7.4 : Utiliser les systèmes d'information pour obtenir un avantage concurrentiel
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Les systèmes informatiques soutiennent ou façonnent la stratégie organisationnelle d'une unité commerciale afin de fournir un avantage concurrentiel. Tout système d'information - gestion des processus métier (BPM), échange de données informatisé (EDI), système d'information de gestion (MIS), système d'aide à la décision (DSS), systèmes de traitement des transactions (TPS) - qui aide une entreprise à fournir un produit ou un service à moindre coût qui est Un système d'information stratégique différencié axé sur un segment de marché spécifique ou innovant est un système d'information stratégique. Les entreprises disposent généralement de différents types de systèmes d'information ; chaque type sert à un niveau de prise de décision différent : opérationnel (travailleurs), tactique (cadres intermédiaires et supérieurs) et stratégique (cadres supérieurs).
Regardons quelques exemples.
Échange de données informatisé (EDI)
En général, le traitement d'un échange de bons de commande et de factures sur support papier prend une semaine. Grâce à l'EDI, le processus peut être terminé en quelques heures ! En intégrant les fournisseurs et les distributeurs via l'EDI, une entreprise peut améliorer la vitesse, l'efficacité et la sécurité, réduisant ainsi considérablement les ressources nécessaires pour gérer les informations commerciales pertinentes. Cleo, TrueCommerce EDI, Jitterbit, GoAnywhere MFT sont quelques-uns des nombreux logiciels EDI qui peuvent être utilisés conjointement avec une plate-forme d'intégration de données.
L'EDI peut jouer le rôle de gestion de la chaîne d'approvisionnement et le format standard d'échange d'informations utilisé par de nombreux systèmes décrits ci-dessous.
Systèmes de traitement des transactions (TPS)
Les systèmes de traitement des transactions (TPS) sont des systèmes d'information informatisés développés pour traiter de grandes quantités de données pour les transactions commerciales courantes telles que la paie, le traitement des commandes, les réservations de compagnies aériennes, les dossiers des employés, les comptes fournisseurs et les comptes clients. Le TPS élimine l'ennui des transactions répétitives nécessaires qui prennent du temps et de la main-d'œuvre et les rend efficaces et précises, même si les utilisateurs doivent toujours saisir des données dans des systèmes informatiques. Les systèmes de traitement des transactions sont des systèmes à frontières multiples qui permettent à l'organisation d'interagir avec des environnements externes. Les exemples de TPS incluent les guichets automatiques, les autorisations de carte de crédit, le paiement de factures en ligne et les bornes de paiement automatique dans les magasins de détail. L'informatique permet de réaliser tout cela en temps réel.
Gestion des processus métier (BPM)
La gestion des processus métier est l'intégration automatisée des informations sur les processus visant à rationaliser les opérations, à réduire les coûts et à améliorer le service client (Ken Vollmer, BPMINstitute.org). Contrairement à l'EDI, le BPM est utilisé à la fois en interne et en externe, entre les applications au sein d'une entreprise et entre les entreprises. Les grandes institutions financières telles que Bank of America utilisent le BPM pour relier, intégrer et automatiser différentes applications (cartes de crédit, comptes bancaires, prêts), ce qui se traduit par un délai de livraison des transactions financières de plusieurs semaines à quelques minutes.
Systèmes d'information de gestion (MIS)
Systèmes d'information de gestion (MIS) : utilisateurs, matériel et logiciels qui soutiennent la prise de décision. Le MIS collecte et stocke ses données clés et produit les informations dont les responsables ont besoin pour l'analyse, le contrôle et la prise de décisions. Par exemple, les données provenant des ventes de différents produits peuvent être utilisées pour analyser les tendances relatives aux bons résultats et à ceux qui ne le sont pas. Les responsables utilisent cette analyse pour prendre des décisions semi-structurées, telles que des modifications des futures commandes de stock et des calendriers de fabrication.
MIS, IS et IT ont des sons très similaires et sont souvent confondus. Le MIS est un type de SI davantage basé sur l'organisation et axé sur l'exploitation de l'informatique pour augmenter la valeur commerciale (c'est-à-dire les bénéfices). La gestion informatique ou informatique est la gestion technique d'un service informatique qui peut inclure le SIG.
Systèmes d'aide à la décision (DSS)
Un système d'aide à la décision (DSS) est un système d'information informatisé qui soutient les activités de prise de décision des entreprises ou des organisations en triant et en analysant une énorme quantité de données et en produisant des rapports d'information complets. À mesure que la technologie progresse, le DSS ne se limite pas aux gros ordinateurs centraux : les applications DSS peuvent être chargées sur la plupart des ordinateurs de bureau, des ordinateurs portables et même des appareils mobiles. Par exemple, la planification des itinéraires par GPS permet de déterminer l'itinéraire le plus rapide et le meilleur entre deux points : analyse et comparaison de plusieurs options et prise en compte des conditions de circulation.
Les responsables marketing d'une entreprise de meubles (comme Living Spaces) peuvent utiliser des modèles DSS qui utilisent des données de vente et des hypothèses démographiques pour élaborer des prévisions sur les types de meubles susceptibles de plaire aux groupes de population qui connaissent la croissance la plus rapide.
Les DSS peuvent exister à différents niveaux de prise de décision au sein de l'organisation, des cadres aux cadres supérieurs, et aident les personnes à prendre des décisions concernant une grande variété de problèmes, allant des décisions hautement structurées aux décisions non structurées.
- Une décision structurée est généralement une décision répétitive et routinière qui repose directement sur les entrées. Par exemple, une entreprise décide de retirer ou non des fonds d'un compte international en fonction du taux de change actuel. L'EDI et le TPS gèrent généralement des décisions structurées. Les décisions structurées sont de bons candidats à l'automatisation, mais nous ne créons pas nécessairement de systèmes d'aide à la décision pour elles.
- Une décision non structurée comporte de nombreuses inconnues et repose sur des connaissances et/ou une expertise. Un système d'information peut appuyer ces décisions en fournissant aux décideurs des outils de collecte d'informations et des capacités de collaboration. Un exemple de décision non structurée pourrait être le type de nouveau produit à créer et le marché à cibler.
Les systèmes d'aide à la décision fonctionnent mieux lorsque le ou les décideurs prennent des décisions semi-structurées. Une décision semi-structurée est une décision dans laquelle la plupart des facteurs nécessaires à la prise de décision sont connus, mais l'expérience humaine et d'autres facteurs extérieurs peuvent tout de même jouer un rôle. Le diagnostic d'un problème de santé est un bon exemple de décision semi-structurée. Les agriculteurs qui utilisent des outils de planification des cultures pour déterminer le meilleur moment pour planter, fertiliser et récolter en sont un autre exemple.
Les DSS peuvent être aussi simples qu'une feuille de calcul qui permet de saisir des variables spécifiques, puis de calculer les résultats requis, tels que la gestion des stocks. Un autre DSS pourrait aider à déterminer les produits qu'une entreprise devrait développer. Les entrées dans le système peuvent inclure des études de marché sur le produit, des informations sur les concurrents et les coûts de développement du produit. Le système analyserait ensuite ces entrées en fonction des règles et des concepts spécifiques qui y sont programmés. Enfin, le système rendrait compte de ses résultats, avec des recommandations et/ou des indicateurs clés à définir.
Un DSS peut être considéré comme un outil d'avantage concurrentiel dans la mesure où il peut donner à une organisation un mécanisme lui permettant de prendre des décisions éclairées concernant les produits et les innovations.
Systèmes collaboratifs
Lorsque les entreprises ont commencé à mettre en œuvre des technologies de mise en réseau, des systèmes d'information sont apparus qui ont permis aux employés de Des outils tels que le partage de documents et la visioconférence ont permis aux utilisateurs de réfléchir ensemble à des idées et de collaborer sans avoir besoin de réunions physiques en face à face.
D'une manière générale, tout logiciel permettant à plusieurs utilisateurs d'interagir sur un document ou un sujet peut être considéré comme collaboratif. Le courrier électronique, un document Word partagé, les réseaux sociaux et les forums de discussion entreraient dans cette définition large. Cependant, de nombreux outils logiciels conçus spécifiquement à des fins de collaboration ont été créés. Ces outils offrent un large éventail de fonctions collaboratives. Ils peuvent exister en tant que systèmes autonomes ou intégrés à l'un des systèmes d'information ci-dessus. Voici une courte liste de quelques outils collaboratifs disponibles pour les entreprises aujourd'hui :
Les services cloud font référence à une grande variété de services fournis à la demande aux entreprises et aux clients via Internet, sans avoir besoin d'infrastructure ou de matériel interne.
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Les services de visioconférence en ligne permettent à deux personnes ou plus situées dans des zones géographiques différentes de se rencontrer et de collaborer.
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Avec l'explosion du Web mondial, la distinction entre ces différents systèmes est devenue floue. Les systèmes d'information sont disponibles pour automatiser pratiquement tous les aspects commerciaux, de la gestion des stocks aux ventes et au service client. Les « technologies de l'information (TI) » sont désormais la catégorie qui désigne toutes les structures de communication logiciel-matériel qui fonctionnent aujourd'hui comme un système nerveux virtuel de la société à tous les niveaux.