dezembro; Diário de compras; 76; Em branco; 2.589; 6.035. Linha três: 15 de dezembro; Diário de compras; 77; Em branco: 1.234; 7.269. Conta da L. M. Alcott, Inc., número AP 671. Linha um: 1º de dezembro; Saldo inicial; Em branco; Em branco; Em branco; Em branco; 3.467. Linha dois: 15 de dezembro; Diário de compras; 77; Em branco; 3.450; 6.917. Linha três: 28 de dezembro; Diário de compras; 77; Em branco: 1.500; 8.417. Linha quatro: 31 de dezembro; General Journal, Return; 127; 250; Blank; 8.167.

    Notas de pé