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7.1: Definir e descrever os componentes de um sistema de informações contábeis

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    Hoje, quando nos referimos a um sistema de informações contábeis (AIS), geralmente queremos dizer um sistema contábil computadorizado, porque computadores e softwares de computador que nos ajudam a processar transações contábeis se tornaram relativamente baratos. Os benefícios de usar um sistema contábil computadorizado superam os custos de compra de um, e quase todas as empresas, mesmo as muito pequenas, podem pagar e usam um sistema contábil computadorizado. Isso não quer dizer que os sistemas e processos de contabilidade em papel ou manual tenham desaparecido. A maioria das empresas tem alguma forma de sistemas não computadorizados e computadorizados. O QuickBooks é um exemplo de um aplicativo de software de contabilidade relativamente barato que é popular entre pequenas e médias empresas.

    Sistemas de informação contábil manuais e computadorizados

    Curiosamente, o termo sistema de informações contábeis é anterior aos computadores. Tecnicamente, um AIS é um sistema ou conjunto de processos para coletar dados sobre transações contábeis; registrar, organizar e resumir os dados; e culminar com a preparação de demonstrações financeiras e outros relatórios para usuários internos e externos. Esses sistemas ou processos podem existir como uma série de livros em papel, bancos de dados de computadores ou alguma combinação dos dois. Exemplos de usuários externos incluem bancos que podem emprestar dinheiro à empresa, investidores e a Comissão de Valores Mobiliários (SEC), que exige que empresas de capital aberto enviem demonstrações financeiras auditadas. Como as empresas precisavam produzir demonstrações financeiras muito antes da existência dos computadores, elas usavam sistemas de contabilidade manual para coletar os dados necessários. Dados são o termo para partes de transações contábeis que constituem a entrada para um AIS. Você examinou várias formas de dados neste curso, por exemplo, o dinheiro recebido na venda de um item é um ponto de dados, a redução da conta de estoque relacionada a esse item vendido específico é outro ponto de dados e tanto a receita quanto o custo dos produtos vendidos seriam adicionais pontos de dados associados a essa única transação de uma venda. Esses pontos de dados são resumidos e agregados (em outras palavras, “processados”) em números mais significativos e úteis que aparecem nas demonstrações financeiras, e todos esses dados são normalmente chamados de informações financeiras. Uma empresa que pode ter usado um AIS manual anos atrás provavelmente usa um AIS computadorizado hoje. É importante lembrar que um sistema contábil computadorizado não muda o que fazemos com as transações contábeis, apenas muda a forma como o fazemos e como podemos apresentar as informações a diferentes usuários.

    Vamos considerar o exemplo de uma empresa que surgiu antes de termos computadores, a loja de departamentos Macy's, que atualmente opera lojas em quase todos os cinquenta estados dos EUA. A Macy's começou como uma pequena e sofisticada loja de produtos secos que abriu na cidade de Nova York em 1858 e tornou-se uma loja de departamentos, a R.H. Macy & Co., em 1877 usando o mesmo logotipo de estrela vermelha que ainda usa hoje. Podemos supor que, mesmo há cem anos, a Macy's precisava realizar as mesmas tarefas que faz hoje:

    • comprar estoque de mercadorias para vender aos clientes;
    • registrar retornos de parte do inventário;
    • registrar as vendas feitas aos clientes pelo preço de venda;
    • registre o custo das mercadorias vendidas no valor que a Macy's pagou para comprá-las;
    • registrar pagamentos de clientes;
    • registrar retornos de clientes;
    • comprar outros tipos de itens necessários para as operações, como material de escritório e ativos fixos;
    • pagar por compras anteriores;
    • pagar aluguel, serviços públicos e outros serviços;
    • pagar funcionários;
    • insira todas essas transações;
    • publicar todas as transações;
    • registros de ajuste de entradas do diário;
    • registrar entradas do diário de encerramento;
    • acompanhe seus recebíveis, contas a pagar e estoque; e
    • produzir demonstrações financeiras para usuários internos e externos , bem como outros relatórios úteis para os gerentes na avaliação de várias medidas de desempenho necessárias para avaliar o sucesso da empresa.

    Como você pode imaginar, fazer tudo isso sem computadores é bem diferente de realizar essas tarefas com a ajuda de computadores. Em um sistema manual, cada transação comercial é registrada, na forma de um diário no diário geral ou em um dos quatro outros periódicos especiais comuns descritos em Descrever e explicar o propósito dos periódicos especiais e sua importância para as partes interessadas, usando caneta e papel. Os lançamentos diários são então lançados em um livro contábil; os saldos seriam calculados manualmente ou com uma máquina/calculadora adicional para cada conta contábil geral; um saldo experimental é preparado; os lançamentos diários de ajuste são preparados; e, finalmente, as demonstrações financeiras são preparadas, tudo manualmente.

    CONCEITOS NA PRÁTICA

    Modernização dos sistemas contábeis

    Em 1955, em um dos primeiros usos de um verdadeiro computador para facilitar as tarefas contábeis, a General Electric Company usou um computador UNIVAC para processar sua folha de pagamento. Inicialmente, o computador levou quarenta horas apenas para processar a folha de pagamento por um período de pagamento. O primeiro software de planilhas da era moderna para computadores pessoais, o VisiCalc, foi disponibilizado em 1978. Assim, entre esses períodos, houve pequenas melhorias no uso de ferramentas contábeis computadorizadas, mas foi somente em meados da década de 1980 que programas abrangentes de contabilidade computadorizada se tornaram amplamente utilizados. Assim, antes de meados da década de 1980, muita contabilidade era feita manualmente ou usando uma variedade de sistemas de computador menos avançados em conjunto com sistemas manuais. Imagine o número de contadores necessários para registrar as transações de muitas empresas. Por exemplo, no primeiro dia de negócios na Macy's em 1858, a loja teve uma receita de $11,06. 1 O registro contábil real usado para registrar essas vendas é mostrado na Figura 7.2, que parece bastante simples. Hoje, a Macy's tem mais de $24 bilhões em receita de vendas — você pode imaginar contabilizar todas essas transações (junto com todas as despesas) manualmente?

    Fotografia de uma revista contábil de 1858.
    Figura 7.2 Macy's Accounting Ledger. Livro contábil mostrando as transações do primeiro dia da Macy's. A receita total foi de $11,06 ou um pouco mais de $340 em dólares atuais. (crédito: usado com permissão da Macy's Corporation)

    Hoje, a Macy's e outras empresas grandes e pequenas realizam as mesmas tarefas contábeis usando hardware de computador (computadores, impressoras e teclados) e software. Por exemplo, os caixas podem inserir transações em um computador usando um teclado, scanner ou tela sensível ao toque. A tela exibe os dados inseridos ou os campos disponíveis para entrada de dados. Como exemplo, a maioria das lojas de varejo tem um sistema de ponto de venda (POS) que insere a venda digitalizando o item no ponto de venda, ou seja, no momento em que a transação é feita. Esse sistema registra a venda e, ao mesmo tempo, atualiza o estoque, reduzindo-o com base no número de itens comprados.

    Posteriormente, na seção sobre como preparar um livro contábil subsidiário, você receberá uma série de transações para uma pequena empresa e deverá primeiro inserir as transações manualmente no diário apropriado, publicar as informações dos diários para o livro-razão geral, prepare saldos experimentais, ajuste e feche entradas e produza manualmente demonstrações financeiras, assim como a Macy's ou qualquer outra empresa teria feito antes do uso de várias tecnologias de computador. Em seguida, você executará as mesmas tarefas usando o QuickBooks, um popular programa de software de contabilidade usado por muitas pequenas e médias empresas. Uma empresa tão grande quanto a Macy's tem lojas em locais em todo o país e um grande volume de transações, portanto, é mais provável que use um pacote de software projetado para atender às necessidades de uma empresa muito grande. Isso geralmente é chamado de sistema de planejamento de recursos corporativos (ERP), que significa sistema de planejamento de recursos corporativos (ERP). Um sistema ERP integra todos os sistemas computadorizados da empresa, incluindo sistemas contábeis e sistemas não contábeis. Ou seja, as grandes empresas têm vários subsistemas contábeis, como o sistema de receita (vendas/contas a receber/recibos de caixa), o sistema de despesas (compras/contas a pagar/desembolsos em dinheiro), o sistema de produção, o sistema de folha de pagamento e o sistema contábil geral. Os sistemas não contábeis podem incluir pesquisa e desenvolvimento, marketing e recursos humanos, que, embora não sejam parte integrante do sistema contábil, em um sistema ERP de grande porte em toda a empresa são integrados aos módulos contábeis. Exemplos de sistemas de software ERP populares são PeopleSoft e SAP.

    Como muitas empresas atuais, a Macy's também mantém um site da empresa e se dedica ao comércio eletrônico, oferecendo a venda de muitos produtos da empresa on-line. Empresas de software de contabilidade, como QuickBooks e grandes fornecedores de software, atualizaram as maneiras pelas quais podem fornecer software AIS para atender a essas necessidades. Por exemplo, uma pequena loja de calçados local pode comprar o software QuickBooks fornecido em um dispositivo de armazenamento eletrônico, como um CD, e carregá-lo para ser armazenado no disco rígido dos computadores da empresa, ou a loja pode comprar uma versão “em nuvem”. A versão em nuvem fornece à loja de calçados que compra o software acesso ao software QuickBooks on-line por meio de um ID de usuário e senha, sem a necessidade de carregar o software nos computadores da loja. O QuickBooks atualiza o software quando novas versões são lançadas e armazena os dados contábeis da empresa na nuvem. Computação em nuvem se refere ao uso da Internet para acessar software e instalações de armazenamento de informações fornecidas por empresas, em vez de, ou além de, armazenar esses dados no disco rígido do computador da empresa ou em papel. Uma vantagem da computação em nuvem é que os funcionários da empresa podem acessar o software e inserir transações de qualquer dispositivo com conexão à Internet em qualquer local. A empresa paga uma taxa mensal pelo acesso ao software atualizado, o que pode ser mais barato do que comprar software armazenado em computadores individuais. As desvantagens potenciais incluem questões de segurança porque uma empresa externa está armazenando programas e dados da empresa e, se a empresa de hospedagem tiver dificuldades técnicas, as empresas que pagam por esses serviços podem temporariamente ficar impossibilitadas de acessar seus próprios dados ou realizar negócios. No entanto, os serviços em nuvem estão cada vez mais populares.

    Aqui, ilustramos os conceitos e práticas de um AIS usando o Intuit QuickBooks, um AIS popular e amplamente usado.

    Embora uma empresa normalmente selecione um AIS para atender às suas necessidades específicas, todos os sistemas devem ter componentes capazes de:

    • inserir/inserir dados (por exemplo, inserir uma venda para um cliente);
    • armazenar dados;
    • processar dados e calcular valores adicionais relacionados a transações (por exemplo, calcular o imposto sobre vendas sobre a venda, bem como os custos de envio e taxas de seguro; calcular o pagamento de um funcionário multiplicando as horas trabalhadas pela taxa de pagamento por hora; processando alterações de inventário de compras de estoque e vendas de estoque e dados de qualquer outra transação que ocorra no negócio);
    • agregar/resumir dados (por exemplo, calcular o total de vendas do ano);
    • apresentar dados (por exemplo, produzir um balanço patrimonial e outras demonstrações financeiras e relatórios do ano); e
    • armazenar dados (como nome, endereço, endereço de entrega e limite de crédito do cliente).

    Os AISs, sejam eles computadorizados ou manuais, geralmente envolvem três estágios: entrada, processamento e saída. Nós inserimos dados brutos em nosso sistema no estágio de entrada e tentamos corrigir quaisquer erros antes de passar para a próxima etapa de processamento dos dados. Em última análise, produzimos “saída”, que está na forma de informações úteis.

    Entrada/inserção de dados

    Um documento fonte é o documento original que fornece evidências de que uma transação ocorreu. Se você contratar uma empresa para pintar sua casa, ela provavelmente fornecerá um documento mostrando o quanto você deve. Esse é o documento de vendas da empresa e sua fatura. Quando você paga, seu cheque ou registro de transação digital também é um documento fonte da empresa que prestou o serviço, neste caso, o pintor doméstico.

    Suponha que você vá à livraria da universidade para comprar um moletom escolar e ele esteja esgotado. Em seguida, você preenche um documento solicitando um moletom de tamanho médio em azul. O formulário que você preenche é um pedido de compra para você e um pedido de venda para a livraria da universidade. Também é um documento fonte que fornece evidências de que você pediu o moletom. Suponha que a livraria não solicite que você pague adiantado porque não tem certeza se conseguirá obter o moletom para você. Nesse ponto, nenhuma venda foi feita e você não deve dinheiro à livraria. Alguns dias depois, a livraria consegue adquirir o moletom que você pediu e envia um e-mail notificando você sobre isso. Ao retornar à livraria, você recebe o moletom e uma fatura (também conhecida como fatura) que deve pagar para levar seu moletom para casa. Essa fatura/fatura também é um documento fonte. Ele fornece evidências da venda e de sua obrigação de pagar esse valor. Vejamos um exemplo.

    A Figura 7.3 é um documento fonte — uma fatura (fatura) da Symmetry Mold Design para serviços de projeto de moldes. Observe que os termos (acordos sobre pagamentos) estão listados na parte superior e como a empresa calcula esses resultados na parte inferior.

    Um exemplo de fatura enviada a um cliente para itens que o cliente comprou.
    Figura 7.3 Fatura da Symmetry Mold Design mostrando as condições de pagamento. (crédito: modificação da “Fatura” por James Ceszyk/Flickr, CC B 4.0)

    Algumas empresas enviam contas em papel pelo correio, muitas vezes pedindo ao destinatário que retire parte da fatura e a devolva com o pagamento. Essa parte destacável é um documento de entrega e ajuda a garantir que o pagamento seja aplicado à conta e fatura corretas do cliente. Geralmente, esse documento começava como saída impressa, uma fatura, da parte de cobrança do AIS. Quando o cliente rasga uma parte dela e a devolve no envelope com um cheque para a empresa, ela agora foi “devolvida ” e será usada como um documento fonte de entrada, chamado de aviso de remessa. Um aviso de remessa é um documento que os clientes enviam junto com cheques e informa ao destinatário qual fatura o cliente está pagando. A Figura 7.4 é um exemplo de um documento giratório.

    Um exemplo da guia de pagamento que os clientes devolvem a uma empresa com o pagamento.
    Figura 7.4 Documento de devolução da Kohl's. O uso da automação (códigos de barras) economiza tempo e garante precisão, pois uma máquina pode ler o endereço, o número da conta e até mesmo o valor do cheque. (crédito: modificação de “Bill” por Kerry Ceszyk/Flickr, CC BY 4.0)

    Os sistemas contábeis manuais e computadorizados utilizaram documentos de origem. Os sistemas de comércio eletrônico têm alguns documentos de origem adicionais relacionados a transações on-line. Os documentos de origem ajudam a estabelecer uma trilha de auditoria, que é uma trilha de evidências que documenta o histórico de uma transação específica a partir do documento inicial/fonte e mostra todas as etapas pelas quais ela passou até sua disposição final. A trilha de documentos de origem e outros registros (a trilha de auditoria) facilita a investigação de erros ou perguntas de clientes, fornecedores, funcionários e outros. Por exemplo, quando um cliente faz um pedido por telefone, correio ou on-line, o pedido de venda se torna o documento de origem. Se o cliente não receber o produto pedido, a empresa poderá localizar o pedido original, verificar se um bilhete de coleta foi gerado (um bilhete de coleta informa aos funcionários do depósito quais itens de estoque o cliente pediu, que agora precisam ser retirados da prateleira) e localizar os documentos de envio , que fornecem evidências de que o produto foi entregue ao remetente e verificam a assinatura do cliente confirmando o recebimento da mercadoria. A trilha de documentos e entradas em periódicos e livros contábeis e seu equivalente eletrônico gerado por essa transação fornecem evidências de todas as etapas que ocorreram ao longo do caminho. Isso torna mais fácil para qualquer pessoa verificar ou investigar, e talvez encontrar os elos fracos em que o processo pode ter falhado. Ele permite que a empresa identifique o motivo pelo qual o cliente nunca recebeu as mercadorias encomendadas. Talvez o pedido nunca tenha sido enviado porque a empresa estava sem estoque desse produto específico, talvez tenha sido enviado e deixado na porta do cliente sem a solicitação de assinatura, ou talvez o pedido tenha sido enviado para o cliente errado ou para um endereço incorreto. Uma trilha de auditoria ajudará o pessoal da empresa a investigar qualquer um desses problemas comuns. Também deve ajudá-los a identificar fraquezas em seus processos e precipitar melhorias.

    As empresas precisam de uma forma de inserir dados do documento de origem , como uma fatura de venda ou uma ordem de compra. Isso era feito anteriormente com papel e caneta e atualmente é feito digitando-o em um teclado de computador; digitalizando, com um scanner, como um que lê símbolos MICR (reconhecimento de caracteres de tinta magnética) (encontrados em cheques bancários) ou scanners do sistema POS em caixas registradoras que digitalizam a barra do produto Códigos/símbolos UPC; ou recebê-los por transmissão eletrônica (ou transferência eletrônica de fundos [EFT]). A entrada geralmente envolve o uso de hardware, como scanners, teclados, teclados, telas sensíveis ao toque ou leitores de impressão digital chamados dispositivos biométricos. Depois que os dados são inseridos, eles devem ser processados para serem úteis.

    Processando dados

    As empresas precisam do sistema contábil para processar os dados que foram inseridos e transformá-los em informações úteis. Nos sistemas de contabilidade manual, os funcionários processam todos os dados da transação registrando, publicando e criando relatórios financeiros usando papel. No entanto, à medida que a tecnologia avançou, ficou mais fácil manter registros usando computadores com programas de software desenvolvidos especificamente para transações contábeis. Os computadores são bons em repetição e cálculos, ambos envolvidos na contabilidade, e os computadores podem realizar esses cálculos e análises mais rapidamente e com menos erros, tornando-os uma ferramenta muito eficaz para a contabilidade, tanto do ponto de vista da entrada quanto da saída.

    LINK PARA O APRENDIZADO

    Veja uma lista de pacotes de software de contabilidade populares. Com essas informações, as opções potenciais para exemplos de opções de software de contabilidade podem ser avaliadas.

    Resultado: Apresentando informações

    Um AIS deve fornecer uma forma de apresentar a saída do sistema ( página impressa, imagem de tela, transmissão eletrônica). Qualquer aplicativo de software de contabilidade, como o usado por grandes empresas (um sistema ERP) ou um usado por empresas menores (QuickBooks), pode imprimir facilmente demonstrações financeiras e outros documentos, bem como exibi-los na tela.

    Algumas informações financeiras devem ser fornecidas a outras fontes, como bancos ou agências governamentais, e embora nas últimas décadas tudo tenha sido apresentado e enviado em papel, hoje, a maioria dessas informações é enviada eletronicamente, e os AISs ajudam a facilitar a obtenção das informações no formato eletrônico necessário. Muitos bancos exigem dados eletrônicos, e o Internal Revenue System (IRS) aceita suas informações como uma transmissão digital em vez de um formulário em papel. Em 2017, 92% de todos os contribuintes que declararam seus próprios impostos o fizeram eletronicamente. 2 A maioria das empresas opta por declarar seus impostos eletronicamente, e aquelas com ativos acima de $10 milhões devem arquivar eletronicamente no IRS. 3 Desde 5 de maio de 1996, todas as empresas de capital aberto devem enviar seus registros, como demonstrações financeiras e ofertas de ações, à SEC eletronicamente. 4 A SEC coloca todos os dados em um banco de dados eletrônico conhecido como Sistema Eletrônico de Coleta, Análise e Recuperação de Dados (EDGAR). Esse banco de dados permite que qualquer pessoa pesquise no banco de dados informações financeiras e outras sobre qualquer empresa de capital aberto. Assim, os AISs facilitam não apenas o acesso interno às informações financeiras, mas o compartilhamento dessas informações externamente, conforme necessário ou exigido. Assim como o sistema EDGAR usado pela SEC armazena dados para recuperação, um AIS deve fornecer uma maneira de armazenar e recuperar dados.

    Armazenando dados

    Os dados podem ser armazenados por um AIS em formato de papel, digital ou nuvem. Antes de os computadores serem amplamente usados, os dados financeiros eram armazenados em papel, como o diário e o livro contábil mostrados na Figura 7.5.

    Exemplos de livros contábeis de registro.
    Figura 7.5 Armazenamento de dados. (a) Diário geral e (b) contabilidade geral. (crédito a: modificação de “Entrada no livro contábil de Barent Roseboom detalhando transações com John Fluno em 1764” pelo National Park Service, Public Domain; crédito b: modificação de “Print Order Book, Holmes McDougall” pela Cidade de Print/Flickr de Edimburgo, CC BY 2.0)

    À medida que a tecnologia evoluiu, os sistemas de armazenamento também evoluíram — de disquetes a CDs, pen drives e a nuvem. O disco rígido do seu computador é um dispositivo de armazenamento de dados, assim como um disco rígido externo que você pode comprar. Os dados armazenados devem ter a capacidade de ser recuperados quando necessário. Como você pode ver na Figura 7.6, os dados armazenados vêm e/ou fluem pelas três funções principais de um AIS (entrada, processos e saída), com o resultado final sendo o uso dos dados em formulários necessários para a tomada de decisões, como demonstrações financeiras. O acesso à capacidade de inserir dados, gerenciar processos ou recuperar dados requer controles adequados para evitar fraudes ou acesso não autorizado e requer a implementação de medidas de segurança de dados. A Figura 7.6 ilustra as principais funções executadas por um AIS.

    Três caixas de processo com setas apontando de uma para a outra, rotuladas da esquerda para a direita: Entrada, Processamento, Saída. No canto superior esquerdo, há um ícone do documento de origem com uma seta apontando para a caixa de entrada. No canto superior direito, há um ícone de armazenamento de dados com setas apontando para todas as três caixas de processo.
    Figura 7.6 Sistema de Informações Contábeis. As quatro funções principais executadas por um sistema de informações contábeis. (atribuição: Copyright Rice University, OpenStax, sob a licença CC BY-NC-SA 4.0)

    SUA VEZ

    As etapas de um sistema de informações contábeis

    As três etapas de um sistema de informações contábeis são entrada, processamento e saída. Os dados são o ingrediente bruto usado nesses processos. Alguns dos dados podem ser obtidos de um documento fonte, e outros dados são obtidos do banco de dados em que foram armazenados anteriormente. Quando os dados são processados, o resultado final geralmente é informação. As informações são mais úteis do que os dados. Veja, por exemplo, outro processo que uma padaria pode usar para assar biscoitos de chocolate. Embora os computadores não precisem necessariamente estar envolvidos, começamos o processo reunindo vários ingredientes crus, como ovos, açúcar, farinha, gotas de chocolate e óleo, em uma tigela grande. Tomar uma colher do que está na tigela no momento não é muito agradável para o paladar ou “útil” para quem deseja um biscoito de chocolate. Processamos os ingredientes crus misturando-os bem e transformando-os em massa, cortando-os em formas, assando-os e envidraçando-os. Da mesma forma, dados brutos sobre uma única venda contidos na fatura de venda, como nome do cliente, data da venda e valor da venda, não são individualmente muito úteis para um usuário de demonstrações financeiras, como um investidor. No entanto, ao processar os dados relacionados à venda, certificar-se de que estão corretos, verificando se o número de itens pedidos estavam em estoque e realmente enviados, agregando-o a outras vendas do período e produzindo uma declaração de renda contendo as vendas do período é substancialmente mais útil do que os dados individuais relacionados a uma única venda.

    Você pode dar um exemplo de cada uma das três etapas, bem como um documento fonte que pode ser usado no estágio de entrada e dados armazenados que podem ser usados nos estágios de entrada e processamento, primeiro em uma mercearia e depois em um consultório médico?

    Solução

    Mercearia:

    • Documento fonte: Isso incluiria um cheque a ser depositado; totais de cada caixa registradora, incluindo o total de dinheiro; uma fatura de produtos; um pedido de emprego por um novo funcionário em potencial; informações do cartão de ponto; um formulário W-4 ( informações de emprego); e assim por diante.
    • Entrada: Isso inclui inserir os dados do documento de origem no teclado do computador, digitalizar eletronicamente o código de barras de cada produto comprado no supermercado (no balcão de pagamento e para receber mercadorias do fornecedor fora do caminhão), talvez impressões digitais no horário ou digitar um preço na registradora.
    • Processamento: Uma caixa registradora processa (acumula e totaliza) diferentes categorias de itens (cupons, cheques e cobranças) pelo usuário; o inventário pode ser rastreado por RFID ( identificação por radiofrequência); e os programas de software podem processar informações coletadas por caixas registradoras individuais, bem como informações do funcionário.
    • Saída: Os dados processados podem ser visualizados na tela do computador, impressos como cópia impressa (saída em papel) ou enviados como saída eletrônica da caixa registradora para o computador (pode ser feito sem fio ou com um cabo).
    • Armazenamento: Os dados podem ser armazenados no banco de dados da empresa no disco rígido do computador ou como armazenamento na nuvem. Esperamos que a loja também esteja pagando pelo armazenamento seguro de backup externo (em caso de incêndio na loja ou hackers tentando obter informações), geralmente acessado pela Internet e armazenado na “nuvem”. Caso contrário, o armazenamento pode ser em impressões em papel, no disco rígido do computador, em discos ou em unidades externas. Os dados armazenados podem ser recuperados e usados nos estágios de entrada, processamento e saída.

    Consultório médico:

    • Documento fonte: Isso inclui um cheque a ser depositado do paciente; as informações de seguro do paciente em arquivo; um registro médico do diagnóstico e procedimentos realizados no paciente, a serem enviados à seguradora; e uma fatura de suprimentos médicos.
    • Entrada: Os dados do documento fonte, por exemplo, contendo o diagnóstico e um plano de tratamento, seriam inseridos no teclado do computador.
    • Processamento: O sistema pode recuperar os códigos de tratamento correspondentes a cada procedimento realizado pelo médico, para que ele contenha as informações apropriadas para a seguradora.
    • Saída: O formulário de tratamento é impresso e, em seguida, enviado para a seguradora para pagamento.
    • Armazenamento: O diagnóstico e o plano de tratamento são armazenados no banco de dados do computador para recuperação na próxima visita desse paciente. O formulário a ser enviado à seguradora também é armazenado eletronicamente para que haja acompanhamento até que o pagamento da seguradora seja recebido. Observe também que, durante o processamento, o sistema precisou recuperar os códigos de tratamento de um arquivo com todos os códigos armazenados no banco de dados.

    SUA VEZ

    O Sistema de Informações Contábeis (AIS)

    Quais são alguns dos tipos de informações que o sistema de informações contábeis deve ser capaz de fornecer aos proprietários, gerentes e funcionários da empresa, no final do dia, semana ou mês, que eles, por sua vez, podem precisar fornecer a outros usuários externos?

    Solução

    • As informações para fins internos incluirão o total de vendas e quanto custou gerar as vendas. Também é considerada a quantidade de estoque disponível para que se possa tomar a decisão de solicitar ou não mais estoque.
    • A empresa precisará registrar todos os eventos econômicos do negócio para encontrar o total de vendas, o custo dos produtos vendidos, as despesas e o lucro líquido, bem como o número de horas trabalhadas pelos funcionários, o número do seguro social do funcionário e quanto a empresa prometeu pagar ao funcionário por hora.
    • As informações para usuários externos, como o IRS ou agências governamentais estaduais e locais, incluiriam declarações de imposto de renda e formulários de imposto sobre vendas e folha de pagamento. Os proprietários e gerentes de empresas precisarão de todas as vendas e despesas, impostos sobre vendas cobrados e ganhos dos funcionários.
    • Em outras palavras, a empresa precisa de um AIS.

    Embora um AIS tenha as principais funções de entrada, processamento, saída e armazenamento, cada empresa ou sistema decidirá sobre as etapas e processos exatos de cada uma dessas funções amplas. Sabemos que os dados são usados para criar os tipos de informações necessários aos usuários para tomar decisões. Uma forma pela qual uma organização de varejo pode obter, inserir, processar e armazenar dados relacionados a uma transação de vendas é por meio de um sistema de ponto de venda (POS). Quando um cliente está pronto para comprar um item, o caixa digitaliza o produto que está sendo comprado, o preço é recuperado do arquivo de preços, a venda é registrada e o estoque é atualizado. A maioria dos sistemas POS inclui um scanner, uma tela de computador ou um tablet com tela sensível ao toque. Os pagamentos dos clientes são armazenados na gaveta de dinheiro. Para vendas não monetárias, os leitores de cartão de crédito permitem que os clientes insiram, deslizem ou toquem em seus cartões para pagar (o que também ajuda a evitar erros de digitação do teclado e mantém as informações mais seguras).

    CONSIDERAÇÕES ÉTICAS

    Padrões éticos em lojas de varejo

    Funcionários profissionais de vendas operam os sistemas POS. Existe um código ético para profissionais de vendas criado pela Association of Professional Sales para ajudar os profissionais de vendas a manter o bom senso. 5 A organização estabelece padrões como os seguintes:

    • Mantenha os mais altos padrões de integridade em todas as relações comerciais.
    • Ofereça aos nossos clientes uma experiência de compra na qual “fazemos a coisa certa e, assim, ajudamos a obter os resultados certos”.
    • Promover e proteger as boas práticas de vendas.
    • Sempre atue de acordo com os códigos da minha organização e dentro da lei.

    Os contadores podem ajudar os profissionais de vendas a criar um ambiente ético. O ambiente ético permitirá que os usuários de dados contábeis tomem decisões comerciais sólidas e operem melhor uma empresa.

    No entanto, o POS é apenas parte do AIS. À medida que cada venda é inserida no registro, outros dados são coletados, registrados e processados pelo AIS e se tornam informações. Os dados sobre cada venda são registrados no sistema de informações: o que foi vendido, quanto custou, o preço de venda e qualquer imposto sobre vendas. Ele também registra a hora do dia, o funcionário e qualquer outra coisa que a empresa programou a caixa registradora para registrar. Quando todas as vendas do dia são totalizadas, ele fornece informações na forma de dados organizados e processados com significado para a empresa. Uma empresa pode querer ver qual hora do dia resultou em mais vendas ou saber qual produto foi o mais vendido. Um AIS pode fornecer essas informações.

    Um sistema é criado quando os processos trabalham juntos para gerar informações para a empresa. O processo de vendas acessa clientes, contas a receber e dados de inventário e atualiza os arquivos apropriados. O processo de compra também acessa o estoque e as contas a pagar e os atualiza, porque a maioria das empresas compra mercadorias a crédito. Como não há duas empresas operando exatamente da mesma maneira, você esperaria que cada empresa tivesse um AIS ligeiramente diferente. Algumas empresas não têm uma caixa registradora, mas ainda terão uma conta de vendas. Algumas empresas só vendem à vista, portanto, não teriam uma conta de contas a receber. Independentemente do tipo de negócio — varejo, manufatura ou serviço — um AIS é um componente importante do negócio, pois é esse sistema que fornece as informações necessárias aos tomadores de decisão internos e externos.

    CONCEITOS NA PRÁTICA

    Este é um sistema de informações contábeis?

    Você acha que o proprietário médio de um food truck tem um sistema de informações contábeis?

    Fotografia de pessoas comprando comida em um food truck.
    Figura 7.7 Food Truck. (crédito: modificação de “Food Trucks” por Daniel Lobo/Flickr, Public Domain)

    Os food trucks terão algum tipo de sistema de informações contábeis, seja em papel ou eletrônico. Um método comum de criar um sistema de informações contábeis nesse tipo de ambiente de negócios é usar um aplicativo, como o Square Point of Sale (Square Inc.). O sistema de software Square Point of Sale (POS) acompanha as vendas. Com esse tipo de sistema, um food truck provavelmente terá um suporte quadrado (um POS baseado em tablet), uma gaveta de dinheiro e impressoras. As informações inseridas no Square Stand são armazenadas nos servidores Square usando a nuvem (espaço de armazenamento on-line oferecido por diferentes empresas e produtos) e podem ser acessadas pela empresa por meio de um painel on-line. Esse sistema permite lidar com vendas à vista e vendas com cartão de crédito. Esses componentes — o software Square Point of Sale, o Square Stand, a gaveta de dinheiro e as impressoras — fazem parte do sistema de informações contábeis de um food truck.

    CONEXÃO IFRS

    Sistemas de informação contábil em um ambiente de negócios internacionais

    Todas as empresas, independentemente de serem nacionais ou internacionais, terão um sistema de informações contábeis com os recursos descritos neste capítulo. Seria fácil supor que os sistemas de informação contábil criados por empresas públicas nos Estados Unidos sejam criados com base nos princípios contábeis geralmente aceitos pelos EUA (GAAP). Isso implica que essas empresas projetem seus processos e controles para que, além de atender às metas de relatórios e monitoramento da empresa, o sistema também colete, meça e reporte as informações exigidas pelo US GAAP. Mas isso é verdade? E as empresas que têm subsidiárias ou parte de suas operações em outro país? Empresas puramente internacionais usam sistemas de informações contábeis semelhantes aos dos EUA?

    Conforme indicado anteriormente, todas as empresas criarão algum tipo de sistema de informações contábeis. A General Electric (GE), como fabricante com sede nos EUA, usa um sistema de informações contábeis que permite registrar, coletar, produzir e analisar as operações de seus vários negócios. Como a GE é uma corporação dos EUA, com sede em Boston, Massachusetts, seu sistema de informações contábeis é projetado de acordo com as regras estabelecidas pelo US GAAP. A Fiat Chrysler Automobiles (FCA) está sediada no Reino Unido e projeta seu sistema de informações contábeis para produzir dados financeiros de acordo com as Normas Internacionais de Relato Financeiro (IFRS). Superficialmente, parece que cada empresa criará um sistema de informação baseado nas regras contábeis de seu próprio país de origem. No entanto, não é tão simples assim. Hoje, as empresas aproveitam a capacidade de emprestar dinheiro além-fronteiras. Os credores geralmente exigem que as demonstrações financeiras do mutuário sejam apresentadas usando as regras contábeis exigidas pelo país do credor. Por exemplo, se a GE quisesse emprestar dinheiro do Royal Bank of Scotland, provavelmente teria que apresentar suas demonstrações financeiras com base nas regras do IFRS. Da mesma forma, se a FCA quisesse emprestar do Citibank, precisaria de suas demonstrações financeiras no formato US GAAP.

    O empréstimo não é a única razão pela qual uma empresa pode precisar apresentar demonstrações financeiras com base em um conjunto diferente de princípios contábeis. Em 2017, a GE tinha mais de 130 subsidiárias, e essas empresas estavam localizadas em 130 países. Uma subsidiária é uma empresa sobre a qual a controladora tem controle de tomada de decisão, geralmente indicado por uma participação acionária de mais de 50%. Muitas dessas subsidiárias da GE estabeleceram seus sistemas de informações contábeis com base nos princípios contábeis aceitos nos países em que estavam localizadas, conforme exigido para estarem em conformidade com as regulamentações locais, como os impostos locais. Assim, a GE deve converter as informações financeiras obtidas do sistema de informações contábeis da subsidiária, geralmente baseado em IFRS, em US GAAP, a fim de consolidar as transações e operações de todas as subsidiárias com as da controladora para criar um conjunto de demonstrações financeiras.

    Basicamente, nos tornamos um mundo de dois GAAP - IFRS e US GAAP - e muitas empresas acharão necessário ter sistemas de informações contábeis que possam lidar com conjuntos de regras devido à natureza global dos negócios e à natureza global de levantar dinheiro por meio de empréstimos e emissão de ações. Pode parecer loucura ter dois sistemas, mas há pouco mais de dez anos havia mais de setenta GAAP diferentes. Hoje, como muitos países agora usam o IFRS, a qualidade e a consistência dos relatórios financeiros melhoraram. Como resultado, o custo associado a ter sistemas de informações contábeis que podem combinar muitos conjuntos diferentes de regras contábeis diminuiu.

    Notas de pé