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Livre : Comptabilité financière (OpenStax)
6 : Transactions de merchandising
6.2 : Comparer et contraster les systèmes d'inventaire perpétuels et périodiques

6.2 : Comparer et contraster les systèmes d'inventaire perpétuels et périodiques

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Une entreprise peut comptabiliser ses stocks de deux manières. Ils peuvent utiliser un système d'inventaire perpétuel ou périodique. Examinons les caractéristiques de ces deux systèmes.

Caractéristiques des systèmes d'inventaire perpétuel et périodique

Un système d'inventaire perpétuel met à jour et enregistre automatiquement le compte d'inventaire chaque fois qu'une vente ou un achat de stock a lieu. Vous pouvez considérer cet « enregistrement au fur et à mesure ». La reconnaissance de chaque vente ou achat intervient immédiatement après la vente ou l'achat.

Un système d'inventaire périodique met à jour et enregistre le compte d'inventaire à certains moments planifiés à la fin d'un cycle d'exploitation. La mise à jour et la reconnaissance peuvent avoir lieu à la fin du mois, du trimestre et de l'année. Il existe un écart entre la vente ou l' achat d'un stock et le moment où l'activité d'inventaire est comptabilisée.

Les principes comptables généralement reconnus (PCGR) n'indiquent pas de système d'inventaire requis, mais le système d'inventaire périodique utilise un compte d' achats pour répondre aux exigences de reconnaissance selon les PCGR. Les exigences des IFRS sont très similaires. La principale différence est que les actifs sont évalués à leur valeur de réalisation nette et peuvent être augmentés ou diminués à mesure que les valeurs changent. Selon les PCGR, une fois les valeurs réduites, elles ne peuvent pas être augmentées à nouveau.

Photo d'un étage d'usine, montrant des piles de boîtes. — Figure 6.8 Systèmes d'inventaire. (crédit : « Untitled » de Marcin Wichary/Flickr, CC BY 2.0)

APPLICATION CONTINUE

Transactions de merchandising

Gearhead Outfitters est un détaillant d'équipements de plein air tels que des vêtements, des chaussures, des sacs à dos et du matériel de camping. Par conséquent, l'un des principaux actifs du bilan de Gearhead est l'inventaire. La présentation correcte de l'inventaire dans les livres d'une entreprise pose un certain nombre de défis comptables, tels que :

Quelle méthode de comptabilisation des stocks est appropriée ?
À quelle fréquence l'inventaire doit-il être compté ?
Comment seront évalués les stocks figurant dans les livres ?
Certains articles de l'inventaire sont-ils désuets et, dans l'affirmative, comment seront-ils comptabilisés ?
Est-ce que tout l'inventaire est inclus dans les livres ?
Les articles sont-ils inclus dans l'inventaire des livres alors qu'ils ne devraient pas l' être ?

L'application correcte des principes comptables est essentielle pour tenir des livres et des registres exacts. Lors de la comptabilisation des stocks, le principe de correspondance, l'évaluation, le seuil, l'exhaustivité et les hypothèses de flux de coûts sont tous importants. Gearhead a-t-elle fait correspondre le coût de vente à la vente elle-même ? Est-ce que seuls les stocks qui appartenaient à l' entreprise à la date de fin de la période ont été inclus ? Est-ce que Gearhead a compté tout l'inventaire ? Peut-être que certaines marchandises étaient en transit (sur un camion de livraison pour une vente qui venait d'être conclue, ou en route vers Gearhead). Quelle est la bonne hypothèse de flux de coûts pour que Gearhead puisse comptabiliser avec précision les stocks ? Devrait-elle utiliser la méthode du premier entré, premier sorti ou du dernier entré, premier sorti ?

Ce sont tous des défis comptables auxquels Gearhead est confrontée en matière d' inventaire. Comme l'inventaire représentera l'un des éléments les plus importants du bilan, il est essentiel que la direction de Gearhead prenne les décisions relatives à la comptabilité des stocks avec la plus grande prudence. Compte tenu de considérations telles que le bénéfice brut, la rotation des stocks, la satisfaction de la demande, les systèmes de point de vente et l'actualité des informations comptables, quels autres défis comptables pourraient survenir concernant les processus de comptabilité des stocks de l'entreprise ?

Comparaison des systèmes d'inventaire

Il existe certaines différences essentielles entre les systèmes d' inventaire perpétuel et périodique. Lorsqu'une entreprise utilise le système d'inventaire perpétuel et effectue un achat, elle met automatiquement à jour le compte d'inventaire des marchandises. Dans le cadre d'un système d'inventaire périodique, les achats seront mis à jour, tandis que l'inventaire des marchandises restera inchangé jusqu'à ce que l'entreprise compte et vérifie son solde d'inventaire. Ce décompte et cette vérification ont généralement lieu à la fin de l'exercice comptable annuel, qui se situe souvent le 31 décembre de l' année. Le solde du compte d'inventaire des marchandises est inscrit au bilan tandis que le compte des achats est déclaré sur le compte de résultat lors de l'utilisation de la méthode d'inventaire périodique. Le coût des marchandises vendues est déclaré sur le compte de résultat selon la méthode de l' inventaire perpétuel.

Une entrée de journal indique un débit de dollars sur le stock de marchandises et un crédit sur les comptes fournisseurs de dollars sous la rubrique « Perpétuel », suivi d'un débit sur les achats de dollars et d'un crédit sur les comptes fournisseurs de dollars sous la rubrique « Périodique ».

Un retour d'achat ou une allocation dans le cadre des systèmes d'inventaire perpétuel met à jour le stock de marchandises pour toute diminution des coûts Dans le cadre des systèmes d'inventaire périodiques, un compte temporaire, Purchase Retours and Allowances, est mis à jour Les retours et les indemnités d'achat sont un compte de contrepartie utilisé pour réduire les achats.

Une entrée de journal indique un débit sur les comptes fournisseurs de dollars et un crédit sur le stock de marchandises de dollars sous la rubrique « Perpétuel », suivi d'un débit sur les comptes fournisseurs de dollars et d'un crédit sur les retours d'achats et les indemnités pour dollars sous la rubrique « Périodique ».

Lorsqu'une remise d'achat est appliquée dans le cadre d'un système d'inventaire perpétuel, le stock de marchandises diminue pour le montant de la réduction. Dans le cadre d'un système d'inventaire périodique, les remises sur les achats ( un compte de contrepartie temporaire) augmentent le montant de la remise et le stock de marchandises reste inchangé.

Une entrée de journal indique un débit de dollars sur les comptes fournisseurs et des crédits sur la trésorerie et le stock de marchandises, tous deux de dollars sous la rubrique « Perpétuel », suivis d'un débit sur les comptes fournisseurs de dollars et de crédits sur les remises au comptant et les achats, chacun de dollars sous la rubrique « Périodique ».

Lorsqu'une vente a lieu dans le cadre de systèmes d'inventaire perpétuel, deux entrées sont requises : l'une pour comptabiliser la vente et l'autre pour comptabiliser le coût de la vente. Pour le coût de vente, l' inventaire des marchandises et le coût des marchandises vendues sont mis à jour. Dans les systèmes d'inventaire périodique, cette saisie des coûts de vente n'existe pas. La comptabilisation du coût des marchandises n'a lieu qu'à la fin de la période au cours de laquelle des ajustements sont effectués et des comptes temporaires sont fermés.

Une entrée de journal indique un débit de dollars sur les comptes clients et un crédit sur les ventes de dollars, puis un crédit sur le coût des marchandises vendues pour dollars et un crédit sur le stock de marchandises pour dollars sous la rubrique « Perpétuel », suivis d'un débit sur les comptes clients pour dollars et d'un crédit sur les ventes pour dollars sous la rubrique « Perpétuel », suivis d'un débit sur les comptes clients de dollars de dollars et d'un crédit sur les ventes de dollars sous la rubrique » Périodique. »

Lorsqu'un retour de vente se produit, les systèmes d'inventaire perpétuel nécessitent la reconnaissance de l'état du stock. Cela signifie une diminution du COGS et une augmentation du stock de marchandises. Dans les systèmes d'inventaire périodique, seul le retour des ventes est reconnu, mais pas la saisie de l'état du stock.

Une entrée de journal indique un débit des retours de ventes et des provisions pour $ et un crédit aux comptes clients pour $, puis un crédit sur les stocks de marchandises pour $ et un crédit sur le coût des marchandises vendues pour $ sous la rubrique « Perpétuel », suivi d'un débit sur les retours de vente et les indemnités pour $ et d'un crédit à Comptes débiteurs de $ sous la rubrique « Périodique ».

Une allocation de vente et une remise suivent les mêmes formats d'enregistrement pour les systèmes d'inventaire perpétuel ou périodique.

Une entrée de journal indique les débits sur les déclarations de ventes et les provisions pour $, le crédit sur les comptes clients pour $, les débits sur les liquidités et les remises sur les ventes, chacun pour $, et le crédit sur les comptes clients pour $, le tout sous la rubrique « Perpétuel et périodique ».

Ajustement et fermeture des entrées pour un système d'inventaire perpétuel

Vous avez déjà étudié l'ajustement des saisies et le processus de clôture lors de discussions précédentes, mais les activités de merchandising nécessitent des ajustements et des saisies supplémentaires concernant les stocks, les remises sur les ventes, les retours et les indemnités. Nous aborderons ici brièvement ces entrées de clôture et ajustements supplémentaires en ce qui concerne le système d'inventaire perpétuel.

À la fin de cette période, un système d'inventaire permanent permettra de mettre à jour le compte d'inventaire des marchandises ; il ne reste plus qu'à comparer un inventaire physique à ce qui figure dans les livres. Un inventaire physique oblige les entreprises à effectuer une « vérification des stocks » manuelle pour s'assurer que ce qu'elles ont enregistré dans les livres correspond à ce qu'elles ont physiquement en stock. Des différences peuvent survenir en raison d'une mauvaise gestion, d'un rétrécissement, de dommages ou d'une marchandise obsolète. La réduction est un terme utilisé lorsque des stocks ou d'autres actifs disparaissent sans raison identifiable, telle que le vol. Pour un système d'inventaire perpétuel, l'entrée d'ajustement pour montrer cette différence est la suivante. Cet exemple suppose que le stock de marchandises est surévalué dans les registres comptables et doit être ajusté à la baisse pour refléter la valeur réelle en stock.

Une entrée de journal indique un débit du coût des marchandises vendues pour $ et un crédit à l'inventaire des marchandises pour 1$ avec la note « pour ajuster l'inventaire des marchandises dans les livres ».

Si un dénombrement physique détermine que le stock de marchandises est sous-estimé dans les registres comptables, le stock de marchandises devra être augmenté par une entrée de débit et le COGS sera réduit par une inscription de crédit. L'entrée de réglage est la suivante :

Une entrée de journal indique un débit de dollars sur le stock de marchandises et un crédit sur le coût des marchandises vendues pour 1 dollars avec la note « pour ajuster l'inventaire des marchandises des livres ».

Pour résumer le processus d'ajustement potentiel, une fois que le stock de marchandises a été vérifié à l'aide d'un dénombrement physique, sa valeur comptable est ajustée à la hausse ou à la baisse pour refléter le stock réel disponible, avec un ajustement correspondant au COGS.

Non seulement un ajustement du stock de marchandises doit avoir lieu à la fin d'une période, mais la fermeture des comptes de merchandising temporaires pour les préparer à la période suivante est également requise. Les comptes temporaires devant être fermés sont les ventes, les remises sur les ventes, les retours sur ventes et les indemnités, ainsi que le coût des marchandises vendues. Les ventes seront clôturées avec les comptes de solde créditeur temporaires sur Income Summary.

Une entrée de journal indique un débit de $ sur les ventes et un crédit sur Income Summary pour 1$.

Les remises sur les ventes, les retours sur ventes et les indemnités, et le coût des marchandises vendues seront clôturés avec les comptes de solde débiteur temporaires vers Income Summary.

Une entrée de journal indique un débit du résumé des revenus pour $ et des crédits pour les remises sur les ventes, les retours de vente et les indemnités, ainsi que le coût des marchandises vendues, chacun pour 1$.

Notez que pour un système d'inventaire périodique, les ajustements de fin de période nécessitent une mise à jour du COGS. Pour déterminer la valeur du coût des marchandises vendues, l'entreprise devra examiner le solde du stock initial, les achats, les retours d'achats et les provisions, les remises et le solde du stock final.

La formule pour calculer le COGS est la suivante :

Le coût des marchandises vendues est égal à l'inventaire de départ plus les achats nets moins le stock final.

où :

Les achats nets sont égaux aux achats (bruts) moins les remises sur les achats moins les retours d'achat et les provisions.

Une fois le solde du COGS établi, un ajustement est apporté à l'inventaire des marchandises et au COGS, et le COGS est clôturé pour préparer la période suivante.

Le tableau 6.1 résume les différences entre les systèmes d'inventaire perpétuel et périodique.

Comparaison perpétuelle et périodique des transactions

Transaction	Système d' inventaire perpétuel	Système d'inventaire périodique
Achat d'inventaire	Coût record pour le compte d'inventaire	Coût record pour le compte d'achats
Remboursement ou allocation d'achat	Enregistrer pour mettre à jour l'inventaire	Record pour acheter des retours et des provisions
Réduction sur les achats	Enregistrer pour mettre à jour l'inventaire	Enregistrez pour acheter des remises
Vente de marchandises	Enregistrez deux entrées : une pour la vente et une pour le coût de vente	Enregistrez une inscription pour la vente
Retour des ventes	Enregistrez deux entrées : une pour le retour des ventes, l'autre pour le coût du stock retourné	Enregistrez une entrée : retour sur les ventes, coût non reconnu
Allocation de vente	Même chose sous les deux systèmes	Même chose sous les deux systèmes
Réduction sur les ventes	Même chose sous les deux systèmes	Même chose sous les deux systèmes

Tableau 6.1 Il existe plusieurs différences dans la reconnaissance des comptes entre les systèmes d'inventaire perpétuel et périodique.

Les systèmes d'inventaire perpétuel et périodique présentent des avantages et des inconvénients.

CONCEPTS EN PRATIQUE

Systèmes de point de vente

Les progrès des systèmes de point de vente (POS) ont simplifié la tâche autrefois fastidieuse de gestion des stocks. Les systèmes POS se connectent aux programmes de gestion des stocks pour mettre à disposition des données en temps réel afin de rationaliser les opérations commerciales. Le coût de la gestion des stocks diminue grâce à cet outil de connexion, permettant à toutes les entreprises de se tenir au courant de la technologie sans « se ruiner ».

Square est un de ces systèmes de point de vente. Square accepte de nombreux types de paiement et met à jour les registres comptables chaque fois qu'une vente est réalisée via une application basée sur le cloud. Square, Inc. a élargi son offre de produits pour inclure Square pour les points de vente au détail. Ce produit amélioré permet aux entreprises de relier immédiatement les coûts de vente et d'inventaire. Une entreprise peut facilement créer des bons de commande, élaborer des rapports sur le coût des marchandises vendues, gérer les stocks et mettre à jour les remises, les retours et les indemnités. Grâce à cette application, les clients bénéficient d'une flexibilité de paiement et les entreprises peuvent prendre des décisions actuelles pour avoir un impact positif sur la croissance.

Avantages et inconvénients du système d'inventaire perpétuel

Le système d'inventaire perpétuel fournit des mises à jour en temps réel et maintient un flux constant d'informations d'inventaire à la disposition des décideurs. Grâce aux progrès des technologies de point de vente, les stocks sont mis à jour automatiquement et transférés dans le système comptable de l' entreprise. Cela permet aux responsables de prendre des décisions en ce qui concerne les achats d'inventaire, le stockage et les ventes. Les informations peuvent être plus fiables, avec des coûts d'achat exacts, des prix de vente et des dates connus. Bien qu'un inventaire physique périodique soit toujours requis, un système d'inventaire perpétuel peut réduire le nombre de fois où des comptages physiques sont nécessaires.

Les principaux inconvénients de l'utilisation des systèmes d'inventaire perpétuel proviennent des contraintes de ressources en termes de coûts et de temps. Il est coûteux de maintenir un système d'inventaire automatique à jour. Cela peut empêcher des entreprises plus petites ou moins établies d'investir dans les technologies requises. Le temps consacré à la formation et au perfectionnement du personnel pour mettre à jour l'inventaire est considérable. En outre, étant donné que les inventaires physiques sont moins nombreux, les chiffres enregistrés dans le système peuvent être radicalement différents des niveaux de stock dans l'entrepôt réel. Une entreprise peut ne pas disposer d'un stock correct et prendre des décisions financières sur la base de données incorrectes.

Avantages et inconvénients du système d'inventaire périodique

Le système d'inventaire périodique est souvent moins coûteux et prend moins de temps que les systèmes d'inventaire perpétuel. Cela est dû au fait qu'il n'y a pas de tenue constante des registres d'inventaire ni de formation et de recyclage des employés pour entretenir le système. La complexité du système rend difficile l'identification de la justification des coûts associée à la fonction d'inventaire.

Alors que les systèmes d'inventaire périodique et perpétuel nécessitent un dénombrement physique des stocks, l'inventaire périodique nécessite la réalisation d'un plus grand nombre de comptages physiques. Cela met à jour le compte d'inventaire plus fréquemment pour enregistrer les coûts exacts. Connaître les coûts exacts plus tôt dans un cycle comptable peut aider une entreprise à respecter son budget et à contrôler ses coûts.

Cependant, la nécessité de procéder à de fréquents comptages physiques des stocks peut suspendre les opérations commerciales à chaque fois que cela est fait. Les risques de rétrécissement, de détérioration ou de désuétude des marchandises sont plus élevés parce que les stocks ne sont pas surveillés en permanence. Comme il n'y a pas de surveillance constante, il peut être plus difficile de prendre des décisions commerciales instantanées concernant les besoins en matière d'inventaire.

Bien que chaque système d'inventaire présente ses avantages et ses inconvénients, le système le plus populaire est le système d'inventaire perpétuel. La capacité à disposer de données en temps réel pour prendre des décisions, la mise à jour constante de l'inventaire et l'intégration aux systèmes de point de vente dépassent les investissements en temps et en coûts nécessaires à la maintenance du système. (Alors que notre couverture principale se concentre sur la comptabilisation dans le cadre du système d'inventaire perpétuel, l'annexe : Analyser et enregistrer les transactions pour les achats et les ventes de marchandises à l'aide du système d'inventaire périodique traite de la comptabilisation dans le système d'inventaire périodique.)

RÉFLÉCHISSEZ-Y

Comparaison des systèmes d'inventaire

Votre entreprise utilise un système d'inventaire permanent pour contrôler ses opérations. Ils ne vérifient l'inventaire qu'une fois tous les six mois. Lors du comptage physique de 6 mois, un employé remarque plusieurs articles d'inventaire manquants et de nombreuses unités endommagées. Dans les dossiers de la société, il indique un solde d' inventaire de 300 000$. Le dénombrement physique réel valorise l'inventaire à 200 000$. Il s'agit d'une différence de valorisation significative qui met en danger l'avenir de l'entreprise. En tant que manager, comment pourriez-vous éviter cet écart important à l'avenir ? Une modification des systèmes d'inventaire serait-elle bénéfique pour l'entreprise ? Êtes-vous limité par des ressources ?