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17.1 : La planification est-elle importante ?

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    Objectifs d'apprentissage

    1. Comprenez l'importance de la planification et pourquoi les organisations doivent planifier et contrôler.

    La planification est le processus par lequel les gestionnaires établissent des objectifs et précisent comment ces objectifs doivent être atteints. Les plans comportent deux éléments de base : des énoncés de résultats ou d'objectifs et des énoncés d'action. Les énoncés de résultats ou d'objectifs représentent l'état final, c'est-à-dire les cibles et les résultats que les gestionnaires espèrent atteindre. Les déclarations d'action reflètent les moyens par lesquels les organisations progressent pour atteindre leurs objectifs. La Première ministre britannique Theresa May est déterminée à changer la façon dont les conseils d'administration des entreprises publiques sont composés en préconisant que les employés fassent partie de tous les conseils d'administration. Dans le cadre de sa déclaration d'action, elle a préconisé la mise en place d'un représentant des employés dans chaque conseil d'administration, tout comme Mick Barker, cheminot depuis les années 1970, a discrètement contribué à façonner la prise de décisions en tant que membre du conseil d'administration de la tête du géant des transports First Group. 2

    La planification est une activité intellectuelle. 3 Il est difficile de voir les gestionnaires planifier, car la majeure partie de cette activité se déroule dans l'esprit des personnes chargées de la planification. Lors de la planification, les gestionnaires doivent réfléchir à ce qui doit être fait, qui va le faire, et comment et quand ils le feront. Les planificateurs réfléchissent à la fois rétrospectivement (sur les événements passés) et prospectivement (sur les opportunités futures et les menaces imminentes). La planification implique de réfléchir aux forces et aux faiblesses de l'organisation, ainsi que de prendre des décisions concernant les états souhaités et les moyens de les atteindre. 4

    La planification des événements organisationnels, que ce soit dans l'environnement interne ou externe, doit être un processus continu, faisant partie des tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles du responsable et une tâche de routine pour tous les membres des organisations à forte implication. Les plans doivent être surveillés en permanence. Les responsables et les autres membres de l'organisation doivent vérifier si leurs plans doivent être modifiés pour tenir compte de l'évolution de la situation, de nouvelles informations ou de nouvelles situations qui affecteront l'avenir de l'organisation. Les plans doivent être gérés avec flexibilité, à mesure que les organisations prennent connaissance de conditions nouvelles et changeantes. De toute évidence, la Calico Candy Company n'a pas suivi ses plans de cette manière. En considérant la planification comme une activité continue, des méthodes peuvent être formulées pour gérer les opportunités et les menaces émergentes et imprévues. La planification est un processus qui permet de donner un sens et une orientation à une activité organisationnelle.

    Pourquoi les managers devraient-ils planifier ?

    Les responsables ont plusieurs raisons de formuler des plans pour eux-mêmes, leurs employés et diverses unités organisationnelles : (1) pour compenser l'incertitude et le changement ; (2) pour concentrer l'activité organisationnelle sur un ensemble d'objectifs ; (3) pour fournir une feuille de route coordonnée et systématique pour les activités futures ; (4) pour augmenter efficacité économique ; et (5) pour faciliter le contrôle en établissant une norme pour les activités ultérieures.

    Plusieurs facteurs contribuent à la nécessité d'une planification organisationnelle. Tout d'abord, dans l'environnement interne, à mesure que les organisations s'agrandissent et se complexifient, la tâche de gestion devient de plus en plus complexe. La planification définit les activités futures par rapport aux autres activités de l'organisation. Ensuite, à mesure que l'environnement externe devient de plus en plus complexe et turbulent, le niveau d'incertitude auquel est confronté un manager augmente. La planification permet aux organisations d'aborder leur environnement de manière systématique.

    Une étude menée par l'université Cornell et l'université de l'Indiana a révélé que l'absentéisme coûte aux entreprises 40 milliards de dollars par an ; l'absence de planification était l'un des principaux problèmes auxquels les entreprises sont confrontées. Les entreprises qui suivent un plan clairement défini dans leurs activités quotidiennes seront plus prospères que celles qui ne le font pas. Les auteurs affirment que « des conséquences contrôlées par l'organisation auraient tendance à décourager l'absentéisme ». Il est intéressant de noter que cela peut être aussi simple que d'inspecter les politiques organisationnelles qui fournissent les « règles » relatives à l'absentéisme des employés. 5

    Les managers planifient-ils vraiment ?

    Les gestionnaires devraient planifier officiellement, mais est-ce qu'ils le font ? Certains observateurs affirment que les gestionnaires sont généralement trop occupés pour s'engager dans une forme régulière de planification systématique. Henry Mintzberg, professeur de gestion à l'Université McGill, note :

    Lorsque les managers planifient, ils le font implicitement dans le contexte de leurs actions quotidiennes, et non dans le cadre d'un processus abstrait réservé à deux semaines dans le cadre d'une retraite en montagne de l'organisation. Les plans des directeurs généraux que j'ai étudiés ne semblaient exister que dans leur tête, en tant qu'intentions flexibles, mais souvent spécifiques... Le travail de gestion ne donne pas naissance à des planificateurs réfléchis ; le manager répond en temps réel aux stimuli. 6

    D'autres sont en désaccord Après avoir passé en revue un certain nombre d'études portant sur la mesure dans laquelle la planification et les autres activités de gestion font partie intégrante de la gestion, les professeurs de gestion J. Carroll et J. Gillen affirment que « les fonctions de gestion classiques de Fayol, d'Urwick et d'autres ne sont pas du folklore, comme le prétendent certains contemporains. mais représentent des abstractions valables de ce que les managers font réellement et de ce que les managers devraient faire. » 7 Barbara Allen, présidente de Sunbelt Research Associates, note qu'elle a beaucoup planifié avant de lancer sa nouvelle entreprise. Maintenant qu'elle fonctionne avec succès, elle revoit et met à jour ses plans périodiquement. 8

    Les managers sont souvent des personnes très occupées. Certains agissent sans plan d'action systématique ; cependant, de nombreux gestionnaires planifient de manière systématique. 9 Par exemple, de nombreux gestionnaires élaborent des plans systématiques sur la façon dont leur organisation réagira en cas de crise. United Airlines, par exemple, a créé un groupe de planification de crise. Le groupe a élaboré le plan d'urgence de United, qui précise ce que l'équipe de gestion de crise de la compagnie aérienne doit faire en cas de crise. Keri Calagna, directrice, Deloitte Risk and Financial Advisory, Deloitte & Touche LLP, explique que jusqu'à 20,7 % de la valeur d'une entreprise réside dans la réputation, mais que les PDG et 77 % des membres du conseil d'administration ont identifié le risque de réputation comme le domaine dans lequel ils se sentaient le plus vulnérables et que 39 % seulement avaient un prévoyez d'y remédier. 10

    La question de savoir si les cadres planifient réellement et le fait qu'ils sont souvent trop occupés pour se retirer au sommet de la montagne et réfléchir à la direction que l'organisation devrait prendre et à la manière dont elle devrait y parvenir passent à côté de l'essentiel : il existe différents types de planification.

    Photo de la Première ministre britannique, Theresa May.

    Figure\(\PageIndex{1}\) : Theresa May Le Royaume-Uni a peut-être voté en faveur de la sortie de l'Union européenne (UE), une initiative connue sous le nom de « Brexit », mais si la Première ministre Theresa May obtient ce qu'elle veut, les entreprises britanniques pourraient ressembler un peu plus à celles des pays de l'UE tels que l'Allemagne et la France. Theresa May est favorable à une refonte de la gouvernance d'entreprise, y compris la nomination de représentants du personnel au sein des conseils d'administration. (Crédit : Arno Mikkor/ Flickr/ Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0))

    vérification du concept

    1. Quel est le processus par lequel les managers établissent des objectifs et décrivent comment ces objectifs seront atteints ?
    2. Comment les environnements interne et externe de l'organisation, ainsi que ses forces et ses faiblesses, influencent-ils le processus de planification ?
    3. Pourquoi les managers devraient-ils planifier ?