4.3 : Enregistrer et publier les types courants d'entrées d'ajustement
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Avant de commencer à ajuster les exemples d'entrées pour Printing Plus, examinons certaines règles régissant l'ajustement des entrées :
- Chaque entrée d'ajustement comportera au moins un compte de résultat et un compte de bilan.
- L'argent ne figurera jamais dans une saisie d'ajustement.
- La saisie d'ajustement enregistre la variation du montant survenue au cours de la période.
Que sont les comptes « compte de résultat » et « bilan » ? Les comptes de résultat incluent les recettes et les dépenses. Les comptes de bilan sont des actifs, des passifs et des comptes de capitaux propres, puisqu'ils figurent au bilan. La deuxième règle nous indique que l'argent ne peut jamais figurer dans une entrée d'ajustement. Cela est vrai parce que le paiement ou la réception d'espèces déclenche une entrée dans le journal. Cela signifie que chaque transaction en espèces sera enregistrée au moment de l'échange. Nous n'arriverons pas aux entrées d'ajustement et nous ferons payer ou recevoir de l' argent comptant qui n'a pas déjà été enregistré. Si les comptables se trouvent dans une situation où le compte de trésorerie doit être ajusté, l'ajustement de trésorerie nécessaire sera une saisie correctrice et non une saisie d' ajustement.
Avec une entrée d'ajustement, le montant des modifications survenant au cours de la période est enregistré. Par exemple, si le compte de fournitures avait un solde de 300$ au début du mois et que 100$ sont toujours disponibles sur le compte de fournitures à la fin du mois, la société enregistrerait une entrée d'ajustement pour les 200 dollars utilisés au cours du mois (300 à 100). De même, pour les revenus non gagnés, la société enregistrerait la part des revenus réalisés au cours de la période.
Examinons maintenant les nouvelles informations de transaction pour Printing Plus.
CONCEPTS EN PRATIQUE
Gestion des revenus
L'enregistrement des entrées de réglage semble tellement simple. Il semble que vous vous contentiez de suivre les règles et que tous les chiffres apparaissent correctement à 100 % sur tous les états financiers. Mais en réalité, ce n'est pas toujours le cas. Le simple fait que vous deviez faire des estimations dans certains cas, comme l'amortissement, l'estimation de la valeur résiduelle et de la durée de vie utile, vous indique que les chiffres ne seront pas exacts à 100 % à moins que le comptable ne dispose d'un ESP. Certaines entreprises s'engagent dans ce que l' on appelle la gestion des bénéfices, dans le cadre de laquelle elles suivent principalement les règles de la comptabilité, mais elles exagèrent un peu la vérité pour donner l' impression qu'elles sont plus rentables. Certaines entreprises le font en enregistrant leurs revenus avant qu'elles ne le devraient. D'autres laissent les actifs dans les livres au lieu de les dépenser quand ils le devraient afin de réduire les dépenses totales et d'augmenter les bénéfices.
Prenons l'exemple de l'entreprise mexicaine de construction résidentielle Desarrolladora Homex S.A.B. de C.V. Cette entreprise a déclaré des revenus provenant de plus de 100 000 maisons qu'elle n'avait même pas encore construites. La plainte de la SEC indique que Homex a déclaré des revenus provenant d'un site de projet où chaque maison prévue aurait été « construite et vendue » au 31 décembre 2011. Les images satellites du site du projet le 12 mars 2012 montrent qu'il était encore largement sous-développé et que la grande majorité des maisons censées avoir été vendues n'étaient toujours pas construites. » 2
La gestion de vos revenus est-elle illégale ? Dans certaines situations, il ne s'agit que d'une partie de la vérité contraire à l'éthique et assez facile à faire en raison des estimations effectuées lors de l'ajustement des entrées. Vous pouvez simplement modifier votre estimation et insister sur le fait que la nouvelle estimation est vraiment meilleure alors que c' est peut-être votre moyen d'améliorer vos résultats, par exemple en modifiant votre charge d'amortissement annuelle calculée sur des actifs coûteux de l'usine au lieu de supposer une durée de vie utile de dix ans, une estimation raisonnable attente, d'une durée de vie utile de vingt ans, pas si raisonnable, mais vous insistez sur le fait que votre entreprise sera en mesure d'utiliser ces actifs vingt ans tout en sachant que c'est une mince possibilité. Le fait de doubler la durée de vie utile entraînera 50 % de la dépense d'amortissement que vous auriez subie. Cela aura un impact positif sur le résultat net. Cette méthode de gestion des bénéfices ne serait probablement pas considérée comme illégale mais constitue clairement une violation de l'éthique. Dans d'autres situations, les entreprises gèrent leurs bénéfices d'une manière que la SEC considère comme une véritable fraude et les accuse d'activité illégale.
Enregistrement des types courants d'entrées de réglage
Rappelez-vous les transactions pour Printing Plus décrites dans Analyse et enregistrement des transactions.
3 janvier 2019 | émet 20 000 dollars d' actions ordinaires contre de l'argent |
5 janvier 2019 | achète du matériel sur facture pour 3 500 dollars, paiement dû dans le mois |
9 janvier 2019 | reçoit 4 000$ en espèces à l'avance d'un client pour des services qui n'ont pas encore été rendus |
10 janvier 2019 | fournit des services de 5 500$ à un client qui demande à être facturé pour les services |
12 janvier 2019 | paie une facture de services publics de 300$ en espèces |
14 janvier 2019 | distribué 100$ en dividendes aux actionnaires |
17 janvier 2019 | reçoit 2 800$ en espèces d'un client pour des services rendus |
18 janvier 2019 | payé en totalité, en espèces, pour l'achat d'équipement le 5 janvier |
20 janvier 2019 | a payé 3 600 dollars en espèces en salaires aux employés |
23 janvier 2019 | a reçu le paiement complet en espèces de la part du client lors de la transaction du 10 janvier |
27 janvier 2019 | fournit des services de 1 200$ à un client qui demande à être facturé pour les services |
30 janvier 2019 | achète des fournitures sur facture pour 500$, paiement dû dans les trois mois |
Le 31 janvier 2019, Printing Plus effectue des saisies d'ajustement pour les transactions suivantes.
- Le 31 janvier, Printing Plus a dressé un inventaire de ses fournitures et a découvert que 100 dollars de fournitures avaient été utilisés au cours du mois.
- L'équipement acheté le 5 janvier s'est déprécié de 75$ au cours du mois de janvier.
- Printing Plus a fourni des services de 600$ en janvier au client à partir de la transaction du 9 janvier.
- En examinant le relevé bancaire de l'entreprise, Printing Plus découvre 140 dollars d'intérêts perçus au cours du mois de janvier qui n' étaient ni perçus ni enregistrés auparavant.
- Les employés ont gagné 1 500 dollars en salaires pour la période du 21 au 31 janvier qui n'étaient pas auparavant impayés et non enregistrés.
Nous enregistrons maintenant les entrées d'ajustement à compter du 31 janvier 2019 pour Printing Plus.
Transaction 13 : Le 31 janvier, Printing Plus a dressé un inventaire de ses fournitures et a découvert que 100$ de fournitures avaient été utilisées au cours du mois.
Analyse :
- 100 dollars de fournitures ont été utilisés en janvier. Les fournitures sont un actif en baisse (crédit).
- Les fournitures sont un type de dépense prépayée qui, lorsqu'elle est utilisée, devient une dépense. Les dépenses de fournitures augmenteraient (débit) pour les 100$ de fournitures utilisées en janvier.
Impact sur les états financiers : Les fournitures sont un compte de bilan et les dépenses de fournitures sont un compte de résultat. Cela satisfait à la règle selon laquelle chaque entrée d'ajustement contiendra un compte de résultat et un compte de bilan. Nous voyons le total des actifs diminuer de 100$ au bilan. Les dépenses de fournitures augmentent les dépenses globales sur le compte de résultat, ce qui réduit le bénéfice net.
Transaction 14 : L'équipement acheté le 5 janvier s'est amorti de 75$ au cours du mois de janvier.
Analyse :
- L'équipement a perdu de la valeur de 75$ en janvier. Cette dépréciation aura une incidence sur le compte d'amortissement cumulé — Équipement et sur le compte de dépenses d'amortissement — Équipement. Bien que nous ne fassions pas de calculs d'amortissement ici, vous rencontrerez des calculs plus complexes à l'avenir.
- Amortissement cumulé — L'équipement est un compte de contre-actif (contrairement à l'équipement) et augmente (crédit) de 75$.
- Frais d'amortissement — L'équipement est un compte de dépenses qui augmente (débit) de 75$.
Incidence sur les états financiers : Amortissement cumulé — L'équipement est un contre-compte de l'équipement. Lors du calcul de la valeur comptable de l'équipement, amortissement cumulé : l'équipement sera déduit du coût initial de l'équipement. Par conséquent, le total des actifs diminuera de 75$ au bilan. La charge d'amortissement augmentera les dépenses globales sur le compte de résultat, ce qui réduira le bénéfice net.
Transaction 15 : Printing Plus a fourni au client des services d'une valeur de 600$ en janvier à partir de la transaction du 9 janvier.
Analyse :
- Le client de la transaction du 9 janvier a donné à l'entreprise 4 000 dollars en paiement anticipé pour les services. À la fin du mois de janvier, la société avait gagné 600 dollars sur le paiement anticipé. Cela signifie que l'entreprise n'a toujours pas fourni 3 400 dollars de services à ce client.
- Étant donné qu'une partie des revenus non gagnés sont désormais gagnés, les revenus non gagnés diminueraient. Les revenus non gagnés constituent un compte de passif et diminuent du côté du débit.
- L'entreprise peut désormais comptabiliser les 600$ comme revenus gagnés. Les recettes provenant des services augmentent (crédit) de 600$.
Incidence sur les états financiers : Les revenus non gagnés constituent un compte de passif et réduiront le total du passif et des capitaux propres de 600$ au bilan. Les revenus des services augmenteront le chiffre d'affaires global sur le compte de résultat, ce qui augmentera le bénéfice net.
Transaction 16 : En examinant le relevé bancaire de l'entreprise, Printing Plus découvre 140$ d'intérêts gagnés au cours du mois de janvier qui n'étaient ni perçus ni enregistrés auparavant.
Analyse :
- Les intérêts sont les revenus de l'entreprise sur l'argent conservé sur un compte d'épargne auprès de la banque. La société ne voit le relevé bancaire qu'à la fin du mois et doit enregistrer les revenus d'intérêts qui n'ont pas encore été perçus ou enregistrés.
- Les revenus d'intérêts sont un compte de revenus qui augmente (crédit) de 140$.
- Comme Printing Plus n'a pas encore collecté ces revenus d'intérêts, ils sont considérés comme une créance. Les intérêts à recevoir augmentent (débit) de 140$.
Incidence sur les états financiers : Les intérêts à recevoir sont un compte d'actif et augmenteront le total des actifs de 140$ au bilan. Les revenus d'intérêts augmenteront les recettes globales sur le compte de résultat, ce qui augmentera le bénéfice net.
Transaction 17 : Les employés ont gagné 1 500$ en salaires entre le 21 janvier et le 31 janvier qui n'étaient pas auparavant impayés et non enregistrés.
Analyse :
- Les salaires se sont accumulés depuis le 21 janvier et ne seront pas payés dans la période en cours. Comme les dépenses salariales ont été engagées en janvier, le principe de comptabilisation des dépenses exige la comptabilisation en janvier.
- Les dépenses salariales sont un compte de dépenses qui augmente (débit) de 1 500$.
- Comme l'entreprise n'a pas encore payé les salaires pour cette période, Printing Plus doit cet argent aux employés. Cela crée une responsabilité pour Printing Plus. Les salaires à payer augmentent (crédit) de 1 500$.
Incidence sur les états financiers : Les salaires à payer constituent un compte de passif et augmenteront le total du passif et des capitaux propres de 1 500$ au bilan. Les dépenses salariales augmenteront les dépenses globales sur le compte de résultat, ce qui diminuera le bénéfice net.
Nous allons maintenant examiner l'impact de ces écritures d'ajustement sur le grand livre général (comptes T).
À VOTRE TOUR
Les reports par rapport aux charges à payer
Étiquetez chacun des éléments suivants comme un report ou une accumulation, et expliquez votre réponse.
- L'entreprise a enregistré sa consommation de fournitures pour le mois.
- Un client a payé à l'avance pour des services, et l'entreprise a enregistré des revenus générés après avoir fourni des services à ce client.
- La société a enregistré les salaires qui avaient été gagnés par les employés mais qui n'étaient pas enregistrés auparavant et n'ont pas encore été payés.
Solution
- La société enregistre une dépense différée. La société reportait la comptabilisation des fournitures dans les dépenses de fournitures jusqu'à ce qu'elle ait utilisé les fournitures.
- La société a reporté ses revenus. Elle a différé la constatation du produit jusqu'à ce qu'il soit réellement réalisé. Le client a déjà payé l'argent et figure actuellement au bilan en tant que passif.
- L'entreprise a des charges à payer. L'entreprise inscrit les salaires engagés, cumulés depuis le dernier chèque de paie, dans les livres pour la première fois lors de la saisie d'ajustement. L'argent sera remis aux employés ultérieurement.
LIEN VERS L'APPRENTISSAGE
Plusieurs sites Internet peuvent vous fournir des informations supplémentaires sur la modification des entrées. Accounting Coach est un très bon site où vous pouvez trouver de nombreux outils pour vous aider à étudier ce sujet. Il met à votre disposition un outil gratuit. Visitez le site Web et répondez à un questionnaire sur les bases de la comptabilité pour tester vos connaissances.
Publication et ajustement des entrées
Une fois que vous avez journalisé toutes vos écritures d'ajustement, l'étape suivante consiste à les enregistrer dans votre grand livre. La publication des écritures d'ajustement n'est pas différente de la publication des écritures de journal quotidien régulières. Les comptes T seront la représentation visuelle du grand livre général de Printing Plus.
Transaction 13 : Le 31 janvier, Printing Plus a dressé un inventaire de ses fournitures et a découvert que 100$ de fournitures avaient été utilisées au cours du mois.
Entrée de journal et comptes en T :
Dans l'article de journal, Supplies Expense a un débit de 100$. Ceci est enregistré sur le compte T des fournitures sur le côté débit ( côté gauche). Supplies a un solde créditeur de 100$. Ceci est crédité sur le compte T Supplies, côté crédit (côté droit). Vous remarquerez qu'il y a déjà un solde débiteur sur ce compte à la suite de l'achat de fournitures le 30 janvier. Les 100$ sont déduits de 500$ pour obtenir un solde débiteur final de 400$.
Transaction 14 : L'équipement acheté le 5 janvier s'est amorti de 75$ au cours du mois de janvier.
Entrée de journal et comptes en T :
Dans l'article de journal, Dépréciation des dépenses — Équipement a un débit de 75$. Ce montant est inscrit sur le compte T des dépenses d'amortissement et de l'équipement sur le côté débit (côté gauche). Amortissement cumulé — L'équipement a un solde créditeur de 75$. Ce montant est inscrit au compte T de l'amortissement cumulé et de l'équipement, côté crédit (côté droit).
Transaction 15 : Printing Plus a fourni au client des services d'une valeur de 600$ en janvier à partir de la transaction du 9 janvier.
Entrée de journal et comptes en T :
Dans l'article de journal, Uneearned Revenue a un débit de 600$. Ce montant est enregistré sur le compte T des revenus non gagnés sur le côté débit ( côté gauche). Vous remarquerez qu'il y a déjà un solde créditeur sur ce compte depuis le paiement du client du 9 janvier. Le débit de 600$ est soustrait du crédit de 4 000$ pour obtenir un solde final de 3 400$ (crédit). Service Revenue a un solde créditeur de 600$. Ceci est enregistré sur le compte T Service Revenue du côté crédit ( côté droit). Vous remarquerez qu'il y a déjà un solde créditeur sur ce compte provenant d'autres transactions de revenus en janvier. Les 600$ sont ajoutés au solde précédent de 9 500$ du compte pour obtenir un nouveau solde créditeur final de 10 100$.
Transaction 16 : En examinant le relevé bancaire de l'entreprise, Printing Plus découvre 140$ d'intérêts gagnés au cours du mois de janvier qui n'étaient ni perçus ni enregistrés auparavant.
Entrée de journal et comptes en T :
Dans l'entrée de journal, Interest Receivable a un débit de 140$. Ce montant est enregistré sur le compte T des intérêts à recevoir sur le côté débit (côté gauche). Interest Revenue a un solde créditeur de 140$. Ce montant est enregistré sur le compte T des revenus d'intérêt du côté crédit (côté droit).
Transaction 17 : Les employés ont gagné 1 500$ en salaires entre le 21 janvier et le 31 janvier qui n'étaient pas auparavant impayés et non enregistrés.
Entrée de journal et comptes en T :
Dans l'article de journal, Salaries Expense a un débit de 1 500$. Ceci est enregistré sur le compte T des dépenses salariales sur le côté débit (côté gauche). Vous remarquerez qu'il y a déjà un solde débiteur sur ce compte en raison des dépenses salariales des employés du 20 janvier. Le débit de 1 500$ est ajouté au débit de 3 600$ pour obtenir un solde final de 5 100$ (débit). Salaires Payables a un solde créditeur de 1 500$. Ce montant est enregistré sur le compte T des salaires à payer, côté crédit (côté droit).
Synthèse des comptes T
Une fois que toutes les écritures comptables d'ajustement ont été enregistrées dans les comptes T, nous pouvons vérifier que l'équation comptable reste équilibrée. Vous trouverez ci-dessous un résumé des comptes T pour Printing Plus, y compris l'ajustement des entrées.
La somme des actifs de l'équation comptable est égale à 29 965$, obtenue en additionnant les soldes finaux de chaque compte d'actifs (24 800 + 1 200 + 140 + 400 + 3 500 — 75). Pour déterminer le total des passifs et des capitaux propres de l'équation, nous devons déterminer la différence entre les débits et les crédits. Les crédits du côté passif et des capitaux propres de l'équation totalisent 35 640$ (500 + 1 500 + 3 400 + 20 000 + 10 100 + 140). Les débits du côté passif et des capitaux propres de l'équation totalisent 5 675$ (100 + 100 + 5 100 + 300 + 75). La différence entre 35 640$ et 5 675$ = 29 965$. Ainsi, l'équation reste équilibrée avec 29 965 dollars du côté de l'actif et 29 965 dollars du côté du passif et des capitaux propres. Maintenant que nous avons les informations du compte T et que nous avons confirmé que l'équation comptable reste équilibrée, nous pouvons créer le solde de test ajusté à la sixième étape du cycle comptable.
LIEN VERS L'APPRENTISSAGE
Lors de la publication de tout type d'entrée de journal dans un grand livre général, il est important de disposer d'un système d'enregistrement organisé afin d'éviter toute anomalie comptable et toute fausse déclaration. Pour ce faire, les entreprises peuvent rationaliser leur grand livre général et supprimer tous les processus ou comptes inutiles. Consultez cet article « Encourager l'efficacité des livres généraux » du Journal of Accountancy qui décrit certaines stratégies visant à améliorer l'efficacité des livres généraux.
Notes
- 2 Commission des valeurs mobilières et des changes des États-Unis. « La SEC accuse un constructeur de maisons basé au Mexique de fraude comptable de 3,3 milliards de dollars. Communiqué de presse. » 3 mars 2017. https://www.sec.gov/news/pressrelease/2017-60.html