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2.3 : Exposition des employés

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    Exposition de l'employeur et accès aux dossiers médicaux

    Le dossier médical de chaque employé doit être conservé et conservé pendant au moins la durée de l'emploi, plus trente (30) ans, sauf qu'il n'est pas nécessaire de conserver les types de dossiers suivants pendant une période spécifiée :

    1. Réclamations d'assurance maladie.
    2. Dossiers de premiers soins (à l'exclusion des antécédents médicaux) relatifs à un traitement unique.
    3. Les dossiers médicaux des employés qui travaillent depuis moins d'un an.

    Le dossier d'exposition de chaque employé doit être conservé et conservé pendant au moins trente (30) ans, sauf que :

    1. Les données de base nécessaires à la surveillance ou à la mesure de l'environnement (lieu de travail), telles que les rapports de laboratoire et les feuilles de travail, ne doivent être conservées que pendant un (1) an.
    2. Fiches de données de sécurité.
    3. Les résultats de la surveillance biologique désignés comme des enregistrements d'exposition par des normes spécifiques de sécurité et de santé au travail doivent être conservés et conservés conformément à la norme spécifique.

    Accès aux dossiers

    Chaque fois qu'un employé ou un représentant désigné demande l'accès à un dossier, l'employeur doit s'assurer que l'accès est accordé dans un délai, un lieu et une manière raisonnables. Si l'employeur ne peut pas raisonnablement donner accès au dossier dans les quinze (15) jours ouvrables, il doit, dans les quinze (15) jours ouvrables, informer l'employé ou le représentant désigné qui demande le dossier de la raison du retard et de la date la plus rapprochée à laquelle le dossier peut être mis à disposition.

    Copies des dossiers

    Chaque fois qu'un employé ou un représentant désigné demande une copie d'un dossier, l'employeur doit s'assurer que

    1. une copie du dossier est fournie gratuitement à l'employé ou à son représentant ;
    2. les installations de copie mécanique nécessaires (par exemple, la photocopie) sont mises gratuitement à la disposition de l'employé ou du représentant pour copier le dossier ; ou
    3. le dossier est prêté à l'employé ou à son représentant pendant un délai raisonnable afin qu'une copie puisse être faite.

    Consentement écrit requis

    Chaque employeur doit, sur demande, garantir l'accès de chaque salarié aux dossiers médicaux dont il fait l'objet, sauf lorsque les informations contenues dans les dossiers peuvent être préjudiciables à la santé du salarié, comme un diagnostic spécifique d'une maladie en phase terminale ou d'un trouble psychiatrique. Dans de tels cas, les informations seront communiquées à un représentant désigné uniquement par consentement écrit.

    Chaque employeur doit, sur demande, garantir l'accès de chaque salarié et de son représentant désigné à chaque analyse en utilisant les dossiers d'exposition ou médicaux concernant les conditions de travail ou de lieu de travail du salarié.

    Lors de la première entrée en emploi d'un salarié, et au moins une fois par an par la suite, chaque employeur doit informer les employés actuels couverts par la présente section de ce qui suit :

    1. L'existence, l'emplacement et la disponibilité de tous les enregistrements couverts par cette section.
    2. La personne responsable de la conservation et de la fourniture de l'accès aux dossiers.
    3. Les droits d'accès de chaque employé à ces dossiers.

    Succession de records

    Chaque fois qu'un employeur cesse ses activités, il doit transférer tous les dossiers soumis à la présente section à l'employeur successeur. L'employeur successeur doit recevoir et conserver ces dossiers.